Cómo maximizar la eficiencia con el software de automatización del flujo de trabajo

La automatización del flujo de trabajo acelera la comunicación y los procesos empresariales.

La mayoría de las empresas quieren reducir los costos operativos y al mismo tiempo mejorar su retorno de la inversión (ROI). El software de automatización del flujo de trabajo ha abierto muchas posibilidades para que las empresas de todos los tamaños automaticen las tareas críticas para el negocio y ahorren el tiempo de los empleados en el trabajo repetitivo.

Dependiendo de las tareas que automatice, las herramientas de automatización del flujo de trabajo pueden afectar significativamente muchos aspectos vitales de sus procesos diarios.

Este blog profundiza en el software de automatización del flujo de trabajo, sus beneficios y cómo implementarlo en su negocio. Comencemos con los conceptos básicos de la automatización del flujo de trabajo.

La mayoría de las plataformas de automatización de flujos de trabajo vienen con una interfaz de usuario (IU) intuitiva que facilita a los usuarios no técnicos la administración e implementación de flujos de trabajo en sus sistemas. Estas plataformas también admiten una amplia gama de aplicaciones de terceros, por lo que puede integrar las aplicaciones que elija y administrar todo su trabajo desde un solo lugar.

¿Por qué es importante la automatización del flujo de trabajo?

Los flujos de trabajo manuales consumen tiempo que podría dedicarse mejor a tareas críticas. La intervención humana continua hace que los procesos sean más lentos y más propensos a errores.

Aquí hay algunas razones por las que debería dejar de lado los flujos de trabajo manuales y automatizarlos en su lugar.

1. Más errores

Las tareas manuales son propensas a errores. Incluso una inexactitud menor puede tener consecuencias graves. Las pérdidas financieras, las estrategias imprecisas y los costos adicionales debido a errores pueden tener un impacto negativo en su negocio. La automatización realiza las mismas tareas con poca o ninguna posibilidad de error.

2. Aumento de los costos de mano de obra

La gestión de tareas manuales complejas requiere una mano de obra calificada que es costosa de adquirir y mantener. Piense en el tiempo y los recursos invertidos en contratar las habilidades adecuadas y hacer que trabajen en las mismas tareas repetitivas en lugar de en aspectos comerciales importantes. El trabajo manual puede generar mayores costos de mano de obra y no deja espacio para la innovación y el crecimiento.

Entonces, ¿cómo ayuda la automatización?

La automatización reduce los costos de mano de obra al eliminar los procesos manuales que emplean a más personas, por lo que puede trabajar fácilmente con un equipo compacto y capacitado.

3. Disminución de la satisfacción de los empleados

A casi nadie le gusta hacer el mismo trabajo todos los días. Demasiadas tareas manuales repetitivas aburren a sus empleados y reducen la motivación, lo que reduce la productividad y la eficiencia. El crecimiento profesional limitado puede obligarlos a buscar otras oportunidades.

La automatización de sus flujos de trabajo es la mejor manera de liberar a su equipo para que se concentre en tareas más importantes y aumente la moral y la satisfacción de los empleados.

4. Procesos más lentos

Una de las mayores desventajas de depender más de los procesos manuales es el tiempo que lleva avanzar. Las aprobaciones se vuelven dolorosamente lentas y requieren constantes idas y venidas entre departamentos. Esto se debe en parte a que mover documentos en papel requiere tiempo, energía y esfuerzo. Los recordatorios sin conexión tampoco funcionan tan bien, lo que provoca más retrasos.

Los procesos más lentos podrían obstaculizar gravemente el crecimiento y la expansión del negocio, ya que satisfacer la demanda a través de los suministros o simplemente cumplir los objetivos se convierte en un problema. Un paso a las aprobaciones en línea podría aliviar muchos de estos problemas.

5. Menor satisfacción del cliente

La lealtad del cliente se deriva de una experiencia excepcional del cliente. Si su atención al cliente no está a la altura, es posible que sus clientes se vayan insatisfechos. Los procesos manuales retrasados ​​dan como resultado tiempos de espera más largos y clientes descontentos que no tienen miedo de expresar sus quejas e inquietudes en línea.

La automatización de sus flujos de trabajo acelera los procesos y mejora la capacidad de respuesta. Esto aumenta la satisfacción del cliente, crea clientes más felices y mejora su reputación.

Beneficios del software de automatización del flujo de trabajo

Con el software de automatización del flujo de trabajo, no tiene que concentrarse en los pequeños detalles ni pasar por montañas de papeleo. Tiene más tiempo para planificar el futuro y lograr un mejor crecimiento empresarial. ¿Qué otros beneficios ofrece? Vamos a ver.

Mejora de la eficacia de la tarea

Puede integrar varias aplicaciones con software de automatización de flujos de trabajo para facilitar el intercambio de datos automatizado. Esto le evita ingresar datos manualmente cada vez que crea una tarea; configure un flujo de trabajo automatizado con disparadores y acciones para automatizar sus tareas y ahorrar tiempo y esfuerzo.

Gestión eficiente

Cambiar a un sistema de aprobación en línea automatizado puede ayudarlo a administrar las aprobaciones de manera eficiente. Los archivos y documentos digitales son más fáciles de transferir que sus contrapartes en papel. Los archivos se pueden compartir por correo electrónico o enlaces según la aplicación utilizada, con recordatorios instantáneos en línea que garantizan el cumplimiento de los plazos.

Poner todo el proceso en línea también beneficia a la alta gerencia, permitiéndoles monitorear las operaciones más de cerca con el seguimiento del desempeño en toda la empresa.

Costos reducidos

Cambiar a la automatización de software tiene un costo inicial. Sin embargo, esto puede compensarse a largo plazo. El software de automatización del flujo de trabajo ayuda a las empresas a hacer más en menos tiempo y reduce la necesidad de trabajos de entrada de datos. El costo de configurar un programa de software para la automatización es mucho menor que el salario y los beneficios de un empleado de tiempo completo.

Utilice software de contabilidad, gestión de inventario o incluso de incorporación de empleados para ahorrar tiempo que, de otro modo, se dedicaría a una amplia formación para estos procesos. La automatización conduce a una cantidad significativamente menor de errores, lo que también reduce los costos de gestión de errores.

Mejores relaciones con los clientes

En un mundo acelerado, la automatización del servicio al cliente es el camino eficiente a seguir. El comportamiento y las expectativas de los clientes han cambiado radicalmente en los últimos años. Esperan un soporte y una resolución mejores, más rápidos y más eficientes. Para satisfacer la creciente demanda, necesita la automatización del flujo de trabajo para utilizar plenamente las capacidades de servicio al cliente digital.

Por ejemplo, integre todas sus plataformas de comunicación en una interfaz unificada para administrar mejor las interacciones con los clientes. También puede sincronizar las plataformas de emisión de boletos y los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para asignar boletos automáticamente, administrar las consultas de los clientes y realizar un seguimiento de todos los aspectos críticos sin mucha intervención.

Esta nueva eficiencia le permitiría explorar estrategias de participación del cliente para fortalecer las relaciones y generar mayores ventas e ingresos.

Mejor colaboración interna

El software de automatización del flujo de trabajo reduce la microgestión y hace que la delegación de tareas sea más conveniente. Obtiene más control sobre sus datos y puede administrar mejor el intercambio de información entre equipos o roles de trabajo.

Las herramientas de automatización del flujo de trabajo se integran con varias aplicaciones comerciales, lo que facilita el intercambio de datos y la colaboración. Por ejemplo, con el software de informes, puede crear automáticamente informes detallados con información clave y compartirlos entre equipos para asegurarse de que todos estén en sintonía.

Si usa herramientas de colaboración como Microsoft Teams o Slack para el trabajo remoto, puede sincronizarlas fácilmente con su software de administración de tareas. Esto le permite crear tareas automáticamente en función de los mensajes que recibe y programar reuniones. Fácil, ¿verdad?

Más espacio para escalabilidad y expansión

Debido a que la automatización del flujo de trabajo maneja la mayoría de sus tareas diarias, agiliza y organiza mejor su trabajo, alentando a los empleados a explorar sus habilidades y producir resultados de calidad.

Una mejor organización se convierte en una parte integral de su cultura de trabajo, para que pueda lograr sus objetivos comerciales más rápido y prepararse para más oportunidades de crecimiento. A medida que aumentan las cargas de trabajo, tendrá una fuerza laboral calificada lista para hacer el trabajo de manera eficiente. Debido a que la automatización reduce la necesidad de contratar recursos, puede escalar su negocio sin problemas con recursos mínimos.

Tipos de software de automatización de flujo de trabajo

Puede automatizar diferentes aspectos de su negocio en función de objetivos específicos. Aquí hay algunas herramientas de automatización para comenzar.

Automatización de marketing

Las herramientas de automatización de marketing agilizan y automatizan diversas actividades de ventas y marketing, incluidas la generación, el fomento y la conversión de clientes potenciales.

Por ejemplo, puede configurar un flujo de trabajo automatizado para obtener más clientes potenciales a través del contenido restringido. Los usuarios estarían más dispuestos a compartir sus detalles e información de contacto para obtener más información sobre los conocimientos que ofrece. Un flujo de trabajo diseñado correctamente puede ayudarlo a obtener los beneficios de la generación automatizada de prospectos.

Otra forma en que puede utilizar la automatización de marketing es crear una página de destino que se integre con su CRM o base de datos. Cuando alguien completa un formulario para acceder a su contenido, por ejemplo, un libro electrónico, se agrega automáticamente a una lista de correo electrónico, lo que desencadena otros flujos de trabajo que puede haber configurado.

Su herramienta de CRM puede segmentar aún más estos contactos y ejecutar campañas dirigidas para calificar a los clientes potenciales. Una vez calificado, su equipo de ventas puede hacerse cargo y convertir estos clientes potenciales en clientes.

automatización de procesos de recursos humanos

La gestión de recursos humanos es tediosa, requiere mucho tiempo y es propensa a ineficiencias y disminución de la productividad. Con el software de automatización de procesos, puede automatizar muchos aspectos de recursos humanos, incluidos anuncios de trabajo, evaluaciones de CV, seguimientos y más.

Por ejemplo, puede configurar fácilmente un flujo de trabajo automatizado para enviar un correo electrónico de bienvenida u otro correo electrónico personalizado con materiales de incorporación al incorporar nuevas contrataciones. Esto le da un mejor control y visibilidad sobre sus tareas. La automatización también puede facilitar mucho la gestión de vacaciones y nóminas.

Automatización del comercio electrónico

Dirigir un negocio de comercio electrónico significa ponerse muchos sombreros a la vez y administrar varias tareas grandes y pequeñas. La automatización del comercio electrónico salva el día aquí. Le ayuda a automatizar las tareas más mundanas y realizar trabajos de alto valor.

La gestión de inventario automatizada es uno de los mejores casos de uso de la automatización del comercio electrónico. Cuando las existencias de un producto popular se están agotando, puede configurar notificaciones automáticas que soliciten a los compradores que realicen pedidos antes de que se agoten las existencias. Puede eliminar automáticamente los artículos agotados de su sitio y activar su devolución una vez que llegue el nuevo stock.

Al agregar software de automatización a la infraestructura existente, puede acelerar el envío y la logística y cumplir con los pedidos de manera más rápida y eficiente.

Automatización de atención al cliente

Si interactúa y se comunica con los clientes a través de múltiples plataformas, use el software de servicio al cliente para llevar todas las interacciones a una plataforma unificada y alimentar los datos relevantes directamente a sus CRM.

También puede compartir mensajes automatizados, notificaciones, correos electrónicos y otras actualizaciones importantes. Simplemente vincule las redes sociales y las plataformas de correo electrónico con su CRM y notifique al instante a los clientes.

Con el software de servicio al cliente, también puede configurar un chatbot en su sitio web o aplicación móvil que dirija a los usuarios a recursos de autoayuda como bases de conocimientos, preguntas frecuentes, videos tutoriales y más en función de las palabras clave desencadenantes que configure.

Puede sincronizar aún más todas las aplicaciones de servicio al cliente para mejorar la gestión y el intercambio de datos. Una mejor visualización de datos a través de la automatización le permite tomar decisiones basadas en datos y desarrollar mejores estrategias.

Por qué la automatización del flujo de trabajo es el camino a seguir

El aumento de la productividad, la eficiencia del tiempo y la reducción de costos impactan positivamente en su negocio. Una mejor productividad significa que los empleados ofrecen resultados mejores y de mayor calidad.

La eficiencia del tiempo lo ayuda a lograr sus objetivos comerciales más rápido y hacer más en menos tiempo. Con costos reducidos y un rendimiento mejorado, puede expandir sus márgenes de ganancias y generar más ingresos para su negocio.

La automatización del flujo de trabajo tiene el poder de ayudar al mundo a enfrentar los desafíos en constante evolución y las necesidades de los consumidores. Brinda a las empresas una ventaja sobre sus competidores, con mejores resultados y servicios más rápidos. La digitalización también abre las puertas a nuevas oportunidades, fomenta la innovación y lo ayuda a expandir su base de clientes. ¡Los beneficios son infinitos!

¿Quiere crear procesos eficientes y efectivos que aumenten su producción y lo ayuden a alcanzar sus objetivos? Así es como puede hacerlo con la gestión del flujo de trabajo.