10 Alat Dokumentasi Perangkat Lunak Online Terbaik

Apakah Anda memecahkan banyak keraguan atau pertanyaan untuk perangkat lunak online Anda secara teratur?

Jika jawabannya YA, Anda mungkin berurusan dengan pengguna yang belum memahami produk Anda dan mengeksplorasi potensi penuhnya.

Terus-menerus mendapatkan pertanyaan tentang perangkat lunak Anda dapat menghabiskan banyak bandwidth dukungan, sehingga sering menyebabkan kelelahan operator. Untuk membantu tim dukungan Anda menghindari skenario ini, Anda dapat mencoba membuat dokumentasi perangkat lunak online Anda.

Apa itu Dokumentasi Online?

Dokumentasi online bertindak seperti manual yang membantu pengguna memahami apa itu produk dan menjelaskan fitur-fiturnya selangkah demi selangkah. Bahkan membantu pengguna memahami kemungkinan cara produk dapat membantu mereka secara maksimal.

Anda dapat menambahkan gambar, video, GIF produk, dan lainnya untuk menunjukkan bagaimana berbagai fitur produk dapat diaktifkan dan dioperasikan. Dokumentasi online untuk solusi perangkat lunak dapat bervariasi berdasarkan kompleksitas produk yang bersangkutan. Bagi sebagian orang, dokumentasi mungkin terasa seperti bagian FAQ, sementara bagi yang lain, ini mungkin tampak seperti panduan produk yang mendalam.

Bagaimana Cara Kerja Dokumentasi Online?

Ada beberapa cara di mana alat dokumentasi online bekerja. Berikut adalah daftar singkat untuk membantu Anda mengukur bagaimana hal itu dapat membantu setelah diterapkan.

• Berfungsi sebagai sistem penyimpanan pusat: Anda dapat mengamankan semua informasi terkait produk dan membuat akses terpusat untuk pelanggan dan tim dukungan yang dapat mereka rujuk kapan pun mereka ragu tentang fitur atau cara kerjanya.
  
• Menghemat waktu dan energi: Saat Anda membuat gudang pusat informasi produk, Anda membantu pelanggan dan perwakilan dukungan menghemat waktu dan energi untuk mencari solusi yang tepat. Anda bahkan dapat menghindari kelelahan yang sering terjadi dan membantu tim pendukung fokus pada masalah dukungan yang mendesak.
  
• Mempromosikan keterlibatan dan retensi: Alat dokumentasi perangkat lunak juga membantu Anda menjaga pelanggan tetap terlibat dengan merek sepanjang perjalanan mereka. Pelanggan dapat menghindari mencari jawaban seputar produk atau fungsinya di internet. Mereka akan kembali ke sumber daya yang Anda kembangkan dan tetap terhubung dengan merek. Ini adalah cara yang bagus untuk membuat mereka tetap terlibat dengan merek dan mempertahankan mereka pada saat yang sama.
  
• Menawarkan pengetahuan produk yang mendalam: Dari pengaturan hingga semua fitur, Anda dapat menemukannya dengan dokumentasi online. Anda bahkan dapat mengetahui kapan versi baru dirilis dan perbedaannya dari versi sebelumnya. Ini membantu prospek dalam proses pengambilan keputusan karena mereka juga menyertakan kasus penggunaan dan studi kasus dari industri yang berbeda.
  
• Meningkatkan pengalaman dukungan pelanggan: Salah satu manfaat terbesar memiliki dokumentasi online untuk bisnis Anda adalah meningkatkan pengalaman layanan pelanggan. Anda dapat membantu tim Anda menghemat waktu dan mengarahkan pelanggan ke solusi yang menjawab pertanyaan mereka tanpa menunggu dalam antrean atau mengantisipasi email.

Bagaimana Memilih Solusi Dokumentasi Online yang Tepat?

Cukup memahami dokumentasi online dan cara kerjanya untuk organisasi tidak akan membantu Anda memilih alat terbaik. Tapi daftar kriteria berikut bisa. Berikut adalah daftar singkat hal-hal yang harus dicari oleh bisnis ketika memilih alat dokumentasi online.

#1. Editor Intuitif

Editor yang sederhana namun kaya fitur adalah suatu keharusan ketika mencari alat dokumentasi perangkat lunak. Pahami bahwa tidak hanya satu, tetapi banyak orang yang akhirnya mengedit satu artikel dalam tampilan yang sama. Oleh karena itu, penting bagi setiap orang untuk melihat siapa yang membuat perubahan dalam artikel tersebut.

# 2. Pencarian Cerdas

Opsi pencarian adalah fitur yang menonjol untuk platform dokumentasi apa pun. Tidak ada yang lebih malapetaka daripada pengunjung yang meninggalkan dokumentasi online Anda dengan frustrasi setelah beberapa menit karena dia tidak dapat menemukan informasi atau produk yang benar, bahkan jika Anda memilikinya. Fitur pencarian cerdas akan menghemat waktu bagi pengguna dan membantu mereka menemukan jawaban dengan cepat. Pencarian harus didukung dengan tag, kata kunci terkait, dan banyak lagi.

# 3. Analisis Mendalam

Sangat penting bagi setiap bisnis untuk mengidentifikasi bagaimana dokumentasi online mereka berjalan di antara pelanggan/prospek. Itulah mengapa penting untuk memeriksa apakah perangkat lunak basis pengetahuan Anda membantu Anda melacak metrik berikut:

• Kunjungan halaman
• Artikel yang paling banyak dikunjungi
• Pencarian gagal
• Tanggapan umpan balik untuk setiap artikel
• Tingkat bouncing
• Rata-rata waktu yang dihabiskan untuk artikel
• Pelanggan baru vs. pelanggan kembali

Daftarnya terus berlanjut. Tetapi jika salah satu solusi perangkat lunak memang menawarkan metrik ini, jangan ragu untuk memilih opsi.

#4. Keamanan

Aset yang ditambahkan ke basis pengetahuan, seperti informasi produk, video, dan gambarnya, sangat penting bagi organisasi mana pun. Oleh karena itu, melindungi aset ini harus menjadi salah satu prioritas saat mencari perangkat lunak dokumentasi online terbaik untuk bisnis Anda. Berikut adalah daftar pertanyaan yang dapat Anda tanyakan kepada penyedia layanan sebelum Anda menyelesaikan produk:

• Apa strategi Anda melawan akses yang tidak sah?
• Apakah Anda menggunakan firewall atau otentikasi dua faktor untuk melindungi data?
• Apakah Anda menjaga kerahasiaan data?

Pertanyaan seperti ini akan membantu Anda mendapatkan kejelasan tentang bagaimana penyedia layanan menawarkan keamanan data kepada penggunanya.

# 5. Pembuatan versi

Apakah platform mendukung pembuatan versi?

Sebagai bisnis produk, Anda harus memastikan bahwa evolusi produk ditangkap dan didokumentasikan. Pengguna dapat menggunakan produk Anda pada tahap evolusi yang berbeda. Mereka mungkin perlu meninjau kembali dokumentasi lama untuk pemahaman yang lebih baik tentang fitur produk. Ini tidak hanya berguna bagi pengguna akhir, ini juga merupakan keharusan bagi tim pengembangan produk.

Jadi, platform harus mendukung pembuatan versi dengan cap waktu.

# 6. Manajemen Alur Kerja

Basis pengetahuan Anda harus menawarkan kontrol akses lengkap untuk manajemen alur kerja yang sukses. Misalnya, jika Anda seorang admin, itu akan memungkinkan Anda untuk menetapkan peran kepada orang-orang yang akan mengakses perangkat lunak untuk tujuan penulisan dan pengeditan. Mereka yang menulis artikel harus diberikan akses terbatas, sedangkan yang mengedit artikel akan memiliki kontrol yang berbeda.

# 7. Kustomisasi

Seperti yang kita ketahui, kustomisasi melayani kepuasan dan kepercayaan pengguna terhadap merek Anda. Ini berlaku untuk situs dokumentasi Anda juga. Jika pengguna membuka situs dokumentasi Anda, ia harus merasakannya sebagai bagian dari merek Anda. Platform harus memberi Anda kebebasan untuk menyesuaikan situs dokumentasi online Anda, tidak hanya dengan logo dan favicon, tetapi dengan domain khusus, URL khusus, dan desain situs dokumentasi Anda.

Berikut adalah beberapa alat dokumentasi online yang paling efektif.

Meskipun tips tentang cara memilih perangkat lunak dokumentasi online bermanfaat, alangkah baiknya jika Anda memiliki beberapa opsi untuk memulai pencarian alat terbaik di industri ini. Bagian ini membahas solusi teratas yang dapat membantu Anda membuat dokumentasi perangkat lunak online lengkap tanpa kerumitan.

Mari selami!

Dokumen360

Document360 menawarkan solusi dokumentasi online lengkap yang mencakup namun tidak terbatas pada Pencarian sederhana, pengelola kategori, manajemen tag, templat artikel, dan banyak lagi. UI drag-and-drop-nya membantu Anda membuat daftar semua kategori dan subkategorinya dalam urutan yang Anda inginkan.

Itu tidak semua. Muncul dengan Pencarian yang didukung AI, Hosting pribadi, kemampuan Versi, Pencadangan & Pemulihan, dll. Editor kaya adalah sesuatu yang harus Anda periksa. Anda dapat memilih antara Markdown dan editor WYSIWYG.

Ini memungkinkan penyesuaian penuh dari situs dokumentasi, dan deskripsi artikel akan memungkinkan Anda untuk menambahkan inti dari artikel, yang membantu dalam pencarian cepat dan SEO. Ini mendukung kolaborasi ke tingkat berikutnya dengan tim editor, kontributor, dan penerbit. Anda juga dapat mengatur pemberitahuan untuk menghapus atau memperbarui artikel basi.

Ini terintegrasi dengan berbagai teknologi helpdesk, chatbot, dan CRO, seperti Zendesk, Intercom, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams, Slack, dan banyak lagi. Selain itu, Anda dapat berintegrasi dengan platform lain menggunakan cuplikan JavaScript.

Paket mulai dari $99/bulan.

Klik bantuan

Clickhelp, alat bantu pembuatan, membantu Anda membuat dokumentasi perangkat lunak tanpa kerumitan. Solusi berbasis cloud ini dikenal membantu penggunanya merampingkan kolaborasi di antara tim dokumentasi. Itu berarti akan membantu mereka dalam melacak perubahan dan membuat perbaikan lebih lanjut setelah konfirmasi siapa yang menulis dan mengedit dokumen.

Bahkan membantu Anda meningkatkan konten dengan menawarkan wawasan mendetail tentang kinerja artikel melalui laporan. Mereka yang ragu tentang migrasi data dari platform seperti MS Word, HTML, CHM, dan lainnya dapat meninggalkan kekhawatiran mereka. Clickhelp mengkhususkan diri dalam migrasi data dari platform ini dan lainnya. Terlebih lagi, UI-nya yang sederhana membuat konfigurasi menjadi mudah.

Paket mulai dari $55/bulan.

Pertemuan

Confluence, seperti solusi dokumentasi online lainnya, membantu pengguna membuat dokumen perangkat lunak yang dapat diatur secara kategoris. Pohon halaman ini memungkinkan pencarian lanjutan, sehingga membantu pelanggan menemukan artikel yang relevan lebih cepat.

Selain itu, Anda dapat berkolaborasi secara internal dengan tim lain untuk merampingkan kebenaran dan kualitas konten. Untuk merampingkan kolaborasi internal dan mengamankan aset konten dan izin pengguna. Ini akan membantu Anda berbagi akses akun dengan tim yang merupakan bagian dari proses penulisan dan pengeditan.

Paket berbayar mulai dari $55/bulan.

Nuklin

Nuclino adalah alat dokumentasi perangkat lunak lain yang dapat dipertimbangkan oleh organisasi Anda saat mencari solusi terbaik di pasar. Penyedia layanan ini mengklaim dapat membantu penggunanya menghidupkan konten dengan aset kreatif seperti gambar, video, dan lainnya. Bahkan mendukung fitur seperti simpan otomatis, yang membantu Anda menyimpan kemajuan konten Anda sambil membangun dokumentasi perangkat lunak Anda.

Selain itu, Anda juga dapat menemukan opsi seperti pencarian instan yang membantu pelanggan menemukan artikel yang relevan secara efisien. Anda juga akan menemukan 40+ integrasinya cukup berguna karena mereka akan merampingkan pekerjaan Anda dan merencanakan artikel mendatang seputar pembaruan produk dan peningkatan fitur tanpa kerumitan.

Paket mulai dari $5/pengguna/bulan.

DocuWare

DocuWare populer dengan fitur-fiturnya yang menonjol seperti Optical Character Recognition (OCR) yang membantu penggunanya mengubah teks gambar menjadi data. Ini membantu pengguna mereka menambahkan data yang relevan lebih cepat dan membuatnya dapat diakses oleh pelanggan mereka.

Anda juga dapat melacak versi dokumen yang ada. Ini akan membantu Anda memantau konten aktual yang diterbitkan dalam versi awal dan perubahan yang dibuat dengan setiap pembaruan baru dalam produk.

Baca Dokumen

Read the Docs adalah solusi dokumentasi teknis yang memungkinkan pembuatan dan hosting artikel dukungan Anda seputar perangkat lunak secara gratis. Betul sekali; penyedia layanan mengklaim menawarkan layanan dokumentasinya secara gratis. Anda dapat mengelola beberapa versi dokumen Anda secara efisien.

Anda juga tidak perlu khawatir tentang pembayaran per pengguna. Anda dapat memiliki pengguna sebanyak mungkin untuk mengelola dokumentasi perangkat lunak Anda. Satu-satunya tangkapan yang dimiliki produk adalah iklan. Untuk menjalankannya secara gratis, mereka menggunakan iklan sebagai sumber untuk mendukung operasi mereka. Pengguna yang memilih versi gratis mungkin menemukan beberapa iklan karena akun mereka tidak bebas iklan. Tetapi mereka yang lebih suka bebas iklan harus membayar $5/proyek.

GitHub

GitHub terkenal karena kemampuannya untuk membantu pengembang mencatat hari pemrograman mereka di profil mereka. Jika profil sebagian besar berwarna hijau, itu berarti pengembang telah sering melakukan pengkodean dan memperbarui kemajuannya juga. Tetapi tidak banyak yang tahu bahwa platform yang sama juga menawarkan perangkat lunak dokumentasi.

Rupanya, mereka menawarkan Halaman GitHub dan bahkan platform wiki untuk membuat repositori pusat Anda. Tetapi jika Anda mengintegrasikannya dengan platform seperti Jekyll, Halaman GitHub-nya akan membantu Anda membuat dokumentasi produk lengkap tanpa kerumitan. Tetapi perhatikan bahwa sebagian besar akan bersifat publik dan bukan pribadi. Terlebih lagi, Anda akan membutuhkan keterampilan pengembangan yang baik untuk menjaga dokumentasi tetap aktif dan berjalan.

Paket berbayar mulai dari $19/bulan.

Perbaikan apa

Whatfix membantu Anda membuat panduan digital lengkap dari produk Anda. Anda dapat memberikan panduan tentang cara kerja produk dengan cara yang paling interaktif dengan solusi ini. Anda dapat membuat dokumentasi lengkap, FAQ, dan banyak lagi dengan perangkat lunak yang ada.

Ini menawarkan platform analitik terperinci juga. Ini akan membantu Anda mengukur bagaimana setiap pembaca berinteraksi dengan setiap artikel di repositori, sehingga memberi Anda lebih banyak ruang untuk meningkatkannya untuk hasil yang lebih baik atau bahkan konversi.

Kertas Dropbox

Jika Anda berpikir bahwa Dropbox terbatas pada fasilitas penyimpanan, kami akan mengatakan pikirkan lagi. Alat dokumentasi mereka, Dropbox Paper, cukup populer sebagai alat pengeditan bersama. Ini menjanjikan untuk menyatukan kreasi dan koordinasi. Ini sempurna untuk membuat repositori untuk keperluan internal dan eksternal.

Yang menarik adalah kemampuannya untuk menampung gambar, file audio, video, dan jenis materi iklan lainnya dalam artikel. Satu-satunya hal yang membuat sulit bagi banyak orang untuk memilih alat ini adalah kemampuan foldernya yang terbatas. Juga, itu akan gratis bagi mereka yang sudah memiliki akun Dropbox. Tetapi jika Anda ingin berlangganan terpisah, disarankan untuk menghubungi tim mereka.

BantuanDocs

HelpDocs juga merupakan salah satu pilihan utama kami. Itu karena, seperti yang lain dalam daftar ini, HelpDocs juga menawarkan Anda kemampuan untuk membuat dokumentasi, menghostingnya di bawah layanan mereka, dan bahkan memantau kinerja semua artikel yang Anda buat.

Perangkat lunak ini juga menawarkan fungsionalitas drag-and-drop yang membantu Anda memberi peringkat artikel berdasarkan kepentingan atau urutannya dalam produk. Bahkan membantu Anda menandai beberapa artikel secara terpisah di editor untuk penulis atau tim produk. Penanda ini akan membantu mereka mengidentifikasi artikel yang perlu diperbarui untuk kinerja dan pengalaman pelanggan yang lebih baik.

Paket alat ini mulai dari $46/per bulan.

Apakah Anda Siap Memilih Alat Dokumentasi Online Terbaik?

Khawatir tentang pelanggan yang gagal memahami produk Anda? Bagaimana dengan membuat dokumentasi perangkat lunak yang membantu mereka memahami tujuan, fungsionalitas, dan fiturnya?

Dengan membuat dokumentasi perangkat lunak yang lengkap, Anda dapat memastikan bahwa pelanggan menemukan semua jawaban yang terkait dengan produk Anda di satu tempat. Mereka juga dapat menghindari pergi ke tim pendukung dan menghemat waktu dan energi. Membangun dokumentasi dari awal bisa menjadi tugas yang membosankan dan akan membutuhkan lebih banyak sumber daya di pihak Anda. Dalam hal ini, akan sangat bagus untuk menggunakan perangkat lunak dokumentasi online untuk membuat dokumen bantuan bagi pelanggan.

Untuk membantu Anda memulai, kami telah mencantumkan opsi terbaik untuk memulai perjalanan Anda dalam memilih alat dokumentasi online terbaik untuk bisnis Anda. Kami harap ini membantu!

Anda juga dapat melihat cara membuat dokumentasi API yang indah.