8 種適用於中小企業的最佳採購軟件工具

使用這些頂級採購軟件應用程序簡化您的 SMB 採購流程。

採購流程管理複雜，涉及採購、庫存、訂單、發票、供應商、付款等。 但與此同時，它對公司的成功至關重要。 這就是企業需要使用應用程序自動化和管理此過程的原因。

如果你等到最後一刻才在你的公司部署採購軟件，就會有人工處理的後果。 因此，明智的做法是在您注意到低效手動流程的摩擦後立即開始實施這些工具。

讓我們深入了解採購軟件的基礎知識，了解該領域的最佳工具。

什麼是採購軟件？

採購意味著尋找和獲取企業所需的商品和服務。 因此，採購軟件是指一種業務解決方案，可自動執行採購流程的不同階段。

無論是分析費用、管理合同還是付款，此類工具都可以幫助您全面控制每個流程操作。 這些還可以與各種 ERP 平台集成，使流程更加順暢。

此外，一些工具還允許所有員工在獲得 Pepper 用戶許可的情況下從中央單元訪問和執行任務。

這些工具有什麼作用？

採購軟件應用程序可以執行多項任務，讓您的團隊輕鬆完成採購流程。 員工可以從任何地方訂購商品並與團隊成員交流。 以下是該軟件可以執行的主要任務：

• 生成採購訂單並驗證
• 自動化電子採購訂單傳輸
• 提醒您最近的採購訂單和取消
• 將待處理的採購訂單發送給適當的人員以採取進一步行動
• 訂單到達後執行財務和庫存交易
• 通過保持庫存避免現貨短缺
• 收集數據並分析趨勢以獲得最大利潤
• 簡化跨不同平台的標準化流程

現在，讓我們討論一下何時使用採購軟件工具。

誰使用採購軟件？

當您全年大量購買原材料、計算機硬件、辦公用品等時，您將需要採購軟件。 因此，任何經常從第三方供應商採購物資並希望使採購系統透明的企業。

您將主要發現以下企業使用採購工具：

• 消費品和電器製造商
• 車輛製造商
• 電子商務和零售業務

但是，有一個專門的業務也在使用這個軟件，那就是採購顧問或代理機構。

為了方便和負擔得起，大多數品牌將採購業務外包給這些機構。 Capgemini、Bain & Company、GEP Worldwide、Accenture 等企業是採購諮詢領域的領導者。

採購軟件如何幫助企業？

#1。 採購自動化

業務流程自動化在每個領域都很明顯，包括採購。 您可以使用採購軟件成功地自動化整個採購操作。

從供應商發現到註冊，從產品選擇到質量檢查，再到最後的交易簽署，一切都在一個軟件下完成。

在大多數情況下，該工具會自動處理內部供應採購請求。 它只需要在發送購買訂單之前獲得經理的批准。

#2。 採購透明度

經理和首席財務官等業務利益相關者可以從中央軟件查看購買趨勢。 無需費力地獲取採購報告。

此外，該工具會跟踪交易完成前的每一步，確保高水平的企業透明度以避免腐敗。

#3。 審批優化

這些工具帶有智能算法，可以將真正的購買訂單與浪費分開。 因此，審批經理在大多數情況下只會收到真實的購買請求。 隨後，經理可以快速批准採購訂單。

#4。 支出的可見性

工具儀表板會立即向您顯示公司在耗材採購方面的總體支出、您的供應商是誰、您向他們支付了多少費用等等。 它可以幫助您預算項目，節省不必要的購買等。

選擇採購軟件時要尋找的功能

大多數採購工具都提供一套標準的功能。 但是，在購買之前，請確保它們至少提供以下功能：

• 該工具應帶有供應商管理儀表板，您可以在其中加入新供應商或審查與現有供應商的合同。
• 如果該軟件還提供供應商發現功能，將會很方便。
• 必須有一個風險管理實用程序來阻止不必要的支出或錯誤的購買訂單。
• 您的採購工具必須具有審計功能，以便您可以審計採購訂單、供應商付款等。
• 最好的採購工具還將提供預算功能，您可以在其中輸入每月或每季度的預算，並將採購保持在該數字範圍內。
• 還應該有一個通信功能，可以通知軟件用戶新的購買訂單、發票、到期訂單等。
• 如果該應用程序提供用於支出跟踪、訂單批准、交易完成等的移動版本，那就太好了。
• 可靠的採購軟件應該允許您制定公司的採購政策。
• 最後，如果軟件缺少某些採購場景的模板，該工具必須允許採購代表創建自定義採購工作流程。

現在您已經了解了該工具的概念及其可以執行的任務，接下來看看 SMB 可以使用的最佳採購軟件應用程序。

Precoro

如果您屬於中小型團隊，Precoro 可以幫助您簡化採購流程並消除手工工作。 它可以為您節省寶貴的時間和金錢，讓您可以專注於更緊迫的事情。

這種創新且速度極快的軟件可以優化您組織的採購到付款系統，以提高工作效率。 它有效地處理採購流程中涉及的任務，例如申請、訂購和開票。

此外，Precoro 通過改進您的審批工作流程來改進您的採購系統。 請求流程、採購訂單、批准、計費和發票管理等工作流程階段可以使用此工具以電子方式完成。

該應用程序還使過程控制、審批和費用分析變得更加容易。

使用這個可靠的解決方案，公司可以有定期的報告和數據分析。 詳細而全面的報告涵蓋了所有流程圖流程和採購數據。

此外，這些報告允許您跟踪和解決錯誤，為利益相關者定制報告格式，以及實時導出數據用於會計和財務分析。

吻流

您想控制採購到付款流程，但又要有足夠的靈活性嗎？ Kissflow 通過其簡單且可定制的解決方案讓您擁有它。 對於採購申請，它提供了流暢的表格，以便您可以收集、批准和跟踪採購申請。

請求獲得批准後，它會自動生成訂單並發布採購訂單。 對於供應商管理，該工具為供應商的入職、管理和維護提供了一個高效的門戶。

當您使用此應用程序時，可以隨時隨地批准發票。 它還支持自動三向匹配，檢查發票與合同、採購訂單和服務條目表。

Kissflow 還可以生成有關採購趨勢、支出和供應商績效的數據驅動和可操作的見解。 使用該軟件，用戶還可以生成包含可自定義參數的即時報告。

它還支持與各種第三方工具的無縫集成。 通過將其與各種 ERP 和財務應用程序（包括 Microsoft Dynamics、Quickbooks、Xero、SAP 和 NetSuite）一起使用，消除任何冗餘。 該解決方案還允許您使用功能強大的插件和 API。

團隊採購

作為 SMB，是時候使用 Team Procure 簡化採購流程了。 但是，該軟件也可以滿足企業在國際層面處理複雜採購業務的需求。

這個基於雲的單一平台可以處理您的所有審批、採購訂單和庫存。 當涉及採購請求時，該解決方案可以根據預算、部門和嚴重程度對這些請求進行排序。 根據這些請求，用戶還可以生成 PO 並監控交付計劃。

Team Procure 還提供定價矩陣功能，公司可以使用該功能管理從最低出價者那裡購買的多個供應商的出價。 由於不同的組織有不同的需求，它允許組織創建自定義審批工作流程。

在這裡，加入供應商和供應商很容易。 此外，它還具有用於性能跟踪的內置 KPI。 即使您在多個地點設有倉庫，此工具也可幫助您擁有一個集成的倉庫管理系統。 您甚至可以通過個性化 API 將其服務集成到您現有的系統中。

採購快遞

ProcurementExpress 是一個理想的採購軟件，可以簡化所有相關的工作流程。 它還可以幫助您消除冗長的手動流程、書面記錄和可能的欺詐事件。

其創新的審批系統可讓您設置最大費用並確定審批鏈。 公司還可以為不同的員工分配預定的批准級別。 此外，組織可以自定義和自動化批准鏈的所有步驟以優化效率。

該應用程序允許您根據與各個供應商的關係快速創建準確的 PO。 您可以包括必要的字段和下拉菜單以創建專業的和上下文相關的採購訂單。

根據貴公司的財務結構，您可以將成本分配到不同的地點，以避免超支。 使用應用程序內報告功能，用戶還可以分析費用的綜合細目。 此外，該解決方案可以為不同的項目和部門創建預算。

採購

使用 Procurify 告別紙質流程、緩慢的審批和復雜的解決方案。 這種主動支出管理軟件提供了對公司支出的完全可見性和控制。

當您使用此工具時，可以從一個地方批准所有採購訂單。 在這裡，您還可以根據預算查看實時支出。 它還提供實體和虛擬消費卡以實現無縫消費。

Procurify 還支持創建用於自動化和跟踪每個購買過程步驟的工作流。 您還可以根據部門和位置設置採購權限。 為供應商排序所有訂單的能力是該工具的另一個突出特點。

該應用程序可以執行供應商績效分析，以便您做出明智的採購和業務決策。 在這裡，您可以導入目錄項和詳細信息，包括圖像。

該解決方案直接與您最喜歡的業務應用程序集成，例如 Amazon Business、Oracle、Quickbooks 和 Slack。

庫帕

Coupa 是一個平台，可為您提供管理採購流程所需的可見性和支出控制。 為您的公司選擇此解決方案意味著您可以輕鬆地進行消費者購物，同時為您的員工節省寶貴的時間。

此應用程序的主要功能是：

• 簡化採購申請和訂單流程
• 實時採購訂單跟踪
• 折扣價和其他優惠提醒
• 為基於 SOW 的服務輸入數據的靈活表格
• 用於實時預算管理的儀表板

此外，該工具還支持通過電子郵件和手機進行審批。 此外，公司還可以將其用於庫存和合同管理。

領頭羊

借助 Bellwether，您可以使採購流程變得透明和快速。 它可以幫助您避免通過電子郵件和電話進行口頭批准和冗長的溝通。

該軟件可讓您用最少的時間和精力設置請購單、採購訂單和發票。 高級工作流程和預算編制等功能可確保更好的可見性和對支出的控制。

這種基於雲的工具為您的需求提供了必要的靈活性和定制化。 如果您的公司需要多種語言或自定義字段，Bellwether 可以為您提供。 此外，它允許您在異地訪問應用程序。

配對軟件

PairSoft 是一種用戶友好的軟件，企業可以使用它來自動化 P2P 流程中的工作流程。 它還有助於獲得支出可見性並與供應商和供應商建立良好的關係。

該軟件可以在您的系統或現有 ERP 上快速部署並輕鬆使用。 它可以讓您通過簡化整個流程來管理採購訂單。 您還可以獲得跨類別的完整支出洞察。

PairSoft 還可以促進公司和供應商之間的實時通信。 發票處理和驗證是您可以使用此軟件完成的其他任務自動化。 它還支持分析和報告。

最後的話

在這個數字化時代，公司很難在沒有任何軟件或自動化解決方案的情況下管理採購流程。 這些工具可以在此過程的每個階段打開幾個新的機會。

此外，即使您擴大業務規模，這些應用程序也能確保最佳效率。 查看最佳採購軟件列表，選擇最適合您需求的軟件。 此外，您還可以查看強大的自動化採購工具應具備的基本功能。

作為 SMB，您可能還想了解最好的文檔管理工具。