着信を管理するための 11 の仮想受付サービス

公開: 2022-08-11

顧客を待たせる時間がありませんか? 仮想受付サービスを使用して、通話処理業務を合理化します。

仮想受付サービスは、人件費を節約し、ビジネスの生産性を向上させる最良の方法です。これらのサービスは、時間を解放し、他の重要なビジネス上の問題の解決に集中するのに役立ちます。

この記事は、不在の場合でも電話を受けるのに最適な仮想受付サービスを見つけるのに役立ちます.

詳細を見てみましょう。

仮想受付サービスとは何ですか?

電話は問い合わせに不可欠であり、あらゆるビジネスのリード生成プロセスをレベルアップします。顧客サービスの電話に応答して処理することは非常に重要であり、業務の遂行に忙しくても避けることはできません。

伝統的に、大きな予算を持つ大企業は、フルタイムの受付係を雇って、着信と顧客サービスを処理します。しかし、会員数が限られている中小企業にとって、社内の受付係は間接費になります。

そこで登場するのが、仮想受付サービスです。

仮想受付サービスでは、生きた人間の受付係が発信者に挨拶し、電話の理由を理解します。提供された情報を分析した後、これらの通話は適切なチームメンバーにルーティングされるため、顧客と会社とのやり取りが改善されます。

通常、これらのサービスでは、着信通話とテキストメッセージに 24 時間年中無休のライブアテンダントが提供されます。これにより、お客様からの電話を逃すことがなくなります。

仮想受付係を雇うべき理由

仮想受付係を雇うことは主観的な問題です。社内のチームメンバーが必要か、作業を外部委託できるかによって異なります。

大企業は専用の受付チームを持つことができますが、中小企業の経営者や新興企業には当てはまりません。運用コストを削減するために、中小企業は仮想受付サービスを選択する必要があります。

そうは言っても、仮想受付サービスを採用する利点のいくつかを見てみましょう。

プロフェッショナリズムを追加:専門的に録音された挨拶メッセージで顧客の着信を歓迎すると、ビジネスに長期的な影響が残ります。新人相手ではないという信頼感が生まれます。
費用対効果:仮想受付は安価で、ロックイン期間がありません。顧客の問い合わせに対応する通話応答サービスを有効にして設定できます。
顧客対応の改善:プロの受付係は、電話や顧客からの問い合わせを効率的に処理するためのトレーニングを受けます。彼らはさまざまな状況に対処した経験があり、ビジネスの効率を高めるのに役立ちます。
カスタマイズしやすい:仮想受付サービスでは、着信転送ルール、ウェルカムグリーティングメッセージ、およびその他のビジネスコミュニケーションの詳細を変更できます。
空き状況:社内の受付係は、営業時間内の着信のみに対応できます。一方、仮想受付係は終日、毎日稼働し、24 時間年中無休のライブ電話応答サービスを顧客に提供できます。
統合:仮想受付サービスを、Slack、Hubspot、G Suite、Microsoft Teams などのビジネスコミュニケーションツールと統合します。

仮想受付サービスを利用する利点がわかったので、リストから始めましょう。

ルビー

Ruby Receptionists は、人工知能 (AI) の力を使用して、世界中の企業の着信を処理するプロフェッショナルな電話サポートを提供します。彼らはあなたの会社に関する質問にリアルタイムで答えたり、あなたのビジネスに代わって顧客に返信したり、あなたに代わって予定を立てたりすることさえできます.

Ruby を使用すると、通話処理アクティビティと顧客から受信したテキストメッセージを確認するための専用モバイルアプリを取得できます。 Ruby のカレンダー統合により、毎日のスケジュールを簡単に同期できます。

受付HQ

ReceptionHQ は、時間効率を高めたいが、フルタイムの従業員をチームに配置したい中小企業向けのグローバルリーダーです。彼らの仮想受付サービスには、24 時間年中無休のライブ応答と、着信電話、電子メール、およびテキストの処理が含まれます。また、アウトバウンドコールや、予定のスケジュール設定やリマインダーの送信などのその他のタスクを処理することもできます。

ReceptionHQ は、需要のピーク時に米国企業の通話の大部分を処理します。ロックイン契約なしでバイリンガルサービスを提供しているため、リスクのない 7 日間のサービスのトライアルから始めることができます。

Yodel.io

Yodel.io は 15 年以上の歴史を持つ仮想受付会社であり、彼らは自分たちが何をしているかを知っています。完全に自動化された IVR アテンダントまたはリモートで作業して電話を処理する人間の受付係から選択できます。 Yodel の注目すべき機能には、インテリジェントな音声 IVR システム、通話スクリーニング、Hubspot、Zendesk、Intercom、Slack などのコミュニケーションツールとの統合が含まれます。

彼らは契約なしで無料トライアルを提供しています。ただし、試用期間が終了した後も引き続きサービスを使用したい場合は、ニーズに応じてさまざまなプランがあります.

バッタ

別の電話番号を使用して世界中のどこからでも電話を受けることができる仮想受付サービスを探している場合は、Grasshopper が最適です。また、コンピューターまたはモバイルデバイスで着信に応答するための仮想電話番号も提供します。このようにして、あなたの番号は非公開のままであり、中断することなくビジネスの雑用に集中できます.

このサービスは、契約を必要としない 7 日間の無料試用版から開始されるため、うまくいかない場合は、コミットメントは必要ありません。

私の受付係

MyReceptionist は、オンサイトの受付係を雇うよりも低価格で、24 時間年中無休のビジネス可用性を提供する仮想受付係とフロントデスクサポートサービスを提供します。社内の従業員を雇っているときに直面するような手間をかけずに、着信の管理、予定や会議のスケジュール、旅行の手配を支援する対面式受付のすべての利点を得ることができます。

MyReceptionist は、ビジネスで顧客からの電話に対応するために必要な支援が必要な週または月の時間に応じて、さまざまなパッケージを提供しています。

会話型

Conversational は、フルサービスの仮想受付を必要とする企業、または複数の場所に拠点を持ち、世界中からの着信を管理する人を必要とする企業向けの仮想受付サービスです。

Conversational では、フロントデスク管理、コールルーティング、ボイスメール管理 (自動応答の設定など) の 3 つの主要なコンポーネントと、オンラインアポイントメントスケジューラーおよび電子メールマーケティングプラットフォームを利用できます。

また、Microsoft Lync や Cisco Jabber などの既存の電話システム上で会話型サービスを使用することもできます。

アンサーフォース

AnswerForce は、24 時間年中無休の受付サービスで着信を管理できるフル機能の仮想受付です。着信通話を表示して 1 つの場所から管理できるカスタマイズ可能なダッシュボードなど、多くの機能を提供します。

AnswerForce を IVRX や Intercom などの IVR システムと統合することもできます。発信者が会社のオフィスや携帯電話から電話をかけたときに、どのように応答するかをさらに制御したい場合です。

アンサーコネクト

AnswerConnect は、2001 年から営業しているテレフォニー会社で、仮想受付サービスを提供しています。それは、Better Business Bureau、National Association of Professional Women などのメンバーです。

ライブチャットとインスタントメッセージング (IM) の 2 種類の仮想受付から選択できます。 AnswerConnect は、特定のニーズに基づいて必要なタイプを選択できるため、ユーザーに利点を提供します。

雇用主、ビジネスオーナー、電話応対のサポートが必要な個人のいずれであっても、AnswerConnect は要件に合わせてカスタマイズできます。

ヘルプウェア

Helpware は、中小企業向けの仮想受付サービスです。予約のスケジューリング、電話の転送、ボイスメール、電子メールサポートなど、さまざまなサービスを提供しています。

Helpware は、いつでもどこからでも着信を管理できる Web ベースの仮想受付サービスです。また、発信者のニーズに応じて自動応答を設定したり (予定の設定など)、潜在的なクライアントとの会議中にメモを取る自動応答などの機能を追加して、自分で行う必要がないようにすることもできます。

アビー

Abby は、Zendesk が提供する仮想受付サービスで、着信、メール、チャットの管理に使用できます。注文や納期に関する顧客からの問い合わせに対して、自動応答を設定できます。

Abby を使用すると、新しい顧客がニュースレターにサインアップするたびに通知を受け取ることができ、経験についてフィードバックを提供してくれた顧客に感謝の手紙を送ることができます。

マネーペニー

Moneypenny は、2000 年以来、英国と米国に本社を置く 24 時間年中無休の応答サービスプロバイダーです。チームから献身的な人員を自由に選ぶことができます。Moneypenny は、会社の電話に応答するように彼らを訓練し、ライブチャットアシスタンスを提供します。転送、CRM、およびカレンダーの統合。

ポータルで空き状況を更新して、スケジュールされた通話に応答したり、過去の通話やメッセージの履歴を指先で確認したりできます.

クロージングノート

クライアントとの関係構築について話していることを要約しましょう。

すべての電話の冒頭で適切なトーンを設定することが重要です。そうしないと、顧客は、名前すら覚えていない自動化されたシステムに話しかけられたと感じるかもしれません。

上記の仮想受付リストから任意の会社を選択するだけで、ビジネスがよりプロフェッショナルに見え、問い合わせプロセスが合理化されます.

この記事が、仮想受付サービスが、舞台裏での処理方法を気にせずにビジネスの成長に集中するのにどのように役立つかを理解するのに役立つことを願っています.

ビジネスオペレーションへの問題の影響を最小限に抑えるために、最適な IT ヘルプデスクソリューションのリストを確認することを忘れないでください。