5 powodów, dla których Twoja firma powinna poważnie rozważyć zarządzanie dostawcami

Sprzedawcy to firmy i osoby fizyczne, które świadczą usługi i towary innym firmom. Twoja firma najprawdopodobniej współpracuje z różnymi dostawcami, z których każdy ma inną stawkę wynagrodzenia i warunki umowy. W rezultacie zarządzanie tymi różnymi dostawcami może stać się skomplikowane. Sprzedawcy są niezbędni dla sukcesu każdej firmy. Mają kluczowe znaczenie dla wielu działań i procesów organizacyjnych. W tym miejscu pojawia się zarządzanie dostawcami.

Zarządzanie dostawcami obejmuje pozyskiwanie i badanie dostawców, zbieranie ofert, zarządzanie relacjami z dostawcami, negocjowanie umów, ocenę wydajności dostawców i płacenie dostawcom. Optymalizacja tych procesów pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze Twojej firmy.

Zarządzanie dostawcami jest niezbędne z różnych powodów i ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdej organizacji. W tym artykule przeanalizujemy pięć powodów, dla których Twoja firma powinna poważnie rozważyć zarządzanie dostawcami.

Co to jest zarządzanie dostawcami

Zarządzanie dostawcami odnosi się do procesów używanych przez firmy do zarządzania dostawcami. Pozyskiwanie dostawców, zarządzanie kosztami, negocjowanie umów, łagodzenie możliwego ryzyka i gwarantowanie świadczenia usług to wszystkie czynności związane z zarządzaniem dostawcami.

Dostawcy firmy będą zależeć od rodzaju działalności prowadzonej w organizacji i mogą obejmować firmy, takie jak dostawcy IT, konsultanci marketingowi lub. Sprzedawcami mogą być również firmy jednoosobowe lub duże firmy. Na proces zarządzania składają się różne czynności, takie jak:

• Wybór dostawców
• Negocjacje kontraktu
• Wprowadzenie dostawcy
• Monitorowanie wydajności dostawcy
• Monitorowanie i zarządzanie ryzykiem
• Zapłata

Zarządzanie dostawcami może również odnosić się do narzędzi online, które gromadzą wszystkie dane dostawców i powiązane informacje w scentralizowanej lokalizacji. Znane również jako oprogramowanie do zarządzania dostawcami, może wykonywać różne funkcje, od zarządzania procesem zapytania ofertowego (RFP) po usprawnienie komunikacji z dostawcami.

Dlaczego Twoja firma potrzebuje zarządzania dostawcami

Oto pięć powodów, dla których Twoja firma musi poważnie rozważyć zarządzanie dostawcami.

1. Łagodzenie ryzyka

Zarządzanie dostawcami pomaga instytucjom finansowym w ocenie i zarządzaniu wszystkimi możliwymi ryzykami związanymi z różnymi dostawcami. Firmy zazwyczaj mają do czynienia z wieloma dostawcami, z których każdy ma inny poziom ryzyka. Niektórzy dostawcy, np. świadczący rutynową konserwację, są obarczeni stosunkowo niskim ryzykiem, podczas gdy inni, jak dostawcy usług finansowych, technologii bankowych lub usług IT, mogą być obarczeni wysokim ryzykiem.

Procesy zarządzania dostawcami pomagają instytucjom w określeniu, na czym należy się skoncentrować, aby skutecznie zarządzać ryzykiem dostawcy. Proces ten zapewnia również instytucjom lepsze zrozumienie i wyjaśnia egzaminatorom możliwe zagrożenia. Firma powinna dokładnie zbadać reputację dostawcy, aby sprawdzić, czy istnieje historia skarg klientów, naruszeń lub innych problemów.

Bardzo ważne jest również, aby wiedzieć, jakie usługi będzie świadczyć dostawca, do jakich zasobów może uzyskać dostęp i jakie kontrole są wdrożone w celu zmniejszenia potencjalnego ryzyka. Ten program może śledzić twoich dostawców i dostarczać niezbędne dane w celu zidentyfikowania wszelkich zagrożeń, dzięki czemu możesz odpowiednio nimi zarządzać lub skorzystać z usług innego dostawcy.

2. Optymalizuje wydajność

System zarządzania dostawcami zapewnia zintegrowany widok wydajności wszystkich dostawców. Ten proces może zapewnić Twojej firmie wgląd w to, co działa, a co nie. Co więcej, ten wgląd ostatecznie prowadzi do zwiększenia wydajności, poprawiając ogólną wydajność organizacji. Twoja firma może łatwo śledzić wydajność każdego dostawcy i być w stanie przekazywać informacje zwrotne do dostawców.

Proces ten umożliwia dostawcom poprawę wydajności i standardów kontroli jakości. Wykorzystanie praktyk zarządzania dostawcami umożliwia firmom zarządzanie wydajnością dostawców poprzez struktury nadzoru i docelowe zasady. Ponadto praktyki te usprawniają przepływ informacji między interesariuszami.

Firmy mogą mierzyć i śledzić wydajność, aby upewnić się, że firma spełnia wymagania i potrzeby. Właściwe śledzenie wydajności pozwoli Twojej firmie osiągnąć szczytową wydajność. Dane otrzymywane ze śledzenia wydajności mogą ostrzegać o potencjalnych problemach i identyfikować obszary, które wymagają poprawy.

3. Zmniejsza koszty

Ostatecznym celem zarządzania dostawcami jest maksymalizacja zwrotu z inwestycji. Odpowiednio wdrożony system zarządzania dostawcami może prowadzić do długoterminowych oszczędności i zwiększenia przychodów. Dzięki zwiększonej widoczności firmy mogą zobaczyć ukryte koszty, aby kontrolować te koszty i odpowiednio oszczędzać pieniądze. Ponadto dobre relacje z dostawcami mogą pomóc firmom negocjować lepsze ceny i uzyskać dostęp do zachęt i rabatów od dostawców.

Kolejną zaletą jest to, że zarządzanie poprawia efektywność operacyjną. Dzięki szczegółowemu programowi pracownicy wiedzą, z jakimi zadaniami dostawcy powinni się zmagać w całym cyklu życia. Program ten pomaga wyeliminować nieefektywność replikacji wysiłku i usprawnia ten proces, eliminując czynności bez wartości dodanej.

Praktyki zarządzania dostawcami ograniczają poważne zakłócenia i przestoje procesów biznesowych w firmach, umożliwiając im rozwiązywanie problemów na wczesnym etapie, zanim staną się one bardziej uciążliwe. Proces ten umożliwi firmom wzmocnienie relacji z dostawcami, pracę nad bieżącymi umowami i negocjowanie nowych umów przy jednoczesnym obniżeniu kosztów ogólnych.

4. Twórz lojalne relacje

Trudno znaleźć wiarygodnych dostawców. Jeśli pracujesz ze świetnymi dostawcami, wzmocnienie relacji z nimi powinno być najważniejsze. Dobre relacje z dostawcami sprzyjają lojalności. Skuteczne zarządzanie dostawcami prowadzi do płynnych procesów biznesowych, ostatecznie budując lojalność wśród doskonałych dostawców, aby zapewnić długoterminowe możliwości biznesowe.

Zarządzanie wieloma dostawcami nigdy nie jest łatwe. Podczas gdy niektórzy dostawcy mogą być bardzo korzystni, inni mogą nie. Jednak zarządzanie relacjami z dostawcami ma kluczowe znaczenie dla pomyślnego zakończenia projektu. Zbierając wszystkie dane dotyczące dostawców w jednym miejscu, czerpiesz korzyści z jednoczesnego gromadzenia wszystkich niezbędnych informacji, co upraszcza proces podejmowania decyzji.

5. Zwiększ wydajność administracyjną

Program do zarządzania dostawcami zapewnia scentralizowane repozytorium do przechowywania i zarządzania wszystkimi informacjami o dostawcach, ubezpieczeniami, umowami i innymi dokumentami. Ten program zapobiega utracie kontraktów, powielaniu danych i utracie innych krytycznych informacji.

Może również znacznie zwiększyć wydajność administracyjną. Ponadto program może ograniczyć utratę kontraktów i innych informacji, powielanie danych, administracyjne koszty pracy i inne błędy jako centralne repozytorium informacji o dostawcach. Posiadanie wszystkich danych dostawców w jednym miejscu może pomóc firmom efektywniej zarządzać relacjami, co docenią dostawcy.

Wniosek

Duże i małe firmy korzystają z usług dostawców, a zarządzanie dostawcami może być żmudne i skomplikowane. Co więcej, wielu dostawców ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania Twojej firmy, od dostawców usług internetowych po dostawców energii elektrycznej, od produkcji po marketing. Dlatego zarządzanie dostawcami jest niezbędne. Po pierwsze, zarządzanie dostawcami pomaga wybrać odpowiedniego dostawcę dla Twojej firmy. Co więcej, firmy mogą to wykorzystać do osiągnięcia celów biznesowych.