Co to jest prognoza przepływów pieniężnych? Korzyści, wskazówki i przykład

Prognozowanie przepływów pieniężnych to jedno z najważniejszych zadań każdego dyrektora finansowego.

Twoja firma polega na tobie, aby upewnić się, że ma dodatnie przepływy pieniężne (co oznacza, że ​​więcej gotówki wpływa do firmy niż wychodzi) przez cały rok, aby mogła wypłacać wynagrodzenia, finansować priorytety i terminowo i w całości wywiązywać się ze swoich zobowiązań finansowych.

Firmy często korzystają z oprogramowania do zarządzania przepływami pieniężnymi, aby tworzyć prognozy biznesowe i planować zasoby finansowe. Zanim zrozumiemy, jak to działa, przyjrzyjmy się, czym jest przepływ gotówki i dlaczego jest dziś ważny.

Wynikiem prognozy przepływów pieniężnych jest raport przepływów pieniężnych , który szczegółowo opisuje, ile pieniędzy spodziewasz się przyjąć i wydać w danym okresie. Jest to przydatne narzędzie do określania najlepszego sposobu działania w sprawach monetarnych, kapitałowych i finansowych.

Znaczenie projekcji przepływów pieniężnych

Dokładna prognoza przepływów pieniężnych pozwala firmom oszacować ich przyszłe salda finansowe, uniknąć katastrofalnych niedoborów gotówki i zmaksymalizować zwrot z wszelkich nadwyżek gotówkowych.

Jednak dokładne przewidywanie przepływów pieniężnych jest sprawą złożoną. Twój zespół sprzedaży może zamknąć sprzedaż o wartości 3 milionów w pierwszym kwartale, ale może minąć kolejne sześć do dwunastu miesięcy, zanim firma zbierze w pełni te przychody. Lub Twoja firma może podjąć strategiczną decyzję o zatrudnieniu 10 dodatkowych przedstawicieli handlowych w celu zwiększenia udziału w rynku, ale rekrutacja i szkolenie nowych pracowników może zająć pół roku, a sprzedaż na pełnych obrotach może zająć więcej czasu.

W międzyczasie będziesz potrzebować środków na opłacenie ich pensji i świadczeń. Wydatki mogą być również zmienne, dodając wiele niewiadomych do przepływów pieniężnych. Na przykład nadchodzi zima. Czy w tym roku będzie łagodniejszy, czy ostrzejszy? Jak to wpłynie na wydatki na ogrzewanie? Czy aktywny sezon huraganów wpłynie na koszt surowców?

Niewiadome są nieodłącznym wyzwaniem dla każdego rodzaju prognozowania, niezależnie od tego, czy jesteś przedsiębiorstwem, czy małą firmą. Dlatego tak ważne jest, aby właściciele firm sporządzali prognozy biznesowe. Pozwala to oszacować, w jaki sposób różne zdarzenia naturalne, gospodarcze, polityczne i sezonowe przewidują, ile gotówki firma będzie miała pod ręką za 12 do 18 miesięcy od teraz.

Oczywiście jest to po prostu niemożliwe po ludzku.

Przykład prognozy przepływów pieniężnych

Prognozy dotyczące środków pieniężnych można przeprowadzać w różnych okresach. Poniższy przykład z Taulii ilustruje prostą jednomiesięczną prognozę przepływów pieniężnych dla firmy w styczniu, z przepływami pieniężnymi netto obliczonymi jako różnica między całkowitymi wpływami i całkowitymi odpływami.

Jak poprawić płynność finansową

Najdokładniejsza technika prognozowania przepływów pieniężnych firmy będzie zależeć od celów biznesowych, wymagań zespołu zarządzającego lub inwestorów oraz informacji, które są łatwo dostępne w firmie.

Na przykład firma, która chce monitorować zobowiązania dłużne co tydzień, potrzebowałaby innej strategii prognozowania niż ta, która ma na celu uzyskanie jasności w sytuacjach związanych z umową na koniec kwartału. Przymierza zadłużenia to ograniczenia finansowe, które pożyczkodawca nakłada na firmę.

Oprogramowanie do budżetowania i prognozowania   jest niezbędnym narzędziem, jeśli szukasz prognozy do budżetowania swojej działalności biznesowej. Dodatkowo, poniżej podano trzy kroki, o których należy pamiętać podczas całego procesu.

1. Zidentyfikuj i zajmij się kluczowymi przyczynami niepowodzenia większości prognoz przepływów pieniężnych
2. Przyjmuj najlepsze praktyki w zakresie prognozowania przepływów pieniężnych, w tym prognozowania w okresach miesięcznych
3. Zastąp prognozowanie oparte na arkuszach kalkulacyjnych zautomatyzowanym narzędziem z wbudowaną inteligencją.

Korzyści z prognozy przepływów pieniężnych

Oprócz zapewnienia, że ​​firma unika niedoborów gotówki i osiąga zyski z wszelkich nadwyżek gotówki, prognozowanie przepływów pieniężnych pomaga również firmom odnieść sukces na następujące sposoby:

• Pomaganie firmom w szybszej spłacie zadłużenia. Spłata długu może wymagać znacznych nakładów pieniężnych, które należy przewidzieć w budżecie. Firmy zadłużone mogą korzystać z prognozowania przepływów pieniężnych, aby upewnić się, że mają wystarczającą ilość gotówki w kasie, aby dokonać wymaganych płatności (a także odsetek od zadłużenia) na czas.
• Zapewnienie, że firmy przestrzegają umów dotyczących zadłużenia, za które mogą ponosić odpowiedzialność. Aby zagwarantować, że firma jest wystarczająco stabilna finansowo, aby terminowo spłacać swoje długi, niektórzy pożyczkodawcy wymagają na przykład, aby utrzymywała określony poziom gotówki. Prognoza przepływów pieniężnych może pomóc firmom w zidentyfikowaniu potencjalnych problemów z przepływami pieniężnymi, które mogą prowadzić do naruszenia umowy, co może zmusić je do natychmiastowej pełnej spłaty zadłużenia kredytowego.
• Umożliwienie firmom rozwoju w bardziej przewidywalny sposób. Jeśli korporacja rozwija się poprzez inwestycje, często robi to kosztem przepływów pieniężnych. Podczas gdy prognozy przepływów pieniężnych ułatwiają firmom planowanie nadwyżek gotówkowych, ułatwiają również wdrażanie strategii wzrostu w bardziej przewidywalny sposób.

Dlaczego prognozy przepływów pieniężnych zawodzą

Prognozowanie gotówki może wydawać się daremne, dlatego wielu dyrektorów finansowych mówi nam, że jest to jedno z ich głównych wyzwań organizacyjnych. Większość nieścisłości wynika z jednej z trzech podstawowych przyczyn : słabych zasobów, braku komunikacji i braku jednej metodologii prognozowania. Zagłębmy się w każdy z nich poniżej.

1. Słabe zasoby

Solidne dane są niezbędne do dokładnego prognozowania, ale potrzebne są odpowiednie narzędzia i zasoby, aby nimi zarządzać i je monitorować. Jeśli nadal używasz narzędzi takich jak Excel do monitorowania przepływów pieniężnych, prognozowanie jest nieskończenie trudniejsze.

Na początek dane są wprowadzane ręcznie, co oznacza, że ​​są podatne na błędy. Ponadto trudno jest odzwierciedlić złożoność sposobu księgowania przychodów i przepływu wydatków przez budżet w arkuszu kalkulacyjnym. Nie da się tego obejść: arkusze kalkulacyjne zaburzą prognozę przepływów pieniężnych.

Zasoby odnoszą się również do ludzi. Pracownicy mogą nie mieć czasu na dokładne gromadzenie i analizę danych. Na przykład dział marketingu może dostarczyć harmonogram targów i przewidywane wydatki, ale targi zaplanowane na trzeci kwartał mogą wymagać pełnej zapłaty w drugim kwartale.

Oczywiście ma to ogromny wpływ na dokładność prognoz i analiz predykcyjnych. Możesz zająć się tymi różnicami w raportach, tworząc standardowe systemy i definiując sposób prognozowania wydatków i przyszłej gotówki.

Im bardziej standardowe są Twoje systemy, tym dokładniejsze są Twoje prognozy przepływów pieniężnych i tym mniej czasu wymaga każda ze stron!

2. Brak komunikacji

Niedokładne prognozy przepływów pieniężnych są często wynikiem słabej komunikacji między segmentami biznesowymi. Każdy dział może mieć własny system zbierania i przewidywania przepływów pieniężnych, z których każdy może dawać zupełnie inne wyniki.

Eliminacja silosów między zainteresowanymi stronami przyniesie lepsze wyniki. Zapewnia również wszystkim decydentom, że ich obawy i głosy zostaną wysłuchane.

Platformy oprogramowania do zarządzania projektami w dużym stopniu eliminują te silosy, pobierając i racjonalizując dane z wielu działów w czasie rzeczywistym w celu stworzenia i przedstawienia wspólnej prawdy.

3. Brak jednej metodologii prognozowania

Częstym wyzwaniem dla dokładnego prognozowania przepływów pieniężnych jest brak standardowego systemu lub metodologii stosowanej w całej organizacji.

Dotyczy to nie tylko analizy danych — może również odnosić się do gromadzenia danych i raportowania. Wiele organizacji nie przypisuje osoby ani działu do zarządzania procesem. Wyznaczenie określonej grupy w celu wprowadzenia standardowego systemu prognozowania przepływów pieniężnych zapewni dokładność w przyszłości.

Wskazówki, jak zaimponować swojej tablicy

Załóżmy, że zmodernizowałeś swoje zasoby, wyeliminowałeś wszystkie silosy i utworzyłeś zespół do wdrożenia standardowej metodologii. Jakie są kolejne kroki, które możesz podjąć, aby zwiększyć dokładność i ograniczyć ujemne przepływy pieniężne — a jednocześnie zrobić wrażenie na zarządzie? Poniżej znajdują się 4 wskazówki, o których możesz pamiętać.

1. Zaplanuj sezonowość

Większość firm doświadcza sezonowości w gotówce w kasie, niezależnie od tego, czy wzrost powoduje wzrost kosztów ogrzewania, czy pośpiech sprzedaży w okresie świątecznych zakupów. Zapanowanie nad tymi przypływami i odpływami jest niezbędne. Analizuj raporty z poprzednich lat, aby zidentyfikować przewidywalne wahania przepływów pieniężnych obejmujące cały rok, a nie tylko kwartał. Informacje te mogą mieć kluczowe znaczenie w planowaniu i prognozowaniu budżetu na nadchodzący rok.

2. Oszacuj koszty stałe i zmienne

Oceń te koszty co sześć do 12 miesięcy. Część z tych wydatków zmiennych można ograniczyć renegocjując kontrakt lub wprowadzając niewielkie korekty w budżecie. Te potencjalne oszczędności mogą mieć ogólnie pozytywny wpływ na miesięczne lub kwartalne przepływy pieniężne, zwłaszcza w okresie przestoju.

3. Zaplanuj wiele scenariuszy

Planowanie scenariuszy jest absolutnie niezbędne do dokładnego prognozowania przepływów pieniężnych. Niespodzianki zawsze będą się pojawiać, dodając niepewności do twoich planów i prognoz. Planowanie scenariuszy to najlepszy sposób na ograniczenie tej niepewności i łatwy sposób na przetestowanie standardowych zmian w kluczowych czynnikach biznesowych.

Na przykład Twoja firma wyznaczyła cel dotyczący przychodów ze sprzedaży w ciągu najbliższych 12 miesięcy. Możesz wziąć swoją aktualną prognozę sprzedaży i przewidzieć, jak 10 procent więcej sprzedaży i 10 procent mniej sprzedaży wpłynie na przepływy pieniężne. Przedstawienie wielu scenariuszy Twojej tablicy z pewnością zrobi na niej wrażenie.

4. Przejdź do prognozy kroczącej

Regularnie aktualizuj prognozę. Prognozy to Twoje najlepsze przypuszczenia dotyczące przyszłości. Przewidywanie nieprzewidzianych trendów i możliwości z 12-18-miesięcznym wyprzedzeniem jest trudne w najlepszych przypadkach i prawie niemożliwe, gdy rynek lub Twoja branża doświadcza niepewności lub zmienności. Dlatego prognozy kroczące to najlepszy sposób na zwiększenie dokładności prognoz przepływów pieniężnych.

Krocząca prognoza finansowa umożliwia prognozowanie w miarę upływu roku, aby uwzględnić trendy, które mają wpływ na kluczowe czynniki biznesowe. Zazwyczaj w przypadku kwartalnej prognozy kroczącej firmy przewidują około czterech do sześciu kwartałów do przodu, niezależnie od daty kalendarzowej lub roku.

Dlaczego arkusze kalkulacyjne utrudniają prognozy

Wiele firm polega na programie Excel do tworzenia prognoz, ale takie podejście wiąże się z pewnymi wyzwaniami, poczynając od prawie niemożliwego przedstawienia złożoności struktury biznesowej w arkuszu kalkulacyjnym.

Zespoły finansowe mają tendencję do tworzenia biznesplanu na wielu arkuszach i łączenia ich ze złożonymi makrami i formułami, które często się psują.

Pomijając pracę fizyczną, takie podejście ogranicza strategiczną wartość prognozy. Ręczny charakter wprowadzania i manipulowania danymi w arkuszu kalkulacyjnym oznacza, że ​​prognoza jest zasadniczo statyczną migawką w czasie. Nadążanie za tempem biznesu wymyka się nawet najbardziej zaawansowanym użytkownikom.

Co więcej, prognoza krocząca to najlepszy sposób, aby mieć oko na problemy z przepływami pieniężnymi i jak najszybciej wykryć wszelkie odchylenia od prognoz przepływów pieniężnych. Im szybciej zidentyfikujesz potencjalny problem, tym szybciej możesz zgłosić go kierownictwu i zarządowi, aby mogli przyjąć plan awaryjny.

Nie chcesz być w stanie powiedzieć zarządowi, że firma musi zaciągnąć krótkoterminową pożyczkę, aby wypłacić wynagrodzenie!

Zwiększanie dokładności dzięki inteligentnemu prognozowaniu

Jak więc właściwie wdrożyć wszystkie te sugestie? Trudno jest stworzyć roczny budżet. Jak dodać prognozy kroczące do listy rzeczy do zrobienia?

Na rynku pojawiło się wiele platform przeznaczonych dla zespołu finansowego. Przyjęcie jednego z nich pomoże ci zwiększyć dokładność prognoz przepływów pieniężnych i wzbudzi podziw w zarządzie. Nazywa się to przyjęciem inteligentnej prognozy .

Inteligentne prognozowanie oferuje znacznie więcej niż migawkę firmy. Łączy przeszłe i obecne informacje finansowe z Twoimi założeniami dotyczącymi zbliżających się warunków ekonomicznych, dzięki czemu możesz przewidzieć przyszły stan Twojej firmy. Umożliwi to również dostarczenie zespołowi kierowniczemu precyzyjnych, opartych na danych spostrzeżeń, które pomogą im w podejmowaniu decyzji.

Podobnie jak wszystkie solidne platformy do zarządzania projektami, inteligentne rozwiązania prognostyczne działają jak centralne repozytorium danych, umożliwiając drążenie tych danych w celu zrozumienia sił wpływających na kondycję finansową i wdrożenia korekt kursu.

Załóżmy na przykład, że ogólna sprzedaż jest niższa niż przewidywano, co oznacza, że ​​musisz wyjaśnić zarządowi, dlaczego tak jest. Możesz przejść do danych dotyczących sprzedaży, wskazać region lub biuro sprzedaży, w którym brakuje, a następnie przyjrzeć się bliżej potencjalnym przyczynom.

Może się zdarzyć, że region doświadczył utraty kluczowego personelu sprzedaży, a zastępstwa wciąż się rozwijają. Ten poziom wglądu — dostępny 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu — pozwala ocenić, czy problemy zostaną rozwiązane w odpowiednim czasie lub czy potrzebne są określone działania, aby przywrócić wszystko na właściwe tory.

Koniec z ponurymi prognozami

Inteligentne prognozowanie pozwala na bardziej asertywne podejście do prognoz przepływów pieniężnych, ponieważ założenia są poparte danymi. Te podstawowe dane prawdopodobnie zmienią się z czasem, ale to jest w porządku. Wszystkie zarządy zdają sobie sprawę, że biznes jest dynamiczny, a twoja umiejętność szybkiego i łatwego mówienia im, dlaczego twoja prognoza przepływów pieniężnych ewoluowała, z pewnością zrobi na nich wrażenie.

Korzystanie z inteligentnych rozwiązań prognostycznych, wraz z identyfikowaniem i analizowaniem głównych przyczyn niepowodzenia większości prognoz przepływów pieniężnych oraz regularnym ponownym prognozowaniem, pomoże Ci lepiej przewidzieć przyszłe przepływy pieniężne, a co za tym idzie, zrobić wrażenie na zarządzie.

Gotówka to paliwo dla Twojej firmy. Dowiedz się, jak Twoja firma może utrzymać dodatnie przepływy pieniężne przez cały rok!

Ten artykuł został pierwotnie opublikowany w 2019 roku. Treść została zaktualizowana o nowe informacje.