6 pași esențiali pentru a vă transforma firma într-un cabinet de avocatură virtual

Pandemia de COVID-19 a schimbat pentru totdeauna modul în care clienții potențiali caută și utilizează serviciile juridice. Un sondaj din 2021 a constatat că 79% dintre respondenți ar prefera o firmă de avocatură care oferă consultanță juridică la distanță – o creștere de 56 de puncte în doar trei ani.

Acel leagăn drastic are sens. Construirea unei firme de avocatură virtuală vine cu o gamă largă de beneficii, inclusiv:

• Atingerea unui public mai larg, care nu mai este legat de locația fizică în care își desfășoară activitatea cabinetul juridic.
• Reducerea cheltuielilor generale prin diminuarea costurilor asociate cu închirierea sau închirierea spațiului de birou.
• Creșterea flexibilității pentru a crea ore de lucru mai naturale pentru angajații dvs., ceea ce duce la un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată și o productivitate mai bună.
• Construirea unei experiențe mai bune pentru client prin consultații mai scurte și mai flexibile.

Toate aceste beneficii sunt doar ipotetice. Acestea intră în joc doar atunci când ați trecut cu succes la o practică juridică virtuală sau la distanță.

Din fericire, ajungerea acolo nu este complexă. Trebuie doar să urmați câțiva pași importanți pentru a vă pregăti biroul și personalul pentru mutare. Să explorăm cei șase pași de bază mai detaliat.

1. Implementați sisteme de comunicații virtuale fiabile și eficiente

La orice construcție nouă, fundația ar trebui să fie pe primul loc. În cazul unei firme de avocatură la distanță, asta înseamnă să aveți sisteme fiabile pentru a comunica virtual, atât în ​​cadrul cabinetului dvs., cât și cu clienții potențiali și actuali.

Ar trebui să aveți un sistem de telefonie ușor de utilizat, pe care clienții dvs. îl pot apela cu ușurință. Orice navigare inițială prin telefon ar trebui să fie rapidă și ușor de utilizat, direcționând apelanții la locul potrivit în doar câteva secunde.

Desigur, alte instrumente de comunicare sunt la fel de importante:

• Platformele de videoconferință sunt esențiale pentru întâlnirile interne și apelurile clienților. Platforme precum Zoom, Google Hangout și Microsoft Teams au toate avantaje și dezavantaje pentru practicile juridice. Ar trebui să vă gândiți să cumpărați versiunile premium ale acestor platforme, mai degrabă decât să utilizați versiunile de bază gratuite.
• E-mailul rămâne un instrument important pentru comunicările inițiale cu clienții și pentru comunicările documentate, atât intern, cât și extern.
• Opțiunile de chat live au devenit din ce în ce mai populare în rândul firmelor de avocatură virtuale, în special pentru întrebările inițiale care nu necesită încă confidențialitate sau comunicări unu-la-unu.

Cheia dintre toate aceste opțiuni este să găsești o infrastructură virtuală de comunicații care să funcționeze pentru tine. Având o idee clară despre opțiunile de comunicare pe care le va folosi firma dvs. de avocatură și când, poate fi un drum lung spre simplificarea tranziției dvs. la un birou de avocatură la distanță.

2. Asigurați o tranziție lină a documentelor digitale

Nicio practică juridică nu poate funcționa fără documente. Din fericire, acum există o mulțime de opțiuni pentru ca aceste documente să fie tratate virtual. Cu alte cuvinte, atunci când mergeți la distanță, nu mai trebuie să vă instruiți clienții să imprime, să semneze, să scaneze și să trimită prin e-mail documente.

În schimb, căutați alternative de software digital. Software-ul de semnătură electronică precum DocuSign este un început excelent, iar semnăturile trimise prin intermediul software-ului sunt la fel de valide pe cât ar fi în persoană. Asigurați-vă că software-ul pe care îl alegeți este ușor de utilizat și are măsurile de siguranță necesare pentru a vă păstra documentele în siguranță și protejate.

În funcție de dimensiunea biroului dvs. și de volumul cazurilor, ar putea avea sens să căutați platforme mai cuprinzătoare de gestionare a documentelor digitale. Instrumentele potrivite vă vor înlocui dulapul fizic, permițându-vă, de asemenea, să creați scrisori-formular și alte piese standard pentru a vă simplifica fișierele și a vă muta online toate documentele.

3. Selectați o platformă software de management al practicii

Este posibil să fi auzit de programul software de management al practicii. Aceste platforme cuprinzătoare preiau toată munca dumneavoastră administrativă zilnică în cloud. Acest lucru reduce timpul petrecut cu sarcinile administrative și asigură că aceste sarcini pot fi finalizate de oriunde.

Caracteristicile platformei vor diferi în funcție de furnizorul pe care îl alegeți, dar vă puteți aștepta la aceeași funcționalitate de bază pentru majoritatea opțiunilor disponibile:

• Gestionarea cazurilor pentru a păstra toate informațiile și documentația referitoare la un caz specific într-un loc ușor de găsit.
• Gestionarea documentelor sau integrarea cu software-ul dvs. existent de gestionare a documentelor.
• Procese de facturare care pot fi automatizate și ușurează plățile clienților dvs.
• Contactați managementul pentru a urmări toți clienții dvs. actuali și potențiali și interacțiunile acestora cu firma dvs.
• Gestionarea calendarului pentru a vă ajuta să vă gestionați programările, termenele limită și datele de judecată.
• Fișa de pontaj și urmărirea cheltuielilor pentru a vă ajuta să optimizați modurile în care vă petreceți timpul și vă taxați clienții.

În cele mai bune condiții, software-ul de management al practicii îi ajută pe toți cei de la birou să își îndeplinească sarcinile mai eficient, din orice locație din lume. Asta nu vă optimizează doar timpul; de asemenea, se asigură că se poate petrece mai mult timp ajutându-ți clienții și rezolvându-le problemele legale.

4. Revizuiți-vă politicile pentru a reflecta realitățile muncii la distanță

Într-un mediu virtual, angajații dvs. – de la personalul administrativ la parteneri – vor lucra probabil diferit. Politicile biroului dvs. ar trebui să se adapteze la noua natură a biroului dvs., care poate include orice număr de lucruri:

• Structurați în jurul orelor flexibile pentru a vă asigura că aveți acoperire pentru nevoile clienților.
• Reguli și linii directoare privind întâlnirile virtuale, de la menținerea camerelor aprinse la dezactivarea microfoanelor și utilizarea fundalurilor virtuale care reprezintă firma dvs. de avocatură.
• Reguli și linii directoare cu privire la întâlnirile pe care le puteți înregistra și unde trebuie stocate acele înregistrări pentru confidențialitate și siguranță maximă.
• Documentați și procedurile de securitate online pentru a vă asigura că datele dumneavoastră rămân confidențiale și protejate de atacuri cibernetice sau dezvăluiri accidentale.

Politicile tale de birou ar trebui să țină cont de nuanțele cu care te confrunți în noul tău mediu. Nici nu vă fie teamă să le ajustați în timp. Când întâmpinați situații și provocări noi, ar trebui să adăugați manualul angajaților pentru a ajuta la stabilirea așteptărilor în firmă.

5. Creați un site web de ultimă oră și o strategie de marketing juridică

Cu structura dvs. de backend la loc, este timpul să vă gândiți exact cum doriți să vă prezentați potențialilor clienți. Acest proces începe și se termină cu site-ul dvs.

Pentru orice afacere virtuală, site-ul web acționează ca ușă de intrare și hol. Este esențial atât pentru primele impresii, cât și pentru informațiile aprofundate de care publicul dvs. are nevoie pentru a decide dacă ar trebui să lucreze cu dvs. Trebuie să fie profesional, ușor de utilizat și ușor de controlat și actualizat din partea dvs.

Un site web grozav înseamnă, de asemenea, să îl optimizați, astfel încât firma dumneavoastră de avocatură să poată fi găsită cu ușurință în căutările online. Acest proces de optimizare pentru motoarele de căutare (SEO) este deosebit de important pentru firmele de avocatură virtuale.

Firma de avocatură SEO este nuanțată și necesită optimizarea conținutului și a experienței utilizatorului. Dar potențiala rentabilitate a investiției (ROI) este semnificativă, ceea ce are sens având în vedere că 96% dintre oameni folosesc un motor de căutare atunci când caută consultanță juridică.

Dincolo de SEO, firma dvs. de avocatură poate beneficia și de o serie de alte tactici pentru a vă finaliza strategia de marketing legal:

• O prezență puternică în rețelele sociale , inclusiv canale precum Facebook, Instagram, LinkedIn și Twitter. Fiecare dintre aceste rețele oferă opțiuni plătite și organice pentru a stimula gradul de conștientizare și implicare în rândul clienților potențiali.
• O strategie legală de marketing de conținut care pune valoarea mai presus de promovare. Prin crearea de conținut relevant pentru publicul dvs., vă puteți îmbunătăți SEO și, în același timp, vă construiți credibilitate și umpleți canalul pentru clienți.
• O abordare de marketing și conținut mobil care ține cont de așteptările și preferințele publicului dvs., care utilizează din ce în ce mai mult smartphone-urile și tabletele pentru a naviga pe internet și a găsi informațiile de care au nevoie.

Fiecare dintre acestea este o piesă importantă a puzzle-ului mai mare de marketing legal. Dar toți pot juca un rol în construirea și îmbunătățirea SEO, îmbunătățirea prezenței dvs. online și făcând site-ul dvs. mai ușor de găsit pentru clienții potențiali și alte audiențe.

6. Lucrați cu partenerul potrivit pentru a vă gestiona marketingul virtual al firmei de avocatură

Privirea pașilor de mai sus ar putea fi descurajantă la început. Mutarea firmei dumneavoastră de avocatură într-un mediu virtual necesită o planificare și un efort semnificativ. Vestea bună: nu trebuie să fii pe cont propriu.

De fapt, găsirea partenerilor potriviți este o parte crucială a ecuației. Acest lucru este valabil mai ales în cazul unui subiect complex precum SEO, care altfel ar putea copleși procesul mai amplu și ar putea împiedica succesul pe termen lung.

Lucrul cu o companie SEO legală de renume poate fi un avantaj grozav pentru tranziția ta. Punând întrebările potrivite înainte de a angaja o firmă de avocatură seo companie, vă puteți asigura că partenerul pe care îl alegeți vă poate ajuta, în loc să oferi pur și simplu promisiuni goale.

Aceste întrebări vă ajută, de asemenea, să selectați un partener care nu se concentrează doar pe o piesă restrânsă a puzzle-ului, ci vă gestionează întregul efort de marketing legal. Dacă ești gata să faci acel pas, hai să vorbim! Experiența noastră în industria juridică ar putea fi perfectă pentru firma dumneavoastră de avocatură pe măsură ce treceți la o practică virtuală.

Reguli de etică de care trebuie să țineți cont atunci când treceți la o firmă de avocatură la distanță

Acum că am discutat despre pașii necesari pentru a vă muta firma într-un mediu virtual, este esențial să abordați îndatoririle etice ale avocatului în legătură cu o practică de avocatură la distanță.

Datorită tranziției pe scară largă la munca la distanță în timpul COVID-19, Asociația Baroului American (ABA) a emis îndrumări în decembrie 2020 prin care se clarifică faptul că avocații pot practica dreptul de la distanță, atâta timp cât practică legea jurisdicției în care sunt licențiați. În plus, dacă avocații practică dreptul într-o jurisdicție diferită de care sunt licențiați, ei trebuie să se asigure că jurisdicția îndepărtată îi autorizează să facă acest lucru. În plus, aceștia nu trebuie să declare publicului că sunt autorizați să practice avocatura în jurisdicția îndepărtată (de exemplu, prin stabilirea unei adrese comerciale sau prin promovarea serviciilor lor în jurisdicția îndepărtată).

ABA a emis orientări suplimentare în martie 2021 pentru a aborda problemele etice legate de funcționarea unei practici virtuale. Iată câteva considerente cheie de luat în considerare atunci când practicați avocatura de la distanță:

• Pentru a-și îndeplini obligațiile etice de competență (Regula 1.1), diligență (Regula 1.3) și comunicare (Regula 1.4 ), avocații ar trebui să aibă un plan pentru a informa clienții și pentru a se asigura că cazul lor merge mai departe, despre care am discutat mai devreme în pașii 1-3.
• Avocații care practică virtual trebuie să ia măsuri de precauție rezonabile pentru a proteja informațiile confidențiale (Regula 1.6). Aceasta poate include utilizarea accesului securizat la internet, folosirea parolelor puternice, implementarea unei politici de încălcare a datelor în caz de piratare, criptarea informațiilor și dezactivarea capacității de ascultare a oricăror dispozitive utilizate în afara practicii juridice.
• Obligația de supraveghere a unui avocat manager (Regula 5.1) nu este afectată de conversia la o practică virtuală, chiar dacă poate fi mai dificil să supraveghezi lucrătorii la distanță. În consecință, avocații manageri ar trebui să implementeze politici pentru a se asigura că toți angajații firmei respectă standardele profesionale, abordând probleme precum utilizarea metodelor sigure de comunicare și stocarea acestora, rezolvarea conflictelor de interese, respectarea termenelor limită și urmărirea fondurilor clienților.

Este esențial să rămâneți la curent cu Regulile de conduită profesională ale statului dvs. și orice îndrumări clarificatoare emise de Baroul din statul dvs. sau de ABA, chiar și atunci când practicați dreptul de la distanță. Urmând pașii menționați mai sus și respectând cu sârguință regulile etice legale, sunteți pe drumul cel bun pentru a stabili o practică de avocatură virtuală de succes.