6 etapas essenciais para transformar seu escritório em um escritório de advocacia virtual

A pandemia do COVID-19 mudou para sempre a forma como os clientes em potencial procuram e usam os serviços jurídicos. Uma pesquisa de 2021 descobriu que 79% dos entrevistados prefeririam um escritório de advocacia que oferece consultoria jurídica remota – um aumento de 56 pontos em apenas três anos.

Esse balanço drástico faz sentido. Construir um escritório de advocacia virtual vem com uma ampla gama de benefícios, incluindo:

• Alcançar um público mais amplo, que não está mais vinculado ao local físico em que sua prática jurídica atua.
• Reduzindo suas despesas gerais , diminuindo os custos associados ao aluguel ou leasing de seu espaço de escritório.
• Aumentando sua flexibilidade para criar horas de trabalho mais naturais para seus funcionários, levando a um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal e produtividade.
• Construindo uma melhor experiência do cliente por meio de consultas mais curtas e flexíveis.

Todos esses benefícios são apenas hipotéticos. Eles entram em jogo apenas quando você faz a transição com sucesso para uma prática jurídica virtual ou remota.

Felizmente, chegar lá não é complexo. Você só precisa seguir alguns passos importantes para preparar seu escritório e sua equipe para a mudança. Vamos explorar essas seis etapas principais com mais detalhes.

1. Implementar Sistemas de Comunicação Virtual Confiáveis ​​e Eficazes

Com qualquer nova construção, a fundação deve vir em primeiro lugar. No caso de um escritório de advocacia remoto, isso significa ter sistemas confiáveis ​​para se comunicar virtualmente, tanto dentro de sua prática quanto com clientes atuais e potenciais.

Você deve ter um sistema telefônico fácil de usar para o qual seus clientes possam ligar facilmente. Qualquer navegação inicial pelo telefone deve ser rápida e fácil de usar, direcionando os chamadores para o lugar certo em apenas alguns segundos.

Claro, outras ferramentas de comunicação são tão importantes quanto:

• As plataformas de videoconferência são essenciais para reuniões internas e chamadas de clientes. Plataformas como Zoom, Google Hangout e Microsoft Teams têm prós e contras para práticas legais. Você deve considerar comprar as versões premium dessas plataformas, em vez de usar as versões básicas e gratuitas.
• O e-mail continua sendo uma ferramenta importante para comunicações iniciais com clientes e para comunicações documentadas, tanto interna quanto externamente.
• As opções de bate-papo ao vivo tornaram-se cada vez mais populares entre os escritórios de advocacia virtuais, especialmente para consultas iniciais que ainda não exigem confidencialidade ou comunicações individuais.

A chave entre todas essas opções é encontrar uma infraestrutura de comunicação virtual que funcione para você. Ter uma ideia clara sobre quais opções de comunicação seu escritório de advocacia usará e quando pode ajudar bastante a simplificar sua transição para um escritório de advocacia remoto.

2. Garantir uma transição suave de documentos digitais

Nenhuma prática jurídica pode funcionar sem documentos. Felizmente, agora existem muitas opções para que esses documentos sejam tratados virtualmente. Em outras palavras, quando você fica remoto, não precisa mais instruir seus clientes a imprimir, assinar, digitalizar e enviar documentos por e-mail.

Em vez disso, procure alternativas de software digital. O software de assinatura eletrônica como o DocuSign é um ótimo começo, e as assinaturas enviadas por meio do software são tão válidas quanto seriam pessoalmente. Certifique-se de que o software escolhido seja fácil de usar e tenha as proteções necessárias para manter seus documentos seguros e protegidos.

Dependendo do tamanho do seu escritório e do volume de casos, também pode fazer sentido procurar plataformas de gerenciamento de documentos digitais mais abrangentes. As ferramentas certas substituirão seu arquivo físico, ao mesmo tempo em que permitem que você crie cartas modelo e outras peças padrão para simplificar seus arquivos e mover todos os seus documentos on-line.

3. Selecione uma Plataforma de Software de Gestão de Práticas

Você pode ter ouvido falar do programa de software de gerenciamento de prática. Essas plataformas abrangentes levam todo o seu trabalho administrativo diário para a nuvem. Isso reduz o tempo gasto em tarefas administrativas e garante que essas tarefas possam ser concluídas de qualquer lugar.

Os recursos da plataforma serão diferentes dependendo do fornecedor escolhido, mas você pode esperar a mesma funcionalidade principal para a maioria das opções disponíveis:

• Gerenciamento de casos para manter todas as suas informações e documentação relacionadas a um caso específico em um local fácil de encontrar.
• Gerenciamento de documentos ou integração com seu software de gerenciamento de documentos existente.
• Processos de cobrança que podem ser automatizados e facilitam os pagamentos para seus clientes.
• Gerenciamento de contatos para acompanhar todos os seus clientes atuais e potenciais e suas interações com sua empresa.
• Gerenciamento de calendário para ajudá-lo a gerenciar seus compromissos, prazos e datas de corte.
• Quadro de horários e acompanhamento de despesas para ajudá-lo a otimizar a maneira como você gasta seu tempo e cobra de seus clientes.

Na melhor das hipóteses, o software de gerenciamento de consultórios ajuda todos no escritório a realizar suas tarefas com mais eficiência — de qualquer lugar do mundo. Isso não apenas otimiza seu tempo; também garante que mais tempo possa ser gasto realmente ajudando seus clientes e resolvendo suas preocupações legais.

4. Revise suas políticas para refletir as realidades do trabalho remoto

Em um ambiente virtual, seus funcionários – de administrativos a parceiros – provavelmente trabalharão de maneira diferente. As políticas do seu escritório devem se ajustar à nova natureza do seu escritório, que pode incluir várias coisas:

• Estruture em torno de horários flexíveis para garantir que você tenha cobertura para as necessidades do cliente.
• Regras e diretrizes sobre reuniões virtuais, desde manter as câmeras ligadas até silenciar microfones e usar fundos virtuais que representam seu escritório de advocacia.
• Regras e diretrizes sobre quais reuniões você pode gravar e onde essas gravações devem ser armazenadas para máxima confidencialidade e segurança.
• Documente e procedimentos de segurança online para garantir que seus dados permaneçam confidenciais e protegidos contra ataques cibernéticos ou divulgações inadvertidas.

As políticas do seu escritório devem levar em conta as nuances que você enfrenta em seu novo ambiente. Não tenha medo de ajustá-los ao longo do tempo. Ao encontrar novas situações e desafios, você deve adicionar ao manual do funcionário para ajudar a definir as expectativas na empresa.

5. Crie um site de ponta e uma estratégia de marketing jurídico

Com sua estrutura de back-end pronta, é hora de pensar exatamente como você deseja se apresentar para clientes em potencial. Esse processo começa e termina com o seu site.

Para qualquer negócio virtual, o site funciona como porta de entrada e lobby. É crucial para as primeiras impressões e informações detalhadas que seu público precisa decidir se deve trabalhar com você. Ele precisa ser profissional, fácil de usar e fácil de controlar e atualizar.

Um ótimo site também significa otimizá-lo para que seu escritório de advocacia possa ser encontrado facilmente em pesquisas online. Esse processo de otimização de mecanismos de busca (SEO) é especialmente importante para escritórios de advocacia virtuais.

O SEO do escritório de advocacia é matizado e requer otimizar seu conteúdo e experiência do usuário. Mas seu potencial de retorno sobre o investimento (ROI) é significativo, o que faz sentido, considerando que 96% das pessoas usam um mecanismo de busca ao procurar aconselhamento jurídico.

Além do SEO, seu escritório de advocacia também pode se beneficiar de várias outras táticas para completar sua estratégia de marketing jurídico:

• Uma forte presença nas redes sociais , incluindo canais como Facebook, Instagram, LinkedIn e Twitter. Cada uma dessas redes oferece opções pagas e orgânicas para aumentar a conscientização e o engajamento entre clientes em potencial.
• Uma estratégia de marketing de conteúdo legal que coloca o valor acima da promoção. Ao criar conteúdo relevante para seu público, você pode aprimorar seu SEO e, ao mesmo tempo, construir credibilidade e preencher seu funil de clientes.
• Um conteúdo móvel e uma abordagem de marketing que leva em conta as expectativas e preferências do seu público, que está cada vez mais usando smartphones e tablets para navegar na internet e encontrar as informações de que precisam.

Cada um deles é uma peça importante do quebra-cabeça maior do marketing jurídico. Mas todos eles podem desempenhar um papel na construção e melhoria do seu SEO, aprimorando sua presença online e tornando seu site mais fácil de encontrar para clientes em potencial e outros públicos.

6. Trabalhe com o parceiro certo para gerenciar o marketing do seu escritório de advocacia virtual

Observar as etapas acima pode ser assustador no começo. Mover seu escritório de advocacia para um ambiente virtual requer planejamento e esforço significativos. A boa notícia: você não precisa estar sozinho.

Na verdade, encontrar os parceiros certos é uma parte crucial da equação. Isso é especialmente verdade com um tópico complexo como SEO, que pode sobrecarregar o processo maior e impedir seu sucesso a longo prazo.

Trabalhar com uma empresa de SEO legal respeitável pode ser um grande trunfo para sua transição. Ao fazer as perguntas certas antes de contratar uma empresa de SEO, você pode garantir que o parceiro escolhido possa ajudar, em vez de simplesmente oferecer promessas vazias.

Essas perguntas também ajudam você a selecionar um parceiro que não se concentre apenas em uma pequena peça do quebra-cabeça, mas gerencie todos os seus esforços de marketing jurídico. Se você está pronto para dar esse passo, vamos conversar! Nossa experiência no setor jurídico pode ser o ajuste perfeito para seu escritório de advocacia à medida que você faz a transição para uma prática virtual.

Regras de ética a serem lembradas ao fazer a transição para um escritório de advocacia remoto

Agora que discutimos as etapas necessárias para mover seu escritório para um ambiente virtual, é crucial abordar os deveres éticos de um advogado no que se refere a um escritório de advocacia remoto.

Devido à ampla transição para o trabalho remoto durante o COVID-19, a American Bar Association (ABA) emitiu orientação em dezembro de 2020 esclarecendo que os advogados podem exercer a advocacia remotamente, desde que pratiquem a lei da jurisdição em que estão licenciados. Além disso, se os advogados exercerem a advocacia em uma jurisdição diferente da qual estão licenciados, eles devem garantir que a jurisdição remota os autorize a fazê-lo. Além disso, eles não devem divulgar ao público que estão autorizados a exercer a advocacia na jurisdição remota (por exemplo, estabelecendo um endereço comercial ou anunciando seus serviços na jurisdição remota).

A ABA emitiu orientações adicionais em março de 2021 para abordar questões éticas relacionadas à operação de uma prática virtual. Aqui estão algumas considerações importantes a serem levadas em consideração ao praticar a advocacia remotamente:

• Para cumprir os deveres éticos de competência (Regra 1.1), diligência (Regra 1.3) e comunicação (Regra 1.4), os advogados devem ter um plano para manter os clientes informados e garantir que seu caso esteja avançando, o que discutimos anteriormente em passos 1-3.
• Os advogados que praticam virtualmente devem tomar precauções razoáveis ​​para proteger informações confidenciais (Regra 1.6). Isso pode incluir o uso de acesso seguro à Internet, o uso de senhas fortes, a implementação de uma política de violação de dados em caso de invasão, a criptografia de informações e a desativação da capacidade de escuta de quaisquer dispositivos usados ​​fora do escritório de advocacia.
• O dever de supervisão de um advogado gerente (Regra 5.1) não é afetado pela conversão para uma prática virtual, embora possa ser mais desafiador supervisionar trabalhadores remotos. Assim, os advogados gerentes devem implementar políticas para garantir que todos os funcionários do escritório estejam aderindo aos padrões profissionais, abordando questões como o uso de métodos seguros de comunicação e armazenamento dos mesmos, resolvendo conflitos de interesse, mantendo prazos e rastreando fundos de clientes.

É crucial manter-se atualizado sobre as Regras de Conduta Profissional do seu estado e qualquer orientação esclarecedora emitida pela Ordem dos Advogados do seu estado ou pela ABA, mesmo quando estiver exercendo a advocacia remotamente. Ao seguir as etapas descritas acima e seguir diligentemente as regras éticas legais, você está no caminho certo para estabelecer uma prática jurídica virtual bem-sucedida.