Le guide ultime pour vous procurer vos produits en toute sécurité auprès d'Alibaba

Alibaba est une place de marché en ligne qui met en relation les fournisseurs et les fabricants avec des entreprises du monde entier. Le site Web d'Alibaba est originaire de Chine, de sorte que la majorité des fournisseurs et des fabricants actifs sur leur marché viennent de Chine. Cependant, il existe des fournisseurs et des fabricants d'autres parties du monde.

Alibaba est l'endroit où les entreprises s'approvisionnent en produits manufacturés, à la fois bon marché et en gros, qu'elles peuvent revendre ou sous marque privée pour leurs propres entreprises. L'une des meilleures qualités de l'utilisation du site Web d'Alibaba est que n'importe qui, avec ou sans sa propre entreprise, peut parcourir sa base de données de fournisseurs, de fabricants et de produits.

Depuis sa création en 1999, Alibaba a été un moyen précieux pour les entreprises, les fournisseurs et les fabricants du monde entier de travailler ensemble malgré les barrières géographiques, linguistiques ou culturelles qui peuvent exister. Bien que de nombreux partenariats réussis aient été créés via le marché d'Alibaba, il y a également eu de nombreuses escroqueries qui sont toujours en cours, même à ce jour. Les informations sur les escroqueries et comment les prévenir seront abordées dans cet article, non pas pour vous dissuader d'utiliser le site Web d'Alibaba, mais pour vous informer des risques encourus afin que vous puissiez les reconnaître correctement et vous protéger.

Utilisez ce guide comme une ressource pour vous aider à naviguer dans votre expérience Alibaba, et n'hésitez pas à passer aux sections de cet article qui sont les plus pertinentes pour l'endroit où vous en êtes dans votre processus.

Procédure pas à pas du site Web

Si vous êtes nouveau sur le site Web d'Alibaba, il peut être difficile à utiliser au début. Voici quelques-uns des principaux domaines auxquels vous devez vous habituer pour pouvoir naviguer facilement sur le marché.

Il s'agit de la zone d'Alibaba où vous pouvez vous inscrire ou vous connecter au site Web. Vous pourrez également gérer toutes les commandes que vous passez, vos demandes d'acheteurs, votre compte, vos favoris et d'autres aspects du site Web auxquels vous avez besoin d'un accès direct.

La barre de recherche. C'est là que vous pouvez rechercher tous les produits, fournisseurs ou devis sur les produits qui vous intéressent. Notez que la liste déroulante sur le côté gauche de la barre de recherche est l'endroit où vous pouvez sélectionner les « Produits » ou « » Catégories "Fournisseurs" pour vous aider à affiner votre recherche.

C'est ainsi que les résultats de la recherche apparaissent lorsque les écouteurs sont recherchés avec la catégorie « Produits » sélectionnée. Les résultats de recherche qui vous sont fournis sont des produits sur Alibaba qui se rapportent à votre terme de recherche.

C'est ainsi que les résultats de la recherche apparaissent lorsque les écouteurs sont recherchés avec la catégorie « Fournisseurs » sélectionnée. Les résultats de recherche qui vous sont fournis sont des fournisseurs qui existent sur Alibaba et qui produisent l'article que vous avez recherché.

Le menu déroulant « Solutions d'approvisionnement » vous offre de nombreuses options que vous pouvez utiliser pour affiner votre recherche. Recherchez des fournisseurs par région, consultez des salons internationaux, soumettez une demande d'achat, achetez des produits prêts à l'emploi, etc., ce menu vous aide à trouver ce que vous recherchez de manière plus efficace.

Le menu déroulant « Services et abonnements » vous donne des informations sur le type de services et d'abonnements proposés par Alibaba.

Le menu déroulant « Aide et communauté » est le lieu de prédilection d'Alibaba pour toute aide dont vous pourriez avoir besoin. Si vous êtes nouveau sur Alibaba, consultez l'option « Pour les nouveaux utilisateurs » ou « Pour les acheteurs », consultez également le « Forum de discussion » situé sous l'en-tête « Ressources et informations » pour en savoir plus et poser toutes les questions que vous pourriez avoir. .

Le menu Catégories vous aide à affiner votre recherche dans Alibaba en fonction de la catégorie qui vous intéresse. C'est un excellent endroit où chercher si vous avez une idée du marché de niche que vous souhaitez desservir mais que vous n'avez pas réellement de produit spécifique dans lequel l'esprit car cela peut vous montrer quels produits existent réellement sur un marché donné.

Alibaba a également un site Web frère appelé AliExpress. Ce marché est destiné au marché des consommateurs plutôt qu'au marché des entreprises. Cependant, ces dernières années, de nombreuses entreprises de commerce électronique ont commencé à s'approvisionner auprès d'AliExpress plutôt que d'Alibaba afin de pouvoir acheter en plus petites quantités plutôt qu'en gros. De manière pratique, la plupart des produits sur AliExpress sont également expédiés gratuitement dans la plupart des endroits dans le monde, mais le délai de livraison reste long (jusqu'à 30 jours). Utilisez la barre de recherche d'AliExpress pour rechercher les produits que vous souhaitez acheter.

Voici les résultats de la recherche d'écouteurs sur AliExpress. Comparez ces résultats de recherche à la même recherche que nous avons placée précédemment sur Alibaba. Notez que les produits ici sur AliExpress peuvent être achetés individuellement (au lieu d'en vrac) et peuvent être achetés directement (sans aucune modification ni négociation nécessaire entre vous et le fournisseur).

Alibaba contre AliExpress

Il existe deux marchés Alibaba différents qui s'adressent à différents types d'entreprises et l'un peut être mieux adapté à votre entreprise que l'autre.

• Alibaba : Comme mentionné ci-dessus, Alibaba est une place de marché qui met en relation les fournisseurs et les fabricants avec les entreprises et est idéale pour les propriétaires d'entreprise qui souhaitent passer des commandes en grande quantité au prix unitaire le moins cher possible. Les entreprises travaillent directement avec les fabricants sur Alibaba pour créer leurs propres produits, ou pour trouver des fabricants spécialisés dans la création de certains types de produits, puis les étiqueter pour leur propre marque. Utilisez Alibaba si vous souhaitez travailler directement avec un fabricant, créer/marquer votre propre produit ou passer des commandes en grande quantité au prix le plus bas.
• AliExpress : fonctionne au niveau du consommateur et permet aux acheteurs d'acheter de faibles quantités (plutôt qu'en gros) aux prix d'usine. Acheter en gros sur AliExpress n'est généralement pas un moyen efficace d'acheter des produits en stock pour une entreprise, car les prix sont plus élevés qu'ils ne le seraient sur Alibaba. Cependant, pour les nouveaux propriétaires d'entreprise qui ont besoin de petits MOQ, AliExpress peut être la meilleure option.

Alibaba et livraison directe

Si vous n'êtes pas familier avec ce qu'est la livraison directe, consultez notre article sur la livraison directe 101 : qu'est-ce que la livraison directe ? La livraison directe est offerte via Alibaba, il suffit de rechercher « dropshipper » et le nom de votre produit et les dropshippers qui proposent ce produit sur Alibaba seront affichés. Il convient toutefois de noter qu'en fonction de votre marché cible et de l'emplacement géographique de votre marché cible, le dropshipping via Alibaba n'est pas toujours la meilleure option. Essayez de rechercher des expéditeurs directs dans votre région ou consultez notre liste d'expéditeurs directs ici.

AliExpress propose également des options de livraison directe, cependant, il peut exister de meilleures options pour vous procurer vos produits, telles que cette liste de 20 alternatives AliExpress pour vous procurer vos produits de livraison directe.

Avantages et inconvénients de l'approvisionnement en produits à l'étranger

L'une des principales raisons pour lesquelles l'approvisionnement en produits d'Alibaba est une option si attrayante, en particulier pour les pays occidentalisés comme les États-Unis et le Canada, est que les produits sont vendus à un prix extrêmement abordable, ce qui signifie que les entreprises sont en mesure d'augmenter davantage leur marge bénéficiaire que si elles devaient s'approvisionner localement.

Avec ce seul avantage, il y a des inconvénients qui l'accompagnent, mais cela vaut la peine d'évaluer tous les avantages et les inconvénients afin que vous puissiez décider si l'approvisionnement auprès d'Alibaba est le bon choix pour votre entreprise.

Avantages :

• Il existe une plus grande quantité de fournisseurs parmi lesquels choisir sur Alibaba pour un produit donné, plutôt que si vous deviez rechercher les fabricants de ce produit dans votre région.
• Selon le produit, il n'y a peut-être pas de fabricants dans votre région et l'approvisionnement à l'étranger est votre seule option.
• Les coûts de fabrication sont généralement inférieurs, car les coûts de main-d'œuvre généraux sont beaucoup plus bas que dans des pays comme les États-Unis et le Canada.

Désavantages:

• Les consommateurs savent que les normes de travail et de fabrication sont plus basses dans des endroits comme la Chine, donc y produire des produits a des connotations de qualité inférieure.
• En raison des faibles normes de travail et de fabrication, il est possible que les travailleurs ne soient pas rémunérés équitablement pour ce qu'ils font ou qu'ils travaillent dans des environnements contraires à l'éthique.
• Il peut y avoir une barrière linguistique et/ou culturelle entre vous et le fournisseur étranger, ce qui rend la communication difficile ou déroutante.
• L'expédition prend plus de temps, peut être coûteuse, déroutante et devra être dédouanée.
• Peu ou pas de protection de la propriété intellectuelle en raison des usines se copiant et/ou vendant des instructions de fabrication.
• Difficile de visiter soi-même l'usine ce qui peut s'avérer gênant si l'on veut vérifier la légitimité du fabricant ou du fournisseur.
• Embaucher des entreprises dans la région de votre usine pour vérifier sa légitimité peut être coûteux et parfois inutile car ces entreprises peuvent avoir des liens avec l'usine et peuvent ne pas fournir de rapports véridiques.
• La sécurité des paiements est faible.

La différence entre les fabricants, les distributeurs et les sociétés commerciales

Il est particulièrement important de savoir à qui vous parlez lorsque vous recherchez un fournisseur ou un fabricant avec qui travailler sur Alibaba. Vous trouverez trois représentants différents sur Alibaba, et leurs emplois sont totalement différents les uns des autres et peuvent affecter votre expérience.

• Fabricants : Les fabricants fabriquent des produits. Aussi simple que cela. Les fabricants exploitent des usines qui disposent des matériaux, de l'équipement et/ou du personnel nécessaires pour fabriquer des produits physiques.
• Distributeurs : Les distributeurs achètent des produits aux fabricants et les revendent ensuite. Ils ne fabriquent pas eux-mêmes les produits, mais ils ont les ressources et les contacts pour vendre les produits aux entreprises qui les achèteront.
• Sociétés commerciales : Les sociétés commerciales achètent plusieurs types de produits dans différentes usines et les vendent. Encore une fois, ils ne fabriquent aucun des produits eux-mêmes, mais ils les achètent auprès de plusieurs usines et les vendent à d'autres entreprises.

Pourquoi est-ce important pour vous ? Votre expérience sur Alibaba peut dépendre du fait que vous vous approvisionnez en produits auprès d'un fabricant, d'un distributeur ou d'une société commerciale. Travailler directement avec un fabricant est le meilleur moyen de s'assurer que vous serez en mesure de faire le plus de profit, car vous éliminerez tous les intermédiaires (les distributeurs ou les sociétés commerciales) qui font également un profit en achetant des produits chez eux.

L'inconvénient de travailler avec un fabricant, cependant, est qu'il n'emploie souvent pas les ressources nécessaires pour embaucher des vendeurs anglophones, donc travailler avec une barrière linguistique entre vous et un fabricant peut créer de nombreux problèmes. Ce n'est pas vrai dans tous les cas, il existe des fabricants qui ont les moyens de fournir des services en anglais, mais cet inconvénient existe.

La plupart du temps, les fournisseurs que vous trouverez sur Alibaba seront des sociétés commerciales, car elles vendent les produits qu'elles acquièrent auprès des fabricants. Elles disposent donc de plus de ressources pour employer des représentants anglophones. Cependant, comme les sociétés commerciales ne fabriquent pas les produits elles-mêmes, elles peuvent souvent créer plus de confusion si vous posez des questions spécifiques ou si vous souhaitez modifier le produit de quelque manière que ce soit.

Il est préférable de travailler directement avec les fabricants, si cela a du sens pour votre entreprise, car les fabricants connaissent l'ensemble du processus de fabrication de leur produit, ils savent comment il peut être modifié, et l'acheter directement auprès du fabricant garantira que vous pouvez vendre à vos clients à moindre coût tout en conservant une marge bénéficiaire décente.

Attention, sur Alibaba, il n'est pas nécessaire que les fournisseurs s'identifient en tant que fabricants, distributeurs ou sociétés commerciales, et il est facile pour chacun d'entre eux de simplement répondre « oui » si vous leur demandez s'ils sont un fabricant, alors ne le faites pas. Ne soyez pas trop confiant si c'est la réponse que vous obtenez. L'un des moyens les plus sûrs de savoir entre les trois est de regarder la sélection de produits qu'ils proposent. Si vous trouvez un fournisseur qui propose des claviers ainsi que des écouteurs, il s'agira très probablement d'une société commerciale, car un fabricant propose le plus souvent un seul produit et se spécialise dans la création de ce produit.

Se protéger et faire preuve de diligence raisonnable

Alibaba a été notoirement reconnu pour les transactions frauduleuses qui ont eu lieu au fil des ans et a acquis une certaine réputation de ne pas être le marché le plus sûr sur lequel acheter.
Cependant, ce n'est pas une façon tout à fait juste d'évaluer les services d'Alibaba, car de nombreux fournisseurs non-spam se représentent sur Alibaba, et de nombreux acheteurs au fil des ans ont acheté et achètent des produits de qualité via Alibaba.

Cela étant dit, des escroqueries continuent de se produire et il est de votre responsabilité de prendre toutes les précautions nécessaires pour éviter de vous faire arnaquer.

Voici ce que vous pouvez faire :

• Le premier et le meilleur conseil est de toujours utiliser votre propre bon sens. Quoi qu'il en soit, faites toujours confiance à votre intuition et si un accord semble trop beau pour être vrai, c'est probablement le cas.
• Déterminez la légitimité de votre fournisseur. Il est possible pour quelqu'un de créer un compte fournisseur, de présenter un spectacle convaincant aux acheteurs et de disparaître une fois qu'il a votre argent, donc déterminer si toutes ses informations de contact sont correctes est une bonne première étape pour déterminer sa légitimité.
• Assurez-vous que leur adresse e-mail, leur numéro de téléphone et leur site Web sont tous vérifiés, assurez-vous qu'ils ont une adresse légitime (pas une boîte postale, car tout le monde peut obtenir une boîte postale), et vérifiez l'enregistrement de leur site Web pour voir par qui il a été enregistré et s'il y a un numéro de téléphone. Recherchez-les sur Domain Tools. Vérifiez également s'ils sont membres d'associations ou d'organisations professionnelles, car cela peut vous donner un meilleur aperçu de leur entreprise.
• Recherchez les fournisseurs d'or d'Alibaba. Les fournisseurs d'or auront l'icône Fournisseur d'or sur leur page et cela vous permettra de savoir qu'ils ont été inspectés et approuvés par Alibaba lui-même, et qu'ils ont passé avec succès les contrôles d'authentification et de vérification qui sont généralement effectués par des agences tierces. Les icônes des fournisseurs d'or vous indiqueront également depuis combien d'années ce fournisseur est actif sur Alibaba, ce qui est une bonne indication de sa fiabilité. Notez que l'utilisation de Gold Suppliers n'est pas totalement un moyen sûr de vous assurer d'avoir un fournisseur digne de confiance, mais c'est un bon filtre pour commencer. Il existe toujours une possibilité d'escroqueries avec les fournisseurs d'or, et les fournisseurs non-or peuvent toujours être dignes de confiance, alors faites votre propre diligence raisonnable.
• Recherchez sur les forums, les avis, sur Google ou sur Scam.com d'Alibaba pour des plaintes ou des témoignages sur les fournisseurs d'Alibaba. Cela vous donnera un bon aperçu du fournisseur que vous ne pourrez peut-être pas trouver ailleurs. Consultez également le service ExamineChina car ils vérifient les entreprises chinoises et peuvent vous fournir un rapport sur tout fournisseur avec lequel vous souhaitez travailler.
• Demandez des références aux fournisseurs. Les fournisseurs dignes de confiance n'auront aucun problème à vous fournir des références, mais assurez-vous également de déterminer la légitimité de ces références, car elles pourraient être affiliées au fournisseur d'une manière ou d'une autre. Une fois que vous avez des références fiables, demandez-leur s'ils ont eu des problèmes avec le fournisseur, combien ils ont payé pour le matériel et pour le produit, depuis combien de temps ils travaillent avec le fournisseur, demandez à voir leur produit pour observer la qualité et demandez-leur s'ils recommanderaient de travailler avec le fournisseur.
• Si vous travaillez avec un fournisseur qui fabrique des produits de marque, comme des lunettes de soleil Ray-Ban ou des jouets Disney, par exemple, assurez-vous qu'il dispose d'une licence légitime pour vendre ses produits de marque afin de ne pas avoir de ramifications juridiques en cours de route. s'ils n'avaient pas de permis (oui, vous serez responsable).
• Allez visiter l'usine, si vous le pouvez, et si vous ne pouvez pas, faites comme si vous veniez la visiter. Des fournisseurs réputés accueilleront votre visite avec plaisir, et si des fournisseurs déconseillent une visite, considérez cela comme un drapeau rouge. Envisagez d'envoyer une agence d'inspection tierce visiter l'usine en votre nom et vous faire rapport. Sachez que même si ces agences peuvent ne pas avoir d'affiliation directe avec des fabricants et peuvent sembler sûres, elles peuvent toujours accepter des pots-de-vin de fournisseurs et ne pas vous rapporter toute la vérité. Faites vraiment vos recherches si vous faites appel à un service d'inspection tiers, ou visitez vous-même l'usine.
• Observez les modes de paiement qu'ils acceptent. S'ils travaillent avec le système de paiement sécurisé d'Alibaba ou PayPal, c'est un bon signe car ce sont les deux moyens les plus sûrs de payer sur Alibaba, car ils offrent des services où vous pouvez payer en plusieurs fois (un acompte d'abord, puis le reste du paiement une fois vous avez reçu votre commande à votre satisfaction) ou ils offrent des services de règlement des différends si le fournisseur n'a pas respecté ses responsabilités. Méfiez-vous des fournisseurs qui n'acceptent que Western Union comme mode de paiement, car des escroqueries sont connues via ce mode de paiement.
• Documentez tout. Enregistrez les e-mails, enregistrez les appels téléphoniques, filmez les sessions Skype, conservez les fax et les papiers, archivez les conversations par messagerie instantanée, prenez des photos d'échantillons de produits, conservez absolument chaque élément de communication que vous avez entre vous et tous les fournisseurs afin qu'il puisse être utilisé comme preuve en cas d'événement c'est toujours nécessaire. C'est l'une des méthodes de protection les plus simples que vous pouvez utiliser et qui peut vraiment vous sauver en cas d'escroquerie potentielle.

Ce sont dix bons conseils sur la façon de vous protéger des escroqueries potentielles, mais n'oubliez jamais de faire preuve de diligence raisonnable, de faire plus que moins, de toujours faire confiance à votre instinct et de faire preuve de bon sens. Faire plus de recherches, au début, pour trouver un fournisseur de confiance, bien que cela puisse être fastidieux, peut vous éviter des maux de tête massifs, des désagréments et sans parler d'une perte d'argent, à long terme.

Trouver et contacter des fournisseurs

Recherche

Cela commence par savoir quel produit vous voulez vendre et chaque détail qui va avec. Si vous n'êtes pas sûr du produit que vous souhaitez réellement vendre, si c'est une bonne idée de produit ou non, ou si vous avez besoin d'aide pour trouver le bon produit à vendre en ligne, consultez les articles précédents que nous avons écrits sur ce sujet. Une fois que vous avez déterminé quel produit vous souhaitez vendre en ligne, vous pouvez passer à l'étape suivante.

Demandez-vous d'abord si votre produit existe déjà ou s'il doit être créé. Cela aura un impact sur les personnes avec lesquelles vous travaillez sur Alibaba et sur la manière dont vous devez leur présenter votre idée. Si votre produit existe déjà, il vous suffit de trouver un fabricant spécialisé dans la fabrication de cet article. Si vous avez inventé un nouveau produit, vous devrez trouver un fabricant qui peut le fabriquer pour vous, lui donner un prototype à partir duquel travailler et développer quelques échantillons.

Que votre produit existe déjà ou s'il doit être créé, vous devez connaître tous les détails de l'apparence et de la construction de votre produit, jusqu'aux matériaux, la quincaillerie, les nombres ou les tailles, etc. Cela prendra quelques recherches.

L' une des plus grandes parties de votre recherche seront assis vers le bas avec Alibaba et lisant attentivement par le marché pour voir ce que vous pouvez trouver. Recherchez par produit, par fournisseur, faites une demande d'achat si vous avez besoin d'aide pour trouver le fabricant parfait, mais obtenez simplement une idée du terrain et obtenez un aperçu de ce avec quoi vous devez travailler. Pas besoin de prendre des décisions difficiles tout de suite, il suffit d'examiner la scène.

Soyez conscient de vos options et trouvez celle qui vous convient. Ci-dessus, nous avons parlé du site Web frère d'Alibaba, AliExpress. Comprenez ce que AliExpress a à offrir par rapport à ce qu'Alibaba a à offrir, et lesquels de leurs MOQ et de leurs prix sont les meilleures options pour le produit que vous souhaitez vendre. Cela vous aidera à prendre une décision plus éclairée en fonction de ce qui existe pour les deux marchés.

Une fois que vous avez suffisamment étudié votre produit et votre méthode de production pour savoir exactement ce dont vous avez besoin, continuez à rechercher des fournisseurs qui correspondent exactement à vos besoins.

Connaissez votre budget

Avant même de commencer à chercher des fournisseurs, il est important de savoir avec combien d'argent vous devez travailler. Cela déterminera le niveau de qualité des produits que vous pourrez acheter, la quantité de produits et les fournisseurs avec lesquels vous pourrez travailler. Gardez à l'esprit qu'en plus de dépenser de l'argent pour acheter des produits, vous devrez également réserver une partie de votre budget pour commander des échantillons et expédier des produits, alors ne sous-estimez pas.

Déterminer les fournisseurs de bonne qualité

Étant un marché plein de fournisseurs, ils ne manquent certainement pas sur Alibaba, cela peut rendre le processus écrasant. Non seulement cela, mais avec la menace d'escroqueries, à quels fournisseurs pouvez-vous faire confiance ? Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, rien n'est infaillible en ce qui concerne Alibaba, mais il existe quelques astuces que vous pouvez utiliser pour distinguer les fournisseurs de bonne qualité des fournisseurs de mauvaise qualité.

• Validez toujours leurs informations en premier. Adresses e-mail, numéros de téléphone et leur site Web, assurez-vous qu'ils sont bien ceux qu'ils prétendent être et que vous pourrez les joindre via leurs coordonnées chaque fois que vous en aurez besoin.
• Ils devraient avoir une adresse physique indiquée, PAS une boîte postale. Avoir une boîte postale répertoriée comme adresse est un énorme drapeau rouge, car n'importe qui peut obtenir une boîte postale sans avoir réellement besoin d'avoir une vitrine physique ou une usine légitime.
• Google les. Facile comme ça. Découvrez le type d'informations qui arrivent à leur sujet et essayez de savoir s'ils font partie d'organisations de fournisseurs ou si vous pouvez trouver des critiques, des plaintes ou des témoignages.
• Vérifiez s'ils ont le statut de fournisseur Gold sur Alibaba, s'ils ont des informations vérifiées ou s'ils ont fait une évaluation du fournisseur ou une vérification sur site. Cela ne garantira pas toujours que chaque fournisseur ou fabricant disposant de ces informations d'identification est fiable à 100%, cependant, c'est un bon point de départ. Gardez toujours à l'esprit que vous devrez faire des recherches au-delà de ces symboles, ne les prenez pas pour leur valeur nominale, et que d'autres fournisseurs ou fabricants sans ces informations d'identification peuvent également être de qualité.
• Lorsque vous contactez le fournisseur, il doit vous répondre rapidement. À long terme, vous voudrez travailler avec un fournisseur ou un fabricant disponible et capable de répondre à vos e-mails dans un délai raisonnable, plutôt que de travailler avec un fournisseur qui met un mois à vous répondre et retarde votre travail.
• Voyez comment ils réagissent lorsqu'on leur demande des références. Un fournisseur réputé sera heureux de fournir des références, mais si un fournisseur refuse de donner des références, considérez cela comme un mauvais signe. Assurez-vous toujours de déterminer également la légitimité des références.
• Observez leurs détails de paiement. Vous voudrez travailler avec des fournisseurs qui utilisent le système de paiement sécurisé d'Alibaba ou PayPal. Méfiez-vous des fournisseurs qui n'acceptent que Western Union ou les virements électroniques, car ces paiements peuvent être difficiles ou impossibles à annuler une fois qu'ils sont effectués.
• Recherchez des photos de l'usine, soit sur Alibaba, soit dans les recherches Google. Bien sûr, les fournisseurs ne peuvent pas publier de photos de toute leur usine ou ils peuvent modifier ou mettre en scène la photo d'une manière ou d'une autre, mais cela peut au moins vous donner une idée de l'usine.

Contacter les fournisseurs

Il existe plusieurs options pour lesquelles vous pouvez réellement communiquer avec les fournisseurs. Premièrement, directement sur Alibaba lui-même, vous pouvez envoyer des messages instantanés aux fournisseurs, deuxièmement, vous pouvez les contacter directement via leur formulaire de contact qui se trouve en bas de leur page, troisièmement, vous pouvez cliquer sur le bouton « Contacter le fournisseur » qui vous mènera à un fenêtre séparée afin que vous puissiez y envoyer un message au fournisseur et enfin, vous pouvez également communiquer via l'outil de messagerie instantanée TradeManager d'Alibaba, ce qui vous permet de gérer facilement toutes les conversations que vous aurez avec tous vos fournisseurs potentiels.

Lorsque vous contactez des fournisseurs, il y a un seul conseil important : soyez clair. Comme il peut y avoir une barrière linguistique ou culturelle, il est important que si vous voulez que votre message soit compris, vous devez avant tout écrire clairement.

Quelques éléments à garder à l'esprit :

• Écrivez de façon claire et concise. Cela ne peut pas être surestimé. N'utilisez pas de mots ou d'expressions d'argot, car ils ne se traduisent pas clairement dans d'autres langues. Essayez d'utiliser des mots complets au lieu de mots composés (dites « ne pas » au lieu de « ne pas », « ne peut pas » au lieu de « ne peut pas » ou « ils sont » au lieu de « ils sont »), encore une fois, car ils traduira plus clairement dans la langue de votre fournisseur.
• Écrivez à un niveau de lecture d'environ 5e année. Cela ne vise pas à contester le niveau d'intelligence ou de compréhension de l'anglais du destinataire de l'e-mail, cependant, cela garantit simplement que le point de votre message sera reçu aussi clairement que possible.
• Au lieu d'écrire des nombres avec des mots comme un, deux ou trois, utilisez des nombres réels comme 1, 2 ou 3. Cela permet d'éviter les erreurs de traduction ou de communication.
• Soyez poli et prévenant que les pratiques commerciales de votre pays d'origine peuvent ne pas être les mêmes dans le pays de vos fournisseurs.
• Utilisez des puces et des questions numérotées pour communiquer plutôt que des paragraphes ou de longues phrases. Cela aide votre message à être lu clairement.
• Ne posez pas trop de questions à la fois. Commencez par vos 3 à 5 questions principales au début et commencez à partir de là. Au fur et à mesure que vous continuez à correspondre, vous pouvez continuer à poser des questions. Plus vous posez de questions, il est probable que moins de réponses vous seront données.
• Utilisez des images créées sur Photoshop ou AutoCAD pour représenter exactement ce que vous avez en tête pour votre produit s'il s'agit d'un produit que vous avez créé. Incluez des dimensions spécifiques, assurez-vous que l'image est à l'échelle et évitez d'envoyer des croquis lâches qui peuvent être mal interprétés.
• Ne supposez rien. Continuez à poser des questions, même si vous avez l'impression que ce sont des questions stupides ou répétitives, et énoncez l'évidence, car cela pourrait ne pas être évident.

Exemples de messages

Lorsque vous envoyez des messages aux fournisseurs, une bonne idée est de commencer avec un modèle d'e-mail de base à envoyer à tous les fournisseurs que vous contactez initialement. Cela vous donnera un point de départ et vous pourrez garder une trace de ce que vous avez demandé à chaque fournisseur plutôt que de vous demander à qui vous avez demandé quoi.

Voici quelques questions importantes à poser aux fournisseurs, rappelez-vous que vous ne devriez pas toutes les poser dans le premier e-mail, mais ce sont des exemples de questions auxquelles vous voudrez éventuellement connaître la réponse.

• Êtes-vous autorisé à expédier dans mon pays ? (Assurez-vous de leur dire quel pays)
• Êtes-vous un fournisseur d'or? (Même si c'est indiqué sur leur profil Alibaba, vérifiez bien)
• Avez-vous des références ?
• Comment se porte votre entreprise financièrement ? (Vous ne voulez pas travailler avec une entreprise qui a des difficultés financières car elles risquent de ne pas durer)
• Demandez quelles sont leurs quantités minimales de commande (MOQ).
• Demandez dans quelles couleurs ils proposent leur produit.
• Demandez-leur comment ils reçoivent les paiements, quel est leur mode de paiement préféré et indiquez quel est votre mode de paiement préféré.
• Demandez quel est leur prix unitaire (PPU) afin de savoir exactement ce que la production globale du produit vous coûtera.
• Demandez quel est leur temps de production et quand ils pourraient commencer la production de votre produit. (Certaines usines peuvent être réservées pour un an et vous pouvez avoir besoin de votre produit plus rapidement que cela)
• Demandez s'ils offrent des échantillons et combien ils coûtent. (Vous devrez peut-être payer le prix fort pour eux, juste l'expédition ou ils pourraient être gratuits)
• Demandez quelles sont leurs conditions de paiement. (Est-ce que vous devrez payer d'avance, en plusieurs fois ou après avoir reçu vos produits ?)
• Demandez où se trouve leur lieu d'affaires/leur adresse de livraison. (Donc vous pouvez confirmer que c'est vrai)
• Demandez leurs contacts téléphoniques, Skype et e-mail. (Vous pouvez donc les contacter par ces moyens si nécessaire)

Voici un exemple d'e-mail de ce à quoi pourrait ressembler votre message initial à un fournisseur :

Si les fournisseurs ne répondent pas

Vous voudrez accumuler une liste d'environ 20 à 30 fournisseurs, juste au cas où certains ne fonctionneraient pas ou d'autres ne répondraient pas. Ceux qui ne s'entraînent pas parce qu'ils semblent illégitimes ou irresponsables, les oublient et passent à autre chose. Même si cela vous complique la tâche ou vous donne moins de choix de fournisseurs/fabricants. En fin de compte, cela vaudra la peine de trouver le bon fournisseur avec qui travailler au lieu de simplement s'installer. Mais si un ou plusieurs fournisseurs ne répondent pas, il peut y avoir plusieurs raisons à considérer :

• Le fournisseur est peut-être très occupé. Bien que frustrant, c'est une vraie raison à prendre en considération. Surtout lorsqu'il s'agit de travailler avec des fabricants, leur tâche principale consiste à fabriquer des produits et à gérer leur personnel, leurs équipements et leur service client. Ayez de la patience et/ou essayez de faire un suivi plusieurs fois. S'ils ne répondent vraiment pas ou mettent beaucoup de temps entre les messages pour répondre, passez peut-être à autre chose si cela ne fonctionnera pas pour vous et votre entreprise. Si vous avez besoin d'un fabricant qui est souvent disponible et qui peut répondre rapidement, n'essayez pas de travailler avec un fabricant qui ne vous accorde pas ce genre d'attention car cela ne fonctionnera pas à long terme.
• Le fournisseur a peut-être fait faillite. Cela arrive, et parfois cela arrive rapidement. Votre seul choix, si tel est le cas, est de passer à autre chose.
• Un fournisseur peut ne pas répondre parce que votre MOQ (quantité minimale de commande) est trop petite. Les fournisseurs ont leurs MOQ en place pour une raison et bien qu'ils puissent être négociables, dans des limites raisonnables, proposer un MOQ trop petit dès le départ peut être un moyen facile pour les fournisseurs occupés de filtrer rapidement les e-mails de contact. Essayez de trouver un fournisseur dont vous pouvez rencontrer le MOQ ou essayez de négocier avec le fournisseur, par exemple en commandant le montant MOQ des produits en plusieurs fois.
• La personne qui répond aux e-mails des clients est en vacances. Oui, ça arrive. Dans ce cas, soyez patient ou commencez à chercher d'autres fournisseurs en attendant.

Il faut du temps et des efforts pour contacter les fournisseurs, mais c'est l'une des parties les plus importantes du processus Alibaba. C'est le moment de filtrer les fournisseurs de mauvaise qualité et de trouver celui qui convient à votre entreprise, alors venez à cette étape en sachant ce que vous attendez d'un fournisseur et ne vous contentez pas avant d'en avoir trouvé un avec lequel vous travaillerez à long terme.

Responsabilités du fournisseur

Lorsque vous cherchez à travailler avec un fournisseur ou un fabricant, il y a quelques responsabilités que votre futur fournisseur doit être à l'aise d'assumer afin que vous ayez une relation de travail mutuellement positive. Cela étant dit, les fournisseurs ou les fabricants n'ont pas le droit d'assumer ces responsabilités à moins que ces rôles ne soient établis dès le départ, alors n'assumez rien et assurez-vous de discuter de ces responsabilités avec votre futur fournisseur.

• Votre fournisseur est responsable de s'assurer que vos produits sont emballés correctement lorsqu'ils vous sont expédiés et répondent à toutes les normes d'expédition. Comme vous n'êtes pas là pour superviser le processus d'expédition, il appartient au fournisseur ou au fabricant de s'assurer qu'il remplit ce rôle de manière responsable.
• Selon la méthode d'expédition que vous choisissez (lisez les options dans la section expédition de cet article), ils sont responsables de vous faire parvenir les produits en un seul morceau et ils sont responsables des produits jusqu'à ce qu'ils vous parviennent.
• Ils sont responsables de la gestion des documents appropriés afin que vos articles puissent légalement quitter leur pays. Comme c'est eux qui expédient les produits, c'est à eux de s'assurer que les produits partent avec la documentation appropriée, et puisque vous êtes responsable d'apporter les produits dans votre propre pays, c'est à vous d'avoir la bonne documentation pour que les produits entrent dans le pays.

Savoir

Comme pour tout sur Alibaba, les choses peuvent ne pas toujours être ce qu'elles semblent être, et il faut toujours faire preuve de prudence. When it comes to finding suppliers, the “verified information” is often misleading and irrelevant and is used by Alibaba to earn additional money from suppliers. If suppliers or manufacturers have any verified information or have “Supplier Assessment” or “Onsite Check” icons, you still have to conduct your own due diligence.

There are services located in China that you can hire to inspect a manufacturer's products and factory for you, either before production and/or before they ship the products to you to make sure they are manufactured to your specifications and quality expectations. This way any issues can be corrected before they ship your order to you. The services we'd recommend looking into are:

• Scam.com: Massive scam forum.
• ExamineChina : Verifies Chinese suppliers and creates a detailed report based on information from numerous sources such as banks, customs, social security offices and more.

Be aware that product photos on Alibaba are often shared between suppliers and manufacturers, so it's impossible to tell the actual quality of a listed product just by looking at the accompanying photo.

Not only are product photos shared, but successful products are copied between many different factories, so if you see the same product being advertised at different price ranges, it depends on which factory it's coming from and why. First of all, the product could have been listed at a time when the material to create the product was higher, and it has since dropped so that the product will be listed at a higher price. Secondly, the same product listed at a higher price may be made of higher quality material than that advertised at a lower price. Thirdly, if the product is being advertised by a trading company instead of a manufacturer, the price will be higher because trading companies mark up the price so they make a profit.

Information such as the supply availability, amount of staff and the sales turnover is almost always overstated to make the supplier or manufacturer seem more in demand.

Lastly, factories that are more in demand, meaning that these are large factories that have the ability to produce a large quantity of product, will almost always have higher Minimum Order Quantity (MOQ) specifications. If you don't actually need a large number of items, don't work with the largest factories. Smaller factories are a great place to start because their MOQs will be lower, they'll be more flexible with your requirements, they'll be hungry for your business and more willing to adapt to your needs.

After You Contact Suppliers

Negotiating

Once you've been corresponding with some suppliers and you're starting to get an idea of their prices, MOQs and payment terms, it's time to begin negotiating.

What is negotiable? MOQs are almost always negotiable, within reason. Bear in mind that it costs the manufacturer to use materials and equipment every time they make a run of products, and depending on the size of their operation it might not be feasible for them to create anything lower than a certain amount of products, so always negotiate within reason. If you really need a small product order, try sourcing from AliExpress instead.

Other than that it's worth negotiating on other aspects of the production process like materials, hardware, quality or colors – again, within reason – if it will provide immense benefit to your business. It's worth asking, but don't expect the manufacturer to provide it for you.

Note that if you try to bargain down the price of the products, that may force the supplier to lower the quality of them so they can achieve the low price and still make a profit. If you don't want to lose out on quality, come to terms with the fact that it might cost you a little extra.

How to Negotiate:

• Research everything about your product so suppliers can't take advantage of your lack of industry knowledge. Research typical materials costs, production times, shipping costs, options and times so you have an industry standard to measure your supplier up against. If you think they're asking unfair prices or quantities, mention it to them in a professional manner.
• Be specific and keep things simple. Be clear with what you're asking them and don't assume anything.
• Reach out to a few suppliers and observe how different each supplier's MOQs and prices are. If you're communicating with enough suppliers you'll be able to get a general average and be able to identify any outliers who may be trying to take advantage of you for quality, quantity, or price.
• Make sure you're working directly with manufacturers, not distributors or trading companies, so you can get the lowest possible cost. Distributors and trading companies mark up the products they source from manufacturers so they can make a profit.
• Be patient but take deadlines into account. If you need to have a product out within the next year and you and your suppliers can't get past the negotiation phase, adjust your approach or move on.
• Don't take advantage of your supplier. They need to make money too and their materials, equipment and overhead costs aren't free, so don't try to milk them for all it's worth. Be reasonable as you don't want to start off a business relationship with your supplier feeling undervalued or resentful.
• If suppliers aren't taking you seriously, invest some time, resources or money to show that you're serious. If suppliers think you're just tire-kicking they won't waste their time and resources on you because they see tire-kickers all the time. Prove to them that you actually plan on working with them.
• Re-state your agreement with your supplier to confirm that everything you've listed is the compromise you've reached.
• Don't let suppliers try to re-negotiate once you've come to an agreement.
• Document everything in case you need proof of the agreement later.
• Always be polite and professional.
• If you feel like what the supplier is offering you isn't fair, walk away. It isn't unheard of to receive a follow-up email a few days later offering a better price.

Ordering Samples

Always order samples. If you think you don't need to order a sample, order a sample. Order a few samples. Order samples from different suppliers. Start up a different Alibaba account, contact the same supplier and order a sample to see if it arrives the same. Don't believe that suppliers can create your product until you see a sample of it.

Product photos on Alibaba are almost irrelevant because they get stolen and shared, so it's entirely possible that the sample you're ordering will look completely different from the product photo.

Ordering samples from several suppliers will help you narrow down which supplier you'll want to work with. Check for quality, consistency, materials, and the overall look and feel of the product. Bear in mind that just because you like the first sample you receive doesn't always indicate every sample, or the product run, will turn out exactly the same. Samples may differ from one another or from the production run because they'll be from different batches. Other times suppliers may send you a really nice sample and then lower the quality for the production run. Moral of the story: Order sample but don't always trust them.

Keep in mind that you will likely have to pay for samples. Suppliers put this in place to weed out any “tire-kickers” who will order one sample and never actually follow through ordering products after that. Samples do cost money to make, so don't expect them to be free. However, some suppliers graciously offer free samples, so that's a bonus if your supplier does. Other times you may have to just pay for the shipping, but many times you'll be paying the full price.

There's a high possibility that your product won't come out the way you want it the first time, so after every time you make adjustments make sure to get another sample. Never assume that the manufacturer sees your vision, even if they say they do. There's no worse way to lose a ton of money than to assume the manufacturer created the product to your specifications and blindly pay for the product run only to be disappointed in the way the products turned out. Order samples.

Weigh Your Options & Select Your Supplier

Once you've found one or a few suppliers who can produce a sample product that you're happy with, it's time to narrow it down to one supplier. If you're lucky, you'll have had one supplier provide you with a product that's leaps and bounds ahead of the other suppliers and your choice will be easy. Otherwise, you'll have to consider:

• Price: Which supplier gives you the best bang for your buck without compromising quality?
• MOQs: Is there a supplier you've been able to negotiate the MOQ to your ideal sweet spot?
• Payment Terms: Is there a supplier whose payment terms are ideal for you? Will they accept payments in installments or can you pay half up front and half after you receive the finished product?
• Communication & Availability: Is there a supplier who responds to your emails in good time, notifies you if they have any questions, chat messages with you or Skypes? You want to do business with a supplier who is available when you need them and contacts you when they need your input to keep your relationship strong and your business able to move forward.

How to Commission a Product

If you're wanting to sell a product that doesn't already exist on the market you're going to have to do a little searching on Alibaba to find the right manufacturer for you.

If your product is based on a product that already exists with a modification or two, contact suppliers who already make that product and see if they can omit or add certain aspects of the product to make yours.

If you aren't sure which manufacturer you should choose to create your product, post a buying request on Alibaba. This way manufacturers can read your request and reach out to you if your product is something they are capable of creating.

Once you've found a supplier who says they can make your product, you'll first want to send them a sophisticated drawing, mockup, wireframe or prototype so they evaluate exactly what it is that you need. Make sure that everything is to the correct dimensions and don't leave out any information as that can lead to confusion. Leave no room for error and be very specific about color, size, weight, dimensions, and material so your manufacturer doesn't have to assume anything. Let them know how many you plan on getting made, if you have a production method in mind, and any specific materials your product might require to be made.

After you've sent the visual representation of your product to your manufacturer, make sure to get a few samples made. Each time you get a sample, evaluate it for quality and conduct a series of tests on it (like a drop test, or anything that applies to your type of product) to determine its durability and then send back revision notes to your supplier until you finally receive a sample that meets all your expectations.

When the perfect sample has been created, place a small order with your manufacturer to determine how they handle the mass production of your product. Quality can decrease when production increases so make sure that batch measures up to your expectations. Also take note if there were any defective products in the order, if there were, ask your manufacturer how you can be compensated for defective goods. Sometimes it doesn't make sense to ship back defective products to be fixed so manufacturers will add the number of defective products to your second order.

If the small-batch order pans out according to plan, order more as needed. If you weren't satisfied, consult with your manufacturer.

Things to Know Before Placing an Order

In the midst of negotiating, selecting a supplier, and placing your first order there are some aspects of the process you may not take into consideration.

• Where do you plan on storing your inventory? Are the products being forwarded to you or to your fulfillment warehouse? If they're coming to you, can you store them in your house or do you need a separate space for them?
• What do you want your profit margins to be? The higher your profit margin either the lower the cost of the product from your supplier, the lower the quality, the higher you have to price your product or a mix of those three options. This can impact what kind of materials your supplier uses to make your product and even the shipping method your products will take to get to you (shipping by boat is cheaper but takes longer than it does to ship by air).
• Have you factored all the potential costs into your budget? If your supplier needs to make special molds to make your product, how does that fit into your budget? Are you shipping prototypes to and from your supplier? Did you only budget to order one sample? What if you need to order a few? Will that eat into your budget? Make sure you know all the costs you have already paid for and will pay for, and give yourself a little wiggle room too just in case you're surprised by any additional costs.
• Research if there are any rules or regulations that might prevent your product from shipping by air or freight or that may stop it from being able to enter your country. Especially check the rules surrounding consumable, cosmetic or branded/trademarked products for your country before you start production on any of these items.

Intellectual Property, Trademarks, Copyrights & Patents

• Trademarks: Protect brand identities like names and logos.
• Copyrights: Protect works of art like writing, art, music, movies, and photos.
• Patents: Protect ideas like inventions and innovations.

Typically, trademarking, copyrighting or patenting is not usually worthwhile because it's only effective in the country where you file it under, it's costly, and when you're just starting out you are just developing your brand so you don't really have anything to protect. Plus, it's the nature of Alibaba that product photos, plans, and information get stolen and shared if it's successful, so don't expect your supplier to stop other manufacturers from producing your product, even if you've made them promise not to. Your best bet is to focus on your business' branding and setting your product apart from copycats in any way possible, whether it's quality, price, options, availability, etc. For guidance on how to build a better brand, check out our blog post A Better Brand: Ecommerce Branding Guide (Step-by-Step).

Making Your First Payment

How you make your payment for your first order will depend on the payment terms agreed on by you and your supplier. Whether you're paying for the whole order upfront, half of the order upfront and half after you've received the products, or the entire payment after you've received the products, it's between you and your supplier and both of your preferred payment terms.

Payment terms are put in place to prevent both parties from being scammed. You want to safeguard yourself from receiving faulty, unsatisfactory products after you've already paid for them and your supplier wants to make sure that they get paid for the products they created. When this is the first transaction between you and your supplier, it's impossible to know what to expect from one another and there will always be a risk factor involved.

Part of the risk factor can be alleviated by the way you transfer money to your supplier. If you pay through PayPal or Alibaba's Secure Payment Service there are dispute resolution services that can help retrieve part or all of your payment if you get scammed. These options may cost a little bit more upfront than a simple wire transfer might, but it offers more protection and at least you know your money won't simply be gone. This is why it's especially important to document all communication between you and your supplier. That's the evidence you'll provide the dispute resolution services if you ever get scammed. If you have no documentation you'll have a much harder time.

Other payment methods like Western Union or direct bank transfers aren't recommended for the simple reason that once you've paid your money, there's little or nothing you can do to get it back. Scams have been known to happen via these payment methods, so you really shouldn't risk it when there are better options. If a supplier only accepts Western Union or a bank transfer as payment methods, that might be a red flag and you should definitely consider not working with them. It's better to be safe than sorry.

Here's a breakdown of your options & their risk level:

• Bank Transfer (Upfront TT)—Risky: This is not a recommended payment method to use if this is your first time working with a supplier you've never worked with before. The supplier will receive the entire payment before production starts so if any issues occur after that point it there is little to no guarantee you'll get your money back.
• Western Union—Risky: For the same reasons as paying through a bank transfer, using Western Union as a payment method is risky because the supplier will receive the entire payment before production starts and if there is little to no guarantee you'll get your money back.
• Letter of Credit—Fairly Safe: This is a complex payment method that is recommended typically for large orders (over $20,000) and only paid to a supplier whom you're comfortable with and trust.
• Alibaba Secure Payment Service—Fairly Safe: This is a third-party payment system that holds some or all of the money you transfer to a supplier until you receive and are satisfied with your products. This is a safer payment method to choose because it is possible to recover some or all of your payment back in the event of an issue or scam.
• PayPal—Fairly Safe: This is also a third-party payment system that holds some or all of the money you transfer to a supplier until you receive and are satisfied with your products. This is a safer payment method to choose because it is possible to recover some or all of your payment back in the event of an issue or scam.

Establishing a Relationship With Your Supplier

Your supplier is essentially going to be your business partner. Their work on your products can dictate the success of your business. Always remember that suppliers don't always need you, you need suppliers. It's important to build a relationship with your supplier as they'll be more willing to help you and even make exceptions for you if it comes down to that.

• Always be clear with what you expect from them, and be realistic. Nobody likes to fail at meeting expectations that weren't reasonable in the first place, so don't put them in that position.
• Reciprocate. If you expect them to be available when you need them, make sure you're available when they need something from you. If you expect them to respond quickly to your emails, respond quickly to theirs.
• Be polite and professional at all times and be considerate that they may have different business practices in their country than you do in yours.
• Be mindful that your supplier may get busy, as they're also working with other clients and juggling several projects at once, so if you need to send follow up emails but don't get mad or assume they're ignoring you.
• Be upfront. Tell them what your best form of contact is, let them know how you'd prefer to correspond with them and ask what their preferred method of contact is. Let them know when you're available to be contacted, when you're not, and any deadlines you need to meet.

Shipping & Logistics

Shipping Items to North America

Shipping products from your Alibaba supplier to your home or warehouse address is one of the most intimidating parts of the process. This is the point of no return: once the products are shipped they're out of your supplier's hands and into yours – whether you like it or not.

Before your supplier ships your products you should do two things: Confirm their responsibilities and get proof.

• Specify their responsibilities in the invoice you give them. Confirm the agreed price of the products, the cost of shipping the products, the expected delivery time as well as how many products are being shipped.
• Ask for photos and/or videos of the products, the shipping label and the packaging before they are shipped by your supplier.

That probably didn't ease any anxieties you had about the process, but that's what this whole process is: just a little risky! As long as you've done your due diligence, adhered to your gut feelings and done everything in your power to safeguard yourself then you should only have a little to worry about at this point.

So how much work does it take to get your products shipped to let's say, North America?

Here's a rough timeline:

• Supplier conducts the proper paperwork on their end, packs your products into the appropriate boxes, and your goods get prepared to either ship by freight (cheaper option, and sometimes the only option for some products) or air (more expensive option and not an option for dangerous or hazardous goods).
• Your product exits your supplier's country via freight or air shipping method.
• Once your goods reach your country, North America in this example, they need to be claimed (by either you or a customs broker), then they're loaded off the ship or the plane and inspected by customs.
• Customs officers consult the paperwork and deem your products fit or unfit to enter the country based on whether or not they meet their standards. This means that they have to have the proper documentation, filled out properly, and they don't compromise any rules or regulations.
• Once your goods have been inspected by customs, your freight forwarder (if you've hired one-which it is strongly recommended to unless you know exactly how to forward your own freight from customs) will transport your goods to their final destination (your place of business or your shipping warehouse).
• Then your products will be where they need to be and they can be distributed to your customers.

Please note that this is only a rough timeline of the process and that it is different for everyone. Consult the Pacific Customs Brokers website for any questions you may have and make use of their webinars and seminars to learn more about what to expect. Take the time to contact a customs broker to make sure there are no additional licenses, permits, etc. that you'll need to import your products, and do this prior to paying your supplier so you know of and understand all the costs.

Be aware that you should overestimate the amount of time that it's going to take for your products to be shipped. If you want to launch your products in a month and it's going to take three weeks to ship, consider pushing back your launch time as it's very likely it will take longer than three weeks for your products to get to you. Also factor in the time it will take for your products to be cleared through customs and then delivered to you after that. Don't expect everything to go smoothly.

Customs Brokers

In order to make sure you meet all of the rules and regulations that surround importing your products into your home country, it's worth the time and resources to hire a customs broker.

Customs brokers are individuals or organizations that are licensed by your home country's border protection agency to help you meet the federal requirements when importing and exporting goods. A customs broker will be the one to prepare and submit all the paperwork that will clear your package through customs. This will ensure that no mistakes made on the paperwork will delay the process, holding up your products at customs while they get resolved.

Preferably hire a customs broker that is also an NVOCC (Non-Vessel Owning Common Carrier) which basically means they're a “freight forwarder” who is responsible to get your goods to their final point of distribution. These individuals are contracted by a shipping carrier, or carriers, and use a variety of methods such as ships, planes, trains, and trucks to get goods where you need them to be. They're logistics experts who can help you get your product to your place of business or your shipping warehouse.

Your customs broker should be able to help you out with everything you need to know, but to be on the safe side it's worth calling your home country's customs office yourself to find out any necessary information on any duties or tariffs you'll need to pay, and any delays you might face.

Importing, Exporting, Customs, Duties, Tariffs & Taxes

• Importing: The act of bringing in a good or goods across a nation's border from an external source, intended for sale. An import for one country is the export of another.
• Exporting: The act of sending a good or goods from one nation to another nation, intended to be put for sale. An export for one country is the import of another.
• Customs: An agency with the authority to control the flow of goods in and out of a country with the responsibility to collect tariffs.
• Duties: A tax charged by a country.
• Tariffs: A tax to be paid on a particular class of imports or exports. Check the Tariff Schedule to see what importation charges you will have to pay (type your product into the search bar and related results will come up. Use their additional resources to answer any importation and tariff questions you have).
• Taxes: A financial charge imposed by a country by which failure to pay is punishable by law.

Shipping Acronyms

As you scroll through your options on Alibaba you may see suppliers advertising how they ship their products using a variety of confusing acronyms. There's quite a few of them and they all mean slightly different things for you and for suppliers.

• CFR (Cost and Freight): Requires the supplier to arrange for the goods to be shipped by sea to a port of destination, and provide the buyer with the necessary documents to obtain the goods from the carrier. Through CFR the supplier is not required to have marine insurance against the risk of loss or damage to the goods during transit.
• CIF (Cost, Insurance and Freight): Requires the supplier to arrange for the goods to be shipped by sea to a port of destination, and provide the buyer with the necessary documents to obtain the goods from the carrier. Unlike CFR, with CIF the supplier is required to have marine insurance against the risk of loss or damage to the goods during transit.
• CPT (Carriage Paid To): The supplier pays the freight for the carriage of the goods to the named destination. The risk of loss or damage to the goods is transferred from the supplier to the buyer when the goods are in the custody of the carrier.
• DAF (Delivered at Frontier): Requires the supplier to deliver goods to a named destination (such as a border) by a predetermined time. Up to the destination, the supplier is responsible for the risks and costs associated with the delivery.
• DDU (Delivered Duty Unpaid): Requires the supplier to make a safe delivery of goods to a named destination, paying all transportation-related expenses but not the duty. The supplier is responsible for the risks and costs associated with the transportation of the goods until they are at the delivery location where the buyer will then be responsible for the duty expenses.
• DEQ (Delivered Ex Quay): Requires the supplier to deliver the goods to the wharf at the destination port. DEQ may be noted as having duty paid or unpaid. If duty is paid, the supplier is responsible for the duty costs associated with the delivery, if the duty is unpaid then the buyer must pay the costs.
• Embargo: A government order that restricts commerce or exchange with a specific country.
• EXW (Ex Works): Requires the supplier to deliver the goods at their own place of business. The buyer is responsible for all other transportation costs or risks.
• FAS (Free Alongside Ship): Requires the supplier to deliver goods to a named port alongside a vessel designated by the buyer. “Alongside” means that the goods are within reach of a ship's lifting tackle and “Free” in trade terms means that the supplier is obligated to deliver the goods to a named place for transfer to a carrier.
• FCA (Free Carrier): Requires the supplier to deliver goods to a named airport, terminal, or another place where the carrier operates. Costs for transportation and risk of loss transfer to the buyer after being delivered to the carrier. “Free” in trade terms means that the supplier is obligated to deliver the goods to a named place for transfer to a carrier.
• FOB (Free on Board): Requires the seller to deliver onboard a vessel designated by the buyer. The supplier fulfills its obligation to deliver when the goods have passed over the ship's rail. “Free” in trade terms means that the supplier is obligated to deliver the goods to a named place for transfer to a carrier.

Shipping Carrier Options

Each supplier will have their own set of shipping carriers that they operate through and you'll usually have a small selection of carriers to choose from. Each option will fit into one of these three categories:

• The carrier ships by sea freight (boat). This method of shipping will take the longest and is usually the least costly.
• The carrier ships by air cargo (plane). This method of shipping takes less time than sea freight and usually is more expensive. Not all products can be shipped by air (ie hazardous materials- including some cosmetic products), so make sure to research the rules and regulations regarding your product.
• The carrier ships express (fast). This is an ideal method for small quantity orders.

It's up to you to negotiate with your supplier which method (DDU, FOB, FAS, CPT, etc.) you will use to ship the products. Most suppliers will work with shipping carriers such as FedEx, UPS, DHL, TNT, EMS, etc, so expect to ship via one of those carriers. Some carriers also include freight forwarding into the services they offer so take advantage of that so you don't have to hire a separate freight forwarder.

When Your Order Arrives

• Take photos and videos of the box, the products inside the box, how the products were packed, you testing out the products, etc. Document everything.
• Inspect your products. Make sure they meet everything you agreed upon with your supplier when you were ordering the samples. Make sure it meets your quality standards, that the color is right, and any other specifications you had.
• Test out all products, review them thoroughly and check if any products are defective. If there are any defective products, take photo/video proof of them and let your supplier know. It is likely that there might be a couple or a few defective products, depending on how large your order was, but if there's quite a large number of products that don't work/aren't right make sure to let your supplier know ASAP. Most suppliers will happily send you a few products to make up for the defective ones or they'll add a few more products to your next order, free of charge. It's up to you to let your supplier know your situation and come to an agreement.

Be Aware

Small problems that are easy to solve are likely to be solved by the supplier. No supplier wants to lose a customer over a small problem that's easy to fix. Large problems, however, are usually met with little to no support as a supplier would rather lose the customer than lose the profit.

This is why it's important to take the steps to safeguard yourself so you don't find yourself in this position. Find a reliable supplier, order multiple samples, document everything and pay through a payment service that offers dispute resolutions. If things go wrong it's those steps you took throughout the process that can recover some of your resources and money.

Conclusion

This article has hopefully given you insight into the workings of Alibaba and what it's like to source products from this marketplace. It is often overwhelming with information, acronyms and industry terminology that can make it intimidating to even browse. Once you get more comfortable navigating the interface and know what to look for Alibaba will seem less foreign and a more probable source of inventory for your soon to exist, or already existent business.

Key information to remember:

• Always research, conduct your own due diligence and proceed with caution. Know when to walk away, trust your gut feeling and if a deal seems too good to be true it probably is. Use common sense.
• Pay the extra money for added security. Whether that's paying through PayPal rather than a cheaper option like a wire transfer, whether you think your supplier sees your vision and you don't need another sample, whether insurance seems like an unnecessary cost or whether you think you can save money on a customs broker and figure it out yourself seems like a better option, it usually never is. Bite the bullet and spend the extra money for professional services that are experts in their fields that know exactly what to do to save you time, headaches and money.
• Ask questions and don't be afraid to ask “dumb” questions. Whether that's to suppliers, accountants, lawyers, Alibaba forums, Reddit forums, customs brokers, etc, solving any confusion you have is much more valuable than feeling too embarrassed to ask a question.

Everyone's Alibaba experience will be different, but the information in this article should provide you with enough knowledge so you can start sourcing with an informed approach. Bonne chance!

Ressources

Alibaba Resources

• Alibaba: Manufacturer Marketplace
• AliExpress: Consumer Marketplace
• Submit a Buying Request: Place a Request & Wait for Suppliers to Contact You
• TradeManager: Manage Communication with Multiple Suppliers

Alibaba Information Resources

• Alibaba New User Guide: Help for new Alibaba users.
• Alibaba Forum: A place to ask Alibaba related questions.
• Reddit Entrepreneur Subreddit: Ask your Alibaba related questions or browse previously asked ones.

Secure Payment Options

• PayPal: A Third-Party Payment Service.

Customs, Duties & Tariff Information

• Pacific Customs Broker & Freight Forwarding (Canada & USA): Hire a Customs Broker & Freight Forwarder or Find Out More Information.
• Tariff Schedule: Figure Out Tariff Costs for Your Products.
• ExamineChina: Avoid Scams with Supplier Verification Reports.
• Scam.com: Massive Scam Forum.

Verify Your Supplier Via Their Domain Information

• DomainTools
• WhoIs

Alibaba Sourcing & Logistics Experts

• NextDoor Design & Manufacturing: Sourcing, Product Development & Logistics.

Shipping & Fulfillment Warehouses for Your Products

• Think Logistics: Canadian Shipping & Fulfillment Warehouse.
• Fulfillrite: USA Based Shipping & Fulfillment Warehouse.
• Fulfillment.com: Worldwide Fulfillment Services.
• FBA: Amazon's Fulfillment Service.
• Shipwire: North America, Europe & Asia Storage & Fulfillment Services.
• ShipStation: Ecommerce Shipping & Fulfillment Software.
• ShippingEasy: Online Shipping Software.
• Shippo: Shipping API for Ecommerce.