8 أفضل أدوات برامج المشتريات للشركات الصغيرة والمتوسطة

قم بتبسيط عملية شراء الشركات الصغيرة والمتوسطة الخاصة بك باستخدام أفضل تطبيقات برامج المشتريات هذه.

تعتبر إدارة عملية الشراء معقدة لأنها تتضمن عمليات الشراء والمخزون والأوامر والفواتير والموردين والمدفوعات وغير ذلك. لكن في الوقت نفسه ، يعد هذا أمرًا حيويًا لنجاح الشركة. لهذا السبب تحتاج الشركات إلى أتمتة هذه العملية وإدارتها باستخدام التطبيقات.

إذا انتظرت حتى اللحظة الأخيرة لنشر برنامج المشتريات في شركتك ، فستكون هناك عواقب للمعالجة اليدوية. ومن ثم ، فمن الحكمة البدء في تنفيذ هذه الأدوات بمجرد أن تلاحظ احتكاك العمليات اليدوية غير الفعالة.

دعنا نتعمق في أساسيات برامج المشتريات ونتعرف على أفضل الأدوات في هذا المجال.

ما هو برنامج المشتريات؟

الشراء يعني العثور على السلع والخدمات التي يحتاجها العمل والحصول عليها. ومن ثم ، يشير برنامج الشراء إلى حل الأعمال الذي يقوم بأتمتة مراحل مختلفة من عملية الشراء.

سواء كان الأمر يتعلق بتحليل النفقات أو إدارة العقود أو إجراء المدفوعات ، يمكن أن تساعدك هذه الأدوات في التحكم الكامل في كل عملية عملية. يمكن أن تتكامل هذه أيضًا مع العديد من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لجعل العملية أكثر سلاسة.

علاوة على ذلك ، تسمح بعض الأدوات أيضًا لجميع الموظفين بالوصول إلى المهام وتنفيذها من وحدة مركزية بإذن مستخدم pepper.

ماذا تفعل هذه الأدوات؟

يمكن لتطبيق برنامج المشتريات القيام بالعديد من المهام لجعل عملية الشراء سهلة لفريقك. يمكن للموظفين طلب المشتريات من أي مكان والتواصل مع أعضاء الفريق. فيما يلي أهم المهام التي يمكن أن يؤديها هذا البرنامج:

• إنشاء أمر شراء والتحقق منه
• أتمتة إرسال أوامر الشراء الإلكترونية
• تذكيرك بأوامر الشراء والإلغاء الأخيرة
• إرسال أوامر الشراء المعلقة إلى الموظفين المناسبين لاتخاذ مزيد من الإجراءات
• إجراء المعاملات المالية والمخزون بعد وصول الطلب
• تجنب النقص الموضعي من خلال الحفاظ على المخزون
• جمع البيانات وتحليل الاتجاهات لتحقيق أقصى قدر من الربحية
• تبسيط عملية التقييس عبر منصات مختلفة

الآن ، دعنا نناقش متى تستخدم أدوات برامج الشراء.

من يستخدم برامج المشتريات؟

ستحتاج إلى برامج المشتريات عند شراء المواد الخام ، وأجهزة الكمبيوتر ، واللوازم المكتبية ، وما إلى ذلك ، بكميات كبيرة على مدار العام. ومن ثم ، فإن أي شركة تشتري بشكل متكرر الإمدادات من البائعين الخارجيين وتريد أن تجعل نظام الشراء شفافًا.

ستجد في الغالب الشركات التالية تستخدم أدوات الشراء:

• مصنعي السلع الاستهلاكية والأجهزة
• مصنعي السيارات
• التجارة الإلكترونية وشركات البيع بالتجزئة

ولكن ، هناك عمل متخصص يستخدم هذا البرنامج أيضًا ، وهو مستشارو الشراء أو الوكالات.

تقوم معظم العلامات التجارية بالاستعانة بمصادر خارجية لعمليات الشراء الخاصة بها لهذه الوكالات من أجل الراحة والقدرة على تحمل التكاليف. الشركات مثل Capgemini و Bain & Company و GEP Worldwide و Accenture وما إلى ذلك ، هي الشركات الرائدة في استشارات المشتريات.

كيف تساعد برامج المشتريات الشركات؟

# 1. أتمتة المشتريات

تتجلى أتمتة العمليات التجارية في كل مجال ، بما في ذلك المشتريات. يمكنك أتمتة عملية الشراء بأكملها بنجاح باستخدام برنامج المشتريات.

من اكتشاف البائعين إلى التسجيل ، واختيار المنتج إلى فحص الجودة ، وأخيراً توقيع الصفقات ، يأتي كل شيء ضمن برنامج واحد.

في معظم الحالات ، تعالج الأداة طلبات شراء التوريدات الداخلية تلقائيًا. إنه يحتاج فقط إلى موافقة المدير قبل إرسال أمر الشراء.

# 2. الشفافية في الشراء

يمكن لأصحاب المصلحة التجاريين مثل المديرين والمديرين الماليين النظر في اتجاهات الشراء من برنامج مركزي. لا حاجة للقفز عبر الأطواق للحصول على تقارير عن المشتريات.

أيضًا ، تتعقب الأداة كل خطوة حتى يتم الانتهاء من الصفقة ، مما يضمن شفافية عالية المستوى للشركات لتجنب الفساد.

# 3. الموافقة الأمثل

تأتي هذه الأدوات مع خوارزميات ذكية لفصل أوامر الشراء الحقيقية عن الهدر. ومن ثم ، فإن مديري الموافقة لا يحصلون إلا على طلبات شراء أصلية في معظم الأوقات. بعد ذلك ، يمكن للمديرين الموافقة بسرعة على أوامر الشراء.

# 4. الرؤية للإنفاق

تُظهر لك لوحة معلومات الأداة على الفور إنفاق الشركة الإجمالي على شراء المستلزمات ، ومن هم البائعون ، والمبلغ الذي تدفعه لهم ، وما إلى ذلك. يساعدك على وضع ميزانية للمشروعات ، وتوفير عمليات الشراء غير الضرورية ، وما إلى ذلك.

ميزات للبحث عنها أثناء اختيار برنامج المشتريات

تقدم معظم أدوات الشراء مجموعة قياسية من الوظائف. ومع ذلك ، قبل شراء واحدة ، تأكد من أنها توفر الميزات التالية على الأقل:

• يجب أن تأتي الأداة مع لوحة تحكم لإدارة الموردين حيث يمكنك ضم البائعين الجدد أو مراجعة العقود مع البائعين الحاليين.
• سيكون من الملائم إذا كان البرنامج يوفر أيضًا وظيفة اكتشاف البائع.
• يجب أن تكون هناك أداة مساعدة لإدارة المخاطر تمنع الإنفاق غير الضروري أو أوامر الشراء الخاطئة.
• يجب أن تأتي أداة الشراء الخاصة بك بوظيفة تدقيق بحيث يمكنك تدقيق أوامر الشراء ومدفوعات البائعين وما إلى ذلك.
• ستوفر أفضل أداة شراء أيضًا وظيفة إعداد الميزانية حيث يمكنك إدخال ميزانية شهرية أو ربع سنوية والحفاظ على عمليات الشراء ضمن هذا الرقم.
• يجب أن تكون هناك أيضًا وظيفة اتصال تُعلم مستخدم البرنامج بأوامر الشراء الجديدة والفواتير والأوامر المستحقة وما إلى ذلك.
• من الجيد أن يقدم التطبيق إصدارًا للجوّال لتتبع الإنفاق والموافقات على الطلبات وإنهاء الصفقات والمزيد.
• يجب أن تسمح لك برامج الشراء الموثوقة بوضع سياسة الشركة على الشراء.
• أخيرًا ، يجب أن تسمح الأداة لممثلي المشتريات بإنشاء مهام سير عمل شراء مخصصة إذا كان البرنامج يفتقر إلى قوالب لسيناريوهات شراء معينة.

الآن بعد أن تعرفت على مفهوم هذه الأداة والمهام التي يمكن أن تؤديها ، انظر إلى أفضل تطبيقات برامج المشتريات التي يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة استخدامها.

بريكورو

إذا كنت تنتمي إلى فريق صغير أو متوسط ​​، فيمكن أن تساعدك Precoro من خلال تبسيط عملية الشراء والتخلص من العمل اليدوي. إنه يوفر لك الوقت والمال الثمين ويسمح لك بالتركيز على الأمور الأكثر إلحاحًا.

يمكن لهذا البرنامج المبتكر والفائق السرعة تحسين نظام الشراء إلى الدفع في مؤسستك لتحسين كفاءة العمل. يتعامل بكفاءة مع المهام المتضمنة في عملية الشراء ، مثل الطلب والطلب والفوترة.

علاوة على ذلك ، تعمل Precoro على تحسين نظام الشراء الخاص بك عن طريق تحسين سير عمل الموافقة الخاص بك. يمكن إجراء مراحل سير العمل مثل عملية الطلب وأوامر الشراء والموافقة والفواتير وإدارة الفواتير إلكترونيًا باستخدام هذه الأداة.

يسهّل التطبيق أيضًا التحكم في العملية والموافقة عليها وتحليل النفقات أثناء التنقل.

باستخدام هذا الحل الموثوق ، يمكن للشركات الحصول على تقارير منتظمة وتحليل للبيانات. تغطي التقارير التفصيلية والشاملة جميع عمليات المخطط الانسيابي وبيانات المشتريات.

بالإضافة إلى ذلك ، تتيح لك هذه التقارير تتبع الأخطاء وحلها ، وتخصيص تنسيقات التقارير لأصحاب المصلحة ، وتصدير البيانات في الوقت الفعلي للمحاسبة والتحليل المالي.

كيسفلو

هل تريد أن تتحكم في عملية الشراء حتى الدفع ولكن بمرونة كافية؟ يتيح لك Kissflow الحصول على ذلك من خلال حله البسيط والقابل للتخصيص. بالنسبة لطلبات الشراء ، فإنه يوفر نماذج مرنة حتى تتمكن من جمع طلبات الشراء والموافقة عليها وتتبعها.

بمجرد الموافقة على الطلب ، يقوم تلقائيًا بإنشاء أوامر وإصدار أوامر الشراء. لإدارة البائعين ، توفر هذه الأداة بوابة إلكترونية فعالة لإعداد البائعين وإدارتهم وصيانتهم.

أثناء استخدام هذا التطبيق ، يصبح من الممكن الموافقة على الفواتير أثناء التنقل. كما أنه يدعم المطابقة التلقائية الثلاثية ، وفحص الفواتير مع العقود وأوامر الشراء وأوراق إدخال الخدمة.

يمكن لـ Kissflow أيضًا إنشاء رؤى تستند إلى البيانات وقابلة للتنفيذ حول اتجاهات الشراء والنفقات وأداء البائعين. باستخدام هذا البرنامج ، يمكن للمستخدمين أيضًا إنشاء تقارير فورية تتضمن معلمات قابلة للتخصيص.

كما أنه يدعم التكامل السلس مع العديد من أدوات الطرف الثالث. تخلص من أي تكرار باستخدامه مع العديد من تطبيقات ERP والتمويل ، بما في ذلك Microsoft Dynamics و Quickbooks و Xero و SAP و NetSuite. يتيح لك هذا الحل أيضًا استخدام المكونات الإضافية القوية وواجهات برمجة التطبيقات.

فريق العمل

بصفتك شركة صغيرة ومتوسطة الحجم ، فقد حان الوقت لتبسيط عملية الشراء باستخدام Team Procure. ومع ذلك ، يمكن لهذا البرنامج أيضًا تلبية احتياجات الشركات التي تتعامل مع عمليات الشراء المعقدة على المستوى الدولي.

يمكن لهذا النظام الأساسي القائم على السحابة التعامل مع جميع الموافقات وأوامر الشراء والمخزون. عندما يتعلق الأمر بطلبات الشراء ، يمكن للحل فرزها وفقًا للميزانية والقسم والخطورة. من هذه الطلبات ، يمكن للمستخدمين أيضًا إنشاء أوامر الشراء ومراقبة جداول التسليم.

يوفر Team Procure أيضًا ميزة مصفوفة التسعير ، والتي يمكن للشركات من خلالها إدارة العطاءات المقدمة من قبل عدة موردين تم شراؤها من أقل مزايد. نظرًا لأن المؤسسات المختلفة لها احتياجات مختلفة ، فإنها تسمح للمؤسسات بإنشاء مهام سير عمل مخصصة للموافقة.

هنا ، يعد إعداد الموردين والبائعين أمرًا سهلاً. أيضًا ، يحتوي على مؤشرات أداء رئيسية مدمجة لتتبع الأداء. حتى إذا كان لديك مستودعات في مواقع متعددة ، فإن هذه الأداة تساعدك في الحصول على نظام متكامل لإدارة المستودعات. يمكنك حتى دمج خدمتها في نظامك الحالي من خلال واجهة برمجة تطبيقات مخصصة.

المشتريات

يعد برنامج ProcurementExpress برنامجًا مثاليًا للمشتريات يمكنه تبسيط جميع عمليات سير العمل ذات الصلة. كما أنه يساعدك على التخلص من العمليات اليدوية المطولة والمسارات الورقية وحوادث الاحتيال المحتملة.

يتيح لك نظام الموافقة المبتكر الخاص بها تعيين الحد الأقصى من النفقات وتحديد سلاسل الموافقة. يمكن للشركات أيضًا تعيين مستويات موافقة محددة مسبقًا لموظفين مختلفين. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمؤسسات تخصيص وأتمتة جميع خطوات سلسلة الموافقة لتحسين الكفاءة.

يتيح لك التطبيق إنشاء أوامر شراء سريعة ودقيقة بناءً على علاقتك مع البائعين الفرديين. يمكنك تضمين الحقول الضرورية والقوائم المنسدلة لإنشاء أوامر الشراء المهنية والسياقية.

وفقًا للهيكل المالي لشركتك ، يمكنك تخصيص التكاليف لمواقع مختلفة لتجنب الإنفاق الزائد. باستخدام ميزة إعداد التقارير داخل التطبيق ، يمكن للمستخدمين أيضًا تحليل التفاصيل الشاملة للنفقات. علاوة على ذلك ، يمكن للحل إنشاء ميزانيات لمشاريع وإدارات مختلفة.

يولد

قل وداعًا للعمليات الورقية والموافقة البطيئة والحلول المعقدة مع Procurify. يوفر برنامج إدارة الإنفاق الاستباقي هذا رؤية كاملة وتحكمًا كاملاً في نفقات الشركة.

أثناء استخدامك لهذه الأداة ، يصبح من الممكن الموافقة على جميع أوامر الشراء من مكان واحد. هنا ، يمكنك أيضًا عرض الإنفاق في الوقت الفعلي مقابل الميزانيات. كما يوفر بطاقات إنفاق فعلية وافتراضية لإنفاق سلس.

يدعم برنامج Procurify أيضًا إنشاء سير عمل لأتمتة كل خطوة من خطوات رحلة الشراء وتتبعها. يمكنك أيضًا تعيين إذن الشراء بناءً على القسم والموقع. تعد القدرة على فرز جميع الطلبات للبائع ميزة أخرى مميزة لهذه الأداة.

يمكن للتطبيق إجراء تحليل أداء البائع حتى تتمكن من اتخاذ قرارات مستنيرة في مجال الشراء والعمل. هنا ، يمكنك استيراد عناصر الكتالوج والتفاصيل ، بما في ذلك الصور.

يتكامل هذا الحل مباشرةً مع تطبيقات الأعمال المفضلة لديك مثل Amazon Business و Oracle و Quickbooks و Slack.

كوبا

Coupa عبارة عن منصة توفر لك الرؤية والتحكم في النفقات التي تحتاجها لإدارة عملية الشراء. يعني اختيار هذا الحل لشركتك أنه يمكنك الشراء بسهولة من المستهلكين مع توفير الوقت الثمين لموظفيك.

أهم ميزات هذا التطبيق هي:

• تبسيط عمليات طلب الشراء والأوامر
• تتبع طلبات الشراء في الوقت الحقيقي
• تنبيهات للتسعير المخفض والمزايا الأخرى
• نماذج مرنة لإدخال البيانات للخدمات المستندة إلى SOW
• لوحة تحكم لإدارة الميزانية في الوقت الفعلي

إلى جانب ذلك ، تدعم الأداة الموافقة من خلال رسائل البريد الإلكتروني والهواتف المحمولة. أيضًا ، يمكن للشركات استخدامه لإدارة المخزون والعقود.

الجرس

باستخدام Bellwether ، يمكنك جعل عملية الشراء شفافة وسريعة. يساعدك على التخلص من الموافقات اللفظية والتواصل المطول من خلال رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية.

يتيح لك هذا البرنامج إعداد الطلبات وأوامر الشراء والفواتير باستخدام الحد الأدنى من الوقت والجهد. تضمن ميزات مثل سير العمل المتقدم وإعداد الميزانية رؤية أكبر وتحكمًا أكبر في الإنفاق.

توفر هذه الأداة المستندة إلى مجموعة النظراء المرونة والتخصيص اللازمين لاحتياجاتك. إذا كانت شركتك بحاجة إلى لغات متعددة أو حقول مخصصة ، فيمكن لـ Bellwether تزويدك بذلك. علاوة على ذلك ، يسمح لك بالوصول إلى التطبيق خارج الموقع.

زوج سوفت

PairSoft هو برنامج سهل الاستخدام يمكن للشركات استخدامه لأتمتة سير العمل عبر عملية P2P. إنه مفيد أيضًا في الحصول على رؤية الإنفاق ووجود علاقة جيدة مع الموردين والبائعين.

يمكن نشر البرنامج بسرعة على نظامك أو ERP الحالي واستخدامه بسهولة. يتيح لك إدارة أوامر الشراء من خلال تبسيط العملية برمتها. يمكنك أيضًا الحصول على رؤى كاملة حول الإنفاق عبر الفئات.

يمكن لـ PairSoft أيضًا تسهيل الاتصال في الوقت الفعلي بين الشركات والموردين. تعد معالجة الفواتير والتحقق من صحتها من مهام التشغيل الآلي الأخرى التي يمكنك القيام بها باستخدام هذا البرنامج. كما أنه يدعم التحليلات وإعداد التقارير.

الكلمات الأخيرة

في عصر الرقمنة هذا ، من الصعب على الشركات إدارة عملية الشراء بدون أي برامج أو حلول آلية. يمكن لهذه الأدوات أن تفتح العديد من الفرص الجديدة في كل مرحلة من هذه العملية.

علاوة على ذلك ، تضمن التطبيقات الكفاءة المثلى حتى عندما تقوم بتوسيع نطاق عملك. تحقق من أفضل قائمة برامج الشراء لتحديد الأنسب لاحتياجاتك. أيضًا ، يمكنك إلقاء نظرة على الميزات الأساسية التي يجب أن تمتلكها أداة قوية للمشتريات المؤتمتة.

بصفتك شركة صغيرة ومتوسطة الحجم ، قد ترغب أيضًا في التعرف على أفضل أدوات إدارة المستندات.