Melhor software de rastreamento de chamadas para advogados (atualização de 2022)

O rastreamento de chamadas tornou-se o padrão do setor jurídico.

Os benefícios do rastreamento de chamadas incluem:

• – Compreender a jornada do cliente,
• – Obtenha informações sobre quais fontes de referência são mais propensas a levar a chamadas telefônicas,
• – Controle de qualidade para garantir que sua equipe esteja atendendo o telefone da maneira correta

Neste artigo, analisamos os 5 serviços de rastreamento de chamadas mais populares:

• CallRail
• Hubspot
• Invocar
• Chama Fire, e
• Origem da chamada.

Aqui está o que você precisa saber.

Como funciona o software de rastreamento de chamadas?

O software de rastreamento de chamadas fornece análises de marketing on-line rastreando a jornada de cada visitante do site para e através do seu site. Você recebe essas informações quando o usuário liga para o número de telefone em seu site.

O software de rastreamento de chamadas faz isso alterando o número de contato fornecido aos usuários do site.

Para entender melhor a tecnologia por trás do software de rastreamento de chamadas, considere duas situações em que um cliente em potencial entra em contato com sua empresa.

Entrada sem software de rastreamento de chamadas

Nesse cenário, seu site lista um número de contato fixo. A maioria das empresas usa seu número principal em seu site. No entanto, as empresas com experiência em marketing publicam um número de contato diferente para que possam identificar as chamadas originadas do site.

A recepcionista da sua empresa atende a chamada. À medida que a recepcionista fala com o cliente em potencial, a recepcionista pode criar um registro de chamada. Esse registro geralmente inclui informações de contato, como nome e número de telefone do cliente em potencial.

A recepcionista também pode perguntar como o cliente em potencial encontrou a empresa.

As respostas a essa pergunta podem dizer quais clientes em potencial encontram a empresa por meio de:

• Referências
• Motores de busca como o Google
• Perfis do Google Meu Negócio
• Diretórios legais como Avvo
• Anúncios impressos
• Anúncios de transmissão
• Seu site

A recepcionista pode coletar as informações do cliente potencial usando um formulário em papel ou planilha. Seu departamento de marketing ou o advogado que supervisiona o marketing pode revisar essas informações periodicamente e ajustar as campanhas de marketing com base nos resultados.

Entrada com software de rastreamento de chamadas

O software de rastreamento de chamadas alterará o número de contato listado em seu conteúdo online. Por exemplo, o software pode alternar entre trinta números de telefone diferentes à medida que as pessoas acessam seu site.

Se você acessar seu site pelo telefone ao meio-dia, poderá ver um número de telefone de contato diferente do seu assistente que acessou o site do computador às 16h

Além do número de contato do seu site, o software de rastreamento de chamadas também pode alterar o número de contato usado em:

• Marketing de email
• Anúncios digitais
• CTAs de blogs

Isso permite que o software associe um registro de marketing a uma pessoa real que liga para seu escritório. Se alguém ligar para seu escritório usando o número 555-2117, o software de rastreamento de chamadas associará o chamador ao usuário que recebeu esse número de telefone por meio de seu site, anúncios ou outras campanhas de marketing online.

Em vez de perguntar ao cliente em potencial como ele encontrou sua empresa, o software de rastreamento de chamadas fornece um registro de navegação online.

Essas informações podem fornecer muitos pontos de dados, incluindo:

• Pesquisar palavras-chave que o cliente em potencial usou
• Anúncios veiculados para o cliente em potencial
• Páginas visitadas pelo cliente em potencial
• Dados demográficos de terceiros

Esse registro fornece a jornada completa do cliente potencial, desde encontrar sua presença online até ligar para seu escritório. Armado com essas informações, você pode ajustar sua pesquisa de palavras-chave e estratégia de marketing de conteúdo, buscar campanhas de marketing de pagamento por clique (PPC) mais eficazes e ajustar outros esforços de marketing que podem não estar surtindo o efeito desejado.

Os 5 melhores softwares de rastreamento de chamadas para advogados

Aqui estão alguns pacotes de software de rastreamento de chamadas com alguns prós e contras de cada um.

O CallRail pode inserir números dinâmicos em postagens de mídia social, anúncios PPC e e-mails. Ele também pode rastrear os visitantes do site pelas palavras-chave que eles usaram para chegar ao seu site.

Alguns prós incluem:

• Testes gratuitos disponíveis
• Rastreamento para publicidade offline, como mídia impressa
• Suporte integrado para mensagens de texto
• Expansível para adicionar mais recursos

Alguns contras incluem:

• Sem integração de CRM
• O suporte por chat requer uma compra separada

O CallRail fornece um pacote básico de software básico que você pode expandir para oferecer suporte a recursos adicionais. Ele pode lhe dar um gostinho do poder do rastreamento de chamadas sem um compromisso financeiro.

A HubSpot oferece um módulo de rastreamento de chamadas com seu produto de software Sales Hub. A HubSpot não cobra extra pelo rastreamento de chamadas. O HubSpot cobra uma assinatura mensal do Sales Hub, mas você pode experimentá-lo gratuitamente.

Os prós incluem:

• Integrado com as ferramentas de marketing do Sales Hub
• Integrado com Sales Hub CRM e Salesforce CRM
• Registros automáticos de chamadas disponíveis

Contras incluem:

• Pequenas empresas e práticas individuais podem não usar todos os recursos do Sales Hub
• O Sales Hub não é otimizado para práticas jurídicas e as regras sobre publicidade de advogados

A HubSpot oferece muitos recursos que podem ajudar os escritórios de advocacia a otimizar seus orçamentos de marketing. Mas o Sales Hub não foi projetado para escritórios de advocacia e inclui muitos recursos que você não usará – ou não poderá – usar, como gravação de chamadas.

A Invoca é um dos principais fornecedores de software de rastreamento de chamadas. Recentemente, adquiriu seu principal concorrente Dialogtech. Como resultado, a Invoca controla grande parte da indústria de software de rastreamento de chamadas.

Além do rastreamento de chamadas convencional, seu pacote de software usa inteligência artificial para analisar chamadas e coletar informações de chamadas em tempo real.

Alguns dos prós do Invoca incluem:

• Integração com a maioria das plataformas de marketing, incluindo Google, Microsoft e Facebook
• Roteamento inteligente de chamadas

A principal desvantagem do Invoca é que ele foi projetado como uma solução corporativa para grandes empresas. A maioria dos escritórios de advocacia não usará as ferramentas mais poderosas do Invoca.

O CallFire oferece muitos recursos para empresas de pequeno e médio porte. Faltam alguns dos recursos mais robustos fornecidos pelo Invoca e outros pacotes de software corporativo.

Alguns prós incluem:

• Links para o Google Analytics
• Suporte integrado para textos
• Uma interface flexível que permite alertas personalizados
• Preços por chamada ou por texto

Alguns dos contras incluem:

• Você deve comprar números de telefone do banco de dados do CallFire
• As taxas podem ser acumuladas se você receber chamadas longas, muitas chamadas ou muitas mensagens de texto

O CallFire fornece rastreamento básico de chamadas com relatórios que você pode usar para otimizar seu marketing online e offline.

CallSource oferece um recurso não disponível em muitos outros pacotes de software de rastreamento de chamadas. Quando um cliente em potencial liga, a CallSource pode rastrear se o cliente em potencial agenda uma consulta ou não.

Isso significa que você pode aprender quais canais de marketing fornecem leads, mas também quais canais de marketing oferecem a melhor taxa de conversão, transformando clientes em potencial em clientes.

A desvantagem do CallSource é que ele exige que você ou o designer do seu site integre uma linha de código ao design do seu site. Para empresas menores ou profissionais autônomos, talvez seja necessário comprar um site personalizado em vez de um site modelo.

CallSource fornece um conjunto completo de ferramentas de marketing. Seu software de rastreamento de chamadas se integra ao Google, Facebook e Bing para fornecer dados para todos os canais de marketing de uma empresa.

Como escolho o melhor software de rastreamento de chamadas para meu escritório de advocacia?

Ao avaliar o software de rastreamento de chamadas, você precisará equilibrar algumas considerações, como:

• Custo
• Características, e
• Fácil de usar.

Diferentes empresas irão pesar esses fatores de forma diferente. Por exemplo, escritórios de advocacia com orçamento apertado ou não focados em um ROI enorme podem querer algo mais barato e bastante simples.

Outras empresas, principalmente aquelas ansiosas para entender o que está atraindo clientes em potencial, podem estar menos preocupadas com custos e mais focadas em obter software que inclua recursos mais sofisticados. Se os recursos do software ajudarem a capturar mais clientes e gerar mais receita, a empresa poderá justificar o custo do software.

Você não deve presumir que um pacote de software de rastreamento de chamadas funcionará para todas as situações. Em vez disso, você deve considerar seus objetivos ao usar o software de rastreamento de chamadas e se cada pacote atende ou excede seus objetivos.

Quanto custa o software de rastreamento de chamadas?

As empresas são cobradas pelo software de rastreamento de chamadas de algumas maneiras diferentes:

Software grátis

O software livre pode ser uma boa opção se você estiver com um orçamento apertado ou quiser experimentar um novo software, mas precisará ter algumas considerações em mente. Primeiro, o fornecedor pode fornecer o software gratuito como parte de um pacote maior.

Por exemplo, uma agência de marketing pode fornecer acesso gratuito ao software se você contratar a agência para lidar com suas campanhas online.

Em segundo lugar, o software livre pode não ter a amplitude de recursos que você pode obter pagando por um pacote de software. Por exemplo, o software gratuito pode não se integrar ao software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) de terceiros.

Software de assinatura

O software de assinatura geralmente é cobrado periodicamente. Contanto que você pague a taxa de assinatura, você pode usar o software. O benefício de uma taxa de assinatura é a previsibilidade dos custos do software.

As assinaturas também permitem que você escolha um nível de recursos compatível com seu orçamento. Quando você tiver mais para gastar, poderá atualizar sua assinatura ou mudar para um pacote diferente sem um compromisso de longo prazo.

Licenças de usuário

As licenças de usuário ou licenças por assento exigem que você pague com base no número de usuários que acessam o software. Geralmente, esse é um bom modelo para empresas menores ou empresas com uma equipe de marketing dedicada.

Ao pagar por um número predeterminado de usuários, você pode controlar seus custos. Ainda mais importante, as licenças de usuário geralmente são pagas com base em uma taxa anual única, em vez de uma taxa de assinatura contínua.

Taxas por chamada

As taxas por chamada podem ser tentadoras porque só resultam em cobranças quando o software gera um registro. Você nunca é cobrado por usuários que nunca ligam.

As empresas costumam usar essa estrutura de taxas para testar o software de rastreamento de chamadas. Mas cuidado – a taxa pode acabar sendo muito alta se você receber muitas ligações, mesmo que os leads não sejam convertidos em clientes.

Recursos do software de rastreamento de chamadas

Lembre-se de que o objetivo do software de rastreamento de chamadas é otimizar seu investimento em marketing. Quanto mais informações seu software de rastreamento de chamadas puder fornecer, melhor você entenderá a eficácia de seus esforços de marketing.

Alguns recursos que você pode procurar incluem:

Acompanhamento em tempo real

O rastreamento em tempo real fornece as informações do chamador quando ele liga. Sua recepcionista pode personalizar a discussão para garantir uma reunião com o cliente.

No entanto, se você não quiser fornecer uma experiência de chamada personalizada, provavelmente poderá procurar pacotes sem esse recurso.

Integração CRM

A integração do CRM é útil porque seu diretório de clientes será atualizado toda vez que você receber uma chamada por meio do software de rastreamento de chamadas. Esse recurso tem menos uso para advogados do que para vendedores, mas ainda pode eliminar a carga de sua equipe para criar um registro de chamadas e um registro de contato do cliente para cada cliente em potencial.

Voz sobre IP (VoIP)

O software de rastreamento de chamadas pode aproveitar o VoIP para liberar seus telefones fixos ou integrar-se ao seu serviço VoIP existente.

Roteamento Inteligente de Chamadas

O roteamento inteligente de chamadas analisa como o cliente em potencial chegou à sua empresa e roteia a chamada de acordo.

Por exemplo, se o cliente em potencial entrou em contato com você por meio de uma campanha promovendo a prática de falência de sua empresa, o software pode encaminhar a chamada para um secretário jurídico do departamento de falências.

Fácil de usar

O software deve ser fácil de usar e ter um painel intuitivo. Mas a “facilidade” depende da sua empresa.

Se você tem um consultório solo, precisa de algo que possa usar sem perder tempo com suas responsabilidades legais. Qualquer coisa que exija treinamento ou o force a procurar informações provavelmente não funcionará para sua prática.

Mas se você trabalha para uma empresa com uma equipe de marketing dedicada dentro ou fora de sua empresa, pode ter mais flexibilidade no software que escolher. Seus profissionais de marketing têm tempo e experiência para usar pacotes de software mais complexos.

Avaliando o software de rastreamento de chamadas para advogados

A maioria dos fornecedores de software de rastreamento de chamadas oferece demonstrações ou consultas com um representante de vendas. Embora essas reuniões provavelmente incluam um discurso de vendas, você pode ver o software em ação e discutir as necessidades do seu escritório de advocacia.

Você também pode usar alguns desses pacotes de software gratuitamente durante um período de avaliação. Isso ajudará você a determinar se o software de rastreamento de chamadas o ajudará a comercializar sua empresa. Também lhe dará a chance de testar o software para avaliar sua facilidade de uso.

O software de rastreamento de chamadas pode ajudá-lo a otimizar seus esforços de marketing. Ao adicionar o rastreamento de chamadas à análise de marketing de sua empresa, você pode ver exatamente o que funciona para sua empresa e concentrar seus esforços nisso.

Escolher um software de rastreamento de chamadas é um passo importante para otimizar seus esforços de marketing digital, converter leads em clientes assinados e, finalmente, expandir seu escritório de advocacia. LawRank pode ajudar. Entre em contato conosco hoje para saber mais sobre rastreamento de chamadas, SEO para seu escritório de advocacia e como nossos esforços de marketing digital podem ajudá-lo a dominar seu mercado.