I 10 migliori software IVR per le piccole e medie imprese

IVR, acronimo di Interactive Voice Response software, è un software automatizzato di gestione delle chiamate aziendali che funge da interfaccia tra i chiamanti e la tua azienda in generale.

Hai mai chiamato un numero di assistenza clienti di un'azienda per ottenere assistenza in merito a qualche problema e una voce professionale preregistrata ti ha salutato e ti ha chiesto di scegliere una delle opzioni dal menu? Il software che riproduce il messaggio preregistrato e riceve input da te è un IVR.

Quando un cliente chiama la tua azienda per una domanda o per ottenere alcune informazioni relative all'attività, il software IVR lo saluta e presenta loro un menu di opzioni per scegliere un'opzione da essa e cattura la loro scelta.

Quando il chiamante immette la propria scelta, il software esegue ulteriori passaggi in base a ciò che l'utente ha selezionato tramite la tastiera mobile o la risposta vocale. Quindi, non sarà sbagliato dire che il cliente è responsabile dell'IVR e, per questo, si sente apprezzato. In base a ciò di cui hanno bisogno, l'IVR può fornire loro alcune informazioni preregistrate o trasferire le chiamate a un membro del team di supporto se il problema è complesso e il chiamante ha bisogno di ulteriore assistenza.

Vantaggi del software di risposta vocale interattiva (IVR)

Optare per il software IVR può rivelarsi un vantaggio per la tua azienda a lungo termine; vediamo come:

Migliora l'assistenza clienti della tua azienda

Il software IVR fa in modo che non tutte le chiamate vengano reindirizzate immediatamente agli agenti in tempo reale poiché più della metà delle chiamate di supporto non sono necessarie.

Inoltre, puoi registrare i dettagli sulla tua azienda di cui i tuoi clienti richiedono frequentemente, come orari di apertura, indirizzo dell'ufficio e altro ancora. In questo modo il team di supporto può partecipare a chiamate più preziose; i messaggi preregistrati possono rispondere alle chiamate che necessitano di tali informazioni.

I popolari IVR hanno una funzione di auto-instradamento che può dare ai clienti la possibilità di ascoltare le informazioni preregistrate o parlare con un agente dal vivo.

Migliora la conversione dei lead della tua attività

Il software IVR ti aiuta a ottenere nuovi clienti in modo più rapido e semplice che senza, poiché migliora l'efficienza dei tuoi dipendenti e aiuta a rafforzare il tuo rapporto con i tuoi clienti.

Un sofisticato IVR può gestire casi d'uso IVR, i più importanti sono l'IVR multilivello, il rooting automatico, lo strumento di posta vocale e il caso d'uso Inoltro a telefono. Facendo riferimento a questi casi d'uso, l'IVR può risolvere i problemi dei clienti e convertire più lead per la loro attività.

Diamo un'occhiata a questo esempio; quando reindirizzi la chiamata del tuo cliente a un agente competente, che ha già un elenco di tutti i problemi che ha avuto in passato, sa che l'azienda lo apprezza e, in questo modo, inizia a fidarsi della tua azienda.

E se il tuo team di supporto non è disponibile al momento, avrà comunque un'opzione per il self-service o per lasciare la sua richiesta come messaggio vocale che può essere affrontato dal tuo team in seguito.

Fidelizzare i clienti, ottimizzare il tempo e guadagnare profitti

Essere efficienti ti farà risparmiare tempo e ridurre i costi a lungo termine. In questo mondo frenetico, i centri di assistenza clienti devono ottimizzare il tempo medio impiegato per risolvere le domande dei clienti.

Qualsiasi cliente infuriato non vorrebbe essere lasciato in attesa e c'è una maggiore possibilità che possa astenersi dall'acquistare qualsiasi prodotto. Questa situazione può anche peggiorare e potrebbero lasciarti e andare da uno dei tuoi concorrenti che si concentra sul servizio "orientato al cliente". In media, il software IVR può ridurre la durata media delle chiamate fino al 40%. In questo modo il team di supporto può assistere i tuoi clienti, risolvere le loro domande e verificare le loro transazioni molto più velocemente.

Puoi raggiungere questi obiettivi implementando una funzione di chat dal vivo in tempo reale o una funzione di routing automatico. Come puoi vedere, il tempo di risoluzione delle query più rapido è il rompicapo qui. Inoltre, se riesci a gestire le transazioni più velocemente, ti aiuterà ad aumentare i profitti delle tue aziende e, non essere in grado di farlo, può far ripensare ai tuoi clienti. Inoltre, è probabile che un cliente soddisfatto possa usufruire di più servizi in futuro, dando una spinta alla tua attività.

In questa carrellata, abbiamo stilato l'elenco dei migliori software IVR che possono migliorare l'efficienza degli agenti di supporto ed essere una benedizione per la tua attività.

Aereo

Aircall è una piattaforma basata su cloud che assiste i team di vendita e assistenza clienti nello snellimento e nella gestione delle interazioni con i clienti. Aiuta i suoi utenti a creare un chiaro canale di comunicazione con i propri clienti senza sforzo in oltre 100 paesi.

È progettato per le piccole e medie imprese per incorporare le funzionalità IVR all'interno della gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e il software di helpdesk in modo che sia possibile gestire le chiamate post-vendita.

Aircall ospita tantissime funzionalità innovative tra cui segreteria telefonica, accodamento, registrazione, funzione di casella di posta condivisa, gestione dei contatti, messaggistica istantanea, chiamate in conferenza, abbinamento software, registrazione delle chiamate, e-mail automatizzate, assegnazione, etichettatura e aggiunta di commenti. È inoltre possibile raggruppare i dipendenti in base alla loro ubicazione, mansioni, competenze. Questa funzione aiuta a sviluppare strategie aziendali e migliorare l'efficienza del team e le capacità di comunicazione.

Ottieni anche numeri di telefono che possono impostare chiamate da qualsiasi posizione e persino accedere al feed live durante le chiamate. Aircall può integrarsi abilmente con diversi software di terze parti come Salesforce, Zendesk, Pipedrive e Slack sono quelli popolari.

Le tariffe del pacchetto di soluzioni vocali flessibili di Aircall partono da $ 30 per utente al mese per il pacchetto Essentials e $ 50 per utente al mese per il pacchetto professionale fatturato annualmente. È anche possibile fare una demo dal vivo e provare gratuitamente il software prima di acquistarlo.

CloudTalk

CloudTalk è una scelta eccellente per aumentare le vendite della tua azienda e migliorare le competenze dei tuoi team di supporto. È uno strumento IVR intuitivo e facile da usare. Può migliorare in modo significativo l'esperienza del cliente e le prestazioni dei team di startup, aziende di scale-up, piccole e medie imprese e altre società di e-commerce.

Per aiutare a raggiungere il suo obiettivo, CloudTalk offre oltre 50 funzioni di chiamata avanzate come accodamento chiamate, chiamate interne, tag dei numeri di telefono, messaggi personalizzati, saluti, mascheramento delle chiamate, chiamate a 3 vie e altro ancora.

CloudTalk può integrarsi perfettamente con strumenti aziendali di terze parti come CRM, Helpdesk e altre piattaforme di eCommerce, inclusi Zendesk, Freshdesk, Salesforce, Pipedrive, Hubspot, Intercom, ecc. e altri. Questo software incentrato sull'utente facilita le aziende a fornire l'aiuto tanto necessario ai propri clienti e ad aumentare considerevolmente i propri profitti.

Le caratteristiche di CloudTalk sono le seguenti:

• La funzione di registrazione delle chiamate aiuta a monitorare le prestazioni del dipendente
• Visualizza in anteprima i dettagli del cliente prima di rispondere alla chiamata e rendi la chiamata più personalizzata.
• Funzionalità di integrazione con CRM e altri software di helpdesk come Pipedrive, Helpscount e Shopify
• Monitoraggio in tempo reale o i team di vendita e supporto.
• Supporta campi personalizzati per acquisire i dati rilevanti dall'utente per soddisfare le richieste di un singolo cliente
• Supporta l'instradamento delle chiamate tramite la distribuzione automatica delle chiamate (ACD), il menu IVR e l'instradamento basato sulle competenze.
• Opzione per taggare i clienti e identificarli tramite i tag in un secondo momento

Cloudtalk offre tre pacchetti premium: Starter, Essential ed Expert che costano rispettivamente 25 USD per utente al mese, 30 USD per utente al mese e 50 USD per utente al mese. Puoi iscriverti per una prova gratuita di 14 giorni e testare il software prima di acquistare uno dei piani di cui sopra.

Fresco

Freshdesk, precedentemente noto come Freshworks, è un software IVR basato su cloud semplice ma robusto che aiuta le piccole e medie imprese a interagire con i propri clienti in un modo conveniente possibile.

Popolare in più di 90 paesi, l'interfaccia è user-friendly e consente alle PMI di configurare il proprio call center virtuale con pochi clic; senza spendere un centesimo per l'hardware del telefono. Freshdesk può integrarsi con più CRM e strumenti di helpdesk tramite l'API; in tal modo, consentendo ai team di supporto di lavorare in modo coerente senza influire sul flusso di lavoro.

Freshdesk consente al team di supporto di connettersi con i clienti tramite i loro desktop, laptop e persino il loro telefono, sia Android che iOS. In questo modo, il team può operare da remoto ma è strettamente connesso. I suoi report approfonditi e lo strumento di analisi aiutano i supervisori a ottenere informazioni dettagliate sulle richieste dei clienti e sulle prestazioni dei membri del loro personale in tempo reale.

Alcune delle caratteristiche uniche di Freshdesk sono le seguenti:

• Riproduci una melodia personalizzata per i clienti messi in attesa
• Modulo per la generazione di report su qualità e prestazioni
• Possibilità di configurare un presidio automatizzato per rispondere alle chiamate nel caso in cui i dipendenti non siano disponibili
• Numero Voice over Internet Protocol (VoIP) accessibile da qualsiasi luogo

Questo software IVR moderno e affidabile offre quattro piani premium a partire da 13 USD per soddisfare le esigenze di diversi livelli di business. Puoi iscriverti a una prova gratuita di 21 giorni prima di acquistare uno di questi piani.

Chiama soltanto

Justcall è uno dei sistemi IVR più veloci ma semplici che rappresentano la spina dorsale del reparto di assistenza clienti per la tua azienda. Non ha requisiti hardware rigorosi; una connessione Internet veloce con questo software è tutto ciò di cui hai bisogno. JustCall è altamente personalizzabile e tu, come azienda, puoi configurare un software IVR intuitivo che acquisisce input come cifre dai tuoi clienti.

Inoltre, è anche possibile inoltrare le chiamate direttamente al reparto interessato.
La configurazione di questo IVR è piuttosto semplice; trasferisci il tuo numero di telefono esistente o ottienine uno nuovo e configura l'assistenza clienti per più di 70 paesi. Puoi anche integrare JustCall con il CRM e l'Helpdesk della tua azienda e rafforzare ulteriormente il tuo reparto di supporto.

Alcune delle caratteristiche degne di nota sono le seguenti:

• Configurare una struttura IVR multi-livello per automatizzare le chiamate che aiuta a migliorare il flusso di lavoro e inoltrare le chiamate ai team specializzati
• Integrazione nativa con oltre 100 CRM e software di helpdesk come Zendesk, Zoho-CRM, Hubspot, Salesforce, Slack e altri
• Funzione di tracciamento e registrazione delle chiamate
• Effettua e ricevi chiamate da desktop, dispositivi mobili e app Web

JustCall offre tre versioni premium, Standard a 25 USD per utente al mese, Premium a 50 USD per utente al mese e un piano Enterprise personalizzabile in base alle tue esigenze.

Twilio

Twilio è una potente piattaforma di coinvolgimento dei clienti, che apre la strada a un migliore mezzo di comunicazione per le aziende. Sfrutta le API di canale, strumenti serverless implementabili, insieme a soluzioni completamente programmabili per incorporare telefoni, VoIP e funzionalità di messaggistica nelle app Web, desktop e mobili della tua azienda.

Twilio utilizza l'API cloud universalmente supportata per eliminare la necessità di complessi strumenti di telecomunicazione impostando una struttura di comunicazione altamente sofisticata.

La caratteristica più impressionante di Twilio è la sua capacità di adattarsi alle esigenze della tua azienda. Twilio ti chiede di pagare solo con ciò di cui hai bisogno; nessun impegno a lungo termine e puoi aggiornare il tuo piano premium man mano che la tua attività cresce.

Twilio si vanta di migliorare l'esperienza di coinvolgimento dei clienti per oltre 220.000 aziende in tutto il mondo e più di 10 milioni di sviluppatori la utilizzano per creare le proprie piattaforme di assistenza clienti. Twilio è considerato affidabile in oltre 180 paesi e gli scenari applicativi più comunemente utilizzati includono il marketing di testo, i sistemi di risposta vocale interattiva (IVR), le escalation e i contact center.

I punti più alti di Twilio sono i seguenti:

• Consente l'integrazione della funzionalità di comunicazione cloud nell'app aziendale
• Supporta così le chiamate API ad alta velocità, consentendo comunicazioni più veloci
• Sono supportati diversi mezzi di comunicazione, come SMS, voce, video e altro.
• È possibile integrare la funzione di chat dal vivo nell'applicazione aziendale
• Supporta lo streaming live su più piattaforme contemporaneamente

Twilio segue il modulo dei prezzi con pagamento in base al consumo e, quindi, si assicura che non ti ritrovi intrappolato negli impegni. Offre più di quindici scenari di prezzo che puoi personalizzare in base alle tue esigenze.

Zendesk

Zendesk è il portale clienti online creato con l'unico scopo di migliorare l'esperienza complessiva del cliente delle aziende. Offre prodotti potenti e personalizzabili per il servizio clienti e il coinvolgimento in grado di soddisfare le esigenze di qualsiasi azienda. Zendesk rafforza costantemente il canale di comunicazione delle aziende assistendo i clienti in più di 60 lingue.

L'interfaccia dinamica include tutti gli strumenti necessari per la comunicazione con il cliente, inclusi i widget web, i modelli di risposta ai ticket e la cronologia dei reclami del cliente.

Gli strumenti di supporto automatizzati possono assistere abilmente i clienti non appena hanno bisogno di aiuto. Zendesk include anche analisi della chat dal vivo che forniscono informazioni sulla soddisfazione del cliente e sull'efficienza dei tuoi team di supporto.

Un'altra caratteristica impressionante di Zendesk è la sua capacità di costruire una base di conoscenza che tiene traccia delle query ripetute e fornisce un elenco di domande frequenti (FAQ) in modo che i clienti possano esaminarle prima di sollevare il problema in generale. Il portale front-end è altamente flessibile e può integrarsi facilmente con altre app, come Salesforce e Google Analytics.

I principali vantaggi di Zendesk sono i seguenti:

• Fornisce un'assistenza clienti più veloce e facile da implementare
• Migliora le interazioni con i clienti attraverso diversi canali di comunicazione come web, e-mail, chat e piattaforme di social media
• Reportistica affidabile e analisi avanzate con oltre 20 dashboard e report predefiniti
• Può integrarsi con altri software aziendali come Salesforce, Google Apps, WordPress e altro

I piani di Zendesk Support Only partono da 19 USD per agente al mese e i piani Suite Team ti costeranno 49 USD per agente al mese. È anche possibile iscriversi per una prova gratuita prima di acquistare un piano adatto alle proprie esigenze.

Sfumatura

Nuance Conversational IVR aiuta a gestire le query telefoniche in entrata conversazionali. Nuance può anticipare le esigenze dei clienti e persino salutarli con messaggi personalizzati. Motiva inoltre i clienti ad avviare il self-service, fornendo così ai clienti le risposte di cui hanno bisogno.

Un'altra caratteristica impressionante che ha attirato la mia attenzione è stata che questo software IVR poteva cambiare rapidamente lo stile di conversazione in base al contesto delle conversazioni. È anche possibile configurare Nuance per gestire le prime query in base alla knowledge base; in questo modo il team di supporto sarà libero di risolvere le problematiche più complesse dei clienti.

Ecco i potenziali vantaggi della scelta di Nuance come software IVR:

• Nuance motiva i clienti ad adottare il self-service; in questo modo, gli agenti di chiamata possono gestire chiamate di maggior valore
• La gestione automatizzata delle query e il self-service aiutano a ridurre i costi di assunzione e formazione dei dipendenti
• Grazie a Nuance Mix è possibile personalizzare facilmente il software, riducendo così i tempi di sviluppo
• Supporta le funzionalità di autenticazione IVR e biometrica per aiutare a verificare l'identità dei tuoi clienti e ridurre le chiamate truffa
• Riduci il costo di proprietà migliorando il tasso di contenimento e incoraggiando l'automazione tramite funzionalità self-service
• Integra perfettamente Nuance IVR con il tuo software aziendale e riduci il carico di lavoro aggiuntivo

Nuance fornisce piani IVR personalizzati in base alle esigenze della tua azienda. Devi contattarli per ottenere i tuoi preventivi.

Cinque9

Five9 è una soluzione completa basata su cloud per un call center che aiuta più di 2000 aziende in tutto il mondo. Sfruttando la potenza dell'IA, offre diversi strumenti come la gestione delle chiamate in entrata e in uscita, il dialer predittivo, il dialer progressivo, il servizio clienti social, la distribuzione automatica delle chiamate (ACD) e altri.

L'utilizzo di strumenti automatizzati di prima qualità riduce il carico degli agenti in tempo reale e offre un'esperienza orientata al cliente elevata e allo stesso tempo riduce il costo complessivo del servizio. Gestendo le chiamate con oltre cinque miliardi di minuti all'anno, Five9 offre ai call center il potenziale dell'IA. Si impegna costantemente per aiutare i propri clienti a fornire una migliore esperienza cliente ai propri clienti. Dotato di strumenti sofisticati come quattro diversi smart dialer, aiuta il tuo team di supporto a evitare chiamate senza risposta e segnali di occupato; questo aiuta a risparmiare tempo considerevolmente.

Il meccanismo di instradamento può reindirizzare automaticamente le chiamate agli agenti previsti. Five9 estrae anche le informazioni relative ai chiamanti e ai suoi precedenti problemi. Ciò aiuta gli agenti di chiamata a conoscere il passo successivo da compiere. Incoraggia inoltre il self-service tra i chiamanti per amplificare l'esperienza del cliente su tutti i canali di comunicazione come telefono, chat, cellulare, e-mail, social e altro. Inoltre, i dashboard dinamici tengono traccia delle analisi e dei report in tempo reale e passati.

I principali vantaggi dell'utilizzo di questo software IVR sono:

• Facile da configurare e senza rigidi requisiti software
• Costi di manutenzione trascurabili e nessuna attrezzatura costosa richiesta
• Instradamento delle chiamate e dialer intelligenti
• Facile da integrare con altri software
• Report sulle prestazioni in tempo reale nelle dashboard

Il prezzo di Five9 varia notevolmente, in base a diversi fattori come il numero di agenti e le varietà di prodotti. Per ottenere un preventivo personalizzato per la tua attività, dovrai contattarli personalmente.

NICE inContact CXone

NICE inContact CXone è un'eccellente piattaforma IVR basata su cloud che aiuta un'azienda a gestire la comunicazione con i propri clienti su diversi mezzi di comunicazione come chiamate vocali in entrata e in uscita, e-mail, segreteria telefonica, chat, social media e molti altri. Questo software per call center offre molte funzionalità avanzate come il routing omnicanale, l'ottimizzazione della forza lavoro, la distribuzione automatica delle chiamate (ACD) e il software di risposta vocale interattiva (IVR).

NICE inContact è un pacchetto completo di call center che comprende diversi strumenti per elaborare le richieste di supporto in entrata e aiutare a massimizzare i lead dell'azienda e allo stesso tempo ridurre al minimo il costo della fidelizzazione dei clienti. Oltre ad avere strumenti di interazione con i clienti, NICE inContact CXone ha anche diverse funzionalità che possono aiutare a ottimizzare la forza lavoro della tua azienda. Questi includono soluzioni di e-learning, assunzione e gestione della forza lavoro.

Una delle caratteristiche impressionanti di questo IVR è lo strumento di composizione automatica realizzato appositamente per i call center misti. Può eseguire funzioni sfaccettate, come l'unione di chiamate, la composizione di messaggi imposti, la soppressione delle chiamate e la composizione automatica. Inoltre, può integrarsi facilmente con il software CRM attualmente richiesto, come Salesforce e Oracle Service Cloud.

I vantaggi del software NICE inContact CXone sono i seguenti:

• Il lavoro semplificato e le capacità di automazione parziale e completa aiutano a organizzare il flusso di lavoro.
• Motiva i clienti a servirsi da soli; questo li mantiene soddisfatti e ti fa risparmiare denaro allo stesso tempo.
• Rileva le query ripetute per indirizzarle a strumenti automatizzati e reindirizza i problemi complessi ai tuoi agenti di supporto.

NICE inContact CXone offre una prova gratuita del proprio software IVR. Se sei interessato all'acquisto del loro software per snellire il tuo reparto di assistenza clienti, dovrai contattarli per richiedere un preventivo.

Il mio operatore

MyOperator è un efficiente software di gestione dei call center basato sul Web che aiuta a gestire sia le chiamate in entrata che quelle in uscita. Scelto da oltre 6000 marchi in tutto il mondo, MyOperator offre diverse funzionalità avanzate che difficilmente troverai altrove.

• Ottieni un numero verde per la tua azienda che aiuti a rafforzare l'immagine del tuo marchio e consenta ai clienti di contattarti senza spendere un centesimo.
• Interactive Voice Response accoglie i tuoi clienti con un messaggio personalizzato e può reindirizzare le chiamate agli agenti chiamanti presenti in qualsiasi luogo all'interno del paese.
• Accedi ai report automatici sui membri del tuo team che lavorano in remoto per tenere sotto controllo le loro prestazioni
• Tieni traccia e ascolta le conversazioni tra il cliente e l'agente praticamente ovunque in tempo reale
• Le funzioni di gestione delle chiamate perse ti aiutano a vedere le chiamate perse in modo da poterle richiamare in tempo e aumentare i tuoi potenziali acquirenti.
• Tieni traccia di tutte le chiamate in entrata e in uscita e migliora l'efficienza del personale di supporto.
• Può gestire facilmente le chiamate in entrata e in uscita dal tuo smartphone Android e Apple utilizzando l'app di MyOperator.

MyOperator ti offre un periodo di prova di tre giorni per il loro sistema IVR. La versione premium del software costa 33 USD, pagabili mensilmente. Puoi scegliere il numero verde per mantenere la voce del tuo marchio o optare per un numero di cellulare che facilita la gestione delle chiamate.

Conclusione

Il software Interactive Voice Response è essenziale per il reparto di supporto della tua azienda per gestire l'interazione con i clienti e più canali. Scegli quello che serve al tuo scopo e si adatta al tuo budget.

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Ti interessa ottenere un assistente virtuale? Dai un'occhiata agli assistenti virtuali per la tua attività da queste piattaforme.