Gelen Çağrılarınızı Yönetmek için 11 Sanal Resepsiyonist Hizmeti

Müşterileri beklemeye almak için zamanınız yok mu? Sanal resepsiyonist hizmetleriyle çağrı işleme görevlerinizi kolaylaştırın.

Sanal resepsiyonist hizmetleri, işçilik maliyetlerinden tasarruf etmenin ve iş verimliliğini artırmanın en iyi yoludur. Bu hizmetler, zaman kazanmanıza ve diğer önemli iş sorunlarını çözmeye odaklanmanıza yardımcı olur.

Bu makale, müsait olmadığınızda bile aramalarınızı almak için en iyi sanal resepsiyonist hizmetlerini bulmanıza yardımcı olacaktır.

Daha fazla ayrıntıya girelim.

Sanal Resepsiyonist Hizmetleri nedir?

Telefon görüşmeleri, sorular için çok önemlidir ve herhangi bir işletme için olası satış yaratma sürecini üst düzeye çıkarır. Müşteri hizmetleri çağrılarını yanıtlamak ve yönetmek çok önemlidir ve iş operasyonlarını yürütmekle meşgul olsanız bile bundan kaçınılamaz.

Geleneksel olarak, büyük bir bütçeye sahip büyük ölçekli şirketler, gelen aramalarla ve müşteri hizmetleriyle ilgilenmek için tam zamanlı bir resepsiyonist tutar. Ancak bir kurum içi resepsiyonist, sınırlı üyeye sahip küçük işletmeler için genel bir gider haline gelir.

Sanal resepsiyonist hizmetleri burada devreye giriyor.

Sanal resepsiyonist hizmetleri, arayanları selamlamak ve aramalarının nedenini anlamak için canlı insan resepsiyonistleri sağlar. Sağlanan bilgiler analiz edildikten sonra bu çağrılar uygun ekip üyelerine yönlendirilerek müşterinin şirketle etkileşimi iyileştirilir.

Genellikle bu hizmetler, gelen aramalar ve kısa mesajlar için 7/24 canlı görevli sağlar. Bu şekilde, hiçbir müşteri aramasının cevapsız kalmadığından emin olabilirsiniz.

Neden Sanal Resepsiyonist Tutmalısınız?

Sanal bir resepsiyonist işe almak öznel bir konudur. Bu, bir şirket içi ekip üyesi isteyip istemediğinize veya işi dışarıdan temin edip edemeyeceğinize bağlıdır.

Büyük şirketler özel bir resepsiyonist ekibine sahip olabilirken, küçük işletme sahipleri ve yeni başlayanlar için durum böyle değil. İşletme maliyetlerini azaltmak için küçük şirketler sanal bir resepsiyonist hizmetini tercih etmelidir.

Bununla birlikte, sanal resepsiyonist hizmetleri almanın bazı avantajlarına bakalım:

• Profesyonellik Katar: Müşterilerinizin gelen aramalarını profesyonelce kaydedilmiş bir karşılama mesajıyla karşılamanız işiniz üzerinde uzun süreli bir etki bırakır. Bir çaylakla uğraşmadıklarına dair bir güven duygusu yaratır.
• Uygun Maliyet: Sanal resepsiyon görevlileri daha ucuzdur ve herhangi bir kilitlenme süresi yoktur. Müşteri sorgularıyla ilgilenen bir çağrı yanıtlama hizmetini etkinleştirebilir ve kurabilirsiniz.
• İyileştirilmiş Müşteri Yönetimi: Profesyonel resepsiyon görevlileri, aramaları ve müşteri sorularını verimli bir şekilde ele almak için eğitilir. Farklı durumlarla başa çıkma konusunda deneyim sahibidirler ve iş verimliliğini artırmanıza yardımcı olurlar.
• Özelleştirme dostu: Sanal resepsiyonist hizmetleri, arama yönlendirme kurallarınızı, karşılama karşılama mesajınızı ve diğer ticari iletişim ayrıntılarınızı değiştirmenize olanak tanır.
• Uygunluk: Kurum içi resepsiyon görevlileri yalnızca mesai saatleri içinde gelen çağrılara katılabilir. Oysa sanal resepsiyonistler tüm gün, her gün çalışabilir ve müşterilerinize 7/24 canlı çağrı yanıtlama hizmeti sağlayabilir.
• Entegrasyonlar: Sanal resepsiyonist hizmetlerini Slack, Hubspot, G Suite, Microsoft Teams ve çok daha fazlası gibi iş iletişim araçlarınızla entegre edin.

Artık sanal resepsiyonist hizmetleri almanın faydalarını bildiğinize göre, listemizle başlayalım.

yakut

Ruby Resepsiyonistleri, dünyanın her yerinden işletmeler için gelen aramaları yönetmek için yapay zekanın (AI) gücünü kullanarak işiniz için size profesyonel telefon desteği sağlar. Şirketiniz hakkındaki soruları gerçek zamanlı olarak yanıtlayabilir, işletmeniz adına müşterilere yanıt verebilir ve hatta sizin için randevular planlayabilirler.

Ruby ile, müşterilerden gelen çağrı işleme etkinliklerini ve metin mesajlarını kontrol etmek için özel bir mobil uygulamaya sahip olursunuz. Ruby'nin takvim entegrasyonları ile günlük programlarınızı kolayca senkronize edebilirsiniz.

ResepsiyonHQ

ReceptionHQ, zamandan tasarruf etmek isteyen ancak yine de ekibinde tam zamanlı bir çalışanı olan küçük işletmeler için küresel bir liderdir. Sanal resepsiyonist hizmetleri, 7/24 canlı yanıtlama ve gelen aramaların, e-postaların ve metinlerin işlenmesini içerir. Ayrıca, randevu planlama ve hatırlatıcı gönderme gibi giden aramaları ve diğer görevleri de yerine getirebilirler.

ReceptionHQ, Amerika Birleşik Devletleri'ndeki işletmelere yönelik çağrıların çoğunu yoğun talep saatlerinde ele alır. Herhangi bir kilitleme sözleşmesi olmaksızın iki dilli hizmet sunarlar, böylece 7 günlük hizmetler için risksiz denemelerine başlayabilirsiniz.

Yodel.io

Yodel.io, 15 yılı aşkın bir süredir var olan sanal bir resepsiyonist şirkettir, bu nedenle ne yaptıklarını bilirler. Çağrılarınızı yönetmek için tam otomatik bir IVR görevlisi veya uzaktan çalışan bir insan resepsiyonist arasından seçim yapabilirsiniz. Yodel'in bazı dikkate değer özellikleri arasında akıllı sesli IVR sistemleri, çağrı görüntüleme ve Hubspot, Zendesk, Intercom ve Slack gibi iletişim araçlarıyla entegrasyon sayılabilir.

Herhangi bir sözleşme olmadan ücretsiz deneme sunuyorlar. Ancak deneme süresi sona erdikten sonra hizmetlerini kullanmaya devam etmek istiyorsanız, ihtiyaçlarınıza bağlı olarak farklı planları vardır.

Çekirge

Ayrı bir telefon numarası kullanmanıza ve dünyanın herhangi bir yerinden arama almanıza olanak tanıyan sanal bir resepsiyonist hizmeti arıyorsanız, Grasshopper harika bir seçenektir. Ayrıca, bilgisayarınızda veya mobil cihazınızda gelen aramaları cevaplamak için sanal bir telefon numarası sağlar. Bu şekilde numaranız gizli kalır ve iş işlerinizi kesintiye uğramadan yapmaya odaklanabilirsiniz.

Hizmet, herhangi bir sözleşme gerekmeden 7 günlük ücretsiz bir deneme süresi başlatır; bu nedenle, sizin için işe yaramazsa, herhangi bir taahhüt söz konusu değildir.

Resepsiyonistim

MyReceptionist, tesiste bir resepsiyonist kiralamaktan daha düşük bir fiyata 7/24 iş kullanılabilirliği sağlamak için sanal resepsiyonist ve ön büro destek hizmetleri sunar. Gelen aramaları yönetmenize, randevuları veya toplantıları planlamanıza ve seyahat düzenlemeleri için rezervasyon yapmanıza yardımcı olacak yüz yüze resepsiyonistlerin tüm avantajlarından yararlanırsınız ve bir şirket içi çalışanı işe alırken karşılaşabileceğiniz hiçbir güçlükle karşılaşmazsınız.

MyReceptionist, işletmenizdeki müşteri çağrılarını işlemek için haftada veya ayda ne kadar yardıma ihtiyacınız olduğuna bağlı olarak birçok farklı paket sunar.

konuşma

Conversational, tam hizmetli bir sanal resepsiyon görevlisine veya birden fazla lokasyona sahip olan ve dünyanın her yerinden gelen çağrılarını yönetecek birine ihtiyaç duyan işletmeler için sanal bir resepsiyonist hizmetidir.

Conversational ile üç ana bileşen elde edersiniz: ön büro yönetimi, çağrı yönlendirme ve sesli posta yönetimi (örneğin, otomatik görevliler ayarlama), ayrıca bir çevrimiçi randevu planlayıcı ve e-posta pazarlama platformu.

Konuşma servislerini, Microsoft Lync veya Cisco Jabber gibi mevcut telefon sistemlerinizin üzerinde de kullanabilirsiniz.

Cevap Kuvveti

AnswerForce, 7/24 resepsiyonist hizmetleriyle gelen aramaları yönetmenize olanak tanıyan tam özellikli bir sanal resepsiyonisttir. Gelen aramaları görüntüleyebileceğiniz ve bunları tek bir yerden yönetebileceğiniz özelleştirilebilir bir gösterge panosu da dahil olmak üzere birçok özellik sunar.

Ayrıca, şirket ofisinde veya cep telefonları aracılığıyla arayanların nasıl karşılanacağını daha da fazla kontrol etmek istiyorsanız, AnswerForce'u IVRX veya Intercom gibi bir IVR sistemiyle entegre edebilirsiniz.

CevapBağlan

AnswerConnect, 2001 yılından beri faaliyet gösteren ve sanal resepsiyonist hizmetleri sunan bir telefon şirketidir. Better Business Bureau, National Association of Professional Women ve daha fazlasının bir üyesidir.

İki tür sanal resepsiyonist arasından seçim yapabilirsiniz: Canlı Sohbet ve Anında Mesajlaşma (IM). AnswerConnect, özel ihtiyaçlarınıza göre istediğiniz türü seçebileceğiniz için kullanıcılara bir avantaj sağlar.

İster bir işveren veya işletme sahibi, ister aramaları yanıtlamak için yardım isteyen bir kişi olun, AnswerConnect gereksinimlerinize uyacak şekilde özelleştirilebilir.

yardım yazılımı

Helpware, küçük ve orta ölçekli işletmeler için sanal bir resepsiyonist hizmetidir. Randevu planlama, çağrı yönlendirme, sesli posta ve e-posta desteği dahil olmak üzere bir dizi hizmet sunar.

Helpware, herhangi bir zamanda herhangi bir yerden gelen aramaları yönetmenize izin veren web tabanlı bir sanal resepsiyonist hizmetidir. Ayrıca, arayanın ihtiyaçlarına bağlı olarak (randevu ayarlamak gibi) otomatik yanıtlar ayarlayabilir veya potansiyel müşterilerle toplantılar sırasında not alan otomatik görevliler gibi özellikler ekleyebilirsiniz, böylece bunu kendiniz yapmak zorunda kalmazsınız.

Abby

Abby, Zendesk tarafından sağlanan ve gelen aramaları, e-postaları ve sohbetleri yönetmek için kullanılabilen sanal bir resepsiyonist hizmetidir. Siparişler veya teslimat süreleri ile ilgili müşteri soruları için otomatik yanıtlar ayarlayabilirsiniz.

Abby ile, bülteninize yeni bir müşteri kaydolduğunda bildirim alırsınız ve deneyimleri hakkında geri bildirimde bulunan müşterilere teşekkür notu gönderebilirsiniz.

ParaKuruş

Moneypenny, 2000 yılından bu yana genel merkezi İngiltere ve ABD'de bulunan 7/24 yanıt veren bir hizmet sağlayıcıdır. Ekibinizden özel kişileri seçme özgürlüğüne sahip olursunuz ve Moneypenny onları şirketinizin aramalarını yanıtlamak ve canlı sohbet yardımı sağlamak için eğitir. aktarma, CRM ve takvim entegrasyonları.

Planlanmış aramaları yanıtlamak için portallarında uygunluk durumunuzu güncelleyebilir ve ayrıca parmaklarınızın ucuna dokunarak geçmiş aramaların ve mesajların geçmişini kontrol edebilirsiniz.

Kapanış Notu

Müşterilerinizle ilişki kurmaktan bahsettiğimizi özetleyelim.

Her aramanın başında doğru tonu ayarlamak önemlidir, aksi takdirde müşteriler, adlarını bile hatırlayamayan otomatik bir sistem tarafından küçümsendiklerini hissedebilir.

Yukarıdaki sanal resepsiyonist listesinden herhangi bir şirket seçmek, işletmenizin daha profesyonel görünmesi ve sorgulama sürecini kolaylaştırması için yeterlidir.

Bu makalenin, sanal resepsiyonist hizmetlerinin, perde arkasında işlerin nasıl ele alınacağı konusunda endişelenmeden işinizi büyütmeye odaklanmanıza nasıl yardımcı olabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmenize yardımcı olduğunu umuyoruz.

Sorunların iş operasyonları üzerindeki etkisini en aza indirmek için en iyi BT yardım masası çözümleri listemize göz atmayı unutmayın.