将您的公司转变为虚拟法律实践的 6 个基本步骤

COVID-19 大流行永远改变了潜在客户寻求和使用法律服务的方式。 2021 年的一项调查发现，79% 的受访者倾向于提供远程法律咨询的律师事务所——在短短三年内增加了 56 个百分点。

这种剧烈的摆动是有道理的。 建立虚拟律师事务所具有广泛的好处，包括：

• 覆盖更广泛的受众，不再受您的法律实践所在的物理位置的约束。
• 通过减少与租用或租赁办公空间相关的成本来减少您的开销。
• 提高您的灵活性，为您的员工创造更自然的工作时间，从而实现更好的工作与生活平衡和生产力。
• 通过更短、更灵活的咨询建立更好的客户体验。

所有这些好处都只是假设的。 只有当您成功过渡到虚拟或远程法律实践时，它们才会发挥作用。

幸运的是，到达那里并不复杂。 您只需遵循几个重要步骤，即可让您的办公室和员工为搬迁做好准备。 让我们更详细地探讨这六个核心步骤。

1. 实施可靠、有效的虚拟通信系统

对于任何新建筑，地基都应该是第一位的。 就远程律师事务所而言，这意味着拥有可靠的系统来进行虚拟交流，无论是在您的实践中还是与潜在和当前的客户。

您应该有一个易于使用的电话系统，您的客户可以轻松拨打电话。 任何初始电话导航都应该快速且用户友好，在几秒钟内将呼叫者路由到正确的位置。

当然，其他通讯工具也同样重要：

• 视频会议平台对于内部会议和客户通话至关重要。 Zoom、Google Hangout 和 Microsoft Teams 等平台在法律实践方面都各有利弊。 您应该考虑购买这些平台的高级版本，而不是使用基本的免费版本。
• 电子邮件仍然是与客户进行初始沟通和记录内部和外部沟通的重要工具。
• 实时聊天选项在虚拟律师事务所中变得越来越流行，特别是对于尚不需要保密或一对一通信的初步查询。

所有这些选项中的关键是找到适合您的虚拟通信基础设施。 清楚地了解您的律师事务所将使用哪些通信选项以及何时使用，可以大大简化您向远程律师事务所的过渡。

2. 确保顺利的数字文档转换

没有文件，任何法律实践都无法运作。 幸运的是，现在有很多选项可以虚拟处理这些文档。 换句话说，当您进行远程操作时，您不再需要指示您的客户打印、签名、扫描和通过电子邮件发送文档。

相反，寻找数字软件替代品。 像 DocuSign 这样的电子签名软件是一个很好的开始，通过该软件提交的签名与亲自提交的签名一样有效。 确保您选择的软件既易于使用，又具有必要的保护措施，以确保您的文档安全并受到保护。

根据您办公室的大小和案件的数量，研究更全面的数字文档管理平台也可能是有意义的。 正确的工具将取代您的物理文件柜，同时还允许您创建套用信函和其他标准件来简化您的文件并在线移动所有文档。

3.选择实践管理软件平台

您可能听说过实践管理软件程序。 这些综合平台将您所有的日常管理工作带到云端。 这减少了您花在管理任务上的时间，并确保可以从任何地方完成这些任务。

平台功能会因您选择的供应商而异，但您可以期望大多数可用选项具有相同的核心功能：

• 案例管理可将与特定案例相关的所有信息和文档保存在易于查找的位置。
• 文档管理或与现有文档管理软件的集成。
• 可以自动化的计费流程，让您的客户更轻松地付款。
• 联系人管理以跟踪您所有当前和潜在客户以及他们与您公司的互动。
• 日历管理可帮助您管理约会、截止日期和开庭日期。
• 时间表和费用跟踪可帮助您优化花费时间和向客户收费的方式。

在最好的情况下，实践管理软件可以帮助办公室中的每个人更有效地完成他们的任务——从世界上的任何地方。 这不仅可以优化您的时间； 它还确保可以将更多时间用于实际帮助您的客户并解决他们的法律问题。

4. 修改您的政策以反映远程工作的现实

在虚拟环境中，您的员工——从行政人员到合作伙伴——可能会以不同的方式工作。 您的办公室政策应根据您办公室的新性质进行调整，其中可能包括任意数量的内容：

• 围绕灵活的工作时间安排，以确保您能够满足客户的需求。
• 围绕虚拟会议的规则和指南，从保持摄像头到静音麦克风以及使用代表您的律师事务所的虚拟背景。
• 关于您可以录制哪些会议以及这些录音应存储在何处以实现最大机密性和安全性的规则和指南。
• 记录和在线安全程序，以确保您的数据保持机密并免受网络攻击或无意泄露。

您的办公室政策应考虑到您在新环境中面临的细微差别。 也不要害怕随着时间的推移对其进行调整。 当您遇到新的情况和挑战时，您应该添加到您的员工手册中，以帮助设定公司的期望。

5.创建尖端的网站和合法的营销策略

有了后端结构，就该考虑如何向潜在客户展示自己了。 该过程以您的网站开始和结束。

对于任何虚拟企业，网站都充当前门和大厅。 您的受众需要决定他们是否应该与您合作，这对于第一印象和深入信息都至关重要。 它需要专业、用户友好、易于控制和最终更新。

一个出色的网站还意味着对其进行优化，以便可以在在线搜索中轻松找到您的律师事务所。 搜索引擎优化 (SEO) 的过程对于虚拟律师事务所尤为重要。

律师事务所的 SEO 是细致入微的，需要优化您的内容和用户体验。 但其潜在的投资回报率 (ROI) 非常可观，考虑到 96% 的人在寻求法律建议时使用搜索引擎，这是有道理的。

除了 SEO，您的律师事务所还可以从其他一些策略中受益，以完成您的法律营销策略：

• 强大的社交媒体影响力，包括 Facebook、Instagram、LinkedIn 和 Twitter 等渠道。 这些网络中的每一个都提供付费和有机选项，以提高潜在客户的意识和参与度。
• 一种将价值置于促销之上的合法内容营销策略。 通过为您的受众创建相关内容，您可以增强您的 SEO，同时建立可信度并填写您的客户漏斗。
• 一种移动内容和营销方法，可以满足您的受众的期望和偏好，他们越来越多地使用智能手机和平板电脑浏览互联网并找到他们需要的信息。

这些都是更大的法律营销难题的重要组成部分。 但它们都可以在构建和改进您的 SEO、增强您的在线形象以及让潜在客户和其他受众更容易找到您的网站方面发挥作用。

6. 与合适的合作伙伴合作管理您的虚拟律师事务所营销

乍一看上面的步骤可能会让人望而生畏。 将您的律师事务所迁移到虚拟环境中需要大量的计划和努力。 好消息：您不必独自一人。

事实上，找到合适的合作伙伴是等式的关键部分。 对于像 SEO 这样的复杂主题尤其如此，否则它可能会压倒更大的流程并阻碍您的长期成功。

与信誉良好的合法 SEO 公司合作可能是您过渡的重要资产。 通过在聘请律师事务所 seo 公司之前提出正确的问题，您可以确保您选择的合作伙伴可以提供帮助，而不是简单地提供空洞的承诺。

这些问题还可以帮助您选择一个不仅专注于一小部分难题，而且管理您整个法律营销工作的合作伙伴。 如果你准备好迈出这一步，让我们谈谈吧！ 当您过渡到虚拟实践时，我们在法律行业的经验可能非常适合您的律师事务所。

过渡到远程律师事务所时要牢记的道德规则

既然我们已经讨论了将您的公司转移到虚拟环境所需的步骤，那么解决与远程法律实践相关的律师的道德义务至关重要。

由于在 COVID-19 期间向远程工作的广泛过渡，美国律师协会 (ABA) 于 2020 年 12 月发布了指南，阐明了律师可以远程执业，只要他们执业所在司法管辖区的法律。 此外，如果律师在他们获得许可的不同司法管辖区执业，他们必须确保远程司法管辖区授权他们这样做。 此外，他们不得向公众宣称他们被授权在偏远司法管辖区执业（例如，通过在偏远司法管辖区设立营业地址或宣传其服务）。

ABA 于 2021 年 3 月发布了额外指南，以解决围绕虚拟实践运营的道德问题。 以下是远程执业时需要考虑的一些关键因素：

• 为了履行能力（规则 1.1）、勤奋（规则 1.3）和沟通（规则 1.4）的道德义务，律师应该制定计划，让客户了解情况并确保他们的案件向前发展，我们在前面讨论过步骤 1-3。
• 虚拟执业的律师必须采取合理的预防措施来保护机密信息（规则 1.6）。 这可能包括使用安全的互联网访问、使用强密码、在被黑客入侵时实施数据泄露政策、加密信息以及禁用在法律实践之外使用的任何设备的侦听能力。
• 主管律师的监督职责（规则 5.1）不受转换为虚拟实践的影响，即使监督远程工作人员可能更具挑战性。 因此，管理律师应实施政策以确保公司的所有员工都遵守专业标准，解决诸如使用安全的通信方法和存储方法、解决利益冲突、维持期限和跟踪客户资金等问题。

即使在远程执业时，及时了解您所在州的职业行为规则以及您所在州的律师协会或 ABA 发布的任何明确指南也很重要。 通过遵循上述步骤并认真遵守法律道德规则，您将顺利建立成功的虚拟法律实践。