10 个最佳在线软件文档工具

您是否定期为您的在线软件解决多个疑问或查询？

如果答案是肯定的，那么您可能正在与尚未了解您的产品并探索其全部潜力的用户打交道。

不断收到有关您的软件的问题会占用大量支持带宽，从而导致操作员经常精疲力竭。 为了帮助您的支持团队避免这种情况，您可以尝试构建您的在线软件文档。

什么是在线文档？

在线文档就像一本手册，帮助用户了解产品是什么，并逐步解释其功能。 它甚至可以帮助用户了解产品可以充分发挥其潜力的可能方式。

您可以添加图像、视频、产品 GIF 等，以展示如何启用和操作各种产品功能。 软件解决方案的在线文档可能因相关产品的复杂性而异。 对于某些人来说，文档可能感觉像是一个常见问题解答部分，而对于其他人来说，它可能看起来像是对产品的深入演练。

在线文档如何工作？

在线文档工具有多种工作方式。 这是一个快速列表，可帮助您评估实施后的帮助。

• 用作中央存储系统：您可以保护所有与产品相关的信息，并为客户和支持团队创建中央访问权限，当他们对某个功能或其工作方式有疑问时可以参考这些访问权限。
  
• 节省时间和精力：创建产品信息的中央存储库时，您可以帮助客户和支持代表节省时间和精力来寻找正确的解决方案。 您甚至可以避免频繁的倦怠，并帮助支持团队专注于紧迫的支持问题。
  
• 促进参与和保留：软件文档工具还可以帮助您在客户的整个旅程中保持与品牌的互动。 客户可以避免在互联网上搜索有关产品或其功能的答案。 他们将返回您开发的资源并与品牌保持联系。 这是让他们与品牌互动并同时留住他们的好方法。
  
• 提供深入的产品知识：从设置到所有功能，您都可以通过在线文档找到它们。 您甚至可以找到新版本的发布时间以及它与前一个版本的不同之处。 它有助于决策过程中的潜在客户，因为它们还包括来自不同行业的用例和案例研究。
  
• 改善客户支持体验：为您的企业提供在线文档的最大好处之一是改善客户服务体验。 您可以帮助您的团队节省时间，并将客户引导至能够回答他们问题的解决方案，而无需排队等候或期待收到电子邮件。

如何选择正确的在线文档解决方案？

仅仅了解在线文档及其对组织的作用并不能帮助您选择最佳工具。 但是下面的标准列表可以。 以下是企业在选择在线文档工具时必须寻求的快速列表。

#1。 直观的编辑器

在寻找软件文档工具时，一个简单但功能丰富的编辑器是必须的。 请理解，不是一个人而是很多人最终可能会在同一个视图中编辑一篇文章。 因此，重要的是每个人都能看到谁在文章中进行了哪些更改。

# 2. 智能搜索

搜索选项是任何文档平台的突出功能。 没有什么比访问者在几分钟后因为找不到正确的信息或产品而沮丧地离开您的在线文档更灾难性的了，即使您有库存。 智能搜索功能将为用户节省时间并帮助他们快速找到答案。 搜索应支持标签、相关关键字等。

# 3. 深度分析

任何企业都必须确定他们的在线文档在客户/潜在客户中的表现如何。 这就是为什么检查您的知识库软件是否可以帮助您跟踪以下指标很重要的原因：

• 页面访问
• 热门访问文章
• 搜索失败
• 每篇文章的反馈回复
• 跳出率
• 平均花费在文章上的时间
• 新客户与回头客

名单还在继续。 但是，如果其中一种软件解决方案确实提供了这些指标，请不要犹豫，将选项列入候选名单。

#4。 安全

添加到知识库中的资产，例如产品信息、视频和图像，对任何组织都至关重要。 因此，在为您的企业寻找最佳在线文档软件时，保护这些资产应该是优先事项之一。 在最终确定产品之前，您可以向服务提供商提出以下问题列表：

• 您反对未经授权的访问的策略是什么？
• 您是否使用任何防火墙或双重身份验证来保护数据？
• 您是否保留数据机密性？

此类问题将帮助您了解服务提供商如何为其用户提供数据安全性。

# 5. 版本控制

平台是否支持版本控制？

作为产品业务，您必须确保捕获并记录产品演变。 用户可能会在不同的发展阶段加入您的产品。 他们可能需要重新访问旧文档以更好地了解产品功能。 这不仅对最终用户有用，对产品开发团队也是必须的。

因此，平台应该支持带有时间戳的版本控制。

# 6. 工作流管理

您的知识库必须为您提供完整的访问控制，以实现成功的工作流程管理。 例如，如果您是管理员，它应该允许您将角色分配给将访问该软件以进行写作和编辑的人员。 撰写文章的人必须获得有限的访问权限，而编辑文章的人将拥有不同的控制权。

# 7. 定制

众所周知，定制服务于用户满意度和对您品牌的信任。 它也适用于您的文档站点。 如果用户登陆您的文档站点，他应该觉得它是您品牌的一部分。 该平台应该让您可以自由定制您的在线文档站点，不仅仅是使用徽标和图标，还可以使用自定义域、自定义 URL，并设计您的文档站点。

以下是一些最有效的在线文档工具。

虽然有关如何选择在线文档软件的提示是有益的，但如果您有几个选项可以开始搜索行业中的最佳工具，那就太好了。 本节探讨可以帮助您轻松构建完整的在线软件文档的顶级解决方案。

让我们潜入吧！

Document360

Document360 为您提供完整的在线文档解决方案，包括但不限于简单搜索、类别管理器、标签管理、文章模板等。 它的拖放式 UI 可帮助您按所需顺序列出所有类别及其子类别。

那不是全部。 它带有 AI 驱动的搜索、私人托管、版本控制功能、备份和恢复等。富编辑器是您必须检查的东西。 您可以在 Markdown 和 WYSIWYG 编辑器之间进行选择。

它允许完全自定义文档站点，并且文章描述将使您能够添加文章的要点，这有助于快速搜索和 SEO。 它支持与编辑、贡献者和出版商团队的合作更上一层楼。 您还可以设置通知以删除或更新过时的文章。

它集成了广泛的帮助台、聊天机器人和 CRO 技术，例如 Zendesk、Intercom、Freshdesk、Drift、Zapier、Microsoft Teams、Slack 等等。 此外，您可以使用 JavaScript 片段与任何其他平台集成。

该计划起价为每月 99 美元。

点击帮助

Clickhelp 是一种帮助创作工具，可帮助您轻松创建软件文档。 这种基于云的解决方案以帮助其用户简化文档团队之间的协作而闻名。 这意味着它将帮助他们跟踪更改并在确认谁编写和编辑文档后进一步改进。

它甚至可以通过提供有关文章如何通过报告执行的详细见解来帮助您改进内容。 那些对从 MS Word、HTML、CHM 等平台迁移数据存有疑虑的人可以抛开后顾之忧。 Clickhelp 专注于从这些平台和其他平台迁移数据。 更重要的是，其简单的 UI 使配置变得轻而易举。

该计划起价为每月 55 美元。

合流

与其他在线文档解决方案一样，Confluence 可以帮助用户创建可以分类组织的软件文档。 此页面树使高级搜索成为可能，从而帮助客户更快地找到相关文章。

除此之外，您还可以发现自己在内部与其他团队合作以简化内容的正确性和质量。 简化内部协作并保护内容资产和用户权限。 这将帮助您与参与编写和编辑过程的团队共享帐户访问权限。

付费计划起价为每月 55 美元。

努克利诺

Nuclino 是您的组织在寻找市场上最佳解决方案时可以考虑的另一种软件文档工具。 该服务提供商声称通过图像、视频等创意资产帮助其用户将内容变为现实。 它甚至支持自动保存等功能，可帮助您在构建软件文档时保存内容进度。

最重要的是，您还可以找到诸如即时搜索之类的选项，以帮助客户有效地查找相关文章。 您还会发现它的 40 多个集成非常有用，因为它们可以简化您的工作并轻松规划未来的产品更新和功能升级文章。

该计划起价为 5 美元/用户/月。

文档软件

DocuWare 因其突出的功能而广受欢迎，例如可帮助用户将图像文本转换为数据的光学字符识别 (OCR)。 这有助于他们的用户更快地添加相关数据并使其客户可以访问。

您还可以跟踪现有文档的版本。 这些将帮助您监控在初始版本中发布的实际内容以及产品中每个新更新所做的更改。

阅读文档

Read the Docs 是一种技术文档解决方案，可以免费构建和托管有关该软件的支持文章。 这是正确的; 服务提供商声称免费提供其文档服务。 您可以有效地管理文档的多个版本。

您也不必担心按用户付费。 您可以拥有尽可能多的用户来管理您的软件文档。 该产品唯一的亮点是广告。 为了免费运行，他们使用广告作为支持其运营的来源。 选择免费版本的用户可能会遇到多个广告，因为他们的帐户不是无广告的。 但是那些喜欢无广告的人需要支付 5 美元/项目。

GitHub

GitHub 以其帮助开发人员在个人资料中记录编程日的能力而广为人知。 如果配置文件大部分显示为绿色，则意味着开发人员一直在频繁编码并更新其进度。 但很少有人知道同一平台也提供文档软件。

显然，他们提供 GitHub Pages 甚至一个 wiki 平台来创建您的中央存储库。 但如果你将它与 Jekyll 等平台集成，它的 GitHub Pages 将帮助你轻松创建完整的产品文档。 但请注意，它主要是公开的而不是私有的。 更重要的是，您将需要良好的开发技能来保持文档正常运行。

付费计划起价为 19 美元/月。

什么修复

Whatfix 可帮助您创建产品的完整数字演练。 您可以通过此解决方案以最具交互性的方式提供有关产品如何工作的指导。 您可以使用适当的软件创建完整的文档、常见问题解答等。

它还提供了一个详细的分析平台。 它将帮助您衡量每个读者如何与存储库中的每篇文章进行交互，从而为您提供更大的空间来改进它们以获得更好的结果甚至转换。

投递纸

如果您认为 Dropbox 仅限于存储设施，我们会说再想一想。 他们的文档工具 Dropbox Paper 作为一种共同编辑工具非常受欢迎。 它承诺将创造和协调结合在一起。 它非常适合为内部和外部目的创建存储库。

有趣的是它能够在文章中容纳图像、音频文件、视频和其他类型的创意。 唯一让很多人难以选择此工具的是其有限的文件夹功能。 此外，对于已经拥有 Dropbox 帐户的用户，它也是免费的。 但如果您想要单独订阅，建议与他们的团队联系。

帮助文档

HelpDocs 也是我们的首选之一。 这是因为，就像此列表中的其他人一样，HelpDocs 也为您提供创建文档、将它们托管在他们的服务下的能力，甚至监控您创建的所有文章的性能。

该软件还提供拖放功能，可帮助您根据文章在产品中的重要性或顺序对文章进行排名。 它甚至可以帮助您在编辑器中为作家或产品团队单独标记几篇文章。 这些标记将帮助他们识别需要更新以获得更好的性能和客户体验的文章。

此工具的计划起价为 46 美元/月。

您准备好选择最佳在线文档工具了吗？

担心客户不了解您的产品？ 如何创建帮助他们理解其用途、功能和特性的软件文档？

通过构建完整的软件文档，您可以确保客户在一处找到与您的产品相关的所有答案。 他们还可以避免去支持团队并节省时间和精力。 从头开始构建文档可能是一项乏味的任务，并且最终需要更多资源。 在这种情况下，最好使用在线文档软件为客户创建帮助文档。

为了帮助您入门，我们列出了启动您为您的业务选择最佳在线文档工具的旅程的最佳选项。 我们希望这会有所帮助！

你也可以看看如何创建漂亮的 API 文档。