8 Alat Perangkat Lunak Pengadaan Terbaik untuk UKM

Sederhanakan proses pengadaan SMB Anda dengan aplikasi perangkat lunak pengadaan teratas ini.

Manajemen proses pengadaan rumit karena melibatkan pembelian, inventaris, pesanan, faktur, vendor, pembayaran, dan banyak lagi. Tetapi pada saat yang sama, itu sangat penting untuk kesuksesan perusahaan. Itu sebabnya bisnis perlu mengotomatiskan dan mengelola proses ini dengan aplikasi.

Jika Anda menunggu hingga saat terakhir untuk menerapkan perangkat lunak pengadaan di perusahaan Anda, akan ada konsekuensi pemrosesan manual. Oleh karena itu, adalah bijaksana untuk mulai menerapkan alat-alat ini segera setelah Anda menyadari gesekan dari proses manual yang tidak efisien.

Mari selami lebih dalam dasar-dasar perangkat lunak pengadaan dan pelajari tentang alat terbaik di domain ini.

Apa itu Perangkat Lunak Pengadaan?

Pengadaan berarti menemukan dan memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan bisnis. Oleh karena itu, perangkat lunak pengadaan mengacu pada solusi bisnis yang mengotomatiskan berbagai fase proses pengadaan.

Apakah itu tentang menganalisis pengeluaran, mengelola kontrak, atau melakukan pembayaran, alat semacam itu dapat membantu Anda memiliki kendali penuh atas setiap operasi proses. Ini juga dapat diintegrasikan dengan berbagai platform ERP untuk membuat prosesnya lebih lancar.

Selain itu, beberapa alat juga memungkinkan semua karyawan mengakses dan menjalankan tugas dari unit pusat dengan izin pengguna lada.

Apa yang Dilakukan Alat Ini?

Aplikasi perangkat lunak pengadaan dapat melakukan beberapa tugas untuk membuat proses pengadaan menjadi mudah bagi tim Anda. Karyawan dapat memesan pembelian dari mana saja dan berkomunikasi dengan anggota tim. Berikut adalah tugas teratas yang dapat dilakukan perangkat lunak ini:

• Buat pesanan pembelian dan verifikasi
• Mengotomatiskan transmisi pesanan pembelian elektronik
• Mengingatkan Anda tentang pesanan pembelian dan pembatalan baru-baru ini
• Kirim pesanan pembelian yang tertunda ke personel yang sesuai untuk tindakan lebih lanjut
• Lakukan transaksi keuangan dan inventaris setelah kedatangan pesanan
• Hindari kekurangan tempat dengan mempertahankan inventaris
• Kumpulkan data dan analisis tren untuk profitabilitas maksimum
• Sederhanakan proses standardisasi di berbagai platform

Sekarang, mari kita bahas saat Anda menggunakan alat perangkat lunak pengadaan.

Siapa yang Menggunakan Perangkat Lunak Pengadaan?

Anda memerlukan perangkat lunak pengadaan saat membeli bahan baku, perangkat keras komputer, perlengkapan kantor, dll., dalam jumlah besar sepanjang tahun. Oleh karena itu, setiap bisnis yang sering membeli pasokan dari vendor pihak ketiga dan ingin membuat sistem pengadaan transparan.

Sebagian besar Anda akan menemukan bisnis berikut menggunakan alat pengadaan:

• Produsen barang dan peralatan konsumen
• Produsen kendaraan
• eCommerce dan bisnis ritel

Namun, ada bisnis khusus yang juga menggunakan perangkat lunak ini, yaitu konsultan atau agensi pengadaan.

Sebagian besar merek mengalihdayakan operasi pengadaan mereka ke agensi ini untuk kenyamanan dan keterjangkauan. Bisnis seperti Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture, dll., adalah pemimpin dalam konsultasi pengadaan.

Bagaimana Perangkat Lunak Pengadaan Membantu Bisnis?

#1. Otomasi Pengadaan

Otomatisasi proses bisnis terbukti di setiap domain, termasuk pengadaan. Anda dapat berhasil mengotomatiskan seluruh operasi pengadaan dengan menggunakan perangkat lunak pengadaan.

Dari penemuan vendor hingga pendaftaran, pemilihan produk hingga pemeriksaan kualitas, dan terakhir, penandatanganan kesepakatan, semuanya berada di bawah satu perangkat lunak.

Dalam kebanyakan kasus, alat ini secara otomatis memproses permintaan pembelian pasokan internal. Itu hanya membutuhkan persetujuan manajer sebelum mengirim pesanan pembelian.

#2. Transparansi dalam Membeli

Pemangku kepentingan bisnis seperti manajer dan CFO dapat melihat tren pembelian dari perangkat lunak pusat. Tidak perlu melewati rintangan untuk mendapatkan laporan tentang pengadaan.

Selain itu, alat tersebut melacak setiap langkah hingga kesepakatan diselesaikan, memastikan transparansi perusahaan tingkat tinggi untuk menghindari korupsi.

#3. Pengoptimalan Persetujuan

Alat semacam itu hadir dengan algoritme cerdas untuk memisahkan pesanan pembelian asli dari pemborosan. Oleh karena itu, manajer persetujuan hanya sering mendapatkan permintaan pembelian yang asli. Selanjutnya, manajer dapat dengan cepat menyetujui pesanan pembelian.

#4. Visibilitas untuk Menghabiskan

Dasbor alat langsung menunjukkan kepada Anda keseluruhan pengeluaran perusahaan untuk pembelian persediaan, siapa vendor Anda, berapa banyak Anda membayar mereka, dan seterusnya. Ini membantu Anda untuk menganggarkan proyek, menghemat pembelian yang tidak perlu, dll.

Fitur yang Harus Diperhatikan Saat Memilih Perangkat Lunak Pengadaan

Sebagian besar alat pengadaan menawarkan serangkaian fungsi standar. Namun, sebelum membelinya, pastikan mereka setidaknya menyediakan fitur-fitur berikut:

• Alat tersebut harus dilengkapi dengan dasbor manajemen pemasok tempat Anda dapat bergabung dengan vendor baru atau meninjau kontrak dengan yang sudah ada.
• Akan lebih mudah jika perangkat lunak juga menawarkan fungsi penemuan vendor.
• Harus ada utilitas manajemen risiko yang akan memblokir pengeluaran yang tidak perlu atau pesanan pembelian yang salah.
• Alat pengadaan Anda harus dilengkapi dengan fungsi audit sehingga Anda dapat mengaudit pesanan pembelian, pembayaran vendor, dll.
• Alat pengadaan terbaik juga akan menawarkan fungsionalitas penganggaran di mana Anda dapat memasukkan anggaran bulanan atau triwulanan dan menyimpan pembelian dalam angka tersebut.
• Juga harus ada fungsi komunikasi yang akan memberi tahu pengguna perangkat lunak tentang pesanan pembelian baru, faktur, pesanan jatuh tempo, dll.
• Ada baiknya jika aplikasi menawarkan versi seluler untuk pelacakan pengeluaran, persetujuan pesanan, penyelesaian transaksi, dan banyak lagi.
• Perangkat lunak pengadaan yang andal harus memungkinkan Anda menetapkan kebijakan perusahaan tentang pembelian.
• Terakhir, alat tersebut harus mengizinkan perwakilan pengadaan untuk membuat alur kerja pengadaan kustom jika perangkat lunak tidak memiliki template untuk skenario pembelian tertentu.

Sekarang setelah Anda mengetahui tentang konsep alat ini dan tugas yang dapat dilakukannya, lihat aplikasi perangkat lunak pengadaan terbaik yang dapat digunakan UKM.

Precoro

Jika Anda termasuk dalam tim kecil atau menengah, Precoro dapat membantu Anda melalui penyederhanaan proses pembelian dan penghapusan pekerjaan manual. Ini menghemat waktu dan uang Anda yang berharga dan memungkinkan Anda untuk fokus pada hal-hal yang lebih mendesak.

Perangkat lunak yang inovatif dan sangat cepat ini dapat mengoptimalkan sistem procure-to-pay organisasi Anda untuk efisiensi kerja yang lebih baik. Ini secara efisien menangani tugas-tugas yang terlibat dalam proses pembelian, seperti daftar permintaan, pemesanan, dan penagihan.

Selain itu, Precoro meningkatkan sistem pembelian Anda dengan meningkatkan alur kerja persetujuan Anda. Tahapan workflow seperti proses request, purchase order, approval, billing, dan invoice management dapat dilakukan secara elektronik dengan alat ini.

Aplikasi ini juga membuat kontrol proses, persetujuan, dan analisis pengeluaran jauh lebih mudah.

Dengan menggunakan solusi andal ini, perusahaan dapat memiliki laporan rutin dan analisis data. Laporan rinci dan komprehensif mencakup semua proses flowchart dan data pengadaan.

Selain itu, laporan ini memungkinkan Anda melacak dan menyelesaikan kesalahan, menyesuaikan format laporan untuk pemangku kepentingan, dan mengekspor data secara real-time untuk analisis akuntansi dan keuangan.

Kissflow

Apakah Anda ingin memiliki kendali atas proses pengadaan hingga pembayaran tetapi dengan fleksibilitas yang memadai? Kissflow memungkinkan Anda memilikinya dengan solusinya yang sederhana dan dapat disesuaikan. Untuk permintaan pembelian, ia menawarkan formulir cair sehingga Anda dapat mengumpulkan, menyetujui, dan melacak permintaan pembelian.

Setelah permintaan disetujui, secara otomatis menghasilkan pesanan dan menerbitkan PO. Untuk manajemen vendor, alat ini menawarkan portal yang efisien untuk orientasi, pengelolaan, dan pemeliharaan vendor.

Saat Anda menggunakan aplikasi ini, menyetujui faktur saat bepergian menjadi mungkin. Ini juga mendukung pencocokan tiga arah otomatis, memeriksa faktur dengan kontrak, pesanan pembelian, dan lembar entri layanan.

Kissflow juga dapat menghasilkan wawasan berbasis data dan dapat ditindaklanjuti tentang tren pembelian, pengeluaran, dan kinerja vendor. Dengan menggunakan perangkat lunak ini, pengguna juga dapat menghasilkan laporan instan yang menyertakan parameter yang dapat disesuaikan.

Ini juga mendukung integrasi tanpa batas dengan berbagai alat pihak ketiga. Singkirkan redundansi apa pun dengan menggunakannya dengan berbagai aplikasi ERP dan keuangan, termasuk Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP, dan NetSuite. Solusi ini juga memungkinkan Anda menggunakan plugin dan API yang kuat.

Pengadaan Tim

Sebagai UKM, sudah saatnya Anda menyederhanakan proses pengadaan dengan Team Procure. Namun, perangkat lunak ini juga dapat memenuhi kebutuhan perusahaan yang berurusan dengan operasi pengadaan yang kompleks di tingkat internasional.

Platform tunggal berbasis cloud ini dapat menangani semua persetujuan, pesanan pembelian, dan inventaris Anda. Dalam hal permintaan pembelian, solusi dapat mengurutkannya menurut anggaran, departemen, dan tingkat keparahan. Dari permintaan tersebut, pengguna juga dapat membuat PO dan memantau jadwal pengiriman.

Pengadaan Tim juga menawarkan fitur matriks harga, yang digunakan perusahaan untuk mengelola penawaran yang dibuat oleh beberapa pemasok yang dibeli dari penawar terendah. Karena organisasi yang berbeda memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, ini memungkinkan organisasi untuk membuat alur kerja persetujuan kustom.

Di sini, orientasi pemasok dan vendor mudah dilakukan. Juga, ia memiliki KPI bawaan untuk pelacakan kinerja. Bahkan jika Anda memiliki gudang di beberapa lokasi, alat ini membantu Anda memiliki sistem manajemen gudang yang terintegrasi. Anda bahkan dapat mengintegrasikan layanannya ke dalam sistem yang ada melalui API yang dipersonalisasi.

ProcurementExpress

ProcurementExpress adalah perangkat lunak pengadaan ideal yang dapat merampingkan semua alur kerja terkait. Ini juga membantu Anda menghilangkan proses manual yang panjang, jejak kertas, dan kemungkinan insiden penipuan.

Sistem persetujuannya yang inovatif memungkinkan Anda menetapkan biaya maksimum dan menentukan rantai persetujuan. Perusahaan juga dapat menetapkan tingkat persetujuan yang telah ditentukan sebelumnya untuk karyawan yang berbeda. Selain itu, organisasi dapat menyesuaikan dan mengotomatiskan semua langkah rantai persetujuan untuk efisiensi yang dioptimalkan.

Aplikasi ini memungkinkan Anda membuat PO yang cepat dan akurat berdasarkan hubungan Anda dengan masing-masing vendor. Anda dapat menyertakan bidang yang diperlukan dan menu drop-down untuk membuat PO profesional dan kontekstual.

Menurut struktur keuangan perusahaan Anda, Anda dapat mengalokasikan biaya ke lokasi yang berbeda untuk menghindari pengeluaran yang berlebihan. Dengan menggunakan fitur pelaporan dalam aplikasi, pengguna juga dapat menganalisis rincian pengeluaran yang komprehensif. Selain itu, solusinya dapat membuat anggaran untuk berbagai proyek dan departemen.

Dapatkan

Ucapkan selamat tinggal pada proses kertas, persetujuan lambat, dan solusi rumit dengan Procurify. Perangkat lunak manajemen pengeluaran proaktif ini menawarkan visibilitas dan kendali penuh atas pengeluaran perusahaan.

Saat Anda menggunakan alat ini, Anda dapat menyetujui semua pesanan pembelian dari satu tempat. Di sini, Anda juga dapat melihat pengeluaran waktu nyata terhadap anggaran. Ini juga menawarkan kartu pengeluaran fisik dan virtual untuk pengeluaran yang lancar.

Procurify juga mendukung pembuatan alur kerja untuk mengotomatiskan dan melacak setiap langkah perjalanan pembelian. Anda juga dapat mengatur izin pembelian berdasarkan departemen dan lokasi. Kemampuan untuk mengurutkan semua pesanan untuk vendor adalah fitur lain yang disorot dari alat ini.

Aplikasi ini dapat melakukan analisis kinerja vendor sehingga Anda dapat membuat keputusan pembelian dan bisnis yang terinformasi. Di sini, Anda dapat mengimpor item dan detail katalog, termasuk gambar.

Solusi ini terintegrasi langsung dengan aplikasi bisnis favorit Anda seperti Amazon Business, Oracle, Quickbooks, dan Slack.

Kupa

Coupa adalah platform yang memberi Anda visibilitas dan kontrol pengeluaran yang Anda perlukan untuk mengelola proses pengadaan. Memilih solusi ini untuk perusahaan Anda berarti Anda dapat membeli dengan kemudahan belanja konsumen sambil menghemat waktu berharga karyawan Anda.

Fitur unggulan dari aplikasi ini adalah:

• Penyederhanaan permintaan pembelian dan proses pemesanan
• Pelacakan pesanan pembelian waktu nyata
• Lansiran untuk harga diskon dan manfaat lainnya
• Formulir fleksibel untuk memasukkan data untuk layanan berbasis SOW
• Dasbor untuk manajemen anggaran waktu nyata

Selain itu, alat ini mendukung persetujuan melalui email dan ponsel. Selain itu, perusahaan dapat menggunakannya untuk manajemen inventaris dan kontrak.

Pemimpin

Dengan Bellwether, Anda dapat membuat proses pengadaan menjadi transparan dan cepat. Ini membantu Anda menghilangkan persetujuan verbal dan komunikasi panjang melalui email dan panggilan telepon.

Perangkat lunak ini memungkinkan Anda mengatur daftar permintaan, pesanan pembelian, dan faktur menggunakan waktu dan tenaga minimum. Fitur seperti alur kerja lanjutan dan penganggaran memastikan visibilitas dan kontrol yang lebih besar atas pengeluaran.

Alat berbasis cloud ini menawarkan fleksibilitas dan penyesuaian yang diperlukan untuk kebutuhan Anda. Jika perusahaan Anda membutuhkan banyak bahasa atau bidang khusus, Bellwether dapat menyediakannya untuk Anda. Selain itu, ini memungkinkan Anda untuk mengakses aplikasi di luar situs.

PairSoft

PairSoft adalah perangkat lunak ramah pengguna yang dapat digunakan bisnis untuk mengotomatiskan alur kerja di seluruh proses P2P. Ini juga membantu untuk mendapatkan visibilitas pengeluaran dan memiliki hubungan yang baik dengan pemasok dan vendor.

Perangkat lunak dapat digunakan dengan cepat di sistem Anda atau ERP yang ada dan digunakan dengan mudah. Ini memungkinkan Anda mengelola PO dengan merampingkan seluruh proses. Anda juga mendapatkan wawasan pengeluaran lengkap di seluruh kategori.

PairSoft juga dapat memfasilitasi komunikasi real-time antara perusahaan dan pemasok. Pemrosesan dan validasi faktur adalah otomatisasi tugas lain yang dapat Anda lakukan dengan perangkat lunak ini. Ini juga mendukung analitik dan pelaporan.

Kata Akhir

Di era digitalisasi ini, sulit bagi perusahaan untuk mengelola proses pengadaan mereka tanpa perangkat lunak atau solusi otomatis apa pun. Alat-alat ini dapat membuka beberapa peluang baru di setiap tahapan proses ini.

Selain itu, aplikasi memastikan efisiensi optimal bahkan saat Anda meningkatkan skala bisnis Anda. Lihatlah daftar perangkat lunak pengadaan terbaik untuk memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Selain itu, Anda dapat melihat fitur penting yang harus dimiliki oleh alat canggih untuk pengadaan otomatis.

Sebagai UKM, Anda mungkin juga ingin tahu tentang alat manajemen dokumen terbaik.