Firmanızı Sanal Hukuk Bürosuna Dönüştürmek İçin 6 Temel Adım
Yayınlanan: 2022-02-23
COVID-19 salgını, potansiyel müşterilerin yasal hizmetleri arama ve kullanma şeklini sonsuza dek değiştirdi. 2021'de yapılan bir anket, yanıt verenlerin %79'unun uzaktan yasal tavsiye sunan bir hukuk firmasını tercih edeceğini buldu - sadece üç yılda 56 puanlık bir artış.
Bu şiddetli salınım mantıklı. Sanal bir hukuk firması kurmak, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çok çeşitli avantajlar sağlar:
- Artık yasal uygulamanızın faaliyet gösterdiği fiziksel konumla sınırlı olmayan daha geniş bir kitleye ulaşmak .
- Ofis alanınızı kiralamak veya kiralamakla ilgili maliyetleri azaltarak genel giderlerinizi azaltın.
- Çalışanlarınız için daha doğal çalışma saatleri yaratmak için esnekliğinizi artırarak daha iyi iş-yaşam dengesi ve üretkenlik sağlar.
- Daha kısa, daha esnek istişareler yoluyla daha iyi bir müşteri deneyimi oluşturmak.
Tüm bu faydalar sadece varsayımsaldır. Yalnızca sanal veya uzaktan yasal uygulamaya başarılı bir şekilde geçiş yaptığınızda devreye girerler.
Neyse ki, oraya ulaşmak karmaşık değil. Ofisinizi ve personelinizi taşınmaya hazırlamak için birkaç önemli adımı izlemeniz yeterlidir. Bu altı temel adımı daha ayrıntılı olarak inceleyelim.
1. Güvenilir, Etkili Sanal İletişim Sistemleri Uygulayın
Herhangi bir yeni inşaatta, temel önce gelmelidir. Uzak bir hukuk firması söz konusu olduğunda, bu, hem uygulamanızda hem de potansiyel ve mevcut müvekkillerle sanal olarak iletişim kurmak için güvenilir sistemlere sahip olmak anlamına gelir.
Müşterilerinizin kolayca arayabileceği, kullanımı kolay bir telefon sisteminiz olmalıdır. Herhangi bir ilk telefon navigasyonu hızlı ve kullanıcı dostu olmalı, arayanları sadece birkaç saniye içinde doğru yere yönlendirmelidir.
Tabii ki, diğer iletişim araçları da aynı derecede önemlidir:
- Video Konferans platformları , dahili toplantılar ve müşteri aramaları için gereklidir. Zoom, Google Hangout ve Microsoft Teams gibi platformların hepsinin yasal uygulamalar için artıları ve eksileri vardır. Temel, ücretsiz sürümlerini kullanmak yerine bu platformların premium sürümlerini satın almayı düşünmelisiniz.
- E-posta, müşterilerle ilk iletişimler ve hem dahili hem de harici olarak belgelenmiş iletişimler için önemli bir araç olmaya devam etmektedir .
- Canlı sohbet seçenekleri , sanal hukuk firmaları arasında, özellikle henüz gizlilik veya bire bir iletişim gerektirmeyen ilk soruşturmalar için giderek daha popüler hale geldi.
Tüm bu seçenekler arasında anahtar, sizin için çalışan bir sanal iletişim altyapısı bulmaktır. Hukuk firmanızın hangi iletişim seçeneklerini ve ne zaman kullanacağı konusunda net bir fikre sahip olmak, uzak bir hukuk bürosuna geçişinizi basitleştirmede uzun bir yol kat edebilir.
2. Pürüzsüz Dijital Belge Geçişini Sağlayın
Hiçbir yasal uygulama belgesiz çalışamaz. Neyse ki, bu belgelerin sanal olarak işlenmesi için artık birçok seçenek var. Başka bir deyişle, uzaklara gittiğinizde artık müşterilerinize belgeleri yazdırmaları, imzalamaları, taramaları ve e-postayla göndermeleri için talimat vermeniz gerekmez.
Bunun yerine, dijital yazılım alternatiflerini arayın. DocuSign gibi e-imza yazılımı harika bir başlangıçtır ve yazılım aracılığıyla gönderilen imzalar şahsen olduğu kadar geçerlidir. Seçtiğiniz yazılımın hem kullanımının kolay olduğundan hem de belgelerinizi güvende ve korumalı tutmak için gerekli güvenlik önlemlerine sahip olduğundan emin olun.
Ofisinizin büyüklüğüne ve davaların hacmine bağlı olarak, daha kapsamlı dijital belge yönetim platformlarına bakmak da mantıklı olabilir. Doğru araçlar, fiziksel dosya dolabınızın yerini alırken, aynı zamanda dosyalarınızı düzene sokmak ve tüm belgelerinizi çevrimiçi ortama taşımak için form mektupları ve diğer standart parçalar oluşturmanıza olanak tanır.
3. Bir Uygulama Yönetim Yazılımı Platformu Seçin
Uygulama yönetimi yazılım programını duymuş olabilirsiniz. Bu kapsamlı platformlar, tüm günlük yönetim işlerinizi buluta taşır. Bu, yönetim görevlerine harcadığınız zamanı azaltır ve bu görevlerin her yerden tamamlanabilmesini sağlar.
Platform özellikleri, seçtiğiniz satıcıya bağlı olarak farklılık gösterecektir, ancak mevcut seçeneklerin çoğu için aynı temel işlevselliği bekleyebilirsiniz:
- Belirli bir vakayla ilgili tüm bilgi ve belgelerinizi bulması kolay bir yerde tutmak için vaka yönetimi .
- Belge yönetimi veya mevcut belge yönetimi yazılımınızla entegrasyon.
- Otomatikleştirilebilen ve müşterileriniz için ödemeleri kolaylaştıran faturalandırma süreçleri .
- Tüm mevcut ve potansiyel müşterilerinizi ve firmanızla olan etkileşimlerini takip etmek için yönetimle iletişime geçin .
- Randevularınızı, son tarihlerinizi ve mahkeme tarihlerinizi yönetmenize yardımcı olacak takvim yönetimi .
- Zamanınızı harcama ve müşterilerinizden ücret alma yöntemlerinizi optimize etmenize yardımcı olacak zaman çizelgesi ve gider takibi .
Uygulama yönetimi yazılımı, en iyi haliyle, ofisteki herkesin görevlerini dünyanın herhangi bir yerinden daha verimli bir şekilde yapmasına yardımcı olur. Bu sadece zamanınızı optimize etmekle kalmaz; ayrıca müvekkillerinize fiilen yardım etmek ve onların yasal sorunlarını çözmek için daha fazla zaman harcanmasını sağlar.
4. Politikalarınızı Uzaktan Çalışmanın Gerçeklerini Yansıtacak Şekilde Gözden Geçirin
Sanal bir ortamda, idari personelden ortaklara kadar çalışanlarınız büyük olasılıkla farklı şekilde çalışacaktır. Ofis politikalarınız, ofisinizin yeni doğasına uyum sağlamalıdır ve bu, aşağıdakileri içerebilir:
- Müşteri ihtiyaçlarını karşıladığınızdan emin olmak için esnek saatler etrafında yapılandırın.
- Kameraları açık tutmaktan mikrofonları sessize almaya ve hukuk firmanızı temsil eden sanal arka planları kullanmaya kadar sanal toplantılarla ilgili kurallar ve yönergeler.
- Hangi toplantıları kaydedebileceğinize ve bu kayıtların maksimum gizlilik ve güvenlik için nerede saklanması gerektiğine ilişkin kurallar ve yönergeler.
- Verilerinizin gizli kalmasını ve siber saldırılara veya yanlışlıkla yapılan açıklamalara karşı korunmasını sağlamak için belge ve çevrimiçi güvenlik prosedürleri.
Ofis politikalarınız, yeni ortamınızda karşılaştığınız nüansları hesaba katmalıdır. Onları da zamanla ayarlamaktan korkmayın. Yeni durumlar ve zorluklarla karşılaştığınızda, firmadaki beklentileri belirlemeye yardımcı olmak için çalışan el kitabınıza eklemelisiniz.

5. Son Teknoloji Web Sitesi ve Yasal Pazarlama Stratejisi Oluşturun
Arka uç yapınız yerindeyken, kendinizi potansiyel müşterilere tam olarak nasıl sunmak istediğinizi düşünmenin zamanı geldi. Bu süreç web sitenizle başlar ve biter.
Herhangi bir sanal işletme için web sitesi ön kapı ve lobi görevi görür. Kitlenizin sizinle çalışıp çalışmayacaklarına karar vermesi hem ilk izlenimler hem de derinlemesine bilgiler için çok önemlidir. Profesyonel, kullanıcı dostu ve sizin tarafınızdan kontrol edilmesi ve güncellenmesi kolay olmalıdır.
Harika bir web sitesi, aynı zamanda, hukuk firmanızın çevrimiçi aramalarda kolayca bulunabilmesi için onu optimize etmek anlamına gelir. Bu arama motoru optimizasyonu (SEO) süreci, sanal hukuk firmaları için özellikle önemlidir.
Hukuk firması SEO nüanslıdır ve içeriğinizi ve kullanıcı deneyiminizi optimize etmeyi gerektirir. Ancak potansiyel yatırım getirisi (ROI) önemlidir; bu, yasal tavsiye ararken insanların %96'sının bir arama motoru kullandığı düşünüldüğünde anlamlıdır.
Hukuk firmanız, SEO'nun ötesinde, yasal pazarlama stratejinizi tamamlamak için bir dizi başka taktikten de yararlanabilir:
- Facebook, Instagram, LinkedIn ve Twitter gibi kanallar dahil olmak üzere güçlü bir sosyal medya varlığı . Bu ağların her biri, potansiyel müşteriler arasında farkındalık ve katılım sağlamak için ücretli ve organik seçenekler sunar.
- Değeri promosyonun üzerinde tutan yasal bir içerik pazarlama stratejisi . Hedef kitleniz için alakalı içerik oluşturarak, SEO'nuzu geliştirirken aynı zamanda güvenilirlik inşa edebilir ve müşteri dönüşüm huninizi doldurabilirsiniz.
- İnternette gezinmek ve ihtiyaç duydukları bilgileri bulmak için giderek daha fazla akıllı telefon ve tablet kullanan hedef kitlenizin beklenti ve tercihlerini hesaba katan bir mobil içerik ve pazarlama yaklaşımı .
Bunların her biri, daha büyük yasal pazarlama bulmacasının önemli bir parçasıdır. Ancak hepsi, SEO'nuzu oluşturmada ve geliştirmede, çevrimiçi varlığınızı geliştirmede ve web sitenizi potansiyel müşteriler ve diğer izleyiciler için daha kolay bulmada rol oynayabilir.
6. Sanal Hukuk Bürosu Pazarlamanızı Yönetmek İçin Doğru Ortakla Çalışın
Yukarıdaki adımlara bakmak ilk başta göz korkutucu olabilir. Hukuk firmanızı sanal bir ortama taşımak, önemli bir planlama ve çaba gerektirir. İyi haber: kendi başına olmak zorunda değilsin.
Aslında, doğru ortakları bulmak denklemin çok önemli bir parçasıdır. Bu, özellikle SEO gibi karmaşık bir konu için geçerlidir, aksi takdirde daha büyük süreci bunaltabilir ve uzun vadeli başarınızı engelleyebilir.
Saygın bir yasal SEO şirketi ile çalışmak, geçişiniz için büyük bir varlık olabilir. Bir hukuk firması seo şirketini işe almadan önce doğru soruları sorarak, seçtiğiniz iş ortağının sadece boş vaatlerde bulunmak yerine yardımcı olmasını sağlayabilirsiniz.
Bu sorular aynı zamanda bulmacanın sadece dar bir parçasına odaklanmayan, aynı zamanda tüm yasal pazarlama çabalarınızı yöneten bir ortak seçmenize de yardımcı olur. Bu adımı atmaya hazırsan, konuşalım! Hukuk endüstrisindeki deneyimimiz, siz sanal bir uygulamaya geçiş yaparken hukuk firmanız için mükemmel bir seçim olabilir.
Uzak Bir Hukuk Bürosuna Geçiş Yaparken Akılda Tutulması Gereken Etik Kurallar
Artık firmanızı sanal bir ortama taşımak için atmanız gereken adımları tartıştığımıza göre, uzak bir hukuk uygulamasıyla ilgili oldukları için bir avukatın etik görevlerini ele almak çok önemlidir.
COVID-19 sırasında uzaktan çalışmaya yaygın geçiş nedeniyle, Amerikan Barolar Birliği (ABA) Aralık 2020'de, avukatların lisanslı oldukları yargı yetkisinin yasalarını uyguladıkları sürece uzaktan hukuk uygulayabileceklerini açıklayan bir kılavuz yayınladı. Ek olarak, avukatlar, lisanslı oldukları farklı bir yargı alanında avukatlık yapıyorsa, uzak yargı alanının kendilerine bunu yapma yetkisi verdiğinden emin olmalıdırlar. Ayrıca, uzak yargı yetkisi alanında hukuk uygulama yetkisine sahip olduklarını halka açıklamamalıdırlar (örneğin, uzak yargı bölgesinde bir iş adresi kurarak veya hizmetlerinin reklamını yaparak).
ABA, sanal bir uygulamanın işleyişini çevreleyen etik sorunları ele almak için Mart 2021'de ek kılavuz yayınladı. Hukuku uzaktan uygularken dikkate alınması gereken bazı önemli hususlar şunlardır:
- Yeterlik (Kural 1.1), titizlik (Kural 1.3) ve iletişim (Kural 1.4 ) etik görevlerini yerine getirmek için, avukatların müvekkillerini bilgilendirmek ve daha önce tartıştığımız davalarının ilerlemesini sağlamak için bir planı olmalıdır. 1-3 arası adımlar.
- Sanal olarak çalışan avukatlar, gizli bilgileri korumak için makul önlemleri almalıdır (Kural 1.6). Bu, güvenli internet erişiminin kullanılması, güçlü parolaların kullanılması, saldırıya uğraması durumunda bir veri ihlali politikasının uygulanması, bilgilerin şifrelenmesi ve hukuk uygulaması dışında kullanılan herhangi bir cihazın dinleme kapasitesinin devre dışı bırakılmasını içerebilir.
- Bir yönetici avukatın denetleme görevi (Kural 5.1), uzaktan çalışanları denetlemek daha zor olsa da, sanal bir uygulamaya geçişten etkilenmez. Buna göre, yönetici avukatlar, firmanın tüm çalışanlarının profesyonel standartlara bağlı kalmasını, güvenli iletişim yöntemlerinin kullanılması ve bunların saklanması, çıkar çatışmalarının çözülmesi, son teslim tarihlerinin korunması ve müşteri fonlarının izlenmesi gibi konuları ele almalarını sağlayacak politikalar uygulamalıdır.
Uzaktan hukuk uygularken bile, eyaletinizin Mesleki Davranış Kuralları ve eyaletinizin Barosu veya ABA tarafından yayınlanan herhangi bir açıklayıcı kılavuz hakkında güncel kalmak çok önemlidir. Yukarıda özetlenen adımları takip ederek ve yasal etik kuralları titizlikle takip ederek, başarılı bir sanal hukuk pratiği kurma yolundasınız.