10 최고의 온라인 소프트웨어 문서 도구

게시 됨: 2022-09-02

온라인 소프트웨어에 대한 여러 가지 의심이나 질문을 정기적으로 해결하고 있습니까?

대답이 '예'인 경우 아직 제품을 이해하지 못하고 잠재력을 충분히 탐색하지 못한 사용자를 상대할 수 있습니다.

지속적으로 소프트웨어에 대한 질문을 받는 것은 많은 지원 대역폭을 차지할 수 있으므로 작업자가 자주 소진될 수 있습니다. 지원 팀이 이 시나리오를 피할 수 있도록 온라인 소프트웨어 설명서를 작성할 수 있습니다.

온라인 문서란 무엇입니까?

온라인 문서는 사용자가 제품이 무엇인지 이해하고 기능을 단계별로 설명하는 매뉴얼과 같은 역할을 합니다. 사용자가 제품의 잠재력을 최대한 활용할 수 있는 방법을 이해하는 데 도움이 됩니다.

이미지, 비디오, 제품 GIF 등을 추가하여 다양한 제품 기능을 활성화하고 작동하는 방법을 보여줄 수 있습니다. 소프트웨어 솔루션에 대한 온라인 설명서는 해당 제품의 복잡성에 따라 다를 수 있습니다. 어떤 사람에게는 설명서가 FAQ 섹션처럼 느껴질 수 있지만 다른 사람에게는 제품에 대한 심층적인 설명처럼 보일 수 있습니다.

온라인 문서는 어떻게 작동합니까?

온라인 문서 도구가 작동하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 다음은 구현 후 도움이 될 수 있는 방법을 측정하는 데 도움이 되는 빠른 목록입니다.

중앙 스토리지 시스템으로 작동: 모든 제품 관련 정보를 보호하고 고객 및 지원 팀이 기능이나 작동 방식에 대해 의문이 있을 때 참조할 수 있는 중앙 액세스를 생성할 수 있습니다.
시간과 에너지 절약: 제품 정보의 중앙 저장소를 생성하면 고객과 지원 담당자가 올바른 솔루션을 찾는 데 드는 시간과 에너지를 절약할 수 있습니다. 잦은 번아웃을 방지하고 지원 팀이 긴급한 지원 문제에 집중하도록 도울 수도 있습니다.
참여 및 유지 촉진: 소프트웨어 문서 도구는 고객이 여정 전반에 걸쳐 브랜드에 계속 참여하도록 도와줍니다. 고객은 인터넷을 통해 제품 또는 해당 기능에 대한 답변을 검색하지 않아도 됩니다. 그들은 당신이 개발한 리소스로 돌아가고 브랜드와 연결된 상태를 유지합니다. 이것은 브랜드에 계속 참여하고 동시에 유지하는 좋은 방법입니다.
심도 있는 제품 지식 제공: 설정에서 모든 기능에 이르기까지 온라인 설명서에서 찾을 수 있습니다. 새 버전이 출시된 시기와 이전 버전과 어떻게 다른지 확인할 수도 있습니다. 다양한 산업 분야의 사용 사례 및 사례 연구도 포함하므로 의사 결정 과정에서 잠재 고객에게 도움이 됩니다.
고객 지원 경험 개선: 비즈니스를 위한 온라인 문서를 보유함으로써 얻을 수 있는 가장 큰 이점 중 하나는 고객 서비스 경험을 개선하는 것입니다. 팀이 시간을 절약하고 대기열에서 기다리거나 이메일을 예상하지 않고 질문에 답변하는 솔루션으로 고객을 안내할 수 있습니다.

올바른 온라인 문서 솔루션을 선택하는 방법은 무엇입니까?

단순히 온라인 문서와 그것이 조직에서 어떻게 작동하는지 이해하는 것만으로는 최고의 도구를 선택하는 데 도움이 되지 않습니다. 그러나 다음 기준 목록은 가능합니다. 다음은 온라인 문서 도구를 선택할 때 기업이 찾아야 하는 간단한 목록입니다.

#1. 직관적인 편집기

단순하지만 기능이 풍부한 편집기는 소프트웨어 문서 도구를 찾을 때 필수입니다. 한 사람이 아닌 많은 사람들이 같은 보기에서 단일 기사를 편집하게 될 수 있음을 이해하십시오. 따라서 모든 사람이 기사에서 누가 어떤 변경을 하고 있는지 확인하는 것이 중요합니다.

# 2. 지능형 검색

검색 옵션은 모든 문서 플랫폼에서 중요한 기능입니다. 재고가 있더라도 올바른 정보나 제품을 찾을 수 없기 때문에 몇 분 후 좌절감을 느끼며 온라인 문서를 떠나는 방문자보다 더 재앙적인 것은 없습니다. 지능형 검색 기능은 사용자의 시간을 절약하고 신속하게 답변을 찾도록 도와줍니다. 검색은 태그, 관련 키워드 등으로 지원되어야 합니다.

# 3. 심층 분석

모든 비즈니스에서 온라인 문서가 고객/잠재 고객에게 어떻게 전달되고 있는지 확인하는 것이 중요합니다. 그렇기 때문에 지식 기반 소프트웨어가 다음 지표를 추적하는 데 도움이 되는지 확인하는 것이 중요합니다.

페이지 방문
가장 많이 방문한 기사
실패한 검색
각 기사에 대한 피드백 응답
이탈률
기사에 소요된 평균 시간
신규 고객 vs. 재방문 고객

목록은 계속됩니다. 그러나 소프트웨어 솔루션 중 하나가 이러한 메트릭을 제공하는 경우 주저하지 말고 옵션을 선정하십시오.

#4. 보안

제품 정보, 비디오 및 이미지와 같이 지식 기반에 추가된 자산은 모든 조직에서 가장 중요합니다. 따라서 귀하의 비즈니스에 가장 적합한 온라인 문서 소프트웨어를 찾을 때 이러한 자산을 보호하는 것이 우선 순위 중 하나가 되어야 합니다. 제품을 완성하기 전에 서비스 제공업체에 물어볼 수 있는 질문 목록은 다음과 같습니다.

무단 액세스에 대한 전략은 무엇입니까?
데이터를 보호하기 위해 방화벽이나 이중 인증을 사용하고 있습니까?
데이터 기밀을 유지합니까?

이와 같은 질문은 서비스 공급자가 사용자에게 데이터 보안을 제공하는 방법을 명확하게 이해하는 데 도움이 됩니다.

# 5. 버전 관리

플랫폼이 버전 관리를 지원합니까?

제품 비즈니스로서, 제품 진화를 캡처하고 문서화해야 합니다. 사용자는 다양한 진화 단계에서 제품을 온보딩할 수 있습니다. 제품 기능을 더 잘 이해하기 위해 이전 문서를 다시 방문해야 할 수도 있습니다. 이것은 최종 사용자에게 유용할 뿐만 아니라 제품 개발 팀에게도 필수입니다.

따라서 플랫폼은 타임스탬프가 있는 버전 관리를 지원해야 합니다.

# 6. 워크플로 관리

기술 자료는 성공적인 워크플로 관리를 위한 완전한 액세스 제어를 제공해야 합니다. 예를 들어 관리자인 경우 쓰기 및 편집 목적으로 소프트웨어에 액세스할 사람들에게 역할을 할당할 수 있어야 합니다. 기사를 작성하는 사람에게는 제한된 액세스 권한이 부여되어야 하지만 기사를 편집하는 사람에게는 다른 권한이 부여됩니다.

# 7. 커스터마이징

우리가 알고 있듯이 사용자 정의는 사용자 만족과 브랜드에 대한 신뢰를 제공합니다. 이는 문서 사이트에도 적용됩니다. 사용자가 문서 사이트를 방문하면 브랜드의 일부로 느껴야 합니다. 플랫폼은 로고와 파비콘뿐만 아니라 사용자 정의 도메인, 사용자 정의 URL을 사용하여 온라인 문서 사이트를 사용자 정의하고 문서 사이트를 디자인할 수 있는 자유를 제공해야 합니다.

다음은 가장 효과적인 온라인 문서 도구 중 일부입니다.

온라인 문서 소프트웨어를 선택하는 방법에 대한 팁이 도움이 되지만, 업계 최고의 도구 검색을 시작할 수 있는 몇 가지 옵션이 있다면 좋을 것입니다. 이 섹션에서는 완전한 온라인 소프트웨어 문서를 번거로움 없이 구축하는 데 도움이 되는 최고의 솔루션을 살펴봅니다.

뛰어들자!

문서360

Document360은 단순 검색, 카테고리 관리자, 태그 관리, 기사 템플릿 등을 포함하지만 이에 국한되지 않는 완전한 온라인 문서 솔루션을 제공합니다. 끌어서 놓기 UI를 사용하면 모든 범주와 해당 하위 범주를 원하는 순서대로 나열할 수 있습니다.

그게 다가 아니다. AI 기반 검색, 개인 호스팅, 버전 관리 기능, 백업 및 복원 등이 함께 제공됩니다. 풍부한 편집기는 반드시 확인해야 하는 기능입니다. Markdown과 WYSIWYG 편집기 중에서 선택할 수 있습니다.

문서 사이트를 완전히 사용자 지정할 수 있으며 문서 설명을 통해 문서의 요지를 추가할 수 있으므로 빠른 검색 및 SEO에 도움이 됩니다. 편집자, 기고자 및 발행인 팀과의 협업을 한 단계 더 지원합니다. 오래된 기사를 제거하거나 업데이트하도록 알림을 설정할 수도 있습니다.

Zendesk, Intercom, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams, Slack 등과 같은 다양한 헬프데스크, 챗봇 및 CRO 기술과 통합됩니다. 또한 JavaScript 스니펫을 사용하여 다른 플랫폼과 통합할 수 있습니다.

플랜은 월 $99부터 시작합니다.

클릭 도움말

도움말 작성 도구인 Clickhelp를 사용하면 번거로움 없이 소프트웨어 문서를 작성할 수 있습니다. 이 클라우드 기반 솔루션은 사용자가 문서 팀 간의 협업을 간소화하는 데 도움이 되는 것으로 알려져 있습니다. 즉, 변경 사항을 추적하고 문서를 작성하고 편집하는 사람에 대한 확인 후 추가 개선을 수행하는 데 도움이 됩니다.

보고서를 통해 기사의 실적에 대한 자세한 통찰력을 제공하여 콘텐츠를 개선하는 데도 도움이 됩니다. MS Word, HTML, CHM 등과 같은 플랫폼에서 데이터 마이그레이션에 대해 의구심이 있는 사람들은 걱정을 뒤로 할 수 있습니다. Clickhelp는 이러한 플랫폼 및 기타 플랫폼에서 데이터 마이그레이션을 전문으로 합니다. 또한 간단한 UI로 구성을 케이크 조각으로 만듭니다.

이 계획은 월 $55부터 시작합니다.

합류

다른 온라인 문서 솔루션과 마찬가지로 Confluence를 사용하면 사용자가 범주별로 구성할 수 있는 소프트웨어 문서를 만들 수 있습니다. 이 페이지 트리는 고급 검색을 가능하게 하여 고객이 관련 기사를 더 빨리 찾을 수 있도록 합니다.

그 외에도 콘텐츠 정확성과 품질을 합리화하기 위해 다른 팀과 내부적으로 협업할 수 있습니다. 내부 협업을 간소화하고 콘텐츠 자산과 사용자 권한을 보호합니다. 이렇게 하면 작성 및 편집 프로세스에 참여하는 팀과 계정 액세스 권한을 공유하는 데 도움이 됩니다.

유료 플랜은 월 $55부터 시작합니다.

누클리노

Nuclino는 조직이 시장에서 최고의 솔루션을 찾을 때 고려할 수 있는 또 다른 소프트웨어 문서화 도구입니다. 이 서비스 제공업체는 사용자가 이미지, 비디오 등과 같은 창의적인 자산을 사용하여 콘텐츠에 생기를 불어넣을 수 있도록 지원한다고 주장합니다. 소프트웨어 문서를 작성하는 동안 콘텐츠 진행 상황을 저장하는 데 도움이 되는 자동 저장과 같은 기능도 지원합니다.

또한 고객이 관련 기사를 효율적으로 찾는 데 도움이 되는 즉시 검색과 같은 옵션도 찾을 수 있습니다. 또한 40개 이상의 통합이 작업을 간소화하고 제품 업데이트 및 기능 업그레이드에 대한 향후 기사를 번거로움 없이 계획할 수 있으므로 매우 유용하다는 것을 알게 될 것입니다.

요금제는 $5/사용자/월부터 시작됩니다.

다큐웨어

DocuWare는 사용자가 이미지 텍스트를 데이터로 변환하는 데 도움이 되는 광학 문자 인식(OCR)과 같은 눈에 띄는 기능으로 유명합니다. 이를 통해 사용자는 관련 데이터를 더 빠르게 추가하고 고객이 액세스할 수 있습니다.

기존 문서의 버전을 추적할 수도 있습니다. 이는 초기 버전에 게시된 실제 콘텐츠와 제품의 각 새 업데이트로 변경된 사항을 모니터링하는 데 도움이 됩니다.

문서 읽기

Read Docs는 소프트웨어에 대한 지원 문서를 무료로 구축 및 호스팅할 수 있는 기술 문서 솔루션입니다. 좋아요; 서비스 제공자는 문서화 서비스를 무료로 제공한다고 주장합니다. 여러 버전의 문서를 효율적으로 관리할 수 있습니다.

사용자별 결제도 걱정할 필요가 없습니다. 소프트웨어 문서를 관리할 사용자를 최대한 많이 가질 수 있습니다. 제품이 가지고 있는 유일한 캐치는 광고입니다. 그들은 무료로 운영하기 위해 광고를 소스로 사용하여 운영을 지원합니다. 무료 버전을 선택하는 사용자는 계정에 광고가 없기 때문에 여러 광고를 보게 될 수 있습니다. 그러나 광고 없는 방식을 선호하는 사람들은 프로젝트당 $5를 지불해야 합니다.

깃허브

GitHub는 개발자가 프로필에 프로그래밍 날짜를 기록하는 데 도움이 되는 기능으로 유명합니다. 프로필이 대부분 녹색으로 표시되면 개발자가 자주 코딩을 했으며 진행 상황도 업데이트했다는 의미입니다. 그러나 동일한 플랫폼에서 문서화 소프트웨어도 제공한다는 사실을 아는 사람은 많지 않습니다.

분명히 그들은 GitHub 페이지와 심지어 중앙 저장소를 만들기 위한 위키 플랫폼을 제공합니다. 그러나 Jekyll과 같은 플랫폼과 통합하면 GitHub 페이지를 통해 번거로움 없이 완전한 제품 문서를 작성할 수 있습니다. 그러나 대부분 공개되며 비공개가 아님을 유의하십시오. 또한 문서를 계속 유지하고 실행하려면 우수한 개발 기술이 필요합니다.

유료 플랜은 월 $19부터 시작합니다.

왓픽스

Whatfix는 제품의 완전한 디지털 워크스루를 만드는 데 도움이 됩니다. 이 솔루션을 사용하여 제품이 가장 대화식으로 작동하는 방식에 대한 지침을 제공할 수 있습니다. 소프트웨어가 설치된 상태에서 완전한 문서, FAQ 등을 작성할 수 있습니다.

상세한 분석 플랫폼도 제공합니다. 각 독자가 리포지토리의 모든 기사와 상호 작용하는 방식을 측정하는 데 도움이 되므로 더 나은 결과 또는 전환을 위해 기사를 개선할 수 있는 더 많은 범위를 제공합니다.

보관용지

Dropbox가 저장 시설로 제한되어 있다고 생각했다면 다시 생각해 보세요. 문서 도구인 Dropbox Paper는 공동 편집 도구로 매우 유명합니다. 그것은 창조와 조정을 함께 가져올 것을 약속합니다. 내부 및 외부 목적 모두에 대한 리포지토리를 만드는 데 적합합니다.

흥미로운 점은 기사에서 이미지, 오디오 파일, 비디오 및 기타 유형의 크리에이티브를 수용할 수 있다는 것입니다. 많은 사람들이 이 도구를 선택하기 어렵게 만드는 유일한 것은 제한된 폴더 기능입니다. 또한 이미 Dropbox 계정이 있는 사용자에게는 무료로 제공됩니다. 그러나 별도의 구독을 원하는 경우 해당 팀에 문의하는 것이 좋습니다.

도움말 문서

HelpDocs는 또한 우리의 최고 선택 중 하나입니다. 그 이유는 이 목록에 있는 다른 것들과 마찬가지로 HelpDocs도 문서를 작성하고, 해당 서비스에서 문서를 호스팅하고, 작성하는 모든 문서의 성능을 모니터링할 수 있는 기능을 제공하기 때문입니다.

이 소프트웨어는 또한 제품에서 중요도 또는 순서에 따라 기사의 순위를 지정하는 데 도움이 되는 끌어서 놓기 기능을 제공합니다. 작가나 제품 팀을 위해 편집기에서 몇 개의 기사를 별도로 표시하는 데도 도움이 됩니다. 이러한 마커는 더 나은 성능과 고객 경험을 위해 업데이트해야 하는 기사를 식별하는 데 도움이 됩니다.

이 도구에 대한 계획은 월 $46부터 시작합니다.

최고의 온라인 문서 도구를 선택할 준비가 되셨습니까?

고객이 귀하의 제품을 이해하지 못하는 것이 걱정되십니까? 목적, 기능 및 특징을 이해하는 데 도움이 되는 소프트웨어 문서를 작성하는 것은 어떻습니까?

완전한 소프트웨어 문서를 작성하면 고객이 한 곳에서 제품과 관련된 모든 답변을 찾을 수 있습니다. 그들은 또한 지원 팀에 가지 않고 시간과 에너지를 절약할 수 있습니다. 처음부터 문서를 작성하는 것은 지루한 작업일 수 있으며 더 많은 리소스가 필요할 수 있습니다. 이 경우 온라인 문서 소프트웨어를 사용하여 고객을 위한 도움말 문서를 만드는 것이 좋습니다.

시작하는 데 도움이 되도록 비즈니스에 가장 적합한 온라인 문서 도구를 선택하는 여정을 시작할 수 있는 최상의 옵션을 나열했습니다. 이것이 도움이 되기를 바랍니다.

아름다운 API 문서를 만드는 방법도 살펴볼 수 있습니다.