10 の最高のオンライン ソフトウェア ドキュメンテーション ツール

公開: 2022-09-02

オンライン ソフトウェアに関する複数の疑問や質問を定期的に解決していますか?

答えが「はい」の場合、あなたの製品をまだ理解しておらず、その可能性を最大限に探求していないユーザーと取引している可能性があります。

ソフトウェアに関する質問を絶えず受けることは、多くのサポート帯域幅を占有する可能性があるため、頻繁にオペレーターが燃え尽きてしまいます。 サポート チームがこのシナリオを回避できるように、オンライン ソフトウェア ドキュメントの作成を試すことができます。

オンライン ドキュメントとは何ですか?

オンライン ドキュメントは、ユーザーが製品とは何かを理解し、その機能を順を追って説明するのに役立つマニュアルのような役割を果たします。 さらに、製品が最大限の可能性を発揮できる方法をユーザーが理解するのにも役立ちます。

画像、ビデオ、製品 GIF などを追加して、さまざまな製品機能を有効にして操作する方法を示すことができます。 ソフトウェア ソリューションのオンライン ドキュメントは、問題の製品の複雑さによって異なります。 ドキュメントが FAQ セクションのように感じる人もいれば、製品の詳細なウォークスルーのように感じる人もいます。

オンライン ドキュメントはどのように機能しますか?

オンライン ドキュメント ツールが機能する方法は複数あります。 実装後にどのように役立つかを判断するのに役立つ簡単なリストを次に示します。

  • 中央ストレージ システムとして機能:製品関連のすべての情報を保護し、顧客やサポート チームが機能やそのしくみについて疑問を持ったときにいつでも参照できる中央アクセスを作成できます。
  • 時間とエネルギーの節約:製品情報の中央リポジトリを作成すると、顧客とサポート担当者の両方が適切なソリューションを探す時間とエネルギーを節約できます。 頻繁な燃え尽き症候群を回避し、サポート チームが差し迫ったサポートの問題に集中できるようにすることもできます。
  • エンゲージメントと維持を促進する:ソフトウェア ドキュメント ツールは、カスタマー ジャーニー全体でブランドとのエンゲージメントを維持するのにも役立ちます。 顧客は、製品やその機能に関する回答をインターネットで検索する必要がなくなります。 彼らはあなたが開発したリソースに戻り、ブランドとのつながりを維持します。 これは、ブランドとのエンゲージメントを維持し、同時に維持するための優れた方法です。
  • 詳細な製品知識を提供:セットアップからすべての機能まで、オンライン ドキュメントで見つけることができます。 新しいバージョンがいつリリースされたか、以前のバージョンとどのように異なるかを確認することもできます。 さまざまな業界のユースケースやケーススタディも含まれているため、意思決定プロセスの見通しに役立ちます。
  • カスタマー サポート エクスペリエンスの向上:ビジネスにオンライン ドキュメントを用意することの最大のメリットの 1 つは、カスタマー サービス エクスペリエンスの向上です。 チームが時間を節約し、列に並んだりメールを予期したりすることなく、質問に答えるソリューションに顧客を導くことができます。

適切なオンライン ドキュメント ソリューションの選択方法

オンライン ドキュメントとそれが組織でどのように機能するかを理解するだけでは、最適なツールを選択するのに役立ちません。 ただし、次の基準リストは可能です。 ここでは、ビジネスがオンライン ドキュメント ツールを選択する際に求めなければならない事項の簡単なリストを示します。

＃1。 直感的なエディター

ソフトウェア ドキュメンテーション ツールを探す場合、シンプルでありながら機能豊富なエディターは必須です。 1 人ではなく、多くの人が同じビューで 1 つの記事を編集することになる可能性があることを理解してください。 したがって、誰が記事のどの変更を行っているかを全員が確認できるようにすることが重要です。

# 2. インテリジェント検索

検索オプションは、どのドキュメンテーション プラットフォームでも重要な機能です。 たとえ在庫があったとしても、正しい情報や製品を見つけることができず、数分後にイライラしてオンライン ドキュメントを離れてしまう訪問者ほど破滅的なことはありません。 インテリジェントな検索機能により、ユーザーは時間を節約し、回答をすばやく見つけることができます。 タグ、関連キーワードなどで検索をサポートする必要があります。

# 3. 詳細な分析

どのようなビジネスにおいても、自社のオンライン ドキュメントが顧客/見込み客の間でどのように機能しているかを特定することが不可欠です。 そのため、ナレッジ ベース ソフトウェアが次の指標の追跡に役立つかどうかを確認することが重要です。

  • ページ訪問
  • アクセス数の多い記事
  • 失敗した検索
  • 各記事へのフィードバック応答
  • 直帰率
  • 記事の平均滞在時間
  • 新規顧客とリピーター

リストは続きます。 ただし、ソフトウェア ソリューションの 1 つがこれらのメトリックを提供する場合は、ためらわずにそのオプションを候補に挙げてください。

＃4。 安全

製品情報、そのビデオ、画像など、ナレッジ ベースに追加された資産は、どの組織にとっても非常に重要です。 したがって、これらの資産を保護することは、ビジネスに最適なオンライン ドキュメント ソフトウェアを探す際の優先事項の 1 つです。 製品を完成させる前に、サービス プロバイダーに尋ねることができる質問のリストを次に示します。

  • 不正アクセスに対する戦略は何ですか?
  • データを保護するために、ファイアウォールまたは 2 要素認証を使用していますか?
  • データの機密性を保持していますか?

このような質問は、サービス プロバイダーがユーザーにデータ セキュリティを提供する方法を明確にするのに役立ちます。

# 5. バージョニング

プラットフォームはバージョン管理をサポートしていますか?

製品ビジネスとして、製品の進化を把握して文書化する必要があります。 ユーザーは、さまざまな進化段階で製品をオンボードする場合があります。 製品の機能をよりよく理解するために、古いドキュメントに再度アクセスする必要がある場合があります。 これは、エンド ユーザーにとって役立つだけでなく、製品開発チームにとっても必須です。

そのため、プラットフォームはタイムスタンプ付きのバージョン管理をサポートする必要があります。

# 6. ワークフロー管理

ナレッジ ベースは、ワークフロー管理を成功させるための完全なアクセス制御を提供する必要があります。 たとえば、あなたが管理者である場合、書き込みおよび編集目的でソフトウェアにアクセスするユーザーに役割を割り当てることができる必要があります。 記事を書いている人にはアクセスを制限する必要がありますが、記事を編集している人は別の権限を持っています。

# 7. カスタマイズ

ご存知のように、カスタマイズはユーザーの満足度とブランドへの信頼に役立ちます。 ドキュメント サイトにも適用されます。 ユーザーがドキュメンテーション サイトにたどり着いた場合、ユーザーはそれがブランドの一部であると感じるはずです。 このプラットフォームでは、ロゴやファビコンだけでなく、カスタム ドメインやカスタム URL を使用してオンライン ドキュメント サイトを自由にカスタマイズし、ドキュメント サイトをデザインすることができます。

ここでは、最も効果的なオンライン ドキュメント ツールをいくつか紹介します。

オンライン ドキュメンテーション ソフトウェアの選択方法に関するヒントは有益ですが、業界で最高のツールの検索を開始するためのいくつかのオプションがあると便利です。 このセクションでは、完全なオンライン ソフトウェア ドキュメントを簡単に作成するのに役立つ主要なソリューションについて説明します。

飛び込みましょう！

Document360

Document360 は、簡易検索、カテゴリ マネージャー、タグ管理、記事テンプレートなどを含むがこれらに限定されない完全なオンライン ドキュメント ソリューションを提供します。 ドラッグ アンド ドロップ UI を使用すると、すべてのカテゴリとそのサブカテゴリを希望する順序で一覧表示できます。

それがすべてではありません。 AI を利用した検索、プライベート ホスティング、バージョン管理機能、バックアップと復元などが付属しています。リッチ エディターは要チェックです。 Markdown エディターと WYSIWYG エディターのいずれかを選択できます。

ドキュメンテーション サイトを完全にカスタマイズでき、記事の説明を使用して記事の要点を追加できるため、迅速な検索と SEO に役立ちます。 編集者、寄稿者、発行者のチームとの次のレベルへのコラボレーションをサポートします。 古い記事を削除または更新する通知を設定することもできます。

Zendesk、Intercom、Freshdesk、Drift、Zapier、Microsoft Teams、Slack など、幅広いヘルプデスク、チャットボット、CRO テクノロジーと統合されています。 また、JavaScript スニペットを使用して他のプラットフォームと統合することもできます。

プランは月額99ドルから。

クリックヘルプ

ヘルプ オーサリング ツールである Clickhelp を使用すると、ソフトウェア ドキュメントを簡単に作成できます。 このクラウドベースのソリューションは、ユーザーがドキュメンテーション チーム間のコラボレーションを合理化するのに役立つことで知られています。 つまり、変更の追跡を支援し、誰がドキュメントを作成および編集するかについての確認後、さらなる改善を行うことができます。

レポートを介して記事のパフォーマンスに関する詳細な洞察を提供することで、コンテンツの改善にも役立ちます. MS Word、HTML、CHM などのプラットフォームからのデータ移行に疑問を持っている人は、その心配を忘れることができます。 Clickhelp は、これらのプラットフォームやその他のプラットフォームからのデータ移行を専門としています。 さらに、そのシンプルな UI により、設定が簡単になります。

プランは月額55ドルから。

合流

Confluence は、他のオンライン ドキュメント ソリューションと同様に、ユーザーがカテゴリ別に整理できるソフトウェア ドキュメントを作成するのに役立ちます。 このページ ツリーにより高度な検索が可能になるため、顧客は関連する記事をより迅速に見つけることができます。

それ以外にも、コンテンツの正確性と品質を合理化するために、他のチームと社内で協力していることに気付くことがあります。 内部コラボレーションを合理化し、コンテンツ資産とユーザー権限を保護します。 これは、執筆および編集プロセスの一部であるチームとアカウント アクセスを共有するのに役立ちます。

有料プランは月額55ドルから。

ヌクリノ

Nuclino は、組織が市場で最適なソリューションを探す際に検討できるもう 1 つのソフトウェア ドキュメント ツールです。 このサービス プロバイダーは、ユーザーが画像や動画などのクリエイティブ アセットを使用してコンテンツに命を吹き込むのを支援すると主張しています。 自動保存などの機能もサポートしているため、ソフトウェア ドキュメントの作成中にコンテンツの進行状況を保存できます。

それに加えて、顧客が関連記事を効率的に見つけるのに役立つインスタント検索などのオプションを見つけることもできます. また、作業を合理化し、製品の更新や機能のアップグレードに関する将来の記事を簡単に計画できるため、40 以上の統合が非常に便利であることがわかります。

プランは $5/ユーザー/月から始まります。

ドキュウェア

DocuWare は、ユーザーが画像テキストをデータに変換するのに役立つ光学式文字認識 (OCR) などの優れた機能で人気があります。 これにより、ユーザーは関連データをより迅速に追加し、顧客がアクセスできるようになります。

既存のドキュメントのバージョンを追跡することもできます。 これらは、最初のバージョンで公開された実際のコンテンツと、製品の新しい更新ごとに加えられた変更を監視するのに役立ちます。

ドキュメントを読む

Read the Docs は、ソフトウェアに関するサポート記事を無料で作成およびホスティングできる技術文書ソリューションです。 それは正しい; サービス プロバイダーは、ドキュメンテーション サービスを無料で提供すると主張しています。 ドキュメントの複数のバージョンを効率的に管理できます。

ユーザーごとの支払いについても心配する必要はありません。 ソフトウェア ドキュメントを管理するユーザーをいくつでも持つことができます。 製品の唯一のキャッチは広告です。 無料で実行するために、彼らは広告をソースとして運用をサポートしています。 無料版を選択したユーザーは、アカウントに広告がないため、複数の広告が表示される場合があります。 ただし、広告なしを好む人は、プロジェクトごとに 5 ドルを支払う必要があります。

GitHub

GitHub は、開発者がプロ​​グラミングの日々をプロファイルに記録できるようにする機能で広く知られています。 プロファイルがほとんど緑色で表示されている場合、開発者が頻繁にコーディングを行っており、進行状況も更新していることを意味します。 しかし、同じプラットフォームがドキュメンテーション ソフトウェアも提供していることを知っている人は多くありません。

どうやら、彼らは GitHub ページと、中央リポジトリを作成するための wiki プラットフォームを提供しているようです。 しかし、Jekyll などのプラットフォームと統合すると、その GitHub ページを使用して、完全な製品ドキュメントを簡単に作成できます。 ただし、ほとんどが公開され、非公開ではないことに注意してください。 さらに、ドキュメンテーションを継続して実行するには、優れた開発スキルが必要です。

有料プランは月額19ドルから。

Whatfix

Whatfix は、製品の完全なデジタル ウォークスルーを作成するのに役立ちます。 このソリューションを使用すると、可能な限り最もインタラクティブな方法で製品がどのように機能するかについてのガイダンスを提供できます。 ソフトウェアを使用して、完全なドキュメント、FAQ などを作成できます。

詳細な分析プラットフォームも提供します。 各読者がリポジトリ内のすべての記事とどのようにやり取りするかを評価するのに役立ちます。したがって、より良い結果やコンバージョンを得るために、それらを改善する余地が広がります.

ドロップボックス ペーパー

Dropbox はストレージ機能に限定されていると思われる場合は、もう一度考えてみてください。 彼らのドキュメンテーション ツールである Dropbox Paper は、共同編集ツールとして非常に人気があります。 クリエーションとコーディネーションの両方を一緒にもたらすことを約束します。 内部および外部の両方の目的でリポジトリを作成するのに最適です。

興味深いのは、画像、オーディオ ファイル、ビデオ、およびその他の種類のクリエイティブを記事に収容できることです。 多くの人がこのツールを選択するのを難しくしている唯一の理由は、フォルダー機能が限られていることです。 また、すでに Dropbox アカウントをお持ちの方は無料でご利用いただけます。 ただし、別のサブスクリプションが必要な場合は、チームに連絡することをお勧めします.

ヘルプドキュメント

HelpDocs も私たちのトップピックの 1 つです。 これは、このリストの他のものと同様に、HelpDocs もドキュメントを作成し、そのサービスでそれらをホストし、作成したすべての記事のパフォーマンスを監視する機能を提供するためです.

このソフトウェアは、製品内での重要性または順序に基づいて記事をランク付けするのに役立つドラッグ アンド ドロップ機能も提供します。 ライターや製品チームのために、エディターでいくつかの記事を個別にマークするのにも役立ちます. これらのマーカーは、パフォーマンスとカスタマー エクスペリエンスを向上させるために更新が必要な記事を特定するのに役立ちます。

このツールのプランは、月額 $46 から始まります。

最高のオンライン ドキュメンテーション ツールを選択する準備はできていますか?

顧客があなたの製品を理解していないことを心配していますか? ソフトウェアの目的、機能、機能を理解するのに役立つソフトウェア ドキュメントを作成するのはどうですか?

完全なソフトウェア ドキュメントを作成することで、顧客が製品に関連するすべての回答を 1 か所で見つけられるようにすることができます。 また、チームのサポートに行く必要がなくなり、時間とエネルギーを節約できます。 ドキュメントをゼロから作成するのは面倒な作業であり、より多くのリソースが必要になる場合があります。 この場合、オンライン ドキュメント ソフトウェアを使用して、顧客向けのヘルプ ドキュメントを作成するとよいでしょう。

始めるのに役立つように、ビジネスに最適なオンライン ドキュメンテーション ツールを選択するための旅を開始するための最良のオプションをリストしました。 これがお役に立てば幸いです。

美しい API ドキュメントの作成方法もご覧ください。