Cel mai bun software de urmărire a apelurilor pentru avocați (Actualizare 2022)

Urmărirea apelurilor a devenit standardul industriei în industria juridică.

Beneficiile urmăririi apelurilor includ:

• - Înțelegerea călătoriei clientului,
• – Obțineți o perspectivă asupra surselor de recomandare care sunt mai probabil să conducă la apeluri telefonice,
• – Controlul calității pentru a vă asigura că echipa dumneavoastră răspunde corect la telefon

În acest articol, trecem în revistă cele mai populare 5 servicii de urmărire a apelurilor:

• CallRail
• Hubspot
• Invoca
• CallFire și
• CallSource.

Iată ce trebuie să știți.

Cum funcționează software-ul de urmărire a apelurilor?

Software-ul de urmărire a apelurilor oferă analize de marketing online, urmărind călătoria fiecărui vizitator al site-ului web către și prin site-ul dvs. Primești aceste informații atunci când utilizatorul sună la numărul de telefon de pe site-ul tău.

Software-ul de urmărire a apelurilor realizează acest lucru prin schimbarea numărului de contact oferit utilizatorilor site-ului web.

Pentru a înțelege mai pe deplin tehnologia din spatele software-ului de urmărire a apelurilor, luați în considerare două situații în care un potențial client vă contactează firma.

Aport fără software de urmărire a apelurilor

În acest scenariu, site-ul dvs. web listează un număr de contact fix. Majoritatea firmelor își folosesc numărul principal pe site-ul lor web. Cu toate acestea, firmele experte în marketing postează un număr de contact diferit, astfel încât să poată identifica apelurile care provin de pe site.

Recepționerul firmei dumneavoastră răspunde la apel. Pe măsură ce recepționerul vorbește cu clientul potențial, acesta poate crea o înregistrare a apelurilor. Această înregistrare include de obicei informații de contact, cum ar fi numele și numărul de telefon al prospectului.

Recepționerul s-ar putea întreba, de asemenea, cum prospectul a găsit firma.

Răspunsurile la această întrebare vă pot spune ce clienți potențiali găsesc firma prin:

• Recomandări
• Motoarele de căutare precum Google
• Profiluri Compania mea pe Google
• Directoare juridice precum Avvo
• Reclame tipărite
• Reclame difuzate
• Site-ul tau

Recepționerul poate colecta informațiile de la prospect folosind un formular de hârtie sau o foaie de calcul. Departamentul dvs. de marketing sau avocatul care supraveghează marketingul ar putea să revizuiască periodic aceste informații și să ajusteze campaniile de marketing în funcție de rezultate.

Admitere cu software de urmărire a apelurilor

Software-ul de urmărire a apelurilor va schimba numărul de contact afișat în conținutul dvs. online. De exemplu, software-ul se poate roti prin treizeci de numere de telefon diferite pe măsură ce oamenii vă accesează site-ul web.

Dacă vă accesați site-ul web de pe telefon la prânz, este posibil să vedeți un alt număr de telefon de contact decât asistentul dvs. care a accesat site-ul web de pe computerul său desktop la ora 16:00.

Pe lângă numărul de contact al site-ului dvs. web, software-ul de urmărire a apelurilor poate modifica și numărul de contact utilizat în:

• Marketing prin e-mail
• Reclame digitale
• CTA-uri pe blog

Acest lucru permite software-ului să asocieze o înregistrare de marketing cu o persoană reală care vă sună la birou. Dacă cineva vă sună la birou folosind numărul 555-2117, software-ul de urmărire a apelurilor va asocia apelantul cu utilizatorul care a primit acel număr de telefon prin site-ul dvs. web, anunțuri sau alte campanii de marketing online.

În loc să întrebe clientul potențial cum a găsit firma dvs., software-ul de urmărire a apelurilor vă oferă o înregistrare de navigare online.

Aceste informații vă pot oferi multe puncte de date, inclusiv:

• Căutați cuvintele cheie folosite de prospect
• Reclame oferite prospectului
• Paginile vizitate de prospect
• Date demografice de la terți

Această înregistrare vă oferă călătoria completă a prospectului, de la găsirea prezenței dvs. online până la apelarea la birou. Înarmat cu aceste informații, vă puteți ajusta cercetarea cuvintelor cheie și strategia de marketing de conținut, puteți urmări campanii de marketing cu plata-pe-clic (PPC) mai eficiente și puteți ajusta alte eforturi de marketing care ar putea să nu aibă efectul dorit.

Cele mai bune 5 programe de urmărire a apelurilor pentru avocați

Iată câteva pachete software de urmărire a apelurilor cu câteva avantaje și dezavantaje ale fiecăruia.

CallRail poate insera numere dinamice în postările de pe rețelele sociale, reclamele PPC și e-mailurile. De asemenea, poate urmări vizitatorii site-ului web după cuvintele cheie pe care le-au folosit pentru a ajunge la site-ul dvs.

Unele avantaje includ:

• Verificări gratuite disponibile
• Urmărire pentru publicitate offline, cum ar fi presa scrisă
• Suport integrat pentru mesaje text
• Extensibil pentru a adăuga mai multe funcții

Unele dezavantaje includ:

• Fără integrare CRM
• Asistența prin chat necesită o achiziție separată

CallRail oferă un pachet software de bază pe care îl puteți extinde pentru a accepta funcții suplimentare. Vă poate oferi o gustare a puterii urmăririi apelurilor fără un angajament financiar.

HubSpot oferă un modul de urmărire a apelurilor cu produsul său software Sales Hub. HubSpot nu percepe taxe suplimentare pentru urmărirea apelurilor. HubSpot percepe un abonament lunar pentru Sales Hub, dar îl puteți încerca gratuit.

Avantajele includ:

• Integrat cu instrumentele de marketing Sales Hub
• Integrat cu Sales Hub CRM și Salesforce CRM
• Jurnalele automate de apeluri disponibile

Contra includ:

• Este posibil ca firmele mici și cabinetele individuale să nu folosească toate funcțiile Sales Hub
• Sales Hub nu este optimizat pentru practicile juridice și regulile privind publicitatea avocaților

HubSpot oferă multe funcții care pot ajuta firmele de avocatură să-și optimizeze bugetele de marketing. Dar Sales Hub nu a fost conceput pentru firmele de avocatură și include multe funcții pe care nu le veți utiliza sau nu le veți utiliza, cum ar fi înregistrarea apelurilor.

Invoca este unul dintre cei mai importanți furnizori de software de urmărire a apelurilor. Recent și-a achiziționat principalul concurent Dialogtech. Drept urmare, Invoca controlează o mare parte din industria software-ului de urmărire a apelurilor.

Pe lângă urmărirea convențională a apelurilor, pachetul său software folosește inteligența artificială pentru a analiza apelurile pentru a colecta informații despre apeluri în timp real.

Unele dintre avantajele Invoca includ:

• Integrare cu majoritatea platformelor de marketing, inclusiv Google, Microsoft și Facebook
• Dirijare inteligentă a apelurilor

Principalul dezavantaj al Invoca este că a fost conceput ca o soluție de întreprindere pentru întreprinderile mari. Majoritatea firmelor de avocatură nu vor folosi cele mai puternice instrumente din Invoca.

CallFire oferă multe funcții pentru firmele mici și mijlocii. Îi lipsesc unele dintre caracteristicile mai robuste oferite de Invoca și de alte pachete software pentru întreprinderi.

Unele avantaje includ:

• Link-uri către Google Analytics
• Suport integrat pentru texte
• O interfață flexibilă care permite alerte personalizate
• Prețuri pe apel sau pe text

Unele dintre dezavantaje includ:

• Trebuie să cumpărați numere de telefon din baza de date CallFire
• Taxele se pot acumula dacă primiți apeluri lungi, multe apeluri sau multe texte

CallFire oferă urmărirea de bază a apelurilor cu rapoarte pe care le puteți utiliza pentru a vă optimiza atât marketingul online, cât și offline.

CallSource oferă o funcție care nu este disponibilă în multe alte pachete software de urmărire a apelurilor. Când sună un client potențial, CallSource poate urmări dacă prospectul programează sau nu o consultare.

Aceasta înseamnă că poți afla ce canale de marketing oferă clienți potențiali, dar și care canale de marketing îți oferă cea mai bună rată de conversie, transformând potențialii în clienți.

Dezavantajul CallSource este că necesită ca dvs. sau designerul dvs. de site web să integrați o linie de cod în designul site-ului dvs. Pentru firme mai mici sau practicieni individuali, ar putea fi necesar să cumpărați un site web personalizat în loc de un site web șablon.

CallSource oferă o suită completă de instrumente de marketing. Software-ul său de urmărire a apelurilor se integrează cu Google, Facebook și Bing pentru a furniza date pentru toate canalele de marketing ale unei firme.

Cum aleg cel mai bun software de urmărire a apelurilor pentru firma mea de avocatură?

Pe măsură ce evaluați software-ul de urmărire a apelurilor, va trebui să echilibrați câteva considerații, cum ar fi:

• Cost
• Caracteristici și
• Ușurință în utilizare.

Diferitele firme vor cântări diferit acești factori. De exemplu, firmele de avocatură cu un buget restrâns sau cele care nu sunt foarte concentrate pe un ROI uriaș ar putea dori ceva mai puțin costisitor și destul de simplu.

Alte firme, în special cele dornice să înțeleagă ce anume determină clienții potențiali către ei, ar putea fi mai puțin preocupate de costuri și mai concentrate pe obținerea de software care include funcții mai sofisticate. Dacă caracteristicile software-ului ajută la captarea mai multor clienți și la generarea de venituri mai mari, firma poate justifica costul software-ului.

Nu trebuie să presupuneți că un pachet software de urmărire a apelurilor va funcționa pentru fiecare situație. În schimb, ar trebui să luați în considerare obiectivele dvs. în utilizarea software-ului de urmărire a apelurilor și dacă fiecare pachet vă atinge sau depășește obiectivele.

Cât costă software-ul de urmărire a apelurilor?

Firmele sunt facturate pentru software-ul de urmărire a apelurilor în câteva moduri diferite:

Software gratuit

Software-ul gratuit poate fi o opțiune bună dacă aveți un buget redus sau doriți să încercați un nou software, dar va trebui să aveți în vedere câteva considerente. În primul rând, furnizorul ar putea furniza software-ul gratuit ca parte a unui pachet mai mare.

De exemplu, o agenție de marketing ar putea oferi acces gratuit la software dacă angajați agenția să se ocupe de campaniile dvs. online.

În al doilea rând, este posibil ca software-ul gratuit să nu aibă o varietate de funcții pe care le puteți obține plătind pentru un pachet de software. De exemplu, este posibil ca software-ul gratuit să nu se integreze cu software-ul de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM) de la terți.

Software de abonament

Software-ul cu abonament este de obicei facturat periodic. Atâta timp cât plătiți taxa de abonament, puteți utiliza software-ul. Beneficiul unei taxe de abonament este predictibilitatea costurilor dumneavoastră pentru software.

De asemenea, abonamentele vă permit să alegeți un nivel de funcții proporțional cu bugetul dvs. Când aveți mai mult de cheltuit, puteți să vă actualizați abonamentul sau să treceți la un alt pachet fără un angajament pe termen lung.

Licențe de utilizator

Licențele de utilizator sau licențele pentru locuri vă cer să plătiți în funcție de numărul de utilizatori care accesează software-ul. Acesta este adesea un model bun pentru firmele mai mici sau firmele cu o echipă de marketing dedicată.

Plătind pentru un număr predeterminat de utilizatori, vă puteți controla costurile. Și mai important, licențele de utilizator sunt de obicei plătite pe baza unei taxe anuale unice, mai degrabă decât a unei taxe de abonament.

Taxe pe apel

Taxele pe apel pot fi tentante, deoarece duc la taxe doar atunci când software-ul generează o înregistrare. Nu veți fi taxat niciodată pentru utilizatorii care nu sună niciodată.

Firmele folosesc adesea această structură a taxelor pentru a testa software-ul de urmărire a apelurilor. Dar atenție – taxa ar putea ajunge să fie foarte mare dacă primiți o mulțime de apeluri, chiar dacă clienții potențiali nu sunt convertiți în clienți.

Caracteristici ale software-ului de urmărire a apelurilor

Amintiți-vă că scopul software-ului de urmărire a apelurilor este de a vă optimiza banii de marketing. Cu cât software-ul dvs. de urmărire a apelurilor vă poate oferi mai multe informații, cu atât veți înțelege mai bine eficacitatea eforturilor dvs. de marketing.

Unele caracteristici pe care le puteți căuta includ:

Urmărire în timp real

Urmărirea în timp real vă oferă informații despre apelant atunci când apelează. Recepționerul dumneavoastră poate personaliza discuția pentru a asigura o întâlnire cu clientul.

Cu toate acestea, dacă nu doriți să oferiți o experiență de apel personalizată, probabil că puteți căuta pachete fără această caracteristică.

Integrare CRM

Integrarea CRM este utilă deoarece directorul clienților dvs. va fi actualizat de fiecare dată când primiți un apel prin intermediul software-ului de urmărire a apelurilor. Această funcție are mai puțină utilizare pentru avocați decât pentru agenții de vânzări, dar poate elimina în continuare sarcina personalului dvs. de a crea un jurnal de apeluri și o înregistrare a contactelor clienților pentru fiecare prospect.

Voce peste IP (VoIP)

Software-ul de urmărire a apelurilor poate profita de VoIP pentru a vă elibera liniile fixe sau pentru a se integra cu serviciul VoIP existent.

Rutarea inteligentă a apelurilor

Rutarea inteligentă a apelurilor analizează modul în care clientul potențial a ajuns la firma dvs. și direcționează apelul în consecință.

De exemplu, dacă clientul potențial a ajuns la dvs. printr-o campanie de promovare a practicii de faliment a firmei dvs., software-ul poate direcționa apelul către un secretar juridic din departamentul de faliment.

Ușurință în utilizare

Software-ul ar trebui să fie ușor de utilizat și să aibă un tablou de bord intuitiv. Dar „ușurința” depinde de firma ta.

Dacă desfășurați o practică individuală, aveți nevoie de ceva pe care să îl puteți folosi fără a vă pierde timp din responsabilitățile legale. Orice lucru care necesită pregătire sau vă obligă să căutați informații, probabil, nu va funcționa pentru practica dumneavoastră.

Dar dacă lucrați pentru o firmă cu o echipă de marketing dedicată în interiorul sau în afara firmei dvs., este posibil să aveți mai multă flexibilitate în software-ul pe care îl alegeți. Profesioniștii dvs. de marketing au atât timp, cât și experiență pentru a utiliza pachete software mai complexe.

Evaluarea software-ului de urmărire a apelurilor pentru avocați

Majoritatea furnizorilor de software de urmărire a apelurilor oferă demonstrații sau consultări cu un reprezentant de vânzări. Deși aceste întâlniri vor include probabil un argument de vânzare, puteți vedea software-ul în acțiune și puteți discuta despre nevoile firmei dvs. de avocatură.

De asemenea, puteți utiliza gratuit unele dintre aceste pachete software în timpul unei perioade de probă. Acest lucru vă va ajuta să determinați dacă software-ul de urmărire a apelurilor vă va ajuta să vă promovați firma. De asemenea, vă va oferi șansa de a testa software-ul pentru a-i evalua ușurința de utilizare.

Software-ul de urmărire a apelurilor vă poate ajuta să vă optimizați eforturile de marketing. Adăugând urmărirea apelurilor la analiza de marketing a firmei dvs., puteți vedea exact ce funcționează pentru firma dvs. și vă puteți concentra eforturile acolo.

Alegerea unui software de urmărire a apelurilor este un pas important în optimizarea eforturilor dvs. de marketing digital, în transformarea clienților potențiali în clienți semnați și, în cele din urmă, în dezvoltarea firmei dvs. de avocatură. LawRank poate ajuta. Contactați-ne astăzi pentru a afla mai multe despre urmărirea apelurilor, SEO pentru firma dvs. de avocatură și despre modul în care eforturile noastre de marketing digital vă pot ajuta să vă dominați piața.