Hay mucha logística involucrada en cualquier evento de recaudación de fondos, especialmente uno en línea o híbrido. Naturalmente, las organizaciones sin fines de lucro tienen muchas preguntas sobre cómo aprovecharlas al máximo. Por esa razón, las organizaciones sin fines de lucro deben preguntar a sus plataformas de recaudación de fondos y proveedores de servicios cómo evolucionarán las capacidades de sus eventos.
Estas son algunas de las preguntas más comunes sobre eventos de recaudación de fondos que hemos recibido de líderes sin fines de lucro como usted, junto con algunas ideas para ayudarlo con su proceso de toma de decisiones.
1. ¿Cómo puedo crear redes interactivas y dirigidas entre los asistentes?
La creación de redes es un gran beneficio de los eventos en persona que simplemente no era lo mismo cuando los eventos eran 100% virtuales. Afortunadamente, hemos aprendido algunas formas alternativas de maximizar la participación y crear oportunidades de networking cuando un componente virtual se combina con un evento en vivo.
4 pasos para fomentar la creación de redes
- Permita que los asistentes vean quién más está asistiendo y comuníquese con ellos y chatee con ellos (similar a un evento en persona).
- Realice un seguimiento de los intereses y las preguntas que comparten los asistentes cuando llegan, y proporcióneles recomendaciones de otros asistentes con ideas afines con las que puedan querer establecer contactos.
- Cree un salón de redes de velocidad en línea divertido y fortuito que permita a los asistentes reunirse y construir relaciones. En una plataforma como Classy Live, puede establecer la cantidad de reuniones y la duración de las reuniones en línea para que la conversación de todos se mantenga fresca y nueva.
- Permita que los asistentes creen sus propias mesas redondas dentro de su lugar en línea para tener debates cara a cara con un pequeño grupo de personas.
2. ¿Cómo puedo transmitir mi contenido a más espectadores?
Una plataforma de eventos como Classy Live está equipada con transmisión en vivo nativa, pero también le permite transmitir desde su tecnología preferida. Puede sondear a su audiencia durante la transmisión en vivo, hacer preguntas en vivo y alentar a los asistentes a conversar entre ellos o directamente con usted. Los asistentes pueden ver el rastreador de actividades para ver las donaciones en vivo y pueden ver las tablas de clasificación en vivo de la actividad de recaudación de fondos para alentar más donaciones.
También hay muchas opciones de plataforma de transmisión simultánea para que las organizaciones sin fines de lucro las usen cuando se trata de transmitir un evento virtual o híbrido. Facebook Live , Twitch y YouTube Live son solo algunas de las opciones más populares.
Idealmente, su plataforma de transmisión debería permitirle transmitir oradores, albergar salas de reuniones y realizar un seguimiento de los asistentes a medida que ingresan a su lugar virtual. Estas plataformas usan reglas similares a una videoconferencia como Zoom. La mayoría ofrece la opción de compartir su pantalla o reproducir un video pregrabado entre el contenido en vivo.
Si desea alternar entre contenido en vivo y pregrabado, le recomendamos usar una herramienta como Restream o Streamyard como su "panel de control" para cambiar entre videos y en vivo. Esta opción le brinda más flexibilidad para agregar superposiciones de video y programar el contenido de su programa.
Transmisión en vivo de eventos totalmente virtuales versus híbridos
La transmisión en vivo de un evento totalmente virtual suele ser cuando invitas a oradores de cualquier parte del mundo a unirse a través de una transmisión en vivo. En Classy Live, los oradores pueden unirse al backstage digital para practicar antes de "en vivo".
La transmisión en vivo de un evento híbrido generalmente es cuando transmite partes de su evento físico como una actuación para que los asistentes virtuales puedan participar sin tener que estar físicamente allí.
3. ¿Qué equipo necesitaré usar?
El objetivo de estos eventos es recaudar dinero para su causa, no gastar todo el presupuesto en equipos costosos. Afortunadamente, organizar un evento híbrido no requiere automáticamente una tonelada de equipo especial.
4 piezas de equipo que necesitarás
- Auriculares : es mejor si todos los altavoces usan auriculares básicos para limitar la posibilidad de distraer el ruido de fondo o la retroalimentación de audio.
- Cámara: una cámara HD te brinda una mejor calidad de video, especialmente si estás transmitiendo desde un evento en vivo. Incluso si no compra uno, a menudo se pueden alquilar por un día o una semana.
- Micrófono: Considere comprar un micrófono del calibre de un podcast para obtener un audio de mejor calidad.
- Software. El software de transmisión en vivo puede ser uno de los mayores diferenciadores. Classy Live cubrirá la mayoría de los aspectos básicos, pero también puede integrar un sistema de terceros como StreamYard para ser más creativo con superposiciones e incrustaciones de video durante la transmisión.
4. ¿Cómo puedo fomentar las donaciones en mi evento?
Minimizar sus gastos es una cosa, pero ¿cómo maximizar también los fondos que puede generar a partir de estos eventos? Estas son algunas de las mejores prácticas para atraer más donaciones durante su próximo evento en línea.
5 consejos para obtener más donaciones de eventos virtuales
- Recuérdeles a todos lo que le están dando. Este mensaje debe reforzarse a través del contenido que se comparte, incluidos los oradores o los videos pregrabados.
- Permita que los asistentes donen en una variedad de formas, ya sea a través de una apelación directa como una recaudación de fondos o una necesidad, o mediante una subasta en vivo o silenciosa, o vendiendo mercadería durante su evento. Esto requiere que capture su información de pago por adelantado, como lo haría en un evento en persona. Ponga estas experiencias a disposición de los seguidores a través de su dispositivo móvil y envíe un mensaje de texto para donar .
- Comparta una tabla de clasificación de cuánto dinero se ha recaudado y quién ha donado directamente dentro de su lugar virtual, o cree pantallas digitales para mostrar los totales de progreso de recaudación de fondos o una vista de termómetro durante su evento físico. .
- Si incluye una subasta silenciosa en su evento en línea, elija una plataforma que actualice a los usuarios sobre el estado de su oferta. Lo que es más importante, se notifica a un postor cuando se le ha superado la oferta de un artículo y se le da la oportunidad de agregar una oferta más alta.
- Genere recibos automáticos a medida que se entregan las donaciones o se ganan o se pierden artículos de la subasta. Esto sirve como notificación a los asistentes, así como un registro de sus obsequios. Además, los asistentes pueden pasar por el proceso de autopago para completar su regalo o pagar el artículo de la subasta.
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5. ¿Debe mi evento híbrido tener un moderador?
Alentamos a todos los eventos híbridos a tener un moderador o varios moderadores, al igual que los eventos en persona tienen un anfitrión (o anfitriones). Un moderador le da a su evento una cara única tanto en línea como en persona, mantiene el evento en marcha y ayuda a pasar de un segmento al siguiente.
Dentro de Classy Live, los moderadores pueden compartir un enlace entre bastidores con cualquier orador que suba al escenario. Esto permite que el orador, los invitados y el moderador se preparen antes de transmitir en vivo. El moderador suele ser quien los lleva a la sala en vivo y los presenta a todos.
Las organizaciones también pueden considerar tener a alguien que administre las preguntas y respuestas durante cada sesión, así como a alguien que facilite la tecnología de transmisión en vivo. Es una buena idea planificar la ejecución del espectáculo antes del evento y asegurarse de que haya recursos para apoyar a los asistentes durante todo el programa.
6. ¿Cómo puedo asegurarme de que mi evento sea accesible para todos los invitados?
La accesibilidad es un componente importante de un evento en línea , pero a menudo se pasa por alto. Se estima que el 15% de la población mundial sufre una discapacidad que podría afectar la forma en que navegan en línea. Olvidarse de la accesibilidad en línea sería como dejar de incluir rampas para discapacitados en su evento presencial. Descuidar esto puede impedir que ciertas personas participen.
Pregúntele a su plataforma de eventos si usan algo como accessiBe para asegurarse de que la plataforma cumpla con ADA y WCAG . De esta forma, puede habilitar el widget de accesibilidad para que esté disponible para los asistentes.
Una mejor accesibilidad al sitio web incluye cosas como:
- Garantizar que el contraste de la pantalla ayude a las personas con discapacidad visual
- Comprobación de texto alternativo para todas las imágenes y fotos en línea
- Facilitando la navegación por los menús para aquellos que no pueden usar un mouse
7. ¿Qué nivel de personalización debo incluir en el lugar de mi evento en línea?
No hay escasez de solicitudes de recaudación de fondos o eventos en línea. La mejor manera de que su organización sin fines de lucro se destaque y cree una experiencia memorable para los seguidores es la personalización. Las plataformas digitales te dan la oportunidad de automatizar algunos elementos, pero también requiere tiempo y reflexión.
Haga una lluvia de ideas con su equipo sobre algunas formas en las que podría hacer de cada evento una experiencia única. Ponga el toque de su organización en el evento. Deja que tu marca brille y hazla tuya. Eso ha sido más fácil de hacer en eventos en persona, pero también es posible con recaudaciones de fondos virtuales e híbridas.
Ejemplos de personalización de lugares virtuales que su proveedor de eventos puede ofrecer incluyen:
- Personalice logotipos y pancartas en toda la experiencia virtual
- Sube un fondo personalizado en el escenario
- Especifique un color de acento para todo el evento
- Cambiar el nombre de etiquetas y áreas específicas dentro del producto
- Guarde las plantillas de correo electrónico de uso común para reutilizarlas dentro del evento
8. ¿Cómo debo manejar la comunicación de seguimiento después de mi evento?
Los eventos virtuales van y vienen, así que no permita que sus donantes se olviden de usted una vez que termine el evento. Utilice algunos de estos métodos de comunicación para continuar convirtiéndolos en seguidores leales. Conozca a los asistentes donde se encuentran y desea/necesita herramientas de comunicación que impulsen la conversión.
Los correos electrónicos son la forma más directa y efectiva de comunicarse con los asistentes después de un evento híbrido de recaudación de fondos. Use plantillas de correo electrónico dentro de su plataforma de eventos para obtener información relevante del evento, como cuánto dinero donaron. Aproveche las etiquetas de combinación en su copia de correo electrónico para simplemente hacer clic y enviar correos electrónicos personalizados y relevantes.
Recomendamos diseñar plantillas de correo electrónico para diferentes puntos de contacto antes, durante y después del evento. De esta manera, sin importar en qué etapa del proceso se encuentren usted y su equipo, el evento viene con un plan de comunicación completo.
Los mensajes de texto son otro método efectivo para hacer un seguimiento de los asistentes después del evento. Puede filtrar y agrupar por diferentes tipos de asistentes y/o grupos y enviar SMS a aquellas personas que hayan optado durante el registro para recibir estas notificaciones.
9. ¿Qué métricas debo seguir para medir el éxito de mi evento?
Los análisis básicos de eventos le brindan acceso a estadísticas fundamentales sobre sus asistentes, sesiones, cabinas y salas de descanso. Puede ver quién asistió y quién no asistió, qué sesiones fueron las más concurridas y cómo se realizaron las diferentes cabinas o salas de reuniones.
También hay diferentes vistas de panel para postores, transacciones y artículos de subasta. Todo esto se puede filtrar, ordenar y exportar para generar los informes que necesite.
El futuro de los eventos de recaudación de fondos
Hace dos años, los profesionales y las organizaciones sin fines de lucro eran nuevos en los eventos virtuales e híbridos. Ahora, casi todos tenemos experiencia con estos nuevos métodos de recaudación de fondos impulsados por la tecnología. Sin embargo, eso no significa que todavía tengamos mucho que aprender.
Hay muchas más preguntas por responder cuando se trata del futuro de los eventos de recaudación de fondos. Mientras tanto, estos consejos y conocimientos deberían ayudar a su organización sin fines de lucro a llevar su próxima experiencia virtual al siguiente nivel.
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