11 أفضل برنامج للوقت والفواتير لمديري الفريق

تستخدم العديد من المؤسسات الوقت وبرامج الفوترة للتحكم في البيانات المالية والتجارية لمؤسستها.

بصفتك مدير فريق ، ربما تفهم أهمية تتبع الوقت والفواتير. ستحتاج إلى التأكد من أن أعضاء فريقك يعملون بكفاءة وأن عملية الفوترة الخاصة بك لديها تدفق انسيابي.

ومع ذلك ، لا يمكن لأحد أن يدير هذه المهمات يدويًا بكفاءة. إليك أفضل برنامج للوقت والفوترة لتتبع وقت الفريق لتسهيل تتبع الوقت.

تتحدث هذه المقالة عن برامج الوقت والفوترة ، بدءًا من مزايا دمج أحد البرامج الممتازة وبعض البرامج الممتازة لمساعدتك على تعزيز كفاءة سير عملك.

لكن قبل ذلك ، دعنا نفهم ،

كيف يتم تحديد الساعات القابلة للفوترة؟

يتم تعريف الساعات القابلة للفوترة على أنها عدد الساعات التي تخصصها الشركة للعمل لدى العميل. يمكن حسابه على أساس كل مشروع ، أو يمكن أن يكون حسابًا عامًا.

لحساب الساعات المدفوعة ، يجب عليك أولاً تتبع عدد ساعات عمل الموظفين في كل مشروع. لهذا ، يمكنك استخدام برنامج تتبع الوقت أو يدويًا عن طريق جعل الموظفين يرسلون جداول زمنية (وهو أمر ممل للغاية ، رغم ذلك).

بمجرد تتبع الساعات ، يمكنك تحديد الساعات التي يتحملها العميل. تعتمد الرسوم على نوع المشروع ، والعقد المبرم بين الشركة والعميل ، وسياسات الشركة.

ما هي أوجه القصور في قياسه يدويًا؟

يمكن أن يصبح قياس ساعات ووقت الفوترة أمرًا مربكًا عند محاولة القيام بذلك يدويًا. من المتوقع حدوث العديد من أوجه القصور:

• قد يكون من الصعب تتبع ساعات العمل في المشروع بدقة ، خاصة لكل موظف. يمكن أن يؤدي إلى زيادات في الفواتير أو دفع العملاء أقل من الفواتير.
• يعد تتبع الساعات المدفوعة يدويًا أمرًا مستهلكًا للوقت ومرهقًا. يتطلب مجهودًا كبيرًا ويمكن أن يصرف الانتباه عن العمل في المشاريع.
• وهو يتضمن مسارًا ورقيًا يمكن أن يصبح أمرًا شاقًا للإدارة ولديه فرص في الضياع أو الضياع.
• قد تشعر بالتوتر مع التأكد من أن الموظفين يبلغون بدقة عن ساعات عملهم.
• قد يكون تحديد ربحية المشروع أمرًا صعبًا بعض الشيء أيضًا. عندما يكون لديك الكثير على الطاولة ، فقد يؤدي حساب معدل الفواتير لكل مشروع إلى عدم دقة الفواتير.

ما هي الفوائد الرئيسية لبرامج الوقت والفواتير؟

هناك عدد قليل من الامتيازات وبرامج الفوترة التي لا ترغب في تفويتها. ويشمل:

تحسين المساءلة

من خلال تتبع ساعات الفوترة الخاصة بك ، يمكنك إصدار فاتورة لعملائك بدقة والتأكد من حصولك على مدفوعات مقابل جميع أعمالك. يمكن أن يساعدك البرنامج في تتبع النفقات. يمكن أن تبقي هذه المعلومات ميزانيتك على المسار الصحيح وتضمن أنك لا تنفق أكثر مما تستطيع.

علاوة على ذلك ، يمكنك بسهولة إدارة مشاريع متعددة في نفس الوقت. يمكن أن يساعد في الحفاظ على المشاريع في المسار الصحيح وضمان التسليم في الوقت المناسب.

تبسيط المدفوعات

بدلاً من الاضطرار إلى تتبع الفواتير والمدفوعات يدويًا ، يمكن للبرنامج القيام بكل ذلك من أجلك. يمكن أن يوفر الكثير من وقتك بحيث يمكنك التركيز على المزيد من جوانب عملك.

فائدة أخرى هي تجنب المدفوعات المتأخرة. إذا كنت تتعقب المدفوعات يدويًا ، فهناك فرص لفقد دفعة. يمكن أن يضر بسمعة عملك ويجعل من الصعب البقاء على قدم وساق من الناحية المالية. باستخدام برنامج تتبع الوقت والفواتير ، يمكنك إعداد تذكيرات بموعد استحقاق المدفوعات حتى لا تفوتك دفعة مرة أخرى.

يلتقط البيانات

عندما تقوم بتتبع وقتك وبيانات الفواتير ، تقوم بإنشاء سجل تاريخي لعملك.

يمكن أن يكون مفيدًا لمجموعة متنوعة من الأغراض ، مثل:

• تحديد الاتجاهات في أنماط عملك
• تحليل عملية عملك لإيجاد أوجه القصور
• إعادة بناء تاريخ عملك للفوترة أو لأغراض أخرى

تقليل التكاليف التشغيلية

يمكن أن يساعدك برنامج تتبع الوقت والفواتير في تقليل التكاليف التشغيلية عن طريق أتمتة عملية تتبع الخدمات والفواتير الخاصة بك. يتيح لك توفير الوقت والمال عن طريق تقليل الحاجة إلى الإدخال اليدوي للبيانات وإعداد الفواتير.

إنتاجية أفضل للفريق

يتيح لك تتبع الوقت الذي يقضيه موظفوك في العمل في مهام مختلفة فهم أفضل لوقت فريقك. يمكن استخدام هذه المعلومات لضبط سير عمل فريقك ، والتأكد من أنهم منتجين قدر الإمكان.

ميزات لا غنى عنها في برنامج الوقت والفوترة

عند اختيار برنامج الوقت والفوترة ، هناك بعض الميزات الأساسية التي يجب أن تبحث عنها للتأكد من أن البرنامج مناسب تمامًا لعملك. يجب أن يحتوي برنامج الوقت والفوترة بشكل مثالي على الميزات التالية:

احالة المهمة

يجب أن يحتوي برنامج الوقت والفوترة على ميزة تعيين المهام حيث يمكنك تخصيص المهام لأعضاء فريقك ومنحهم حق الوصول لمراقبة التقدم. يجب أن يسمح لك البرنامج أيضًا بمشاهدة المهام المخصصة لكل فرد وتتبع التقدم المحرز في كل مهمة.

تتبع الوقت - الساعات المدفوعة وغير المدفوعة

تحتاج أي شركة تقدم خدمات بالساعة إلى وقت وبرنامج فوترة لتتبع عدد الساعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة. يتيح لنا إصدار فاتورة دقيقة للعملاء بالخدمات المقدمة ويساعد الشركات على تحديد المجالات التي يقضي فيها الموظفون الوقت.

تقارير الفواتير

تعد تقارير الفواتير ضرورية ، مما يتيح لك تتبع الإيرادات والمصروفات. بدون هذه الميزة ، سيتعين على الشركات إنشاء تقارير يدويًا ، الأمر الذي يستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للخطأ.

تساعد ميزة تقرير الفواتير في إنشاء تقارير لفترة محددة وتتضمن جميع المعلومات ذات الصلة ، مثل التاريخ والوقت والمبلغ المفوتر وحالة الدفع.

توليد الفاتورة

سيوفر لك وجود برنامج يمكنه إنشاء الفواتير تلقائيًا الوقت والجهد. تعمل هذه الميزة على تسهيل التأكد من قيامك بفواتير العملاء بشكل صحيح.

إمكانية الوصول من خلال الهاتف المحمول

يجب أن تتمتع برامج الوقت والفوترة بإمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول لتسهيل تتبع المهنيين المشغولين لوقتهم وساعاتهم المدفوعة. يمكن أن يكون منقذًا للأشخاص الذين غالبًا ما يعملون خارج المكتب وليس لديهم دائمًا إمكانية الوصول إلى جهاز كمبيوتر.

التسعير في متناول الجميع

برامج الوقت المناسب والفوترة هي برامج ذات هيكل تسعير ميسور ومجموعة من الميزات ذات الصلة. يجب أن يكون السعر شفافًا ومرنًا ، بدون رسوم خفية أو عقود طويلة الأجل.

يجب تقديم نسخة تجريبية مجانية لمساعدة العملاء المحتملين على تجربتها قبل الشراء دائمًا.

دعم عملاء جيد

تعكس جودة دعم العملاء مدى تفانيهم في الاستماع إلى مخاوف عملائهم. قبل إجراء عملية شراء ، تحقق من دعم العملاء واقرأ المراجعات للتحقق مما إذا كانوا يتكلمون!

فيما يلي قائمة بأفضل برامج الوقت والفواتير: -

كلوكيفي لي

هل تبحث عن أداة تتبع وتتبع شاملة؟ مطاردة الخاص بك ينتهي هنا! Clockify هو أفضل برنامج في فئته للوقت والفوترة يتيح لك تتبع الساعات المدفوعة بسهولة ويجعل حساب ساعات الفوترة أمرًا سهلاً مع استبعاد الساعات غير القابلة للفوترة.

تم تصميم كل ميزة من ميزات Clockify لتبسيط عملية إعداد الفواتير الخاصة بك. يمكنك تبسيط عبء العمل من خلال إعداد المشاريع والتتبع وإنشاء الفواتير.

سواء كنت صاحب شركة صغيرة ، أو شركة ناشئة ، أو مؤسسة ، فإن هذه الأداة مضمونة لتلبية متطلباتك. ليس هذا فقط ولكن يتم إطلاعك على رؤى قيمة حول ربحية العملاء.

أفضل جزء؟ Clockify مجاني تمامًا ليستخدمه أي شخص.

فاتورة Zoho

تعد Zoho Invoice واحدة من أفضل أدوات الوقت والفوترة لمساعدتك في الإشراف على استثمار الوقت الذي يقوم به كل فرد أو الفريق بأكمله. يمكن لهذه الأداة تحسين عملية الفوترة والتتبع بشكل كبير.

ظهرت Zoho Invoice كأداة انتقال للفواتير وجدول زمني. باستخدام هذا البرنامج ، يمكنك تعيين المهام لفريقك وإدارة المشاريع وزيادة إنتاجية فريقك. يمكنك إنشاء سير عمل منظم بمساعدة ميزة إعداد التقارير المتقدمة في Zoho.

يستخدم بشكل أساسي من قبل الشركات الصغيرة ، Zoho ، أفضل برامج الفوترة ، مجاني.

سكورو

تم تصميم Scoro للحفاظ على احتياجات الأعمال لإدارة الوقت بشكل فعال وتبسيط الفواتير. إنه سهل الاستخدام والفهم للجميع في الفريق.

كما أنه يوفر لك تقارير تتبع وقت الإنشاء التلقائي لكل فرد في الفريق ، وإحصائيات أسبوعية وشهرية لاحتياجات الفوترة الخاصة بك ، ونظرة عامة جيدة على المشروعات التي تستهلك معظم مواردك.

Myhours

بفضل الخطط ذات الأسعار المعقولة والواجهة البديهية والميزات الرائعة ، أصبح Myhours أداة معروفة لتتبع إدارة كشوف المرتبات.

يتيح لك Myhours تتبع أنشطة فريقك دون قضاء ساعات في استخدام أدوات متعددة. باستخدام هذه الأداة ، يمكنك إدارة فريقك بالكامل من مكان واحد والحصول على رؤية واضحة لنشاطهم العام.

تتيح لك أداة الفوترة والتتبع هذه إنشاء تقارير لجميع المشاريع التي كنت تعمل عليها للعملاء الفرديين. يمكنك أيضًا إلقاء نظرة خاطفة على مدى توفر أعضاء فريقك ، مما يسمح لك بالبقاء على اطلاع بمن تتوجه إليه عند البحث عن الاستعانة بمصادر خارجية.

باستخدام هذه الأداة ، يمكنك تعزيز المساءلة من خلال مشاركة التقارير الآلية مع عملائك وتعزيز العلاقات معهم.

بيل 4 تايم

تم تصميم Bill4time لمساعدتك في الرؤية الكاملة للعملية الكاملة لسير عملك. من خلال واجهة مستخدم نظيفة ، يسهل على الشركات استخدام لوحة التحكم الخاصة بهم والحصول على تحليلات متقدمة.

يتيح لك Bill4time الوصول إلى جميع البيانات بنقرة واحدة فقط ويلغي الحاجة إلى الأدوات وجداول البيانات. يزودك برؤى في الوقت الفعلي ومؤشرات أداء رئيسية متقدمة لمواكبة أداء شركتك. تم تصميم هذه الأداة مع وضع الوكالات في الاعتبار.

تخصيص وتعيين الفواتير المتكررة وتسجيل النفقات وتنظيمها باستخدام هذا البرنامج. تقدم Bill4time ثلاث خطط مدفوعة: Time & Billing و Legal Pro و Legal Enterprise.

Toggl

Toggl هو برنامج آخر لتتبع الوقت والفواتير فعال من حيث التكلفة. إنه مصمم لتلبية احتياجات الشركات التي تتطلع إلى معالجة العمليات المتكررة ، ومراقبة الوقت المستثمر في كل نشاط ، وإنشاء هيكل منظم لعملك.

يقلل هذا البرنامج من الوقت الذي تقضيه في النشاط العادي المتمثل في تتبع الوقت والفواتير ، ويوفر لأعضاء فريقك سير عمل سلسًا لتسجيل الوقت والفوترة ، ويمكّنك من العمل في بيئة بديهية وسهلة الاستخدام.

باستخدام Toggl ، يمكنك توفير الوقت من إعادة إدخال الجداول الزمنية وإعداد الفواتير وتقليل وقت التدقيق وتحسين الكفاءة. لديهم خطة مجانية وخطة بداية وخطة متميزة وخطة قابلة للتخصيص.

Getcanopy

Getcanopy هو برنامج فوترة رائع للصناعات القائمة على الخدمات. هذه الأداة الرائعة مخصصة للشركات التي لا تحب إضاعة الوقت في سير العمل وتفتقر إلى نظام مركزي لإدارة وقتهم في المشروع.

باستخدام Getcanopy ، من السهل التحقق من الوقت الذي يقضيه الجميع في كل مشروع. علاوة على ذلك ، يمكنك الحصول على نظرة ثاقبة لتقدم فريقك ويمكنك التأكد من قيام الجميع بدورهم باستخدام هذه الأداة.

ميزة أخرى رائعة لـ Getcanopy هي التقارير المخصصة الجاهزة للاستخدام وقوالب الفواتير. لدى Getcanopy العديد من الخطط والإضافات المدفوعة بناءً على بعض الميزات المتقدمة ، إلى جانب خطة مجانية.

البندق

Nutcache هو حل متعدد الميزات يساعد الشركات في إعداد ميزانية المشاريع وإدارة النفقات وإدارة الجدول الزمني أثناء التنقل.

يمكن لهذا البرنامج المصمم جيدًا تهيئة تتبع الوقت والفواتير وفواتير الحساب بسهولة ، ومعرفة الوقت الفعلي الذي يقضيه في مشروع العميل الخاص بك وإنشاء فواتير دقيقة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إرسال تذكيرات بالفواتير المتأخرة وبيانات تأخير الدفع وقبول المدفوعات باستخدام هذه الأداة.

بالإضافة إلى ميزات تتبع الوقت والفوترة ، يأتي Nutcache أيضًا مع العديد من ميزات الأتمتة وأدوات تتبع المشروع. بناءً على متطلباتك وحجم عملك ، يمكنك اختيار واحد من خططهم المجانية والمحترفة والمؤسسة.

بيبول

تشتهر Beebole بأداة قوية لتتبع وقت المشروع تهدف إلى مساعدة الشركات من جميع الأحجام على تحسين إنتاجيتها.

قم بإعداد المشاريع على Beebole وابدأ في ملء ساعات الفوترة في أي وقت ومن أي مكان. يمكنك حتى العمل الآن وملء الجداول الزمنية لاحقًا باستخدام تقاريرهم المخزنة. يمكن لأعضاء الفريق عرض وتحديث سجلات الوقت وتعيين الفريق.

ريبليكون

يركز Replicon على التخلص من التوتر في فوترة الجدول الزمني. إنه يجعلك تحصل على إجمالي ساعات الفوترة في متناول يدك ويسمح لك بتتبع تقدم المشروع والميزانية والربحية في مكان واحد.

يوفر لك Replicon وقتًا وصداعًا غير ضروريين ، وهو حل ميسور التكلفة وفعال وقابل للتطوير يوفر لك كل ما تحتاجه من أداة تتبع الوقت والفوترة.

من تقديرات المشروع إلى تتبع النفقات إلى التقارير التفصيلية التي يمكن مشاركتها وبوابة العميل أيضًا ، ترقى Replicon إلى مستوى التوقعات. لديهم ثلاث خطط مدفوعة ، من أداة إدارة المشروع إلى مجموعة أتمتة الخدمات المهنية.

Timebillingapp

يمكن لتطبيق Timebilling تحسين جودة عملك عن طريق إنشاء مساحة عمل منظمة. يمكن لفريقك تتبع الوقت والفوترة أثناء اختبار اتصال المستخدمين لإدخال وقت العمل في الوقت الفعلي. يتميز Timebilling بلوحات معلومات بديهية ، ويتيح لك الوصول المستند إلى الأدوار إلى أعضاء الفريق. كما يتيح للجميع الوصول إلى وتتبع تقدمهم في أي وقت ومن أي مكان في العالم.

يتم إنشاء سجلات الوقت والفواتير تلقائيًا ، مما يعني أنه لن يتم قضاء المزيد من الوقت في إعداد الفواتير. يتم تخزين جميع سجلات الوقت في السحابة الخاصة بك ، لذلك لا يوجد كابوس للتصدير أو النسخ الاحتياطي.

استنتاج

على الرغم من أن السوق به وفرة في الوقت وبرامج الفوترة ، إلا أن القليل منها فقط يعتبر مناسبًا لعملك. يمكن استخدام برامج تتبع الوقت لمجموعة متنوعة من الأغراض. يمكنك تتبع المهام ، والساعات القابلة للفوترة ، ومراقبة إنتاجية الموظف ، وإنشاء كشوف المرتبات باستخدام أفضل برامج الوقت والفوترة.

بالإضافة إلى ذلك ، ستتلقى تقارير حول الطريقة التي يقضي بها فريقك وقته ، حتى تتمكن من تحسين الكفاءة.

من القائمة أعلاه المدروسة جيدًا والمكونة من 11 أداة ، يمكنك اختيار الأداة التي تبدو مناسبة تمامًا لعملك. أثناء القيام بذلك ، لا تنس التحقق مما إذا كانوا يمشون في الكلام!

يمكنك أيضًا استكشاف بعض أفضل برامج المحاسبة للشركات الصغيرة والكبيرة.