6 Langkah Penting untuk Mengubah Perusahaan Anda Menjadi Praktik Hukum Virtual

Pandemi COVID-19 telah selamanya mengubah cara calon klien mencari dan menggunakan layanan hukum. Sebuah survei tahun 2021 menemukan bahwa 79% responden akan menyukai firma hukum yang menawarkan nasihat hukum jarak jauh – peningkatan 56 poin hanya dalam tiga tahun.

Ayunan drastis itu masuk akal. Membangun firma hukum virtual memiliki berbagai manfaat, termasuk:

• Menjangkau audiens yang lebih luas, yang tidak lagi terikat oleh lokasi fisik tempat praktik hukum Anda beroperasi.
• Mengurangi overhead Anda dengan mengurangi biaya yang terkait dengan menyewa atau menyewakan ruang kantor Anda.
• Meningkatkan fleksibilitas Anda untuk menciptakan jam kerja yang lebih alami bagi karyawan Anda, yang mengarah ke keseimbangan kehidupan kerja dan produktivitas yang lebih baik.
• Membangun pengalaman klien yang lebih baik melalui konsultasi yang lebih singkat dan lebih fleksibel.

Semua manfaat ini hanya hipotetis. Mereka ikut bermain hanya ketika Anda telah berhasil beralih ke praktik hukum virtual atau jarak jauh.

Untungnya, menuju ke sana tidak rumit. Anda hanya perlu mengikuti beberapa langkah penting untuk mempersiapkan kantor dan staf Anda untuk pindah. Mari kita telusuri enam langkah inti tersebut secara lebih rinci.

1. Menerapkan Sistem Komunikasi Virtual yang Handal dan Efektif

Dengan konstruksi baru, fondasi harus didahulukan. Dalam kasus firma hukum jarak jauh, itu berarti memiliki sistem yang andal untuk berkomunikasi secara virtual, baik dalam praktik Anda maupun dengan calon klien dan klien saat ini.

Anda harus memiliki sistem telepon yang mudah digunakan yang dapat dihubungi dengan mudah oleh klien Anda. Navigasi telepon awal apa pun harus cepat dan mudah digunakan, mengarahkan penelepon ke tempat yang tepat hanya dalam beberapa detik.

Tentu saja, alat komunikasi lainnya sama pentingnya:

• Platform Konferensi Video sangat penting untuk rapat internal dan panggilan klien. Platform seperti Zoom, Google Hangout, dan Microsoft Teams semuanya memiliki pro dan kontra untuk praktik hukum. Anda harus mempertimbangkan untuk membeli versi premium dari platform ini, daripada menggunakan versi dasar dan gratis.
• Email tetap menjadi alat penting untuk komunikasi awal dengan klien dan untuk komunikasi terdokumentasi, baik secara internal maupun eksternal.
• Opsi obrolan langsung menjadi semakin populer di kalangan firma hukum virtual, terutama untuk pertanyaan awal yang belum memerlukan kerahasiaan atau komunikasi satu lawan satu.

Kunci di antara semua opsi ini adalah menemukan infrastruktur komunikasi virtual yang sesuai untuk Anda. Memiliki gagasan yang jelas tentang opsi komunikasi apa yang akan digunakan firma hukum Anda, dan kapan, dapat membantu menyederhanakan transisi Anda ke kantor hukum jarak jauh.

2. Pastikan Transisi Dokumen Digital Halus

Tidak ada praktik hukum yang dapat berjalan tanpa dokumen. Untungnya, sekarang ada banyak pilihan untuk menangani dokumen-dokumen ini secara virtual. Dengan kata lain, ketika Anda pergi dari jarak jauh, Anda tidak lagi harus menginstruksikan klien Anda untuk mencetak, menandatangani, memindai, dan mengirim dokumen melalui email.

Sebaliknya, cari alternatif perangkat lunak digital. Perangkat lunak tanda tangan elektronik seperti DocuSign adalah awal yang baik, dan tanda tangan yang dikirimkan melalui perangkat lunak sama validnya dengan yang ada secara langsung. Pastikan perangkat lunak yang Anda pilih mudah digunakan dan memiliki perlindungan yang diperlukan untuk menjaga dokumen Anda tetap aman dan terlindungi.

Bergantung pada ukuran kantor Anda dan volume kasing, mungkin juga masuk akal untuk melihat platform manajemen dokumen digital yang lebih komprehensif. Alat yang tepat akan menggantikan lemari arsip fisik Anda sementara juga memungkinkan Anda membuat surat formulir dan potongan standar lainnya untuk merampingkan file Anda dan memindahkan semua dokumen Anda secara online.

3. Pilih Platform Perangkat Lunak Manajemen Praktik

Anda mungkin pernah mendengar tentang program perangkat lunak manajemen praktik. Platform komprehensif ini membawa semua pekerjaan administratif harian Anda ke cloud. Itu mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk tugas-tugas administratif dan memastikan bahwa tugas-tugas itu dapat diselesaikan dari mana saja.

Fitur platform akan berbeda tergantung pada vendor yang Anda pilih, tetapi Anda dapat mengharapkan fungsionalitas inti yang sama untuk sebagian besar opsi yang tersedia:

• Manajemen kasus untuk menyimpan semua informasi dan dokumentasi Anda yang terkait dengan kasus tertentu di tempat yang mudah ditemukan.
• Manajemen atau integrasi dokumen dengan perangkat lunak manajemen dokumen yang ada.
• Proses penagihan yang dapat diotomatisasi dan membuat pembayaran lebih mudah bagi klien Anda.
• Hubungi manajemen untuk melacak semua klien Anda saat ini dan calon klien serta interaksi mereka dengan perusahaan Anda.
• Manajemen kalender untuk membantu Anda mengelola janji temu, tenggat waktu, dan tanggal sidang.
• Pelacakan absen dan pengeluaran untuk membantu Anda mengoptimalkan cara Anda menghabiskan waktu dan menagih klien Anda.

Yang terbaik, perangkat lunak manajemen praktik membantu semua orang di kantor menyelesaikan tugas mereka dengan lebih efisien — dari lokasi mana pun di dunia. Itu tidak hanya mengoptimalkan waktu Anda; itu juga memastikan bahwa lebih banyak waktu dapat dihabiskan untuk benar-benar membantu klien Anda dan menyelesaikan masalah hukum mereka.

4. Revisi Kebijakan Anda untuk Mencerminkan Realitas Kerja Jarak Jauh

Dalam lingkungan virtual, karyawan Anda – mulai dari staf administrasi hingga mitra – kemungkinan besar akan bekerja secara berbeda. Kebijakan kantor Anda harus menyesuaikan dengan sifat baru kantor Anda, yang dapat mencakup beberapa hal:

• Struktur di sekitar jam fleksibel untuk memastikan Anda memiliki cakupan untuk kebutuhan klien.
• Aturan dan pedoman seputar rapat virtual, mulai dari menyalakan kamera hingga mematikan mikrofon dan menggunakan latar belakang virtual yang mewakili firma hukum Anda.
• Aturan dan pedoman mengenai rapat apa yang dapat Anda rekam, dan di mana rekaman tersebut harus disimpan untuk kerahasiaan dan keamanan maksimum.
• Dokumentasikan dan prosedur keamanan online untuk memastikan data Anda tetap rahasia dan terlindungi dari serangan dunia maya atau pengungkapan yang tidak disengaja.

Kebijakan kantor Anda harus memperhitungkan nuansa yang Anda hadapi di lingkungan baru Anda. Jangan takut untuk menyesuaikannya dari waktu ke waktu. Ketika Anda menghadapi situasi dan tantangan baru, Anda harus menambahkan buku pegangan karyawan Anda untuk membantu menetapkan harapan di perusahaan.

5. Buat Situs Web Tercanggih dan Strategi Pemasaran Legal

Dengan struktur backend Anda di tempat, inilah saatnya untuk memikirkan dengan tepat bagaimana Anda ingin menampilkan diri Anda kepada klien potensial. Proses itu dimulai dan diakhiri dengan situs web Anda.

Untuk bisnis virtual apa pun, situs web bertindak sebagai pintu depan dan lobi. Sangat penting untuk kesan pertama dan informasi mendalam bahwa audiens Anda perlu memutuskan apakah mereka harus bekerja dengan Anda. Itu harus profesional, ramah pengguna, dan mudah dikontrol dan diperbarui di pihak Anda.

Situs web yang bagus juga berarti mengoptimalkannya sehingga firma hukum Anda dapat ditemukan dengan mudah dalam pencarian online. Proses optimasi mesin pencari (SEO) itu sangat penting bagi firma hukum virtual.

SEO firma hukum bernuansa dan membutuhkan pengoptimalan konten dan pengalaman pengguna Anda. Tetapi potensi pengembalian investasi (ROI) signifikan, yang masuk akal mengingat 96% orang menggunakan mesin pencari ketika mencari nasihat hukum.

Selain SEO, firma hukum Anda juga dapat memanfaatkan sejumlah taktik lain untuk menyelesaikan strategi pemasaran hukum Anda:

• Kehadiran media sosial yang kuat , termasuk saluran seperti Facebook, Instagram, LinkedIn, dan Twitter. Masing-masing jaringan ini menawarkan opsi berbayar dan organik untuk mendorong kesadaran dan keterlibatan di antara calon klien.
• Strategi pemasaran konten legal yang menempatkan nilai di atas promosi. Dengan membuat konten yang relevan untuk audiens Anda, Anda dapat meningkatkan SEO Anda sekaligus membangun kredibilitas dan mengisi corong klien Anda.
• Pendekatan konten dan pemasaran seluler yang memperhitungkan harapan dan preferensi audiens Anda, yang semakin sering menggunakan ponsel cerdas dan tablet untuk menjelajahi internet dan menemukan informasi yang mereka butuhkan.

Masing-masing adalah bagian penting dari teka-teki pemasaran hukum yang lebih besar. Tetapi mereka semua dapat berperan dalam membangun dan meningkatkan SEO Anda, meningkatkan kehadiran online Anda, dan membuat situs web Anda lebih mudah ditemukan oleh calon klien dan audiens lainnya.

6. Bekerja Dengan Mitra yang Tepat untuk Mengelola Pemasaran Firma Hukum Virtual Anda

Melihat langkah-langkah di atas mungkin menakutkan pada awalnya. Memindahkan firma hukum Anda ke lingkungan virtual membutuhkan perencanaan dan upaya yang signifikan. Kabar baiknya: Anda tidak harus sendirian.

Faktanya, menemukan mitra yang tepat adalah bagian penting dari persamaan. Itu terutama benar dengan topik yang kompleks seperti SEO, yang mungkin membanjiri proses yang lebih besar dan menghambat kesuksesan jangka panjang Anda.

Bekerja dengan perusahaan SEO legal yang memiliki reputasi baik dapat menjadi aset yang bagus untuk transisi Anda. Dengan mengajukan pertanyaan yang tepat sebelum menyewa perusahaan seo firma hukum, Anda dapat memastikan bahwa mitra yang Anda pilih dapat membantu, bukan hanya menawarkan janji kosong.

Pertanyaan-pertanyaan itu juga membantu Anda memilih mitra yang tidak hanya berfokus pada bagian kecil teka-teki, tetapi juga mengelola seluruh upaya pemasaran hukum Anda. Jika Anda siap untuk mengambil langkah itu, mari kita bicara! Pengalaman kami di industri hukum mungkin sangat cocok untuk firma hukum Anda saat Anda beralih ke praktik virtual.

Aturan Etika yang Perlu Diingat Saat Bertransisi ke Firma Hukum Jarak Jauh

Sekarang kita telah membahas langkah-langkah yang diperlukan untuk memindahkan perusahaan Anda ke dalam lingkungan virtual, penting untuk menangani tugas etis pengacara yang terkait dengan praktik hukum jarak jauh.

Karena transisi yang meluas ke pekerjaan jarak jauh selama COVID-19, American Bar Association (ABA) mengeluarkan panduan pada Desember 2020 yang mengklarifikasi bahwa pengacara dapat mempraktikkan hukum dari jarak jauh, selama mereka mempraktikkan hukum yurisdiksi tempat mereka memiliki lisensi. Selain itu, jika pengacara mempraktekkan hukum di yurisdiksi yang berbeda dari mana mereka dilisensikan, mereka harus memastikan bahwa yurisdiksi terpencil mengizinkan mereka untuk melakukannya. Selain itu, mereka tidak boleh menyatakan kepada publik bahwa mereka berwenang untuk mempraktikkan hukum di yurisdiksi terpencil (misalnya, dengan menetapkan alamat bisnis atau mengiklankan layanan mereka di yurisdiksi terpencil).

ABA mengeluarkan panduan tambahan pada Maret 2021 untuk mengatasi masalah etika seputar pengoperasian praktik virtual. Berikut adalah beberapa pertimbangan utama yang perlu diperhatikan saat mempraktikkan hukum dari jarak jauh:

• Untuk memenuhi tugas etika kompetensi (Aturan 1.1), ketekunan (Aturan 1.3), dan komunikasi (Aturan 1.4), pengacara harus memiliki rencana untuk memberi informasi kepada klien dan memastikan kasus mereka berlanjut, yang telah kita bahas sebelumnya di langkah 1-3.
• Pengacara yang berpraktik secara virtual harus mengambil tindakan pencegahan yang wajar untuk menjaga informasi rahasia (Peraturan 1.6). Ini dapat termasuk menggunakan akses internet yang aman, menggunakan kata sandi yang kuat, menerapkan kebijakan pelanggaran data jika diretas, mengenkripsi informasi, dan menonaktifkan kapasitas mendengarkan perangkat apa pun yang digunakan di luar praktik hukum.
• Tugas pengawasan pengacara pengelola (Peraturan 5.1) tidak terpengaruh oleh konversi ke praktik virtual, meskipun mungkin lebih sulit untuk mengawasi pekerja jarak jauh. Oleh karena itu, pengacara pengelola harus menerapkan kebijakan untuk memastikan bahwa semua karyawan perusahaan mematuhi standar profesional, menangani masalah seperti penggunaan metode komunikasi dan penyimpanan yang aman, menyelesaikan konflik kepentingan, mempertahankan tenggat waktu, dan melacak dana klien.

Sangat penting untuk tetap memperbarui Aturan Perilaku Profesional negara bagian Anda dan panduan klarifikasi apa pun yang dikeluarkan oleh Bar atau ABA negara bagian Anda, bahkan saat mempraktikkan hukum dari jarak jauh. Dengan mengikuti langkah-langkah yang diuraikan di atas dan dengan rajin mengikuti aturan etika hukum, Anda berada di jalur yang tepat untuk membangun praktik hukum virtual yang sukses.