Qu'est-ce qu'une prévision de trésorerie ? Avantages, conseils et exemple

La prévision des flux de trésorerie est l'une des tâches les plus importantes de tout directeur financier.

Votre entreprise compte sur vous pour vous assurer qu'elle dispose d' un flux de trésorerie positif (c'est-à-dire que plus d'argent entre dans l'entreprise qu'il n'en sort) tout au long de l'année afin qu'elle puisse payer les salaires, financer les priorités et respecter ses obligations financières à temps et intégralement.

Les entreprises utilisent souvent des solutions logicielles de trésorerie pour faire des projections commerciales et planifier des ressources financières. Avant de comprendre comment cela fonctionne, examinons ce qu'est le flux de trésorerie et pourquoi il est important aujourd'hui.

Le résultat d'une prévision de trésorerie est un rapport de trésorerie qui détaille le montant d'argent que vous prévoyez d'encaisser et de dépenser sur une période donnée. Il s'agit d'un outil utile pour déterminer la meilleure ligne de conduite en matière monétaire, de capital et financière.

Importance de la projection des flux de trésorerie

Une projection précise des flux de trésorerie permet aux entreprises d'estimer leurs soldes financiers futurs, d'éviter des pénuries de trésorerie catastrophiques et de maximiser le rendement de tout excédent de trésorerie.

Cependant, prévoir avec précision votre flux de trésorerie est une question complexe. Votre équipe de vente peut conclure des ventes d'une valeur de 3 millions au premier trimestre, mais il peut s'écouler encore six à douze mois avant que l'entreprise ne perçoive l'intégralité de ces revenus. Ou votre entreprise peut prendre la décision stratégique d'embaucher 10 commerciaux supplémentaires afin d'augmenter votre part de marché, mais cela peut prendre six mois pour recruter et former les nouveaux employés et plus longtemps pour qu'ils vendent à pleine capacité.

Pendant ce temps, vous aurez besoin des fonds pour payer leurs salaires et avantages sociaux. Les dépenses peuvent également être variables, ajoutant de nombreuses inconnues à votre trésorerie. Par exemple, l'hiver arrive. Sera-t-il plus doux ou plus sévère cette année ? Qu'est-ce que cela fera à vos dépenses de chauffage? Une saison cyclonique active affectera-t-elle le coût de vos matières premières ?

Les inconnues sont le défi inhérent à tout type de prévision, que vous soyez une entreprise ou une petite entreprise. C'est pourquoi il est vital pour les propriétaires d'entreprises de faire des prévisions d'activité. Cela estime comment divers événements naturels, économiques, politiques et saisonniers prédisent la trésorerie dont disposera leur entreprise dans 12 à 18 mois.

De toute évidence, ce n'est tout simplement pas humainement possible.

Exemple de prévision de trésorerie

Les prévisions de trésorerie peuvent être effectuées sur une variété de périodes. L'exemple suivant de Taulia illustre une prévision simple des flux de trésorerie sur un mois pour une entreprise en janvier, avec un flux de trésorerie net calculé comme la différence entre les entrées totales et les sorties totales.

Comment améliorer la trésorerie

La technique la plus précise pour prévoir les flux de trésorerie de votre entreprise dépendra de vos objectifs commerciaux, des exigences de votre équipe de direction ou des investisseurs et des informations facilement disponibles au sein de votre entreprise.

Par exemple, une entreprise qui souhaite surveiller ses obligations de dette sur une base hebdomadaire aurait besoin d'une stratégie de prévision différente de celle qui vise à obtenir des éclaircissements sur les situations de covenant de fin de trimestre. Les clauses restrictives sont des limitations financières qu'un prêteur impose à une entreprise.

Logiciel de budgétisation et de prévision   est un outil indispensable si vous cherchez à faire des prévisions pour budgétiser vos activités commerciales. De plus, vous trouverez ci-dessous trois étapes à garder à l'esprit tout au long du processus.

1. Identifier et traiter les principales raisons pour lesquelles la plupart des prévisions de trésorerie échouent
2. Adopter les meilleures pratiques pour prévoir les flux de trésorerie, y compris les prévisions sur une base mensuelle
3. Remplacez les prévisions basées sur des feuilles de calcul par un outil automatisé doté d'une intelligence intégrée.

Avantages des prévisions de trésorerie

En plus de garantir qu'une entreprise évite les pénuries de trésorerie et réalise un profit sur tout excédent de trésorerie, la prévision des flux de trésorerie aide également les entreprises à réussir des manières suivantes :

• Aider les entreprises à rembourser leurs dettes plus rapidement. Le remboursement de la dette peut nécessiter des dépenses importantes en espèces qui doivent être budgétisées. Les entreprises endettées peuvent utiliser les prévisions de trésorerie pour s'assurer qu'elles disposent de suffisamment de liquidités pour effectuer les paiements requis (ainsi que les intérêts sur la dette) à temps.
• Veiller à ce que les entreprises respectent les clauses restrictives dont elles pourraient être responsables. Pour garantir qu'une entreprise est suffisamment stable financièrement pour rembourser ses dettes à temps, certains prêteurs, par exemple, exigent qu'elle maintienne des niveaux de trésorerie spécifiés. Une prévision des flux de trésorerie peut aider les entreprises à identifier les problèmes de flux de trésorerie potentiels qui pourraient conduire à une violation des clauses restrictives, ce qui pourrait les forcer à rembourser immédiatement la totalité de leur dette.
• Permettre aux entreprises de se développer de manière plus prévisible. Si une entreprise se développe grâce à des investissements, elle le fait souvent au détriment des flux de trésorerie. Si les projections de flux de trésorerie permettent aux entreprises de planifier plus facilement leurs excédents de trésorerie, elles simplifient également la mise en œuvre d'une stratégie de croissance de manière plus prévisible.

Pourquoi les prévisions de trésorerie échouent

La prévision de trésorerie peut sembler un exercice futile, raison pour laquelle de nombreux directeurs financiers nous disent que c'est l'un de leurs principaux défis organisationnels. La plupart des inexactitudes proviennent de l'une des trois causes profondes : ressources insuffisantes, manque de communication et absence d'une méthodologie de prévision unique. Plongeons dans chacun ci-dessous.

1. Faiblesse des ressources

Des données solides sont essentielles pour des prévisions précises, mais vous avez besoin des outils et des ressources appropriés pour les gérer et les surveiller. Si vous utilisez encore des outils comme Excel pour surveiller votre trésorerie, les prévisions sont infiniment plus difficiles.

Pour commencer, les données sont saisies manuellement, ce qui signifie qu'elles sont sujettes aux erreurs. De plus, il est difficile de refléter la complexité de la façon dont les revenus sont comptabilisés et dont les dépenses passent par un budget dans une feuille de calcul. Il n'y a pas moyen de contourner cela : les feuilles de calcul entraveront vos prévisions de trésorerie.

Les ressources s'appliquent également aux personnes. Les employés peuvent ne pas avoir le temps de collecter et d'analyser des données précises. Par exemple, le marketing peut vous fournir son calendrier de salons professionnels et les dépenses prévues, mais les salons programmés au troisième trimestre peuvent nécessiter un paiement intégral au deuxième trimestre.

Évidemment, cela a un impact énorme sur la précision de vos prévisions et de vos analyses prédictives. Vous pouvez traiter ces variations dans les rapports en créant des systèmes standard et en définissant comment projeter les dépenses et les liquidités futures.

Plus vos systèmes sont standardisés, plus vos prévisions de trésorerie sont précises et moins il faut de temps à chacun !

2. Manque de communication

Des prévisions de trésorerie inexactes sont souvent le résultat d'une mauvaise communication entre les secteurs d'activité. Chaque département peut avoir son propre système de collecte et de prévision des flux de trésorerie, chacun pouvant produire des résultats entièrement différents.

L'élimination des silos entre les parties prenantes donnera de meilleurs résultats. Il garantit également à tous les décideurs que leurs préoccupations et leurs voix sont entendues.

Les plates-formes logicielles de gestion de projet contribuent grandement à éliminer ces silos en ingérant et en rationalisant les données de plusieurs départements en temps réel afin de créer et de présenter une vérité commune.

3. Pas de méthodologie de prévision unique

Un défi commun à la prévision précise des flux de trésorerie est l'absence d'un système ou d'une méthodologie standard utilisée dans toute l'organisation.

Cela ne s'applique pas seulement à l'analyse des données, cela peut également s'appliquer à la collecte de données et à la création de rapports. De nombreuses organisations n'affectent pas une personne ou un service à la propriété du processus. La nomination d'un groupe spécifique pour mettre en place un système standard de prévision des flux de trésorerie garantira l'exactitude future.

Conseils pour impressionner votre planche

Supposons que vous ayez mis à niveau vos ressources, éliminé tous les silos et créé une équipe pour mettre en œuvre une méthodologie standard. Quelles sont les prochaines étapes que vous pouvez suivre pour augmenter la précision et limiter les flux de trésorerie négatifs, tout en impressionnant votre conseil d'administration ? Vous trouverez ci-dessous 4 conseils que vous pouvez garder à l'esprit pour la même chose.

1. Planifiez la saisonnalité

La plupart des entreprises connaissent une saisonnalité dans leur encaisse, qu'il s'agisse d'une hausse des coûts de chauffage ou d'une ruée vers les ventes pendant la saison des achats des Fêtes. Maîtriser ces flux et reflux est essentiel. Examinez les rapports des années précédentes pour identifier les fluctuations prévisibles des flux de trésorerie qui s'étendent sur une année complète, et pas seulement sur un trimestre. Ces informations peuvent être cruciales dans la planification et les prévisions budgétaires pour l'année à venir.

2. Évaluer les coûts fixes et variables

Évaluez ces coûts tous les six à douze mois. Certaines de ces dépenses variables peuvent être réduites en renégociant un contrat ou en apportant de légers ajustements au budget. Ces économies potentielles peuvent avoir un impact positif global sur les flux de trésorerie mensuels ou trimestriels, en particulier pendant une période creuse.

3. Planifiez plusieurs scénarios

La planification de scénarios est absolument essentielle pour une prévision précise des flux de trésorerie. Des surprises surviendront toujours, ajoutant de l'incertitude à votre plan et à vos prévisions. La planification de scénarios est le meilleur moyen d'atténuer cette incertitude et un moyen simple de tester les modifications standard apportées à vos principaux moteurs d'activité.

Par exemple, votre entreprise s'est fixé un objectif de chiffre d'affaires pour les 12 prochains mois. Vous pouvez prendre vos prévisions de ventes actuelles et projeter comment 10 % de ventes en plus et 10 % de ventes en moins affecteront votre flux de trésorerie. Présenter plusieurs scénarios à votre conseil les impressionnera certainement.

4. Passer à une prévision glissante

Reprévoir régulièrement. Les prévisions sont vos meilleures suppositions quant à ce qui vous attend. Prévoir des tendances et des opportunités imprévues 12 à 18 mois à l'avance est difficile dans le meilleur des cas et presque impossible lorsque le marché ou votre secteur connaît de l'incertitude ou de la volatilité. C'est pourquoi les prévisions glissantes sont le meilleur moyen d'assurer la précision de vos prévisions de trésorerie.

Une prévision financière glissante vous permet de projeter au fur et à mesure que l'année progresse pour tenir compte des tendances qui affectent les principaux moteurs de l'activité. En règle générale, avec des prévisions glissantes trimestrielles, les entreprises prévoient environ quatre à six trimestres à l'avance, quelle que soit la date ou l'année civile.

Pourquoi les feuilles de calcul entravent les prévisions

De nombreuses entreprises s'appuient sur Excel pour établir leurs prévisions, mais cette approche présente des défis inhérents, à commencer par la quasi-impossibilité de représenter la complexité d'une structure d'entreprise dans un tableur.

Les équipes financières ont tendance à construire un plan d'affaires sur plusieurs feuilles et à les lier avec des macros et des formules complexes qui se cassent souvent.

Mis à part le travail manuel, cette approche limite la valeur stratégique d'une prévision. La nature manuelle de la saisie et de la manipulation des données dans une feuille de calcul signifie que votre prévision est essentiellement un instantané statique dans le temps. Suivre le rythme des affaires échappera même aux utilisateurs expérimentés les plus compétents.

Plus préoccupant, une prévision glissante est le meilleur moyen de garder un œil sur les problèmes de trésorerie et de repérer tout écart par rapport à vos projections de trésorerie le plus tôt possible. Plus tôt vous identifiez un problème potentiel, plus tôt vous pourrez le signaler à votre direction et à votre conseil d'administration afin qu'ils puissent adopter un plan d'urgence.

Vous ne voulez pas être en position de dire au conseil d'administration que l'entreprise a besoin de contracter un prêt à court terme pour faire de la paie !

Amélioration de la précision grâce à des prévisions intelligentes

Alors, comment mettez-vous réellement en œuvre toutes ces suggestions ? Il est déjà assez difficile de créer un budget annuel. Comment ajouter des prévisions glissantes à votre liste de tâches ?

Il existe de nombreuses plates-formes conçues pour l'équipe financière qui est arrivée sur le marché. L'adoption de l'un d'entre eux vous aidera à améliorer la précision de vos prévisions de trésorerie et à impressionner votre conseil d'administration. C'est ce qu'on appelle adopter une prévision intelligente .

Les prévisions intelligentes offrent bien plus qu'un instantané de l'entreprise. Il combine les informations financières passées et présentes avec vos hypothèses sur les conditions économiques imminentes afin que vous puissiez prédire la santé future de votre entreprise. Cela vous permettra également de fournir à votre équipe de direction des informations précises et basées sur des données pour guider leur prise de décision.

Comme toutes les plates-formes de gestion de projet robustes, les solutions de prévision intelligentes agissent comme un référentiel central de données, vous permettant d'explorer ces données afin de comprendre les forces qui déterminent la santé financière et de mettre en œuvre des corrections de cap.

Par exemple, supposons que les ventes globales soient inférieures aux prévisions, ce qui signifie que vous devez expliquer pourquoi c'est le cas à votre conseil d'administration. Vous pouvez explorer les données de vente, identifier la région ou le bureau de vente qui n'est pas à la hauteur, puis approfondir les causes potentielles.

Il se peut qu'une région ait connu une attrition du personnel de vente clé et que les remplacements continuent de s'accélérer. Ce niveau d'informations - disponible 24h/24 et 7j/7 - vous permet d'évaluer si les problèmes seront résolus en temps voulu ou si des actions spécifiques sont nécessaires pour remettre les choses sur les rails.

Fini les pronostics sombres

Les prévisions intelligentes vous permettent d'être plus sûr de vos prévisions de trésorerie, car vos hypothèses sont étayées par des données. Ces données sous-jacentes changeront probablement avec le temps, mais ce n'est pas grave. Tous les conseils d'administration se rendent compte que les affaires sont dynamiques, et votre capacité à leur dire rapidement et facilement pourquoi vos prévisions de trésorerie ont évolué les impressionnera certainement.

L'utilisation de solutions de prévision intelligentes, ainsi que l' identification et la résolution des principales raisons pour lesquelles la plupart des prévisions de flux de trésorerie échouent et la révision régulière des prévisions, vous aideront à mieux prévoir votre flux de trésorerie futur et, par conséquent, à impressionner votre conseil d'administration.

L'argent est le carburant de votre entreprise. Découvrez comment votre entreprise peut maintenir un flux de trésorerie positif toute l'année !

Cet article a été initialement publié en 2019. Le contenu a été mis à jour avec de nouvelles informations.