Apa Itu Prakiraan Arus Kas? Manfaat, Tips, dan Contoh

Peramalan arus kas adalah salah satu pekerjaan terpenting CFO mana pun.

Perusahaan Anda mengandalkan Anda untuk memastikan bahwa ia memiliki arus kas positif (artinya lebih banyak uang masuk ke bisnis daripada keluar) sepanjang tahun sehingga dapat membayar gaji, mendanai prioritas, dan memenuhi kewajiban keuangannya tepat waktu dan secara penuh.

Perusahaan sering menggunakan solusi perangkat lunak arus kas untuk membuat proyeksi bisnis dan merencanakan sumber daya keuangan. Sebelum memahami cara kerjanya, mari kita selami apa itu arus kas dan mengapa itu penting saat ini.

Hasil perkiraan arus kas adalah laporan arus kas yang merinci berapa banyak uang yang Anda harapkan untuk diterima dan dibelanjakan selama periode waktu tertentu. Ini adalah alat yang berguna untuk menentukan tindakan terbaik dalam masalah moneter, modal, dan keuangan.

Pentingnya proyeksi arus kas

Proyeksi arus kas yang akurat memungkinkan perusahaan untuk memperkirakan saldo keuangan masa depan mereka, menghindari bencana kekurangan kas, dan memaksimalkan pengembalian surplus kas.

Namun, memprediksi arus kas Anda secara akurat adalah masalah yang rumit. Tim penjualan Anda mungkin menutup penjualan senilai 3 juta pada kuartal pertama, tetapi mungkin perlu enam hingga dua belas bulan lagi sebelum perusahaan mengumpulkan pendapatan itu secara penuh. Atau perusahaan Anda dapat membuat keputusan strategis untuk mempekerjakan 10 perwakilan penjualan tambahan untuk menumbuhkan pangsa pasar Anda, namun perlu waktu setengah tahun untuk merekrut dan melatih karyawan baru dan lebih lama bagi mereka untuk menjual dengan kapasitas penuh.

Sementara itu, Anda akan membutuhkan dana untuk membayar gaji dan tunjangan mereka. Pengeluaran juga bisa bervariasi, menambahkan banyak hal yang tidak diketahui ke arus kas Anda. Misalnya, musim dingin akan datang. Apakah tahun ini akan lebih ringan atau lebih parah? Apa pengaruhnya terhadap biaya pemanasan Anda? Akankah musim badai yang aktif memengaruhi biaya bahan baku Anda?

Yang tidak diketahui adalah tantangan yang melekat dengan segala jenis peramalan, apakah Anda adalah perusahaan atau bisnis kecil. Itulah mengapa sangat penting bagi pemilik perusahaan untuk membuat perkiraan bisnis. Ini memperkirakan bagaimana berbagai peristiwa alam, ekonomi, politik, dan musiman memprediksi berapa banyak uang tunai yang dimiliki perusahaan mereka 12 hingga 18 bulan dari sekarang.

Jelas, itu tidak mungkin secara manusiawi.

Contoh perkiraan arus kas

Peramalan kas dapat dilakukan selama berbagai periode waktu. Contoh berikut dari Taulia mengilustrasikan prediksi arus kas satu bulan langsung untuk perusahaan di bulan Januari, dengan arus kas bersih dihitung sebagai selisih antara total arus masuk dan total arus keluar.

Bagaimana cara meningkatkan arus kas

Teknik yang paling akurat untuk memperkirakan arus kas perusahaan Anda akan bergantung pada tujuan bisnis Anda, tuntutan tim manajemen atau investor Anda, dan informasi yang tersedia di dalam perusahaan Anda.

Misalnya, sebuah perusahaan yang ingin memantau kewajiban hutang setiap minggu akan memerlukan strategi peramalan yang berbeda dari yang bertujuan untuk mendapatkan kejelasan dalam situasi perjanjian akhir kuartal. Perjanjian hutang adalah batasan keuangan yang dikenakan pemberi pinjaman pada perusahaan.

Perangkat lunak penganggaran dan peramalan   adalah alat yang sangat diperlukan jika Anda mencari perkiraan untuk penganggaran aktivitas bisnis Anda. Selain itu, berikut adalah tiga langkah yang perlu diingat selama keseluruhan proses.

1. Identifikasi dan atasi alasan utama mengapa sebagian besar perkiraan arus kas gagal
2. Terapkan praktik terbaik untuk memperkirakan arus kas, termasuk memperkirakan setiap bulan
3. Ganti peramalan berbasis spreadsheet dengan alat otomatis yang memiliki kecerdasan bawaan.

Manfaat perkiraan arus kas

Selain memastikan bahwa perusahaan menghindari kekurangan uang tunai dan menghasilkan keuntungan dari kelebihan uang tunai, peramalan arus kas juga membantu bisnis berhasil dengan cara berikut:

• Membantu perusahaan dalam melunasi utang lebih cepat. Melunasi hutang mungkin memerlukan pengeluaran uang tunai yang signifikan yang harus dianggarkan. Bisnis dengan hutang dapat menggunakan peramalan arus kas untuk memastikan mereka memiliki cukup uang tunai untuk melakukan pembayaran yang diperlukan (serta bunga hutang) tepat waktu.
• Memastikan perusahaan mematuhi perjanjian hutang yang menjadi tanggung jawab mereka. Untuk menjamin bahwa suatu perusahaan cukup stabil secara finansial untuk melakukan pembayaran utangnya tepat waktu, pemberi pinjaman tertentu, misalnya, menuntut agar mempertahankan tingkat kas tertentu. Prediksi arus kas dapat membantu perusahaan dalam mengidentifikasi masalah arus kas prospektif yang dapat menyebabkan pelanggaran perjanjian, yang dapat memaksa mereka untuk segera melakukan pelunasan penuh atas hutang pinjaman mereka.
• Sehingga memungkinkan bagi perusahaan untuk berkembang lebih terprediksi. Jika sebuah korporasi berkembang melalui investasi, hal itu seringkali dilakukan dengan mengorbankan arus kas. Sementara proyeksi arus kas memudahkan perusahaan untuk merencanakan surplus kas mereka, mereka juga mempermudah penerapan strategi pertumbuhan dengan cara yang lebih dapat diprediksi.

Mengapa perkiraan arus kas gagal

Meramal uang tunai bisa terasa seperti sia-sia, yang merupakan alasan mengapa banyak CFO memberi tahu kami bahwa ini adalah salah satu tantangan organisasi utama mereka. Sebagian besar ketidakakuratan berasal dari salah satu dari tiga akar penyebab : sumber daya yang buruk, kurangnya komunikasi, dan tidak adanya metodologi peramalan tunggal. Mari selami masing-masing di bawah ini.

1. Sumber daya yang buruk

Data yang kuat sangat penting untuk perkiraan yang akurat, tetapi Anda memerlukan alat dan sumber daya yang tepat untuk mengelola dan memantaunya. Jika Anda masih menggunakan alat seperti Excel untuk memantau arus kas Anda, peramalan jauh lebih sulit.

Untuk memulai, data dimasukkan secara manual, yang artinya rawan kesalahan. Selain itu, sulit untuk mencerminkan kerumitan bagaimana pendapatan dibukukan dan bagaimana pengeluaran mengalir melalui anggaran dalam spreadsheet. Tidak ada jalan lain: spreadsheet akan mengacaukan perkiraan arus kas Anda.

Sumber daya juga berlaku untuk orang. Karyawan mungkin tidak memiliki waktu untuk pengumpulan dan analisis data yang akurat. Misalnya, pemasaran dapat memberi Anda jadwal pameran dagang dan biaya yang diantisipasi, tetapi pertunjukan yang dijadwalkan pada kuartal ketiga mungkin memerlukan pembayaran penuh pada kuartal kedua.

Jelas, ini berdampak besar pada keakuratan perkiraan dan analitik prediktif Anda. Anda dapat mengatasi variasi dalam laporan ini dengan membuat sistem standar dan menentukan cara memproyeksikan pengeluaran dan kas masa depan.

Semakin standar sistem Anda, semakin akurat perkiraan arus kas Anda, dan semakin sedikit waktu yang dibutuhkan setiap orang!

2. Kurangnya komunikasi

Prakiraan arus kas yang tidak akurat seringkali merupakan hasil dari komunikasi yang buruk antar segmen bisnis. Setiap departemen mungkin memiliki sistem sendiri untuk mengumpulkan dan memprediksi arus kas, yang masing-masing dapat menghasilkan hasil yang sama sekali berbeda.

Menghilangkan silo antara pemangku kepentingan akan memberikan hasil yang lebih baik. Ini juga memastikan semua pembuat keputusan bahwa keprihatinan dan suara mereka didengar.

Platform perangkat lunak manajemen proyek sangat membantu dalam menghilangkan silo tersebut dengan menyerap dan merasionalisasi data dari berbagai departemen secara real-time untuk membuat dan menyajikan kebenaran bersama.

3. Tidak ada metodologi peramalan tunggal

Tantangan umum untuk peramalan arus kas yang akurat adalah kurangnya sistem atau metodologi standar yang digunakan di seluruh organisasi.

Ini tidak hanya berlaku untuk analisis data — ini juga berlaku untuk pengumpulan dan pelaporan data. Banyak organisasi tidak menugaskan seseorang atau departemen untuk memiliki proses tersebut. Menunjuk kelompok tertentu untuk menerapkan sistem standar untuk peramalan arus kas akan memastikan akurasi di masa mendatang.

Kiat untuk mengesankan papan Anda

Mari kita asumsikan bahwa Anda telah mengupgrade sumber daya Anda, menghilangkan semua silo, dan membuat tim untuk mengimplementasikan metodologi standar. Apa langkah selanjutnya yang dapat Anda ambil untuk meningkatkan akurasi dan membatasi arus kas negatif -- sambil mengesankan dewan Anda? Di bawah ini adalah 4 tips yang dapat Anda ingat untuk hal yang sama.

1. Rencanakan musiman

Sebagian besar bisnis mengalami musiman dalam uang tunai mereka, apakah kenaikan mendorong biaya pemanasan atau penjualan yang terburu-buru selama musim belanja liburan. Memahami pasang surut ini sangat penting. Selidiki pelaporan dari tahun-tahun sebelumnya untuk mengidentifikasi perubahan arus kas yang dapat diprediksi yang berlangsung setahun penuh, bukan hanya seperempat. Informasi ini dapat menjadi sangat penting dalam perencanaan dan peramalan anggaran untuk tahun mendatang.

2. Mengevaluasi biaya tetap dan variabel

Evaluasi biaya ini setiap enam sampai 12 bulan. Beberapa dari biaya variabel ini dapat dikurangi dengan menegosiasikan kembali kontrak atau membuat sedikit penyesuaian pada anggaran. Penghematan potensial ini dapat berdampak positif secara keseluruhan pada arus kas bulanan atau kuartalan, terutama selama periode turun.

3. Rencanakan beberapa skenario

Perencanaan skenario sangat penting untuk peramalan arus kas yang akurat. Kejutan akan selalu muncul, menambah ketidakpastian pada rencana dan prakiraan Anda. Perencanaan skenario adalah cara terbaik untuk mengurangi ketidakpastian tersebut dan cara mudah untuk menguji perubahan standar pada penggerak bisnis utama Anda.

Misalnya, perusahaan Anda telah menetapkan target pendapatan penjualan selama 12 bulan ke depan. Anda dapat mengambil perkiraan penjualan Anda saat ini dan memproyeksikan bagaimana penjualan 10 persen lebih banyak dan penjualan 10 persen lebih sedikit akan memengaruhi arus kas Anda. Menyajikan banyak skenario ke papan Anda pasti akan membuat mereka terkesan.

4. Pindah ke ramalan bergulir

Ramalan ulang secara teratur. Prakiraan adalah tebakan terbaik Anda tentang apa yang ada di depan. Memprediksi tren dan peluang yang tidak terduga 12 hingga 18 bulan sebelumnya sulit dalam kasus terbaik dan hampir tidak mungkin ketika pasar atau industri Anda mengalami ketidakpastian atau volatilitas. Itu sebabnya perkiraan bergulir adalah cara terbaik untuk mendorong akurasi perkiraan arus kas Anda.

Prakiraan keuangan bergulir memungkinkan Anda memproyeksikan seiring berjalannya tahun untuk mengakomodasi tren yang memengaruhi pendorong bisnis utama. Biasanya, dengan perkiraan bergulir triwulanan, bisnis memproyeksikan sekitar empat hingga enam kuartal ke depan, terlepas dari tanggal atau tahun kalender.

Mengapa spreadsheet menghambat perkiraan

Banyak bisnis mengandalkan Excel untuk membuat prakiraan mereka, tetapi pendekatan ini memiliki tantangan yang melekat, dimulai dengan hampir tidak mungkinnya merepresentasikan kompleksitas struktur bisnis dalam spreadsheet.

Tim keuangan cenderung membuat rencana bisnis di beberapa lembar dan menyatukannya dengan makro dan formula rumit yang sering rusak.

Di samping tenaga kerja manual, pendekatan ini membatasi nilai strategis dari ramalan. Sifat manual memasukkan dan memanipulasi data dalam spreadsheet berarti perkiraan Anda pada dasarnya adalah snapshot statis dalam waktu. Mengikuti laju bisnis akan menghindari pengguna listrik yang paling mahir sekalipun.

Yang lebih memprihatinkan lagi, ramalan bergulir adalah cara terbaik untuk mengawasi masalah arus kas dan melihat setiap perbedaan pada proyeksi arus kas Anda sedini mungkin. Semakin cepat Anda mengidentifikasi masalah potensial, semakin cepat Anda dapat menyampaikannya kepada manajemen dan dewan Anda sehingga mereka dapat mengadopsi rencana darurat.

Anda tidak ingin berada dalam posisi memberi tahu dewan bahwa perusahaan perlu mengambil pinjaman jangka pendek untuk membayar gaji!

Meningkatkan akurasi dengan peramalan cerdas

Jadi, bagaimana Anda benar-benar menerapkan semua saran ini? Cukup sulit untuk membuat anggaran tahunan. Bagaimana Anda menambahkan prakiraan bergulir ke daftar tugas Anda?

Ada banyak platform yang dirancang untuk tim keuangan yang telah memasuki pasar. Mengadopsi salah satu dari mereka akan membantu Anda mendorong keakuratan dalam perkiraan arus kas Anda dan membuat dewan Anda kagum. Ini disebut mengadopsi ramalan cerdas .

Peramalan cerdas menawarkan lebih dari sekadar potret bisnis. Ini menggabungkan informasi keuangan masa lalu dan sekarang dengan asumsi Anda tentang kondisi ekonomi yang akan datang sehingga Anda dapat memprediksi kesehatan masa depan bisnis Anda. Ini juga akan memungkinkan Anda untuk memberi tim kepemimpinan Anda wawasan yang tepat dan berbasis data untuk memandu pengambilan keputusan mereka.

Seperti semua platform manajemen proyek yang tangguh, solusi peramalan cerdas bertindak sebagai pusat penyimpanan data, memungkinkan Anda menelusuri data tersebut untuk memahami kekuatan yang mendorong kesehatan keuangan dan menerapkan koreksi arah.

Misalnya, mari kita asumsikan bahwa penjualan keseluruhan lebih rendah dari yang diproyeksikan, yang berarti Anda perlu menjelaskan mengapa hal itu terjadi pada dewan Anda. Anda dapat menelusuri data penjualan, menentukan wilayah atau kantor penjualan yang gagal, dan kemudian melihat lebih dalam potensi penyebabnya.

Mungkin suatu wilayah telah mengalami pengurangan tenaga penjualan utama dan penggantian masih meningkat. Tingkat wawasan ini -- tersedia 24/7 -- memungkinkan Anda menilai apakah masalah akan diselesaikan pada waktunya atau jika tindakan tertentu diperlukan untuk mengembalikan semuanya ke jalur yang benar.

Tidak ada lagi ramalan yang suram

Peramalan cerdas memungkinkan Anda untuk lebih asertif tentang perkiraan arus kas Anda karena asumsi Anda didukung oleh data. Data yang mendasari itu kemungkinan akan berubah seiring waktu, tapi tidak apa-apa. Semua dewan menyadari bahwa bisnis itu dinamis, dan kemampuan Anda untuk memberi tahu mereka dengan cepat dan mudah mengapa perkiraan arus kas Anda berkembang pasti akan membuat mereka terkesan.

Menggunakan solusi peramalan yang cerdas, di samping mengidentifikasi dan mengatasi alasan utama mengapa sebagian besar perkiraan arus kas gagal dan melakukan peramalan ulang secara teratur, akan membantu Anda memprediksi arus kas masa depan dengan lebih baik dan, pada gilirannya, mengesankan dewan Anda.

Uang tunai adalah bahan bakar untuk bisnis Anda. Pelajari bagaimana bisnis Anda dapat mempertahankan arus kas positif sepanjang tahun!

Artikel ini awalnya diterbitkan pada tahun 2019. Konten telah diperbarui dengan informasi baru.