8 лучших программных инструментов для закупок для малого и среднего бизнеса

Оптимизируйте процесс закупок для малого и среднего бизнеса с помощью этих лучших программных приложений для закупок.

Управление процессом закупок является сложным, поскольку оно включает в себя закупки, запасы, заказы, счета-фактуры, поставщиков, платежи и многое другое. Но в то же время это жизненно важно для успеха компании. Вот почему компаниям необходимо автоматизировать этот процесс и управлять им с помощью приложений.

Если вы будете ждать до последнего момента, чтобы развернуть программное обеспечение для закупок в своей компании, будут последствия ручной обработки. Следовательно, разумно начать внедрять эти инструменты, как только вы заметите проблемы с неэффективными ручными процессами.

Давайте углубимся в основы программного обеспечения для закупок и узнаем о лучших инструментах в этой области.

Что такое программное обеспечение для закупок?

Закупки означают поиск и приобретение товаров и услуг, в которых нуждается бизнес. Следовательно, программное обеспечение для закупок относится к бизнес-решению, которое автоматизирует различные этапы процесса закупок.

Будь то анализ расходов, управление контрактами или осуществление платежей, такие инструменты помогут вам полностью контролировать каждую операцию процесса. Они также могут интегрироваться с различными платформами ERP, чтобы сделать процесс более плавным.

Кроме того, некоторые инструменты также позволяют всем сотрудникам получать доступ и выполнять задачи из центрального блока с разрешения пользователя перца.

Что делают эти инструменты?

Программное приложение для закупок может выполнять несколько задач, чтобы упростить процесс закупок для вашей команды. Сотрудники могут заказывать покупки из любого места и общаться с членами команды. Вот основные задачи, которые может выполнять это программное обеспечение:

• Создайте заказ на покупку и проверьте его
• Автоматизируйте передачу электронных заказов на покупку
• Напоминать вам о последних заказах на покупку и отменах
• Отправка ожидающих заказов на покупку соответствующему персоналу для дальнейших действий
• Выполнение финансовых и складских операций после поступления заказа
• Избегайте точечной нехватки, поддерживая запасы
• Собирайте данные и анализируйте тенденции для максимальной прибыльности
• Оптимизация процесса стандартизации на разных платформах

Теперь давайте обсудим, когда вы используете программные инструменты для закупок.

Кто использует программное обеспечение для закупок?

Вам понадобится программное обеспечение для закупок, когда вы покупаете сырье, компьютерное оборудование, канцелярские товары и т. д. оптом в течение года. Следовательно, любой бизнес, который часто закупает расходные материалы у сторонних поставщиков, хочет сделать систему закупок прозрачной.

В основном вы найдете следующие предприятия, использующие инструменты закупок:

• Производители потребительских товаров и бытовой техники
• Производители транспортных средств
• электронная коммерция и розничный бизнес

Но есть специализированный бизнес, который также использует это программное обеспечение, а именно консультанты по закупкам или агентства.

Большинство брендов передают свои закупочные операции этим агентствам из соображений удобства и доступности. Такие компании, как Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture и др., являются лидерами в области консультирования по закупкам.

Как программное обеспечение для закупок помогает бизнесу?

№1. Автоматизация закупок

Автоматизация бизнес-процессов очевидна во всех областях, включая закупки. Вы можете успешно автоматизировать всю операцию по закупкам, используя программное обеспечение для закупок.

От поиска поставщика до регистрации, выбора продукта до проверки качества и, наконец, подписания сделки — все выполняется в одном программном обеспечении.

В большинстве случаев инструмент автоматически обрабатывает внутренние запросы на покупку расходных материалов. Перед отправкой заказа на покупку требуется только одобрение менеджера.

№ 2. Прозрачность покупки

Заинтересованные стороны бизнеса, такие как менеджеры и финансовые директора, могут отслеживать тенденции покупок из центрального программного обеспечения. Не нужно прыгать через обручи, чтобы получить отчеты о закупках.

Кроме того, инструмент отслеживает каждый шаг до завершения сделки, обеспечивая высокий уровень корпоративной прозрачности во избежание коррупции.

№3. Оптимизация утверждения

Такие инструменты поставляются с интеллектуальными алгоритмами для отделения настоящих заказов на покупку от потерь. Следовательно, менеджеры по утверждению в большинстве случаев получают только подлинные запросы на покупку. Впоследствии менеджеры могут быстро утверждать заказы на покупку.

№ 4. Видимость расходов

Инструментальная панель мгновенно показывает общие расходы компании на закупку расходных материалов, кто ваши поставщики, сколько вы им платите и так далее. Это поможет вам составить бюджет проектов, сэкономить на ненужных покупках и т. д.

Особенности, на которые следует обратить внимание при выборе программного обеспечения для закупок

Большинство инструментов закупок предлагают стандартный набор функций. Однако перед покупкой убедитесь, что они, по крайней мере, обеспечивают следующие функции:

• Инструмент должен поставляться с панелью управления поставщиками, где вы можете подключить новых поставщиков или просмотреть контракты с существующими.
• Было бы удобно, если бы программное обеспечение также предлагало функцию обнаружения поставщиков.
• Должна быть утилита управления рисками, которая блокирует ненужные расходы или неправомерные заказы на покупку.
• Ваш инструмент закупок должен иметь функцию аудита, чтобы вы могли проверять заказы на покупку, платежи поставщикам и т. д.
• Лучший инструмент закупок также предлагает функцию составления бюджета, где вы можете вводить ежемесячный или квартальный бюджет и удерживать покупки в пределах этой цифры.
• Также должна быть функция связи, которая будет уведомлять пользователя программного обеспечения о новых заказах на покупку, счетах-фактурах, сроках выполнения заказов и т. д.
• Хорошо, если приложение предлагает мобильную версию для отслеживания расходов, утверждения заказов, завершения сделок и многого другого.
• Надежное программное обеспечение для закупок должно позволять вам устанавливать корпоративную политику закупок.
• Наконец, инструмент должен позволять представителям по закупкам создавать настраиваемые рабочие процессы закупок, если в программном обеспечении отсутствуют шаблоны для определенных сценариев закупок.

Теперь, когда вы знаете о концепции этого инструмента и задачах, которые он может выполнять, посмотрите на лучшие программные приложения для закупок, которые могут использовать малые и средние предприятия.

Прекоро

Если вы работаете в небольшой или средней команде, Precoro может помочь вам оптимизировать процесс покупки и исключить ручной труд. Это экономит ваше драгоценное время и деньги и позволяет сосредоточиться на более насущных вещах.

Это инновационное и молниеносно быстрое программное обеспечение может оптимизировать систему «от закупки до оплаты» вашей организации для повышения эффективности работы. Он эффективно справляется с задачами, связанными с процессом закупок, такими как заявка, заказ и выставление счетов.

Кроме того, Precoro улучшает вашу систему закупок, улучшая рабочий процесс утверждения. Этапы рабочего процесса, такие как процесс запроса, заказы на покупку, утверждение, выставление счетов и управление счетами, могут выполняться в электронном виде с помощью этого инструмента.

Приложение также значительно упрощает контроль процессов, утверждение и анализ расходов на ходу.

Используя это надежное решение, компании могут получать регулярные отчеты и анализ данных. Подробные и всеобъемлющие отчеты охватывают все блок-схемы процессов и данные о закупках.

Кроме того, эти отчеты позволяют отслеживать и устранять ошибки, настраивать форматы отчетов для заинтересованных сторон и экспортировать данные в режиме реального времени для учета и финансового анализа.

поцелуй

Вы хотите контролировать процесс от закупки до оплаты, но с достаточной гибкостью? Kissflow позволяет вам это сделать с помощью простого и настраиваемого решения. Для заявок на покупку он предлагает гибкие формы, чтобы вы могли собирать, утверждать и отслеживать запросы на покупку.

После утверждения запроса он автоматически генерирует заказы и выдает заказы на покупку. Для управления поставщиками этот инструмент предлагает эффективный портал для регистрации, управления и обслуживания поставщиков.

При использовании этого приложения становится возможным утверждение счетов на ходу. Он также поддерживает автоматическое трехстороннее сопоставление, проверку счетов-фактур с контрактами, заказами на покупку и листами ввода услуг.

Kissflow также может генерировать основанную на данных и полезную информацию о тенденциях закупок, расходах и эффективности поставщиков. Используя это программное обеспечение, пользователи также могут создавать мгновенные отчеты с настраиваемыми параметрами.

Он также поддерживает бесшовную интеграцию с различными сторонними инструментами. Избавьтесь от любой избыточности, используя его с различными приложениями ERP и финансами, включая Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP и NetSuite. Это решение также позволяет использовать мощные плагины и API.

Закупка команды

Для малого и среднего бизнеса пришло время упростить процесс закупок с помощью Team Procure. Однако это программное обеспечение также может удовлетворить потребности предприятий, занимающихся сложными операциями по закупкам на международном уровне.

Эта единая облачная платформа может обрабатывать все ваши утверждения, заказы на покупку и запасы. Когда дело доходит до запросов на покупку, решение может сортировать их по бюджету, отделу и серьезности. Из этих запросов пользователи также могут создавать заказы на покупку и отслеживать графики доставки.

Team Procure также предлагает функцию матрицы ценообразования, с помощью которой компании могут управлять ставками, сделанными несколькими поставщиками, приобретающими продукцию с самой низкой ценой. Поскольку разные организации имеют разные потребности, это позволяет организациям создавать настраиваемые рабочие процессы утверждения.

Здесь легко подключить поставщиков и продавцов. Кроме того, он имеет встроенные KPI для отслеживания производительности. Даже если у вас есть склады в нескольких местах, этот инструмент поможет вам иметь интегрированную систему управления складом. Вы даже можете интегрировать его сервис в существующую систему через персонализированный API.

ЗакупкиЭкспресс

ProcurementExpress — идеальное программное обеспечение для закупок, которое может оптимизировать все связанные рабочие процессы. Это также поможет вам устранить длительные ручные процессы, бумажные следы и возможные случаи мошенничества.

Инновационная система согласований позволяет устанавливать максимальные расходы и определять цепочки согласований. Компании также могут назначать заранее определенные уровни одобрения разным сотрудникам. Кроме того, организации могут настраивать и автоматизировать все этапы цепочки утверждения для повышения эффективности.

Приложение позволяет создавать быстрые и точные заказы на покупку на основе ваших отношений с отдельными поставщиками. Вы можете включить необходимые поля и раскрывающиеся меню для создания профессиональных и контекстных заказов на покупку.

В соответствии с финансовой структурой вашей компании вы можете распределять расходы по разным местам, чтобы избежать перерасхода средств. Используя функцию отчетности в приложении, пользователи также могут анализировать всестороннюю разбивку расходов. Более того, решение может создавать бюджеты для разных проектов и отделов.

Procurify

Забудьте о бумажных процессах, медленных утверждениях и сложных решениях с Procurify. Это программное обеспечение для упреждающего управления расходами обеспечивает полную прозрачность и контроль над расходами компании.

При использовании этого инструмента становится возможным утверждать все заказы на покупку из одного места. Здесь вы также можете просматривать расходы в реальном времени по сравнению с бюджетами. Он также предлагает физические и виртуальные платежные карты для беспрепятственных расходов.

Procurify также поддерживает создание рабочего процесса для автоматизации и отслеживания каждого этапа пути к покупке. Вы также можете установить разрешение на покупку в зависимости от отдела и местоположения. Возможность сортировать все заказы для поставщика — еще одна важная функция этого инструмента.

Приложение может выполнять анализ производительности поставщиков, чтобы вы могли принимать обоснованные решения о покупках и бизнес-решениях. Здесь вы можете импортировать элементы и детали каталога, включая изображения.

Это решение напрямую интегрируется с вашими любимыми бизнес-приложениями, такими как Amazon Business, Oracle, Quickbooks и Slack.

Купа

Coupa — это платформа, которая обеспечивает прозрачность и контроль над расходами, необходимые для управления процессом закупок. Выбор этого решения для вашей компании означает, что вы можете легко совершать покупки, экономя драгоценное время ваших сотрудников.

Основные функции этого приложения:

• Упрощение процессов заявки на покупку и заказа
• Отслеживание заказов на покупку в режиме реального времени
• Оповещения о скидках и других преимуществах
• Гибкие формы для ввода данных для услуг на основе ТЗ
• Панель инструментов для управления бюджетом в режиме реального времени

Кроме того, инструмент поддерживает одобрение через электронную почту и мобильные телефоны. Кроме того, компании могут использовать его для управления запасами и контрактами.

вожак

С Bellwether вы можете сделать процесс закупок прозрачным и быстрым. Это поможет вам избавиться от устных одобрений и длительного общения по электронной почте и телефонным звонкам.

Это программное обеспечение позволяет настраивать заявки, заказы на покупку и счета с минимальными затратами времени и усилий. Такие функции, как расширенный рабочий процесс и составление бюджета, обеспечивают большую прозрачность и контроль над расходами.

Этот облачный инструмент предлагает необходимую гибкость и настройку в соответствии с вашими потребностями. Если вашей компании требуется несколько языков или настраиваемые поля, Bellwether может предоставить вам это. Кроме того, он позволяет получить доступ к приложению за пределами сайта.

ПараСофт

PairSoft — это удобное программное обеспечение, которое предприятия могут использовать для автоматизации рабочего процесса в процессе P2P. Это также полезно для получения информации о расходах и установления хороших отношений с поставщиками и поставщиками.

Программное обеспечение можно быстро развернуть в вашей системе или существующей системе ERP и с легкостью использовать. Это позволяет вам управлять заказами на покупку, оптимизируя весь процесс. Вы также получаете полную информацию о расходах по категориям.

PairSoft также может облегчить общение между компаниями и поставщиками в режиме реального времени. Обработка и проверка счетов — это еще одна автоматизация задач, которую вы можете выполнять с помощью этого программного обеспечения. Он также поддерживает аналитику и отчетность.

Заключительные слова

В эпоху цифровизации компаниям сложно управлять процессом закупок без какого-либо программного или автоматизированного решения. Эти инструменты могут открыть несколько новых возможностей на каждом этапе этого процесса.

Кроме того, приложения обеспечивают оптимальную эффективность даже при расширении бизнеса. Ознакомьтесь со списком лучших программ для закупок, чтобы выбрать наиболее подходящую для ваших нужд. Кроме того, вы можете ознакомиться с основными функциями, которыми должен обладать надежный инструмент для автоматизированных закупок.

Как SMB, вы также можете узнать о лучших инструментах управления документами.