11 Servizi di receptionist virtuale per gestire le chiamate in arrivo

Non hai tempo per far aspettare i clienti in attesa? Semplifica i tuoi compiti di gestione delle chiamate con i servizi di receptionist virtuale.

I servizi di receptionist virtuale sono il modo migliore per risparmiare sui costi di manodopera e aumentare la produttività aziendale. Questi servizi ti aiutano a liberare tempo e a concentrarti sulla risoluzione di altri problemi aziendali essenziali.

Questo articolo ti aiuterà a trovare i migliori servizi di receptionist virtuale per ricevere le tue chiamate anche quando non sei disponibile.

Entriamo in maggiori dettagli.

Cosa sono i servizi di receptionist virtuale?

Le telefonate sono essenziali per le richieste e migliorano il processo di lead generation per qualsiasi azienda. Rispondere e gestire le chiamate del servizio clienti è fondamentale e non può essere evitato anche se sei impegnato a gestire le operazioni aziendali.

Tradizionalmente, le grandi aziende con un budget elevato assumono un receptionist a tempo pieno che si occupi delle chiamate in arrivo e del servizio clienti. Ma un receptionist interno diventa una spesa generale per le piccole imprese con membri limitati.

È qui che entrano in gioco i servizi di receptionist virtuale.

I servizi di receptionist virtuale forniscono receptionist umani dal vivo per salutare i chiamanti e capire il motivo delle loro chiamate. Dopo aver analizzato le informazioni fornite, queste chiamate vengono instradate ai membri del team appropriati, migliorando così l'interazione del cliente con l'azienda.

In genere, questi servizi forniscono assistenti in tempo reale 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per le chiamate in arrivo e i messaggi di testo. In questo modo, puoi essere certo che nessuna chiamata dei clienti verrà persa.

Perché dovresti assumere un addetto alla reception virtuale?

Assumere un receptionist virtuale è una questione soggettiva. Dipende se vuoi un membro del team interno o puoi esternalizzare il lavoro.

Mentre le grandi aziende possono avere un team dedicato di receptionist, questo non è il caso dei proprietari di piccole imprese e delle startup. Per ridurre i costi operativi, le piccole imprese dovrebbero optare per un servizio di receptionist virtuale.

Detto questo, diamo un'occhiata ad alcuni dei vantaggi dell'assunzione di servizi di receptionist virtuale:

• Aggiunge professionalità: accogliere le chiamate in arrivo dei tuoi clienti con un messaggio di saluto registrato professionalmente lascia un impatto duraturo sulla tua attività. Crea un senso di fiducia che non hanno a che fare con un principiante.
• Conveniente: gli addetti alla reception virtuali sono più economici e non hanno alcun periodo di blocco. È possibile attivare e configurare un servizio di risposta alle chiamate che si occupi delle richieste dei clienti.
• Gestione dei clienti migliorata: gli addetti alla reception professionisti vengono formati per gestire le chiamate e le richieste dei clienti in modo efficiente. Hanno esperienza nella gestione di diverse situazioni e ti aiutano ad aumentare l'efficienza aziendale.
• Facile da personalizzare: i servizi di receptionist virtuale ti consentono di modificare le regole di inoltro di chiamata, il messaggio di benvenuto e altri dettagli di comunicazione aziendale.
• Disponibilità: gli addetti alla reception interni possono partecipare alle chiamate in arrivo solo durante l'orario di lavoro. Mentre i receptionist virtuali possono operare tutto il giorno, tutti i giorni e fornire un servizio di risposta alle chiamate in tempo reale 24 ore su 24, 7 giorni su 7 ai tuoi clienti.
• Integrazioni: integra i servizi di receptionist virtuale con i tuoi strumenti di comunicazione aziendale come Slack, Hubspot, G Suite, Microsoft Teams e molti altri.

Ora che conosci i vantaggi dell'assunzione di servizi di receptionist virtuale, iniziamo con il nostro elenco.

Rubino

Ruby Receptionists ti fornisce supporto telefonico professionale per la tua azienda utilizzando la potenza dell'intelligenza artificiale (AI) per gestire le chiamate in arrivo per le aziende di tutto il mondo. Possono rispondere a domande sulla tua azienda in tempo reale, rispondere ai clienti per conto della tua attività e persino programmare appuntamenti per te.

Con Ruby, ottieni un'app mobile dedicata per controllare le attività di gestione delle chiamate e gli SMS ricevuti dai clienti. Puoi sincronizzare facilmente i tuoi programmi giornalieri con le integrazioni del calendario di Ruby.

ReceptionHQ

ReceptionHQ è un leader globale per le piccole imprese che vogliono essere più efficienti in termini di tempo ma hanno comunque un dipendente a tempo pieno nel proprio team. I loro servizi di receptionist virtuale includono la risposta in tempo reale 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e la gestione di chiamate, e-mail e messaggi in entrata. Possono anche gestire le chiamate in uscita e altre attività, come la pianificazione di appuntamenti e l'invio di promemoria.

ReceptionHQ gestisce la maggior parte delle chiamate per le aziende statunitensi durante le ore di punta della domanda. Offrono un servizio bilingue senza alcun contratto di blocco, in modo che tu possa iniziare con la loro prova senza rischi per i servizi di 7 giorni.

Yodel.io

Yodel.io è una società di receptionist virtuale che esiste da oltre 15 anni, quindi sanno cosa stanno facendo. Puoi scegliere tra un operatore IVR completamente automatizzato o un receptionist umano che lavora in remoto per gestire le tue chiamate. Alcune caratteristiche degne di nota di Yodel includono sistemi IVR vocali intelligenti, screening delle chiamate e integrazione con strumenti di comunicazione come Hubspot, Zendesk, Intercom e Slack.

Offrono una prova gratuita senza alcun contratto. Ma se desideri continuare a utilizzare i loro servizi al termine del periodo di prova, hanno piani diversi a seconda delle tue esigenze.

Cavalletta

Se stai cercando un servizio di receptionist virtuale che ti permetta di utilizzare un numero di telefono separato e ricevere chiamate da qualsiasi parte del mondo, Grasshopper è un'ottima opzione. Fornisce inoltre un numero di telefono virtuale per rispondere alle chiamate in arrivo sul tuo computer o dispositivo mobile. In questo modo, il tuo numero rimane privato e puoi concentrarti sullo svolgimento delle tue faccende lavorative senza interruzioni.

Il servizio inizia una prova gratuita di 7 giorni, senza alcun contratto, quindi se non funziona per te, non è previsto alcun impegno.

Il mio receptionist

MyReceptionist offre receptionist virtuale e servizi di supporto alla reception per offrire disponibilità aziendale 24 ore su 24, 7 giorni su 7 a un prezzo inferiore rispetto all'assunzione di un receptionist in loco. Ottieni tutti i vantaggi degli addetti alla reception di persona per aiutarti a gestire le chiamate in arrivo, pianificare appuntamenti o riunioni e prenotare l'organizzazione del viaggio, senza i problemi che potresti dover affrontare durante l'assunzione di un dipendente interno.

MyReceptionist offre molti pacchetti diversi a seconda di quanto tempo alla settimana o al mese hai bisogno di assistenza per gestire le chiamate dei clienti presso la tua attività.

Conversazionale

Conversational è un servizio di receptionist virtuale per le aziende che necessitano di un receptionist virtuale con servizio completo o per quelle con più sedi e hanno bisogno di qualcuno che gestisca le chiamate in arrivo da tutto il mondo.

Con Conversational, ottieni tre componenti principali: gestione della reception, instradamento delle chiamate e gestione della posta vocale (ad esempio, impostazione di assistenti automatici), nonché un pianificatore di appuntamenti online e una piattaforma di email marketing.

Puoi anche utilizzare i servizi di conversazione in aggiunta ai tuoi sistemi telefonici esistenti come Microsoft Lync o Cisco Jabber.

Forza di risposta

AnswerForce è un receptionist virtuale completo che ti consente di gestire le chiamate in arrivo con i suoi servizi di receptionist 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Fornisce molte funzionalità, tra cui una dashboard personalizzabile in cui è possibile visualizzare le chiamate in arrivo e gestirle da un'unica posizione.

Puoi anche integrare AnswerForce con un sistema IVR come IVRX o Intercom se desideri un controllo ancora maggiore sul modo in cui i chiamanti vengono accolti quando chiamano nell'ufficio dell'azienda o tramite i loro telefoni cellulari.

RispondiConnetti

AnswerConnect è una società di telefonia attiva dal 2001, che fornisce servizi di receptionist virtuale. È un membro del Better Business Bureau, della National Association of Professional Women e altro ancora.

Puoi scegliere tra due tipi di receptionist virtuali: Live Chat e Instant Messaging (IM). AnswerConnect offre un vantaggio agli utenti perché puoi scegliere il tipo che desideri in base alle tue esigenze specifiche.

Che tu sia un datore di lavoro o un imprenditore o un individuo che desidera assistenza per rispondere alle chiamate, AnswerConnect può essere personalizzato per soddisfare le tue esigenze.

Helpware

Helpware è un servizio di receptionist virtuale per piccole e medie imprese. Offre una gamma di servizi, tra cui la pianificazione degli appuntamenti, l'inoltro di chiamata, la segreteria telefonica e il supporto e-mail.

Helpware è un servizio di receptionist virtuale basato sul Web che consente di gestire le chiamate in arrivo da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Puoi anche impostare risposte automatiche in base alle esigenze del chiamante (come fissare un appuntamento) o aggiungere funzionalità come assistenti automatici che prendono appunti durante le riunioni con potenziali clienti in modo da non doverlo fare tu stesso.

Abby

Abby è un servizio di receptionist virtuale fornito da Zendesk che può essere utilizzato per gestire chiamate, e-mail e chat in arrivo. È possibile impostare risposte automatiche per le richieste dei clienti sugli ordini o sui tempi di consegna.

Con Abby, ricevi una notifica ogni volta che un nuovo cliente si iscrive alla tua newsletter e puoi inviare una nota di ringraziamento ai clienti che forniscono feedback sulla loro esperienza.

Soldi Penny

Moneypenny è un fornitore di servizi di risposta 24 ore su 24, 7 giorni su 7 con sede centrale nel Regno Unito e negli Stati Uniti dal 2000. Hai la libertà di scegliere persone dedicate dal loro team e Moneypenny le formerà per rispondere alle chiamate della tua azienda e fornire assistenza tramite chat dal vivo, chiamare trasferimento, CRM e integrazioni del calendario.

Puoi aggiornare la tua disponibilità sul loro portale per rispondere alle chiamate programmate e anche controllare la cronologia delle chiamate e dei messaggi passati con il semplice tocco delle tue dita.

Nota di chiusura

Riassumiamo che stiamo parlando di costruire relazioni con i tuoi clienti.

È importante impostare il tono giusto all'inizio di ogni chiamata, altrimenti i clienti potrebbero sentirsi come se fossero stati contattati da un sistema automatizzato che non riesce nemmeno a ricordare i loro nomi.

La selezione di qualsiasi azienda dall'elenco di receptionist virtuale sopra è sufficiente per rendere le tue attività più professionali e semplificare il processo di richiesta.

Ci auguriamo che questo articolo ti abbia aiutato a saperne di più su come i servizi di receptionist virtuale possono aiutarti a concentrarti sulla crescita della tua attività senza preoccuparti di come le cose vengono gestite dietro le quinte.

Non dimenticare di controllare il nostro elenco delle migliori soluzioni di helpdesk IT per ridurre al minimo l'impatto dei problemi sulle operazioni aziendali.