10 個最佳在線軟件文檔工具

您是否定期為您的在線軟件解決多個疑問或查詢？

如果答案是肯定的，那麼您可能正在與尚未了解您的產品並探索其全部潛力的用戶打交道。

不斷收到有關您的軟件的問題會佔用大量支持帶寬，從而導致操作員經常精疲力竭。 為了幫助您的支持團隊避免這種情況，您可以嘗試構建您的在線軟件文檔。

什麼是在線文檔？

在線文檔就像一本手冊，幫助用戶了解產品是什麼，並逐步解釋其功能。 它甚至可以幫助用戶了解產品可以充分發揮其潛力的可能方式。

您可以添加圖像、視頻、產品 GIF 等，以展示如何啟用和操作各種產品功能。 軟件解決方案的在線文檔可能因相關產品的複雜性而異。 對於某些人來說，文檔可能感覺像是一個常見問題解答部分，而對於其他人來說，它可能看起來像是對產品的深入演練。

在線文檔如何工作？

在線文檔工具有多種工作方式。 這是一個快速列表，可幫助您評估實施後的幫助。

• 用作中央存儲系統：您可以保護所有與產品相關的信息，並為客戶和支持團隊創建中央訪問權限，當他們對某個功能或其工作方式有疑問時可以參考這些訪問權限。
  
• 節省時間和精力：創建產品信息的中央存儲庫時，您可以幫助客戶和支持代表節省時間和精力來尋找正確的解決方案。 您甚至可以避免頻繁的倦怠，並幫助支持團隊專注於緊迫的支持問題。
  
• 促進參與和保留：軟件文檔工具還可以幫助您在客戶的整個旅程中保持與品牌的互動。 客戶可以避免在互聯網上搜索有關產品或其功能的答案。 他們將返回您開發的資源並與品牌保持聯繫。 這是讓他們與品牌互動並同時留住他們的好方法。
  
• 提供深入的產品知識：從設置到所有功能，您都可以通過在線文檔找到它們。 您甚至可以找到新版本的發佈時間以及它與前一個版本的不同之處。 它有助於決策過程中的潛在客戶，因為它們還包括來自不同行業的用例和案例研究。
  
• 改善客戶支持體驗：為您的企業提供在線文檔的最大好處之一是改善客戶服務體驗。 您可以幫助您的團隊節省時間，並將客戶引導至能夠回答他們問題的解決方案，而無需排隊等候或期待收到電子郵件。

如何選擇正確的在線文檔解決方案？

僅僅了解在線文檔及其對組織的作用並不能幫助您選擇最佳工具。 但是下面的標準列表可以。 以下是企業在選擇在線文檔工具時必須尋求的快速列表。

#1。 直觀的編輯器

在尋找軟件文檔工具時，一個簡單但功能豐富的編輯器是必須的。 請理解，不是一個人而是很多人最終可能會在同一個視圖中編輯一篇文章。 因此，重要的是每個人都能看到誰在文章中進行了哪些更改。

# 2. 智能搜索

搜索選項是任何文檔平台的突出功能。 沒有什麼比訪問者在幾分鐘後因為找不到正確的信息或產品而沮喪地離開您的在線文檔更災難性的了，即使您有庫存。 智能搜索功能將為用戶節省時間並幫助他們快速找到答案。 搜索應支持標籤、相關關鍵字等。

# 3. 深度分析

任何企業都必須確定他們的在線文檔在客戶/潛在客戶中的表現如何。 這就是為什麼檢查您的知識庫軟件是否可以幫助您跟踪以下指標很重要的原因：

• 頁面訪問
• 熱門訪問文章
• 搜索失敗
• 每篇文章的反饋回复
• 跳出率
• 平均花費在文章上的時間
• 新客戶與回頭客

名單還在繼續。 但是，如果其中一種軟件解決方案確實提供了這些指標，請不要猶豫，將選項列入候選名單。

#4。 安全

添加到知識庫中的資產，例如產品信息、視頻和圖像，對任何組織都至關重要。 因此，在為您的企業尋找最佳在線文檔軟件時，保護這些資產應該是優先事項之一。 在最終確定產品之前，您可以向服務提供商提出以下問題列表：

• 您反對未經授權的訪問的策略是什麼？
• 您是否使用任何防火牆或雙重身份驗證來保護數據？
• 您是否保留數據機密性？

此類問題將幫助您了解服務提供商如何為其用戶提供數據安全性。

# 5. 版本控制

平台是否支持版本控制？

作為產品業務，您必須確保捕獲並記錄產品演變。 用戶可能會在不同的發展階段加入您的產品。 他們可能需要重新訪問舊文檔以更好地了解產品功能。 這不僅對最終用戶有用，對產品開發團隊也是必須的。

因此，平台應該支持帶有時間戳的版本控制。

# 6. 工作流管理

您的知識庫必須為您提供完整的訪問控制，以實現成功的工作流程管理。 例如，如果您是管理員，它應該允許您將角色分配給將訪問該軟件以進行寫作和編輯的人員。 撰寫文章的人必須獲得有限的訪問權限，而編輯文章的人將擁有不同的控制權。

# 7. 定制

眾所周知，定制服務於用戶滿意度和對您品牌的信任。 它也適用於您的文檔站點。 如果用戶登陸您的文檔站點，他應該覺得它是您品牌的一部分。 該平台應該讓您可以自由定制您的在線文檔站點，不僅僅是使用徽標和圖標，還可以使用自定義域、自定義 URL，並設計您的文檔站點。

以下是一些最有效的在線文檔工具。

雖然有關如何選擇在線文檔軟件的提示是有益的，但如果您有幾個選項可以開始搜索行業中的最佳工具，那就太好了。 本節探討可以幫助您輕鬆構建完整的在線軟件文檔的頂級解決方案。

讓我們潛入吧！

Document360

Document360 為您提供完整的在線文檔解決方案，包括但不限於簡單搜索、類別管理器、標籤管理、文章模板等。 它的拖放式 UI 可幫助您按所需順序列出所有類別及其子類別。

那不是全部。 它帶有 AI 驅動的搜索、私人託管、版本控制功能、備份和恢復等。富編輯器是您必須檢查的東西。 您可以在 Markdown 和 WYSIWYG 編輯器之間進行選擇。

它允許完全自定義文檔站點，並且文章描述將使您能夠添加文章的要點，這有助於快速搜索和 SEO。 它支持與編輯、貢獻者和出版商團隊的合作更上一層樓。 您還可以設置通知以刪除或更新過時的文章。

它集成了廣泛的幫助台、聊天機器人和 CRO 技術，例如 Zendesk、Intercom、Freshdesk、Drift、Zapier、Microsoft Teams、Slack 等等。 此外，您可以使用 JavaScript 片段與任何其他平台集成。

該計劃起價為每月 99 美元。

點擊幫助

Clickhelp 是一種幫助創作工具，可幫助您輕鬆創建軟件文檔。 這種基於雲的解決方案以幫助其用戶簡化文檔團隊之間的協作而聞名。 這意味著它將幫助他們跟踪更改並在確認誰編寫和編輯文檔後進一步改進。

它甚至可以通過提供有關文章如何通過報告執行的詳細見解來幫助您改進內容。 那些對從 MS Word、HTML、CHM 等平台遷移數據存有疑慮的人可以拋開後顧之憂。 Clickhelp 專注於從這些平台和其他平台遷移數據。 更重要的是，其簡單的 UI 使配置變得輕而易舉。

該計劃起價為每月 55 美元。

合流

與其他在線文檔解決方案一樣，Confluence 可以幫助用戶創建可以分類組織的軟件文檔。 此頁面樹使高級搜索成為可能，從而幫助客戶更快地找到相關文章。

除此之外，您還可以發現自己在內部與其他團隊合作以簡化內容的正確性和質量。 簡化內部協作並保護內容資產和用戶權限。 這將幫助您與參與編寫和編輯過程的團隊共享帳戶訪問權限。

付費計劃起價為每月 55 美元。

努克利諾

Nuclino 是您的組織在尋找市場上最佳解決方案時可以考慮的另一種軟件文檔工具。 該服務提供商聲稱通過圖像、視頻等創意資產幫助其用戶將內容變為現實。 它甚至支持自動保存等功能，可幫助您在構建軟件文檔時保存內容進度。

最重要的是，您還可以找到諸如即時搜索之類的選項，以幫助客戶有效地查找相關文章。 您還會發現它的 40 多個集成非常有用，因為它們可以簡化您的工作並輕鬆規劃未來的產品更新和功能升級文章。

該計劃起價為 5 美元/用戶/月。

文檔軟件

DocuWare 因其突出的功能而廣受歡迎，例如可幫助用戶將圖像文本轉換為數據的光學字符識別 (OCR)。 這有助於他們的用戶更快地添加相關數據並使其客戶可以訪問。

您還可以跟踪現有文檔的版本。 這些將幫助您監控在初始版本中發布的實際內容以及產品中每個新更新所做的更改。

閱讀文檔

Read the Docs 是一種技術文檔解決方案，可以免費構建和託管有關該軟件的支持文章。 這是正確的; 服務提供商聲稱免費提供其文檔服務。 您可以有效地管理文檔的多個版本。

您也不必擔心按用戶付費。 您可以擁有盡可能多的用戶來管理您的軟件文檔。 該產品唯一的亮點是廣告。 為了免費運行，他們使用廣告作為支持其運營的來源。 選擇免費版本的用戶可能會遇到多個廣告，因為他們的帳戶不是無廣告的。 但是那些喜歡無廣告的人需要支付 5 美元/項目。

GitHub

GitHub 以其幫助開發人員在個人資料中記錄編程日的能力而廣為人知。 如果配置文件大部分顯示為綠色，則意味著開發人員一直在頻繁編碼並更新其進度。 但很少有人知道同一平台也提供文檔軟件。

顯然，他們提供 GitHub Pages 甚至一個 wiki 平台來創建您的中央存儲庫。 但如果你將它與 Jekyll 等平台集成，它的 GitHub Pages 將幫助你輕鬆創建完整的產品文檔。 但請注意，它主要是公開的而不是私有的。 更重要的是，您將需要良好的開發技能來保持文檔正常運行。

付費計劃起價為 19 美元/月。

什麼修復

Whatfix 可幫助您創建產品的完整數字演練。 您可以通過此解決方案以最具交互性的方式提供有關產品如何工作的指導。 您可以使用適當的軟件創建完整的文檔、常見問題解答等。

它還提供了一個詳細的分析平台。 它將幫助您衡量每個讀者如何與存儲庫中的每篇文章進行交互，從而為您提供更大的空間來改進它們以獲得更好的結果甚至轉換。

投遞紙

如果您認為 Dropbox 僅限於存儲設施，我們會說再想一想。 他們的文檔工具 Dropbox Paper 作為一種共同編輯工具非常受歡迎。 它承諾將創造和協調結合在一起。 它非常適合為內部和外部目的創建存儲庫。

有趣的是它能夠在文章中容納圖像、音頻文件、視頻和其他類型的創意。 唯一讓很多人難以選擇此工具的是其有限的文件夾功能。 此外，對於已經擁有 Dropbox 帳戶的用戶，它也是免費的。 但如果您想要單獨訂閱，建議與他們的團隊聯繫。

幫助文檔

HelpDocs 也是我們的首選之一。 這是因為，就像此列表中的其他人一樣，HelpDocs 也為您提供創建文檔、將它們託管在他們的服務下的能力，甚至監控您創建的所有文章的性能。

該軟件還提供拖放功能，可幫助您根據文章在產品中的重要性或順序對文章進行排名。 它甚至可以幫助您在編輯器中為作家或產品團隊單獨標記幾篇文章。 這些標記將幫助他們識別需要更新以獲得更好的性能和客戶體驗的文章。

此工具的計劃起價為 46 美元/月。

您準備好選擇最佳在線文檔工具了嗎？

擔心客戶不了解您的產品？ 如何創建幫助他們理解其用途、功能和特性的軟件文檔？

通過構建完整的軟件文檔，您可以確保客戶在一處找到與您的產品相關的所有答案。 他們還可以避免去支持團隊並節省時間和精力。 從頭開始構建文檔可能是一項乏味的任務，並且最終需要更多資源。 在這種情況下，最好使用在線文檔軟件為客戶創建幫助文檔。

為了幫助您入門，我們列出了啟動您為您的業務選擇最佳在線文檔工具的旅程的最佳選項。 我們希望這會有所幫助！

你也可以看看如何創建漂亮的 API 文檔。