6 étapes essentielles pour transformer votre cabinet en un cabinet d'avocats virtuel

Publié: 2022-02-23
6 étapes essentielles pour transformer votre cabinet en un cabinet d'avocats virtuel

La pandémie de COVID-19 a changé à jamais la façon dont les clients potentiels recherchent et utilisent les services juridiques. Une enquête de 2021 a révélé que 79 % des répondants préféreraient un cabinet d'avocats qui offre des conseils juridiques à distance, soit une augmentation de 56 points en seulement trois ans.

Ce swing drastique a du sens. La création d'un cabinet d'avocats virtuel présente un large éventail d'avantages, notamment :

  • Atteindre un public plus large, qui n'est plus lié par l'emplacement physique dans lequel votre pratique juridique opère.
  • Réduire vos frais généraux en diminuant les coûts associés à la location ou à la location de votre espace de bureau.
  • Accroître votre flexibilité pour créer des heures de travail plus naturelles pour vos employés, conduisant à un meilleur équilibre travail-vie personnelle et à une meilleure productivité.
  • Construire une meilleure expérience client grâce à des consultations plus courtes et plus flexibles.

Tous ces avantages ne sont qu'hypothétiques. Ils n'entrent en jeu que lorsque vous avez réussi la transition vers une pratique juridique virtuelle ou à distance.

Heureusement, s'y rendre n'est pas complexe. Il vous suffit de suivre quelques étapes importantes pour préparer votre bureau et votre personnel au déménagement. Explorons ces six étapes principales plus en détail.

1. Mettre en œuvre des systèmes de communications virtuelles fiables et efficaces

1. Mettre en œuvre des systèmes de communications virtuelles fiables et efficaces

Dans toute nouvelle construction, la fondation doit passer en premier. Dans le cas d'un cabinet d'avocats à distance, cela signifie avoir des systèmes fiables en place pour communiquer virtuellement, à la fois au sein de votre cabinet et avec des clients potentiels et actuels.

Vous devriez avoir un système téléphonique facile à utiliser que vos clients peuvent facilement appeler. Toute navigation téléphonique initiale doit être rapide et conviviale, acheminant les appelants au bon endroit en quelques secondes seulement.

Bien sûr, d'autres outils de communication sont tout aussi importants :

  • Les plateformes de vidéoconférence sont essentielles pour les réunions internes et les appels des clients. Des plates-formes comme Zoom, Google Hangout et Microsoft Teams ont toutes des avantages et des inconvénients pour les pratiques juridiques. Vous devriez envisager d'acheter les versions premium de ces plateformes, plutôt que d'utiliser les versions de base gratuites.
  • Le courrier électronique demeure un outil important pour les communications initiales avec les clients et pour les communications documentées, tant à l'interne qu'à l'externe.
  • Les options de chat en direct sont devenues de plus en plus populaires parmi les cabinets d'avocats virtuels, en particulier pour les demandes initiales qui ne nécessitent pas encore de confidentialité ou de communications individuelles.

La clé parmi toutes ces options est de trouver une infrastructure de communication virtuelle qui fonctionne pour vous. Avoir une idée claire des options de communication que votre cabinet d'avocats utilisera, et quand, peut grandement simplifier votre transition vers un cabinet d'avocats à distance.

2. Assurez une transition fluide des documents numériques

2. Assurez une transition fluide des documents numériques

Aucune pratique juridique ne peut fonctionner sans documents. Heureusement, de nombreuses options existent désormais pour que ces documents soient traités virtuellement. En d'autres termes, lorsque vous vous déplacez à distance, vous n'avez plus à demander à vos clients d'imprimer, de signer, de numériser et d'envoyer des documents par e-mail.

Recherchez plutôt des alternatives aux logiciels numériques. Un logiciel de signature électronique comme DocuSign est un bon début, et les signatures soumises via le logiciel sont aussi valides qu'elles le seraient en personne. Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez est à la fois facile à utiliser et dispose des garanties nécessaires pour assurer la sécurité et la protection de vos documents.

Selon la taille de votre bureau et le volume de cas, il peut également être judicieux de se pencher sur des plateformes de gestion de documents numériques plus complètes. Les bons outils remplaceront votre classeur physique tout en vous permettant de créer des lettres types et d'autres pièces standard pour rationaliser vos fichiers et déplacer tous vos documents en ligne.

3. Sélectionnez une plate-forme logicielle de gestion de cabinet

3. Sélectionnez une plate-forme logicielle de gestion de cabinet

Vous avez peut-être entendu parler d'un logiciel de gestion de cabinet. Ces plates-formes complètes transfèrent tout votre travail administratif quotidien dans le cloud. Cela réduit le temps que vous consacrez aux tâches administratives et garantit que ces tâches peuvent être effectuées de n'importe où.

Les fonctionnalités de la plate-forme diffèrent selon le fournisseur que vous choisissez, mais vous pouvez vous attendre à la même fonctionnalité de base pour la plupart des options disponibles :

  • Gestion de cas pour conserver toutes vos informations et documents liés à un cas spécifique dans un endroit facile à trouver.
  • Gestion de documents ou intégration avec votre logiciel de gestion de documents existant.
  • Des processus de facturation qui peuvent être automatisés et facilitent les paiements pour vos clients.
  • Gestion des contacts pour garder une trace de tous vos clients actuels et potentiels et de leurs interactions avec votre entreprise.
  • Gestion du calendrier pour vous aider à gérer vos rendez-vous, les délais et les dates d'audience.
  • Feuille de temps et suivi des dépenses pour vous aider à optimiser la façon dont vous passez votre temps et facturez vos clients.

Au mieux, un logiciel de gestion de cabinet aide tout le monde au bureau à accomplir ses tâches plus efficacement, depuis n'importe quel endroit dans le monde. Cela ne fait pas qu'optimiser votre temps ; cela garantit également que plus de temps peut être consacré à aider vos clients et à résoudre leurs problèmes juridiques.

4. Révisez vos politiques pour refléter les réalités du travail à distance

4. Révisez vos politiques pour refléter les réalités du travail à distance

Dans un environnement virtuel, vos employés – du personnel administratif aux partenaires – travailleront probablement différemment. Les politiques de votre bureau doivent s'adapter à la nouvelle nature de votre bureau, qui peut inclure un certain nombre de choses :

  • Structurez autour d'horaires flexibles pour vous assurer d'avoir une couverture pour les besoins des clients.
  • Règles et directives concernant les réunions virtuelles, du maintien des caméras allumées à la désactivation des microphones et à l'utilisation d'arrière-plans virtuels qui représentent votre cabinet d'avocats.
  • Règles et directives concernant les réunions que vous pouvez enregistrer et où ces enregistrements doivent être stockés pour une confidentialité et une sécurité maximales.
  • Documentez les procédures de sécurité en ligne pour vous assurer que vos données restent confidentielles et protégées contre les cyberattaques ou les divulgations par inadvertance.

Les politiques de votre bureau doivent tenir compte des nuances auxquelles vous êtes confronté dans votre nouvel environnement. N'ayez pas peur non plus de les ajuster au fil du temps. Lorsque vous rencontrez de nouvelles situations et de nouveaux défis, vous devez compléter votre manuel de l'employé pour aider à définir les attentes de l'entreprise.

5. Créez un site Web de pointe et une stratégie de marketing juridique

5. Créez un site Web de pointe et une stratégie de marketing juridique

Une fois votre structure backend en place, il est temps de réfléchir à la manière dont vous souhaitez vous présenter aux clients potentiels. Ce processus commence et se termine avec votre site Web.

Pour toute entreprise virtuelle, le site Web sert de porte d'entrée et de lobby. Il est crucial à la fois pour les premières impressions et les informations détaillées dont votre public a besoin de décider s'il doit travailler avec vous. Il doit être professionnel, convivial et facile à contrôler et à mettre à jour de votre côté.

Un bon site Web signifie également l'optimiser afin que votre cabinet d'avocats puisse être trouvé facilement dans les recherches en ligne. Ce processus d'optimisation des moteurs de recherche (SEO) est particulièrement important pour les cabinets d'avocats virtuels.

Le référencement des cabinets d'avocats est nuancé et nécessite d'optimiser votre contenu et votre expérience utilisateur. Mais son retour sur investissement (ROI) potentiel est important, ce qui est logique étant donné que 96 % des personnes utilisent un moteur de recherche lorsqu'elles recherchent des conseils juridiques.

Au-delà du référencement, votre cabinet d'avocats peut également bénéficier d'un certain nombre d'autres tactiques pour compléter votre stratégie de marketing juridique :

  • Une forte présence sur les réseaux sociaux , y compris des canaux comme Facebook, Instagram, LinkedIn et Twitter. Chacun de ces réseaux propose des options payantes et organiques pour accroître la notoriété et l'engagement des clients potentiels.
  • Une stratégie de marketing de contenu légal qui place la valeur au-dessus de la promotion. En créant un contenu pertinent pour votre public, vous pouvez améliorer votre référencement tout en renforçant votre crédibilité et en remplissant votre entonnoir client.
  • Une approche marketing et contenu mobile qui tient compte des attentes et des préférences de votre public, qui utilise de plus en plus les smartphones et les tablettes pour naviguer sur Internet et trouver les informations dont il a besoin.

Chacun d'eux est une pièce importante du grand puzzle du marketing légal. Mais ils peuvent tous jouer un rôle dans la construction et l'amélioration de votre référencement, l'amélioration de votre présence en ligne et la facilité de recherche de votre site Web pour les clients potentiels et d'autres publics.

6. Travaillez avec le bon partenaire pour gérer le marketing de votre cabinet d'avocats virtuel

6. Travaillez avec le bon partenaire pour gérer le marketing de votre cabinet d'avocats virtuel

Regarder les étapes ci-dessus peut être intimidant au début. Déplacer votre cabinet d'avocats dans un environnement virtuel nécessite une planification et des efforts considérables. La bonne nouvelle : vous n'êtes pas obligé d'être seul.

En fait, trouver les bons partenaires est un élément crucial de l'équation. C'est particulièrement vrai avec un sujet complexe comme le référencement, qui pourrait autrement submerger le processus plus large et entraver votre succès à long terme.

Travailler avec une société de référencement juridique réputée peut être un atout majeur pour votre transition. En posant les bonnes questions avant d'embaucher une société de référencement d'un cabinet d'avocats, vous pouvez vous assurer que le partenaire que vous choisissez peut vous aider, au lieu de simplement offrir des promesses vides.

Ces questions vous aident également à sélectionner un partenaire qui ne se concentre pas uniquement sur une pièce étroite du puzzle, mais qui gère l'ensemble de vos efforts de marketing juridique. Si vous êtes prêt à franchir le pas, parlons-en ! Notre expérience dans le secteur juridique pourrait bien être la solution idéale pour votre cabinet d'avocats lors de votre transition vers une pratique virtuelle.

Règles d'éthique à garder à l'esprit lors de la transition vers un cabinet d'avocats à distance

Maintenant que nous avons discuté des étapes à suivre pour déplacer votre cabinet dans un environnement virtuel, il est crucial d'aborder les devoirs éthiques d'un avocat en ce qui concerne une pratique du droit à distance.

En raison de la transition généralisée vers le travail à distance pendant le COVID-19, l'American Bar Association (ABA) a publié des directives en décembre 2020 précisant que les avocats peuvent pratiquer le droit à distance, tant qu'ils pratiquent le droit de la juridiction dans laquelle ils sont autorisés. De plus, si les avocats pratiquent le droit dans une autre juridiction dont ils sont titulaires d'une licence, ils doivent s'assurer que la juridiction éloignée les autorise à le faire. De plus, ils ne doivent pas prétendre au public qu'ils sont autorisés à pratiquer le droit dans la juridiction éloignée (par exemple, en établissant une adresse commerciale ou en faisant la publicité de leurs services dans la juridiction éloignée).

L'ABA a publié des directives supplémentaires en mars 2021 pour résoudre les problèmes éthiques entourant le fonctionnement d'une pratique virtuelle. Voici quelques considérations clés à prendre en compte lors de la pratique du droit à distance :

  • Afin de remplir les devoirs déontologiques de compétence (règle 1.1), de diligence (règle 1.3) et de communication (règle 1.4), les avocats doivent avoir un plan pour tenir leurs clients informés et s'assurer que leur dossier progresse, ce dont nous avons parlé précédemment dans étapes 1-3.
  • Les avocats qui pratiquent virtuellement doivent prendre des précautions raisonnables pour protéger les informations confidentielles (règle 1.6). Cela peut inclure l'utilisation d'un accès Internet sécurisé, l'utilisation de mots de passe forts, la mise en œuvre d'une politique de violation de données en cas de piratage, le cryptage des informations et la désactivation de la capacité d'écoute de tout appareil utilisé en dehors de la pratique du droit.
  • L'obligation de supervision d'un avocat-gérant (règle 5.1) n'est pas affectée par la conversion en cabinet virtuel, même s'il peut être plus difficile de superviser des travailleurs à distance. En conséquence, les avocats gérants doivent mettre en œuvre des politiques pour s'assurer que tous les employés du cabinet adhèrent aux normes professionnelles, en traitant des questions telles que l'utilisation de méthodes de communication sécurisées et leur stockage, la résolution des conflits d'intérêts, le respect des délais et le suivi des fonds des clients.

Il est essentiel de se tenir au courant des règles de déontologie de votre État et de toute directive clarifiante émise par le barreau de votre État ou l'ABA, même lorsque vous exercez le droit à distance. En suivant les étapes décrites ci-dessus et en suivant scrupuleusement les règles d'éthique juridique, vous êtes sur la bonne voie pour établir une pratique juridique virtuelle réussie.