Bagaimana Memutuskan Kapan Mengalihdayakan Peran Pekerjaan Tertentu

Menjalankan agensi digital tidaklah mudah. Meskipun desain web menguntungkan, persaingan berlimpah, dan margin keuntungan terkadang sangat tipis. Itulah mengapa perbedaan antara agensi digital yang sukses dan yang gagal seringkali tidak ada hubungannya dengan bakat. Sebaliknya, ini semua tentang efisiensi. Merupakan perlombaan yang bagus untuk melihat agensi mana yang dapat menjalankan paling ramping tanpa mengorbankan kualitas pekerjaannya. Tanpa diragukan lagi, salah satu alat paling efektif yang dimiliki agensi digital untuk meningkatkan efisiensi dan menahan biaya adalah outsourcing. Beberapa pekerjaan dan peran tidak membenarkan mempekerjakan staf penuh waktu. Terkadang, itu karena biaya overhead yang terlibat. Di lain waktu, itu karena peran pekerjaan itu sendiri berada di luar kompetensi inti agensi. Terlepas dari alasannya, mengetahui peran mana yang harus dialihdayakan dapat berarti perbedaan antara agensi yang bekerja di semua silinder dan yang hanya pincang.

Kabar baiknya adalah ada proses yang cukup sederhana yang dapat diikuti oleh agensi digital—atau bisnis lainnya—untuk membuat keputusan outsourcing yang cerdas. Artikel ini akan menjelaskan proses itu dalam bahasa sederhana. Pada kesimpulannya, Anda akan memiliki alat dan pengetahuan untuk memutuskan peran pekerjaan mana yang akan dialihdayakan dan mana yang akan dipertahankan. Mari kita mulai.

Tetapkan Skor untuk Setiap Peran Pekerjaan

Langkah pertama dalam proses pengambilan keputusan outsourcing adalah membuat daftar setiap peran pekerjaan dalam perusahaan. Kemudian, Anda harus menetapkan skor untuk setiap peran yang terdaftar. Pada dasarnya, Anda harus memberikan satu poin untuk setiap peran pekerjaan berdasarkan jawaban yang menyetujui pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apakah peran pekerjaan tidak terkait dengan fungsi bisnis sehari-hari?
• Apakah peran pekerjaan di luar kompetensi inti bisnis?
• Apakah peran pekerjaan memerlukan keahlian khusus?
• Apakah fungsi peran pekerjaan memakan waktu?
• Bisakah pekerjaan dilakukan tanpa pengetahuan luas tentang bisnis?

Pada dasarnya, semakin tinggi skor yang diberikan untuk peran pekerjaan tersebut, semakin tinggi kemungkinan itu akan menjadi target yang baik untuk outsourcing. Dengan skor di tangan, seharusnya mungkin untuk menghilangkan banyak—jika tidak sebagian besar—peran pekerjaan saat ini dalam bisnis. Peran yang dihilangkan terlalu sentral untuk operasi bisnis atau melibatkan pekerjaan yang paling baik dilakukan dalam kerja sama yang erat dengan tenaga kerja bisnis lainnya.

Menghitung Overhead Peran Pekerjaan Berskor Tinggi

Karena salah satu keuntungan utama outsourcing adalah membantu menahan biaya, langkah selanjutnya adalah menghitung biaya overhead yang terkait dengan setiap peran pekerjaan dengan skor tinggi yang diidentifikasi pada langkah pertama. Itu akan memberikan dasar perbandingan yang kuat dengan kutipan dari perusahaan outsourcing atau pekerja lepas. Untuk menentukan overhead yang terkait dengan peran pekerjaan individu, perlu mempertimbangkan beberapa hal.

Pertama, perlu menghitung total overhead bulanan perusahaan. Ini termasuk biaya kantor, perlengkapan, teknologi, dan hal lain yang disediakan bisnis untuk setiap karyawan. Kemudian, bagi total biaya tersebut dengan jumlah total orang yang dipekerjakan oleh perusahaan. Itu akan memberikan perkiraan yang masuk akal dari biaya overhead mentah per karyawan perusahaan.

Langkah selanjutnya adalah menghitung biaya overhead langsung yang terkait dengan karyawan yang saat ini bekerja di setiap peran pekerjaan. Ini termasuk gaji, tunjangan, pajak gaji, dan biaya terkait lainnya. Kemudian, tambahkan hasilnya ke angka overhead per karyawan, dan Anda akan mendapatkan total biaya bulanan untuk setiap peran pekerjaan. Untuk perbandingan yang lebih baik nanti, Anda dapat membagi hasil tersebut dengan jumlah total jam kerja setiap karyawan (atau berapa jam yang mereka habiskan untuk menjalankan peran tertentu). Itu akan memberi tahu Anda berapa biaya setiap peran pekerjaan per jam.

Menghitung Biaya Pemberhentian Karyawan

Hal berikutnya yang perlu dipertimbangkan adalah berapa biaya untuk melepaskan karyawan jika pengaturan outsourcing membutuhkannya. Meskipun ini biasanya biaya satu kali, bisnis perlu memahaminya sebelum bergerak maju dengan rencana outsourcing. Jika berlaku, hal utama yang perlu dipertimbangkan adalah paket pesangon dan tunjangan yang diperpanjang.

Penting juga untuk memikirkan biaya yang terkait dengan offboarding karyawan. Misalnya, berapa banyak biaya untuk merebut kembali properti perusahaan dan menonaktifkan akses ke infrastruktur TI dan data perusahaan? Biaya tersebut mungkin sangat bervariasi tergantung pada jenis karyawan dan lama layanan. Ini juga merupakan ide yang baik untuk mempertahankan karyawan yang keluar dalam daftar gaji, bila memungkinkan, selama transisi ke pengaturan outsourcing. Karena hal itu dapat meningkatkan biaya untuk sementara, bisnis harus siap memikul beban tambahan.

Tentukan Margin Kesalahan yang Dapat Diterima

Jika pengaturan outsourcing benar-benar perbandingan apel-ke-apel dengan membuat karyawan Anda melakukan peran pekerjaan tertentu, hasil langkah sebelumnya akan selalu memutuskan peran pekerjaan mana yang akan dialihdayakan. Namun, pekerjaan outsourcing tidak setara dengan pekerjaan yang dilakukan oleh pekerja internal. Akan selalu ada margin kesalahan tertentu karena jarak logistik dan fisik antara bisnis dan pekerja yang sekarang menangani setiap peran pekerjaan. Jadi, penting untuk memperhitungkan itu.

Idenya adalah untuk mencari tahu, untuk setiap peran pekerjaan yang Anda pertimbangkan untuk melakukan outsourcing, berapa banyak kesalahan atau keterlambatan dalam kinerja pekerjaan yang dapat ditoleransi oleh bisnis. Misalnya, jika bisnis mengalihkan fungsi pekerjaan ke perusahaan outsourcing atau pekerja lepas dan membuat kesalahan—berapa lama bisnis mampu menunggu koreksi sebelum menghabiskan lebih banyak uang dan kerusakan reputasi daripada nilai pekerjaan?

Masalahnya, tidak ada jawaban benar atau salah untuk pertanyaan itu. Ini adalah sesuatu yang harus diputuskan sendiri oleh setiap bisnis, berdasarkan hubungannya dengan pelanggan dan standar kualitas yang dipilih untuk dijunjung tinggi. Pada tahap ini, ada kemungkinan bahwa beberapa peran pekerjaan—tidak peduli berapa banyak bisnis dapat dihemat melalui outsourcing—tidak sebanding dengan potensi risiko yang terlibat.

Minta Penawaran Outsourcing

Langkah selanjutnya dan terakhir dalam proses pengambilan keputusan outsourcing adalah meminta penawaran untuk pekerjaan yang dibutuhkan. Itu harus dimulai dengan beberapa uji tuntas mengenai calon mitra outsourcing. Sangat penting untuk menemukan kandidat dengan rekam jejak yang solid untuk sukses dan pengalaman yang dapat diverifikasi dalam melakukan pekerjaan yang dibutuhkan bisnis. Kemudian, Anda bisa menyiapkan permintaan penawaran untuk kandidat yang lolos seleksi. Di sinilah semua informasi yang dikumpulkan pada langkah sebelumnya menjadi berguna. Anda dapat menggunakannya untuk mengomunikasikan beberapa hal kepada mitra outsourcing potensial, termasuk:

• Sifat spesifik dan ruang lingkup pekerjaan yang dibutuhkan
• Margin kesalahan yang dapat diterima
• Maksimum bisnis akan mempertimbangkan pengeluaran untuk pekerjaan itu
• Ketika pengaturan outsourcing perlu dimulai

Pada titik ini, keputusan turun ke mitra outsourcing mana yang akan setuju untuk memenuhi persyaratan perusahaan pada titik harga terendah. Bagi mereka yang melakukannya, bergerak maju dengan pengaturan yang sesuai harus mengikuti.

Intinya – Kapan Melakukan Outsourcing

Dengan mengikuti prosedur di atas, agensi digital atau jenis bisnis lainnya harus dapat membuat keputusan outsourcing yang cerdas. Jika diikuti, prosedur tersebut harus meminimalkan risiko dan meningkatkan peluang bahwa pengaturan outsourcing yang dihasilkan memenuhi kebutuhan bisnis sekaligus menurunkan biaya. Tentu saja, outsourcing juga mungkin tidak masuk akal bagi banyak agensi digital di luar sana. Pasti tidak ada yang salah dengan itu. Namun, selalu ada baiknya menjaga outsourcing tersedia sebagai opsi, karena kondisi bisnis dan operasi dapat dan memang sering berubah.