워크플로 자동화 소프트웨어로 효율성을 극대화하는 방법

워크플로 자동화는 비즈니스 커뮤니케이션 및 프로세스를 가속화합니다.

대부분의 기업은 투자 수익(ROI)을 개선하면서 운영 비용을 절감하기를 원합니다. 워크플로 자동화 소프트웨어는 비즈니스 크리티컬 작업을 자동화하고 직원의 반복 작업 시간을 절약할 수 있는 모든 규모의 기업에 많은 가능성을 열어주었습니다.

자동화하는 작업에 따라 워크플로 자동화 도구는 일상적인 프로세스의 많은 중요한 측면에 상당한 영향을 미칠 수 있습니다.

이 블로그에서는 워크플로 자동화 소프트웨어, 그 이점 및 이를 비즈니스에 구현하는 방법에 대해 자세히 설명합니다. 워크플로 자동화의 기본부터 시작하겠습니다.

대부분의 워크플로 자동화 플랫폼에는 기술 지식이 없는 사용자가 시스템에서 워크플로를 쉽게 관리하고 구현할 수 있도록 하는 직관적인 사용자 인터페이스(UI)가 함께 제공됩니다. 이러한 플랫폼은 또한 다양한 타사 앱을 지원하므로 선택한 앱을 통합하고 한 곳에서 모든 작업을 관리할 수 있습니다.

워크플로 자동화가 중요한 이유는 무엇입니까?

수동 워크플로는 중요한 작업에 더 효율적으로 사용할 수 있는 시간을 차지합니다. 지속적인 사람의 개입으로 인해 프로세스가 느려지고 오류가 발생하기 쉽습니다.

다음은 수동 워크플로를 포기하고 대신 자동화해야 하는 몇 가지 이유입니다.

1. 더 많은 오류

수동 작업은 오류가 발생하기 쉽습니다. 사소한 부정확성도 심각한 결과를 초래할 수 있습니다. 재정적 손실, 부정확한 전략 및 오류로 인한 추가 비용은 비즈니스에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 자동화는 오류 가능성이 거의 또는 전혀 없이 동일한 작업을 수행합니다.

2. 인건비 증가

복잡한 수작업을 관리하려면 획득하고 유지하는 데 비용이 많이 드는 숙련된 인력이 필요합니다. 올바른 기술을 채용하고 중요한 비즈니스 측면이 아닌 동일한 반복 작업에 사용하는 데 소요되는 시간과 리소스를 생각해 보십시오. 수동 작업은 인건비 증가로 이어질 수 있으며 혁신과 성장의 여지를 남기지 않습니다.

그렇다면 자동화는 어떻게 도움이 될까요?

자동화는 더 많은 사람을 고용하는 수동 프로세스를 제거하여 인건비를 절감하므로 소규모의 숙련된 팀과 쉽게 작업할 수 있습니다.

3. 직원 만족도 저하

매일 같은 일을 하는 것을 좋아하는 사람은 거의 없습니다. 너무 많은 반복적인 수동 작업은 직원을 지루하게 하고 동기를 감소시켜 생산성과 효율성을 감소시킵니다. 제한된 직업적 성장으로 인해 다른 기회를 찾게 될 수 있습니다.

워크플로 자동화는 팀이 더 중요한 작업에 집중할 수 있도록 하고 직원 사기와 만족도를 높이는 가장 좋은 방법입니다.

4. 느린 프로세스

수동 프로세스에 더 많이 의존하는 것의 가장 큰 단점 중 하나는 앞으로 나아가는 데 걸리는 시간입니다. 승인은 고통스러울 정도로 느려지고 부서 간에 끊임없는 교류가 필요합니다. 이는 부분적으로 종이 기반 문서를 이동하는 데 시간, 에너지 및 노력이 필요하기 때문입니다. 오프라인 미리 알림도 작동하지 않아 추가 지연이 발생합니다.

느린 프로세스는 공급을 통해 수요를 충족시키거나 단순히 목표를 달성하는 것이 문제가 됨에 따라 비즈니스 성장 및 확장을 심각하게 방해할 수 있습니다. 온라인 승인으로 전환하면 이러한 많은 문제를 완화할 수 있습니다.

5. 고객 만족도 감소

고객 충성도는 탁월한 고객 경험에서 비롯됩니다. 고객 지원이 만족스럽지 않으면 고객이 만족하지 못할 수 있습니다. 지연된 수동 프로세스로 인해 대기 시간이 길어지고 온라인에서 불만과 우려 사항을 표현하는 것을 두려워하지 않는 불만을 품은 고객이 발생합니다.

워크플로를 자동화하면 프로세스 속도가 빨라지고 응답성이 향상됩니다. 이것은 고객 만족도를 높이고 더 행복한 고객을 만들고 평판을 향상시킵니다.

워크플로 자동화 소프트웨어의 이점

워크플로 자동화 소프트웨어를 사용하면 작은 세부 사항에 집중하거나 산더미 같은 서류 작업을 거칠 필요가 없습니다. 미래를 계획하고 더 나은 비즈니스 성장을 달성할 수 있는 더 많은 시간이 있습니다. 어떤 다른 혜택을 제공합니까? 한 번 보자.

향상된 작업 효율성

여러 애플리케이션을 워크플로우 자동화 소프트웨어와 통합하여 자동화된 데이터 공유를 용이하게 할 수 있습니다. 이렇게 하면 작업을 생성할 때마다 수동으로 데이터를 입력하지 않아도 됩니다. 작업을 자동화하고 시간과 노력을 절약하기 위한 트리거 및 조치로 자동화된 워크플로우를 설정하십시오.

효율적인 관리

자동 온라인 승인 시스템으로 전환하면 승인을 효율적으로 관리할 수 있습니다. 디지털 파일 및 문서는 종이 기반 파일보다 전송하기 쉽습니다. 사용된 애플리케이션에 따라 이메일 또는 링크를 통해 파일을 공유할 수 있으며, 마감일을 맞추는 즉시 온라인 알림을 받을 수 있습니다.

전체 프로세스를 온라인으로 전환하면 고위 경영진이 전사적 성능 추적을 통해 작업을 보다 면밀히 모니터링할 수 있으므로 고위 경영진에게도 도움이 됩니다.

비용 절감

소프트웨어 자동화로 전환하려면 선행 비용이 필요합니다. 그러나 이는 장기적으로 상쇄될 수 있습니다. 워크플로 자동화 소프트웨어는 기업이 더 짧은 시간에 더 많은 작업을 수행하고 데이터 입력 작업의 필요성을 줄이는 데 도움이 됩니다. 자동화를 위한 소프트웨어 프로그램을 설정하는 비용은 정규 직원의 급여 및 혜택보다 훨씬 적습니다.

회계, 재고 관리 또는 직원 온보딩 소프트웨어를 사용하여 이러한 프로세스에 대한 광범위한 교육에 소요되는 시간을 절약하십시오. 자동화는 오류를 크게 줄여 오류 관리 비용도 줄입니다.

더 나은 고객 관계

급변하는 세상에서 고객 서비스 자동화는 효율적인 방법입니다. 최근 몇 년 동안 고객 행동과 기대치가 급격하게 변했습니다. 고객은 더 우수하고 빠르며 효율적인 지원과 해결을 기대합니다. 증가하는 수요를 충족하려면 디지털 고객 서비스 기능을 완전히 활용하기 위한 워크플로우 자동화가 필요합니다.

예를 들어 모든 통신 플랫폼을 통합 인터페이스로 통합하여 고객 상호작용을 더 잘 관리할 수 있습니다. 또한 티켓팅 플랫폼과 고객 관계 관리 시스템(CRM)을 동기화하여 티켓을 자동으로 할당하고 고객 쿼리를 관리하며 많은 개입 없이 모든 중요한 측면을 추적할 수 있습니다.

이 새로운 효율성을 통해 고객 참여 전략을 탐색하여 관계를 강화하고 판매 및 수익을 높일 수 있습니다.

더 나은 내부 협업

워크플로 자동화 소프트웨어는 미세 관리를 줄이고 작업 위임을 보다 편리하게 만듭니다. 데이터를 더 잘 제어하고 팀 또는 직무 역할 간의 정보 공유를 더 잘 관리할 수 있습니다.

워크플로 자동화 도구는 다양한 비즈니스 애플리케이션과 통합되어 손쉬운 데이터 교환 및 협업을 촉진합니다. 예를 들어, 보고 소프트웨어를 사용하면 주요 인사이트가 포함된 자세한 보고서를 자동으로 생성하고 팀 간에 공유하여 모든 사람이 같은 페이지에 있도록 할 수 있습니다.

원격 작업을 위해 Microsoft Teams 또는 Slack과 같은 공동 작업 도구를 사용하는 경우 작업 관리 소프트웨어와 쉽게 동기화할 수 있습니다. 이렇게 하면 수신한 메시지를 기반으로 작업을 자동으로 생성하고 회의를 예약할 수 있습니다. 쉽죠?

확장성과 확장을 위한 더 많은 공간

워크플로 자동화는 대부분의 일상 작업을 처리하므로 작업을 간소화하고 구성하여 직원이 자신의 기술을 탐색하고 양질의 결과를 생성하도록 장려합니다.

더 나은 조직은 업무 문화의 필수적인 부분이 되므로 비즈니스 목표를 더 빨리 달성하고 더 많은 성장 기회를 준비할 수 있습니다. 워크로드가 증가함에 따라 작업을 효율적으로 수행할 수 있는 숙련된 인력을 갖게 됩니다. 자동화를 통해 리소스를 고용할 필요가 줄어들기 때문에 최소한의 리소스로 비즈니스를 원활하게 확장할 수 있습니다.

워크플로 자동화 소프트웨어의 유형

특정 목표에 따라 비즈니스의 다양한 측면을 자동화할 수 있습니다. 다음은 시작하는 데 도움이 되는 몇 가지 자동화 도구입니다.

마케팅 자동화

마케팅 자동화 도구는 리드 생성, 육성 및 전환을 포함한 다양한 판매 및 마케팅 활동을 간소화하고 자동화합니다.

예를 들어 자동화된 워크플로를 설정하여 게이트 콘텐츠를 통해 더 많은 리드를 얻을 수 있습니다. 사용자는 귀하가 제공하는 통찰력에 대해 자세히 알아보기 위해 자신의 세부 정보와 연락처 정보를 기꺼이 공유할 것입니다. 적절하게 설계된 워크플로는 자동화된 리드 생성의 이점을 얻는 데 도움이 될 수 있습니다.

마케팅 자동화를 사용할 수 있는 또 다른 방법은 CRM 또는 데이터베이스와 통합되는 랜딩 페이지를 만드는 것입니다. 누군가 귀하의 콘텐츠(예: eBook)에 액세스하기 위해 양식을 작성하면 이메일 목록에 자동으로 추가되어 귀하가 설정했을 수 있는 다른 워크플로우를 트리거합니다.

CRM 도구는 이러한 연락처를 추가로 분류하고 타겟 캠페인을 실행하여 리드를 검증할 수 있습니다. 자격을 갖추면 영업 팀이 이러한 리드를 인수하여 고객으로 전환할 수 있습니다.

HR 프로세스 자동화

인적 자원 관리는 지루하고 시간 소모적이며 비효율적이고 생산성이 저하되기 쉽습니다. 프로세스 자동화 소프트웨어를 사용하여 채용공고, 이력서 심사, 후속 조치 등 HR의 여러 측면을 자동화할 수 있습니다.

예를 들어 신입 사원을 온보딩할 때 온보딩 자료가 포함된 환영 또는 기타 개인화된 이메일을 보내도록 자동화된 워크플로우를 쉽게 설정할 수 있습니다. 이를 통해 작업을 더 잘 제어하고 볼 수 있습니다. 자동화는 또한 휴가 및 급여 관리를 훨씬 쉽게 만들어줍니다.

전자상거래 자동화

전자 상거래 비즈니스를 운영한다는 것은 한 번에 많은 역할을 수행하고 크고 작은 여러 작업을 관리하는 것을 의미합니다. 전자 상거래 자동화는 여기서 하루를 절약합니다. 가장 일상적인 작업을 자동화하고 가치가 높은 작업을 수행하는 데 도움이 됩니다.

자동화된 재고 관리는 전자 상거래 자동화의 가장 좋은 사용 사례 중 하나입니다. 인기 상품의 재고가 부족할 때 재고가 소진되기 전에 구매자에게 주문하라는 자동 알림을 설정할 수 있습니다. 사이트에서 재고가 없는 품목을 자동으로 제거하고 새 재고가 도착하면 반품을 트리거할 수 있습니다.

기존 인프라에 자동화 소프트웨어를 추가하면 배송 및 물류 속도를 높이고 주문을 더 빠르고 효율적으로 이행할 수 있습니다.

고객 지원 자동화

여러 플랫폼에서 고객과 상호 작용하고 소통하는 경우 고객 서비스 소프트웨어를 사용하여 모든 상호 작용을 하나의 통합 플랫폼으로 가져오고 관련 데이터를 CRM에 직접 제공하십시오.

자동 메시지, 알림, 이메일 및 기타 중요한 업데이트를 공유할 수도 있습니다. 소셜 미디어와 이메일 플랫폼을 CRM과 연결하기만 하면 즉시 고객에게 알릴 수 있습니다.

고객 서비스 소프트웨어를 사용하면 설정한 트리거 키워드를 기반으로 지식창고, FAQ, 자습서 비디오 등과 같은 자가 진단 리소스로 사용자를 안내하는 웹사이트 또는 모바일 앱에 챗봇을 설정할 수도 있습니다.

향상된 데이터 공유 및 관리를 위해 모든 고객 서비스 응용 프로그램을 추가로 동기화할 수 있습니다. 자동화를 통한 더 나은 데이터 시각화를 통해 데이터 기반 의사 결정을 내리고 더 나은 전략을 개발할 수 있습니다.

워크플로우 자동화가 앞으로 나아갈 길인 이유

생산성 향상, 시간 효율성 향상 및 비용 절감은 비즈니스에 긍정적인 영향을 미칩니다. 더 나은 생산성은 직원들이 더 나은 고품질 결과를 제공한다는 것을 의미합니다.

시간 효율성을 통해 비즈니스 목표를 더 빨리 달성하고 더 짧은 시간에 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다. 비용 절감과 성능 향상으로 수익 마진을 확대하고 비즈니스 수익을 더 많이 창출할 수 있습니다.

워크플로 자동화는 전 세계가 끊임없이 진화하는 문제와 소비자 요구를 충족하도록 도울 수 있는 힘을 가지고 있습니다. 더 나은 결과와 더 빠른 서비스로 회사가 경쟁사보다 우위를 점할 수 있습니다. 또한 디지털화는 새로운 기회의 문을 열고 혁신을 장려하며 고객 기반을 확장하는 데 도움이 됩니다. 혜택은 끝이 없습니다!

출력을 높이고 목표를 달성하는 데 도움이 되는 효율적이고 효과적인 프로세스를 만들고 싶습니까? 다음은 워크플로 관리를 통해 수행할 수 있는 방법입니다.