あなたのビジネスがベンダー管理に真剣に配慮すべき5つの理由

公開: 2022-04-10

あなたのビジネスがベンダー管理に真剣に配慮すべき理由

ベンダーは、他の企業にサービスや商品を提供する企業や個人です。あなたの会社はおそらく、それぞれが異なる賃金率と契約条件を持つ異なるベンダーと協力しています。その結果、これらのさまざまなベンダーの管理が複雑になる可能性があります。ベンダーはあらゆるビジネスの成功に不可欠です。それらは多くの組織活動とプロセスの中心です。ここでベンダー管理が重要になります。

ベンダー管理には、ベンダーの調達と調査、見積もりの収集、ベンダーとの関係の管理、契約の交渉、ベンダーのパフォーマンスの評価、およびベンダーへの支払いが含まれます。これらのプロセスを最適化すると、会社の費用と時間を節約できます。

ベンダー管理はさまざまな理由で不可欠であり、あらゆる組織の成功に不可欠です。この記事では、ビジネスでベンダー管理を真剣に検討する必要がある5つの理由について説明します。

ベンダー管理とは

ベンダー管理とは、企業がベンダーを管理するために使用するプロセスを指します。ベンダーの調達、コストの管理、契約の交渉、起こりうるリスクの軽減、およびサービス提供の保証は、すべてベンダー管理活動です。

企業のベンダーは、組織内で行われるビジネスの種類によって異なり、ITベンダー、マーケティングコンサルタント、またはなどの企業が含まれる場合があります。ベンダーは、個人事業主または大企業になることもできます。管理プロセスは、次のようなさまざまなアクティビティで構成されます。

ベンダーの選択
契約交渉
ベンダーのオンボーディング
ベンダーパフォーマンスの監視
リスクの監視と管理
支払い

ベンダー管理は、一元化された場所ですべてのベンダーデータと関連情報を収集するオンラインツールを参照することもできます。サプライヤー管理ソフトウェアとも呼ばれ、提案依頼書（RFP）プロセスの管理からベンダーとのコミュニケーションの合理化まで、さまざまな機能を実行できます。

あなたのビジネスがベンダー管理を必要とする理由

ビジネスでベンダー管理を真剣に検討する必要がある5つの理由は次のとおりです。

リスクの軽減

ベンダー管理は、金融機関がさまざまなベンダーに関連する可能性のあるすべてのリスクを評価および管理するのを支援します。企業は通常、リスクのレベルがそれぞれ異なる多くのベンダーと取引します。定期的なメンテナンスを提供するベンダーなど、リスクが比較的低いベンダーもあれば、金融サービス、銀行テクノロジー、ITサービスを提供するベンダーなど、リスクが高いベンダーもあります。

ベンダー管理プロセスは、ベンダーのリスクを効果的に管理するためにどこに焦点を当てるべきかを決定する際に機関を支援します。このプロセスはまた、教育機関により良い理解を提供し、審査官に起こりうるリスクを説明します。企業は、ベンダーの評判を注意深く調べて、顧客からの苦情、違反、またはその他の問題の履歴があるかどうかを確認する必要があります。

また、ベンダーが提供するサービス、ベンダーがアクセスできるリソース、および潜在的なリスクを軽減するために実装されているコントロールを知ることも重要です。このプログラムは、ベンダーを追跡し、リスクを特定するために必要なデータを提供できるため、ベンダーを適切に管理したり、別のベンダーを使用したりできます。

2.パフォーマンスを最適化する

ベンダー管理システムは、すべてのベンダーのパフォーマンスの統合ビューを提供します。このプロセスにより、何が機能し、何が機能しないかについての洞察をビジネスに提供できます。さらに、この洞察は最終的に効率の向上につながり、組織の全体的なパフォーマンスを向上させます。あなたのビジネスは、各ベンダーのパフォーマンスを簡単に追跡し、ベンダーにフィードバックを提供することができます。

このプロセスにより、ベンダーは品質管理のパフォーマンスと標準を向上させることができます。ベンダー管理手法を利用することで、企業はガバナンス構造とターゲットポリシーを介してベンダーのパフォーマンスを管理できます。さらに、これらの慣行は、利害関係者間の情報の流れを強化します。

企業はパフォーマンスを測定および追跡して、企業が要件とニーズを満たしていることを確認できます。パフォーマンスを適切に追跡することで、ビジネスで最高のパフォーマンスを達成できます。パフォーマンスの追跡から受け取るデータは、潜在的な問題を警告し、改善が必要な領域を特定することができます。

3.コストを削減します

ベンダー管理の最終的な目標は、投資収益率を最大化することです。適切に実装された場合、ベンダー管理システムは長期的な節約と収益の増加につながる可能性があります。可視性が向上することで、企業はこれらのコストを管理して適切にコストを節約するための隠れたコストを確認できます。さらに、ベンダーとの良好な関係を持つことは、企業がより良い価格を交渉し、ベンダーからのインセンティブや割引にアクセスするのに役立ちます。

もう1つの利点は、管理によって運用効率が向上することです。詳細なプログラムにより、従業員は、サプライヤがライフサイクル全体でどのタスクを処理する必要があるかを知ることができます。このプログラムは、努力の複製の非効率性を排除し、付加価値のない活動を排除することによってこのプロセスを合理化するのに役立ちます。

ベンダー管理の実践により、企業の大きな混乱とビジネスプロセスの停止が軽減され、問題がさらに混乱する前に早期に対処できるようになります。このプロセスにより、企業はベンダーとの関係を強化し、現在の契約に取り組み、間接費を削減しながら新しい契約を交渉することができます。

4.忠実な関係を作成します

信頼できるベンダーを手に入れるのは困難です。優れたベンダーと協力する場合は、ベンダーとの関係を強化することが最も重要です。ベンダーとの良好な関係は、忠誠心を育みます。効果的なベンダー管理はスムーズなビジネスプロセスにつながり、最終的には長期的なビジネスチャンスを約束する優れたベンダーとの忠誠心を築きます。

複数のベンダーを管理することは決して簡単ではありません。一部のサプライヤは非常に有益ですが、そうでないサプライヤもあります。ただし、プロジェクトを正常に完了するには、ベンダーとの関係を管理することが重要です。ベンダー関連のすべてのデータを1つの場所に収集することで、必要なすべての情報を一度に収集できるというメリットがあり、意思決定プロセスが簡素化されます。

5.管理効率を向上させる

ベンダー管理プログラムは、すべてのベンダー情報、保険、契約、およびその他のドキュメントを保存および管理するための集中リポジトリを提供します。このプログラムは、契約の損失、データの重複、およびその他の重要な情報の損失を防ぎます。

また、管理効率を大幅に向上させることができます。さらに、このプログラムは、ベンダー情報の中央リポジトリとして、契約やその他の情報の損失、データの重複、管理人件費、およびその他のエラーを減らすことができます。すべてのベンダーデータを1つの場所に置くことで、企業は関係をより効率的に管理できるようになります。ベンダーはこれを高く評価します。

結論

大企業と中小企業はベンダーを使用しており、ベンダーの管理は面倒で複雑になる可能性があります。さらに、インターネットサービスプロバイダーから電力プロバイダー、製造からマーケティングに至るまで、多くのベンダーがビジネスの運営に不可欠です。これが、ベンダー管理が不可欠である理由です。一つには、ベンダー管理はあなたのビジネスに適切なベンダーを選択するのに役立ちます。さらに、企業はこれを使用してビジネス目標を達成できます。