En İyi 10 Çevrimiçi Yazılım Dokümantasyon Aracı

Çevrimiçi yazılımınız için düzenli olarak birden fazla şüphe veya soru çözüyor musunuz?

Cevabınız EVET ise, ürününüzü henüz anlamamış ve tam potansiyelini keşfetmemiş kullanıcılarla ilgileniyor olabilirsiniz.

Yazılımınızla ilgili sürekli soru almak, çok fazla destek bant genişliğini kaplayabilir ve bu nedenle sık sık operatör tükenmesine neden olabilir. Destek ekibinizin bu senaryodan kaçınmasına yardımcı olmak için çevrimiçi yazılım belgelerinizi oluşturmayı deneyebilirsiniz.

Çevrimiçi Belgeleme Nedir?

Çevrimiçi belgeler, kullanıcıların ürünün ne olduğunu anlamalarına yardımcı olan ve özelliklerini adım adım açıklayan bir kılavuz görevi görür. Hatta kullanıcıların, ürünün onlara tam potansiyeliyle yardımcı olabileceği olası yolları anlamalarına yardımcı olur.

Çeşitli ürün özelliklerinin nasıl etkinleştirilip çalıştırılabileceğini göstermek için resimler, videolar, ürün GIF'leri ve daha fazlasını ekleyebilirsiniz. Yazılım çözümleri için çevrimiçi belgeler, söz konusu ürünün karmaşıklığına göre değişiklik gösterebilir. Bazıları için, belgeler bir SSS bölümü gibi görünebilirken, diğerleri için ürünün derinlemesine bir incelemesi gibi görünebilir.

Çevrimiçi Dokümantasyon Nasıl Çalışır?

Bir çevrimiçi belgeleme aracının çalıştığı birçok yol vardır. Uygulandığında nasıl yardımcı olabileceğini ölçmenize yardımcı olacak hızlı bir liste.

• Merkezi bir depolama sistemi olarak çalışır: Ürünle ilgili tüm bilgileri güvence altına alabilir ve müşteriler ve destek ekipleri için bir özellik veya nasıl çalıştığı hakkında şüpheleri olduğunda başvurabilecekleri merkezi erişim oluşturabilirsiniz.
  
• Zaman ve enerji tasarrufu sağlar: Ürün bilgilerinin merkezi bir deposunu oluşturduğunuzda, hem müşterilerin hem de destek temsilcilerinin doğru çözümü ararken zamandan ve enerjiden tasarruf etmelerine yardımcı olursunuz. Hatta sık sık yaşanan tükenmişliklerden kaçınabilir ve destek ekiplerinin acil destek sorunlarına odaklanmasına yardımcı olabilirsiniz.
  
• Katılımı ve elde tutmayı teşvik eder: Yazılım dokümantasyonu araçları, müşterilerin yolculukları boyunca markayla etkileşimde kalmasını sağlamanıza da yardımcı olur. Müşteriler, ürün veya işlevselliği ile ilgili yanıtları internette aramaktan kaçınabilir. Geliştirdiğiniz kaynağa geri dönecekler ve markaya bağlı kalacaklar. Bu, onları markayla meşgul etmenin ve aynı zamanda elde tutmanın harika bir yoludur.
  
• Derinlemesine ürün bilgisi sunar: Kurulumdan tüm özelliklere kadar, bunları çevrimiçi belgelerle bulabilirsiniz. Hatta yeni sürümün ne zaman yayınlandığını ve öncekinden ne kadar farklı olduğunu öğrenebilirsiniz. Farklı endüstrilerden kullanım senaryoları ve vaka çalışmaları da içerdiğinden, karar verme sürecindeki beklentilere yardımcı olur.
  
• Müşteri destek deneyimini iyileştirir: İşletmeniz için çevrimiçi belgelere sahip olmanın en büyük avantajlarından biri müşteri hizmetleri deneyimini geliştirmektir. Ekibinizin zamandan tasarruf etmesine yardımcı olabilir ve müşterileri kuyruklarda beklemeden veya bir e-posta beklemeden sorularına yanıt veren bir çözüme yönlendirebilirsiniz.

Doğru Çevrimiçi Dokümantasyon Çözümü Nasıl Seçilir?

Basitçe çevrimiçi belgeleri ve bir kuruluş için nasıl çalıştığını anlamak en iyi aracı seçmenize yardımcı olmaz. Ancak aşağıdaki kriterler listesi olabilir. İşte bir işletmenin çevrimiçi dokümantasyon aracı seçerken araması gereken şeylerin kısa bir listesi.

#1. Sezgisel Düzenleyici

Yazılım dokümantasyon araçları ararken basit ama zengin özelliklere sahip bir düzenleyici şarttır. Tek bir makaleyi aynı görünümde bir değil birçok kişinin düzenleyebileceğini anlayın. Bu nedenle, makalede kimin hangi değişikliği yaptığını herkesin görmesi önemlidir.

# 2. Akıllı Arama

Arama seçeneği, herhangi bir dokümantasyon platformu için öne çıkan bir özelliktir. Hiçbir şey, stokta olsa bile doğru bilgiyi veya ürünü bulamadığı için birkaç dakika sonra hayal kırıklığına uğrayarak çevrimiçi belgelerinizi terk eden bir ziyaretçiden daha felaket olamaz. Akıllı bir arama özelliği, kullanıcılara zaman kazandıracak ve cevapları hızla bulmalarına yardımcı olacaktır. Arama, etiketler, ilgili anahtar kelimeler ve daha fazlasıyla desteklenmelidir.

# 3. Derinlemesine Analiz

Herhangi bir işletmenin, çevrimiçi belgelerinin müşteriler/olasılar arasında nasıl ilerlediğini belirlemesi çok önemlidir. Bu nedenle, bilgi tabanı yazılımınızın aşağıdaki ölçümleri izlemenize yardımcı olup olmadığını kontrol etmeniz önemlidir:

• Sayfa ziyaretleri
• En çok ziyaret edilen makaleler
• Başarısız aramalar
• Her makaleye geri bildirim yanıtları
• Çıkma Oranı
• Makalelere harcanan ortalama süre
• Yeni ve geri dönen müşteriler

Liste devam ediyor. Ancak yazılım çözümlerinden biri bu ölçümleri sunuyorsa, seçeneği kısa listeye almaktan çekinmeyin.

#4. Güvenlik

Ürün bilgileri, videoları ve görüntüleri gibi bir bilgi tabanına eklenen varlıklar, herhangi bir kuruluş için son derece önemlidir. Bu nedenle, işletmeniz için en iyi çevrimiçi dokümantasyon yazılımını ararken bu varlıkları korumak önceliklerden biri olmalıdır. Ürünü tamamlamadan önce servis sağlayıcıya sorabileceğiniz soruların bir listesi:

• Yetkisiz erişime karşı stratejiniz nedir?
• Verileri korumak için herhangi bir güvenlik duvarı veya iki faktörlü kimlik doğrulama kullanıyor musunuz?
• Veri gizliliğini koruyor musunuz?

Bunun gibi sorular, hizmet sağlayıcının kullanıcılarına veri güvenliğini nasıl sunduğu konusunda netlik kazanmanıza yardımcı olacaktır.

# 5. Sürüm Oluşturma

Platform sürüm oluşturmayı destekliyor mu?

Bir ürün işletmesi olarak, ürün gelişiminin kaydedildiğinden ve belgelendiğinden emin olmalısınız. Kullanıcılar, ürününüzü farklı evrim aşamalarında kullanabilirler. Bir ürün özelliğini daha iyi anlamak için eski belgeleri yeniden gözden geçirmeleri gerekebilir. Bu sadece son kullanıcılar için faydalı değil, aynı zamanda ürün geliştirme ekibi için de bir zorunluluktur.

Bu nedenle, platform bir zaman damgası ile sürüm oluşturmayı desteklemelidir.

# 6. İş Akışı Yönetimi

Başarılı iş akışı yönetimi için bilgi tabanınız size eksiksiz erişim kontrolleri sunmalıdır. Örneğin, bir yöneticiyseniz, yazılıma yazma ve düzenleme amacıyla erişecek kişilere roller atamanıza izin vermelidir. Makaleyi yazanlara sınırlı erişim verilmelidir, oysa makaleleri düzenleyenlerin farklı kontrolleri olacaktır.

# 7. Özelleştirme

Bildiğimiz gibi kişiselleştirme, kullanıcı memnuniyetine ve markanıza olan güvene hizmet eder. Dokümantasyon siteniz için de geçerlidir. Bir kullanıcı dokümantasyon sitenize girerse, bunu markanızın bir parçası olarak hissetmelidir. Platform size çevrimiçi dokümantasyon sitenizi yalnızca bir logo ve site simgesiyle değil, özel bir etki alanı, özel URL ile özelleştirme ve dokümantasyon sitenizi tasarlama özgürlüğü vermelidir.

İşte en etkili çevrimiçi dokümantasyon araçlarından bazıları.

Çevrimiçi dokümantasyon yazılımının nasıl seçileceğine ilişkin ipuçları faydalı olsa da, sektördeki en iyi aracı aramaya başlamak için birkaç seçeneğiniz varsa harika olur. Bu bölüm, eksiksiz çevrimiçi yazılım belgelerini sorunsuz bir şekilde oluşturmanıza yardımcı olabilecek en iyi çözümleri araştırıyor.

Hadi dalalım!

Belge360

Document360 size Basit arama, kategori yöneticisi, etiket yönetimi, makale şablonları ve daha fazlasını içeren ancak bunlarla sınırlı olmayan eksiksiz bir çevrimiçi belge çözümü sunar. Sürükle ve bırak kullanıcı arayüzü, tüm kategorileri ve alt kategorilerini istediğiniz sırayla listelemenize yardımcı olur.

Hepsi bu değil. AI destekli Arama, Özel barındırma, Sürüm oluşturma yetenekleri, Yedekleme ve Geri Yükleme vb. ile birlikte gelir. Zengin düzenleyici, kontrol etmeniz gereken bir şeydir. Markdown ve WYSIWYG düzenleyici arasında seçim yapabilirsiniz.

Dokümantasyon sitelerinin tam olarak özelleştirilmesine izin verir ve makale açıklamaları, hızlı arama ve SEO'ya yardımcı olan makalenin özünü eklemenizi sağlar. Editörler, katkıda bulunanlar ve yayıncılardan oluşan bir ekiple bir sonraki seviyeye kadar işbirliğini destekler. Eski makaleleri kaldırmak veya güncellemek için de bildirimler ayarlayabilirsiniz.

Zendesk, Intercom, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams, Slack ve çok daha fazlası gibi çok çeşitli yardım masası, sohbet robotu ve CRO teknolojileri ile entegre olur. Ayrıca JavaScript snippet'lerini kullanarak başka herhangi bir platformla entegre edebilirsiniz.

Plan ayda 99 dolardan başlıyor.

Tıklama yardımı

Bir yardım yazma aracı olan Clickhelp, yazılım belgelerini sorunsuz bir şekilde oluşturmanıza yardımcı olur. Bu bulut tabanlı çözüm, kullanıcılarının dokümantasyon ekibi arasındaki işbirliğini kolaylaştırmasına yardımcı olmasıyla bilinir. Bu, değişiklikleri takip etmede onlara yardımcı olacağı ve belgeleri kimin yazdığı ve düzenlediği konusunda onay sonrası daha fazla iyileştirme yapacağı anlamına gelir.

Raporlar aracılığıyla makalelerin nasıl performans gösterdiğine dair ayrıntılı bilgiler sunarak içeriği geliştirmenize bile yardımcı olur. MS Word, HTML, CHM ve diğerleri gibi platformlardan veri taşıma konusunda şüpheleri olanlar endişelerini geride bırakabilirler. Clickhelp, bu ve diğer platformlardan veri taşıma konusunda uzmanlaşmıştır. Dahası, basit kullanıcı arayüzü, yapılandırmayı çocuk oyuncağı haline getirir.

Plan aylık 55 dolardan başlıyor.

izdiham

Confluence, diğer çevrimiçi belgeleme çözümleri gibi, kullanıcıların kategorik olarak düzenlenebilen yazılım belgeleri oluşturmasına yardımcı olur. Bu sayfa ağacı, gelişmiş aramayı mümkün kılarak müşterilerin ilgili makaleleri daha hızlı bulmasına yardımcı olur.

Bunun dışında, içerik doğruluğunu ve kalitesini düzenlemek için diğer ekiplerle dahili olarak işbirliği yaparken bulabilirsiniz. Dahili işbirliğini kolaylaştırmak ve içerik varlıklarını ve kullanıcı izinlerini güvence altına almak için. Bu, yazma ve düzenleme sürecinin bir parçası olan ekiplerle hesap erişimini paylaşmanıza yardımcı olacaktır.

Ücretli plan 55 $/ay'dan başlar.

nüklino

Nuclino, kuruluşunuzun piyasadaki en iyi çözümü ararken göz önünde bulundurabileceği başka bir yazılım dokümantasyon aracıdır. Bu hizmet sağlayıcı, kullanıcılarının görseller, videolar ve daha fazlası gibi yaratıcı varlıklarla içeriği hayata geçirmelerine yardımcı olduğunu iddia ediyor. Hatta yazılım belgelerinizi oluştururken içerik ilerlemenizi kaydetmenize yardımcı olan otomatik kaydetme gibi özellikleri de destekler.

Bunun da ötesinde, müşterilerin alakalı makaleleri verimli bir şekilde bulmalarına yardımcı olan anında arama gibi seçenekler de bulabilirsiniz. Ayrıca, işinizi kolaylaştıracak ve ürün güncellemeleri ve özellik yükseltmeleri ile ilgili gelecekteki makaleleri sorunsuz bir şekilde planlayacağından, 40'tan fazla entegrasyonunu oldukça faydalı bulacaksınız.

Plan, kullanıcı başına aylık 5 ABD dolarından başlar.

Belgeler

DocuWare, kullanıcılarının görüntü metnini verilere dönüştürmesine yardımcı olan Optik Karakter Tanıma (OCR) gibi öne çıkan özellikleriyle popülerdir. Bu, kullanıcılarının ilgili verileri daha hızlı eklemesine ve bu verileri müşterileri için erişilebilir hale getirmesine yardımcı olur.

Ayrıca mevcut belgelerin sürümlerini de takip edebilirsiniz. Bunlar, ilk sürümde yayınlanan asıl içeriği ve üründeki her yeni güncelleme ile yapılan değişiklikleri izlemenize yardımcı olacaktır.

Dokümanları okuyun

Read the Docs, yazılımla ilgili destek makalelerinizin ücretsiz olarak oluşturulmasını ve barındırılmasını sağlayan teknik bir belge çözümüdür. Doğru; hizmet sağlayıcı, dokümantasyon hizmetini ücretsiz sunduğunu iddia eder. Belgelerinizin birden çok sürümünü verimli bir şekilde yönetebilirsiniz.

Kullanıcı başına ödeme konusunda da endişelenmenize gerek yok. Yazılım belgelerinizi yönetmek için çok sayıda kullanıcınız olabilir. Ürünün sahip olduğu tek şey reklamlardır. Ücretsiz olarak yayınlanmak için, operasyonlarını desteklemek için reklamları bir kaynak olarak kullanırlar. Ücretsiz sürümü seçen kullanıcılar, hesapları reklamsız olmadığı için birden fazla reklamla karşılaşabilir. Ancak reklamsız olmayı tercih edenler proje başına 5 dolar ödemek zorunda.

GitHub

GitHub, geliştiricilerin programlama günlerini profillerine kaydetmelerine yardımcı olma yeteneğiyle popüler olarak bilinir. Bir profil çoğunlukla yeşil gösteriyorsa, geliştiricinin sık sık kodlama yaptığı ve ilerlemesini de güncellediği anlamına gelir. Ancak aynı platformun dokümantasyon yazılımı da sunduğunu pek kimse bilmiyor.

Görünüşe göre, merkezi deponuzu oluşturmak için GitHub Sayfaları ve hatta bir wiki platformu sunuyorlar. Ancak onu Jekyll gibi platformlarla entegre ederseniz, GitHub Sayfaları eksiksiz ürün belgelerini sorunsuz bir şekilde oluşturmanıza yardımcı olur. Ancak bunun çoğunlukla herkese açık olacağını ve özel olmayacağını unutmayın. Dahası, belgeleri çalışır durumda tutmak için iyi geliştirme becerilerine ihtiyacınız olacak.

Ücretli plan ayda 19 dolardan başlıyor.

ne düzeltme

Whatfix, ürününüzün eksiksiz bir dijital incelemesini oluşturmanıza yardımcı olur. Bu çözüm ile ürünün en etkileşimli şekilde nasıl çalıştığına dair rehberlik edebilirsiniz. Yazılımı yerinde kullanarak eksiksiz belgeler, SSS'ler ve daha fazlasını oluşturabilirsiniz.

Ayrıca ayrıntılı bir analiz platformu sunar. Her okuyucunun havuzdaki her makaleyle nasıl etkileşime girdiğini ölçmenize yardımcı olacak, böylece daha iyi sonuçlar ve hatta dönüşümler için bunları geliştirmek için size daha fazla kapsam sağlayacaktır.

Dropbox Kağıdı

Dropbox'ın depolama tesisleriyle sınırlı olduğunu düşündüyseniz, tekrar düşünün deriz. Belgeleme araçları Dropbox Paper, ortak düzenleme aracı olduğu için oldukça popülerdir. Hem yaratımı hem de koordinasyonu bir araya getirmeyi vaat ediyor. Hem dahili hem de harici amaçlar için depolar oluşturmak için mükemmeldir.

İlginç olan, makalelerde resimleri, ses dosyalarını, videoları ve diğer reklam öğelerini barındırabilmesidir. Birçok insanın bu aracı seçmesini zorlaştıran tek şey, sınırlı klasör yeteneğidir. Ayrıca, halihazırda bir Dropbox hesabına sahip olanlar için ücretsiz olacak. Ancak ayrı bir abonelik istiyorsanız, ekipleriyle iletişime geçmeniz önerilir.

HelpDocs

HelpDocs ayrıca en iyi seçimlerimizden biridir. Bunun nedeni, bu listedeki diğerleri gibi HelpDocs'un da size belgeler oluşturma, bunları hizmetleri altında barındırma ve hatta oluşturduğunuz tüm makalelerin performansını izleme olanağı sunmasıdır.

Bu yazılım ayrıca, makaleleri üründeki önemine veya sırasına göre sıralamanıza yardımcı olan sürükle ve bırak işlevi sunar. Yazarlar veya ürün ekipleri için editörde birkaç makaleyi ayrı olarak işaretlemenize bile yardımcı olur. Bu belirteçler, daha iyi performans ve müşteri deneyimi için güncellenmesi gereken makaleleri belirlemelerine yardımcı olacaktır.

Bu aracın planı ayda 46 dolardan başlıyor.

En İyi Çevrimiçi Belgeleme Aracını Seçmeye Hazır mısınız?

Ürününüzü anlayamayan müşteriler konusunda endişeli misiniz? Amacını, işlevselliğini ve özelliklerini anlamalarına yardımcı olacak yazılım belgeleri oluşturmaya ne dersiniz?

Eksiksiz yazılım belgeleri oluşturarak müşterilerin ürününüzle ilgili tüm yanıtları tek bir yerde bulmasını sağlayabilirsiniz. Ayrıca ekipleri desteklemekten kaçınarak zamandan ve enerjiden tasarruf edebilirler. Belgeleri sıfırdan oluşturmak sıkıcı bir iş olabilir ve sizin tarafınızdan daha fazla kaynak gerektirecektir. Bu durumda, müşteriler için yardım belgeleri oluşturmak üzere çevrimiçi belgeleme yazılımını kullanmak harika olurdu.

Başlamanıza yardımcı olmak için, işletmeniz için en iyi çevrimiçi dokümantasyon aracını seçme yolculuğunuzu başlatmak için en iyi seçenekleri listeledik. Bunun yardımcı olacağını umuyoruz!

Güzel API belgelerinin nasıl oluşturulacağına da bakabilirsiniz.