11 Layanan Resepsionis Virtual untuk Mengelola Panggilan Masuk Anda

Tidak punya waktu untuk membuat pelanggan menunggu? Sederhanakan tugas penanganan panggilan Anda dengan layanan resepsionis virtual.

Layanan resepsionis virtual adalah cara terbaik untuk menghemat biaya tenaga kerja dan meningkatkan produktivitas bisnis. Layanan ini membantu Anda meluangkan waktu dan fokus untuk memecahkan masalah bisnis penting lainnya.

Artikel ini akan membantu Anda menemukan layanan resepsionis virtual terbaik untuk menerima panggilan Anda bahkan ketika Anda tidak tersedia.

Mari selami lebih detail.

Apa itu Layanan Resepsionis Virtual?

Panggilan telepon sangat penting untuk pertanyaan dan meningkatkan proses pembuatan prospek untuk bisnis apa pun. Menjawab dan menangani panggilan layanan pelanggan sangat penting dan tidak dapat dihindari bahkan jika Anda sibuk menjalankan operasi bisnis.

Secara tradisional, perusahaan skala besar dengan anggaran besar menyewa resepsionis penuh waktu untuk menangani panggilan masuk dan layanan pelanggan. Tapi resepsionis di rumah menjadi biaya overhead untuk usaha kecil dengan anggota terbatas.

Di situlah layanan resepsionis virtual muncul.

Layanan resepsionis virtual menyediakan resepsionis manusia langsung untuk menyambut penelepon dan memahami alasan panggilan mereka. Setelah menganalisis informasi yang diberikan, panggilan ini dialihkan ke anggota tim yang sesuai, sehingga meningkatkan interaksi pelanggan dengan perusahaan.

Umumnya, layanan ini menyediakan pelayan langsung 24/7 untuk panggilan masuk dan pesan teks. Dengan cara ini, Anda dapat yakin bahwa tidak ada panggilan pelanggan yang terlewatkan.

Mengapa Anda Harus Menyewa Resepsionis Virtual?

Mempekerjakan resepsionis virtual adalah masalah subjektif. Itu tergantung pada apakah Anda menginginkan anggota tim internal atau Anda dapat melakukan outsourcing pekerjaan.

Sementara perusahaan besar dapat memiliki tim resepsionis yang berdedikasi, tidak demikian halnya dengan pemilik usaha kecil dan pemula. Untuk mengurangi biaya operasional, perusahaan kecil harus memilih layanan resepsionis virtual.

Dengan itu, mari kita lihat beberapa manfaat dari menyewa layanan resepsionis virtual:

• Menambah Profesionalisme: Menyambut panggilan masuk pelanggan Anda dengan pesan ucapan yang direkam secara profesional meninggalkan dampak jangka panjang pada bisnis Anda. Ini menciptakan rasa percaya bahwa mereka tidak berurusan dengan pemula.
• Hemat Biaya: Resepsionis virtual lebih murah dan tidak memiliki periode penguncian. Anda dapat mengaktifkan dan mengatur layanan penjawab panggilan yang menangani pertanyaan pelanggan.
• Peningkatan Penanganan Pelanggan: Resepsionis profesional dilatih untuk menangani panggilan dan pertanyaan pelanggan secara efisien. Mereka berpengalaman dalam menangani situasi yang berbeda dan membantu Anda meningkatkan efisiensi bisnis.
• Ramah kustomisasi: Layanan resepsionis virtual memungkinkan Anda mengubah aturan penerusan panggilan, pesan ucapan selamat datang, dan detail komunikasi bisnis lainnya.
• Ketersediaan: Resepsionis internal hanya dapat menghadiri panggilan masuk selama jam kerja. Sedangkan resepsionis virtual dapat beroperasi sepanjang hari, setiap hari, dan memberikan layanan penjawab panggilan langsung 24/7 kepada pelanggan Anda.
• Integrasi: Integrasikan layanan resepsionis virtual dengan alat komunikasi bisnis Anda seperti Slack, Hubspot, G Suite, Microsoft Teams, dan banyak lagi.

Sekarang setelah Anda mengetahui manfaat dari menyewa layanan resepsionis virtual, mari kita mulai dengan daftar kami.

Rubi

Ruby Receptionist memberi Anda dukungan telepon profesional untuk bisnis Anda menggunakan kekuatan kecerdasan buatan (AI) untuk menangani panggilan masuk untuk bisnis di seluruh dunia. Mereka dapat menjawab pertanyaan tentang perusahaan Anda secara real-time, membalas pelanggan atas nama bisnis Anda, dan bahkan menjadwalkan janji temu untuk Anda.

Dengan Ruby, Anda mendapatkan aplikasi seluler khusus untuk memeriksa aktivitas penanganan panggilan dan pesan teks yang diterima dari pelanggan. Anda dapat dengan mudah menyinkronkan jadwal harian Anda dengan integrasi kalender Ruby.

ResepsionisHQ

ReceptionHQ adalah pemimpin global untuk usaha kecil yang ingin lebih efisien waktu tetapi masih memiliki karyawan penuh waktu di tim mereka. Layanan resepsionis virtual mereka mencakup penjawaban langsung 24/7 dan penanganan panggilan masuk, email, dan teks. Mereka juga dapat menangani panggilan keluar dan tugas lainnya, seperti menjadwalkan janji temu dan mengirim pengingat.

ReceptionHQ menangani sebagian besar panggilan untuk bisnis Amerika Serikat selama jam permintaan puncak. Mereka menawarkan layanan bilingual tanpa kontrak penguncian, sehingga Anda dapat memulai dengan uji coba bebas risiko untuk layanan 7 hari.

Yodel.io

Yodel.io adalah perusahaan resepsionis virtual yang telah ada selama lebih dari 15 tahun, jadi mereka tahu apa yang mereka lakukan. Anda dapat memilih dari petugas IVR yang sepenuhnya otomatis atau resepsionis manusia yang bekerja dari jarak jauh untuk menangani panggilan Anda. Beberapa fitur penting dari Yodel termasuk sistem IVR suara cerdas, penyaringan panggilan, dan integrasi dengan alat komunikasi seperti Hubspot, Zendesk, Intercom, dan Slack.

Mereka menawarkan uji coba gratis tanpa kontrak apa pun. Tetapi jika Anda ingin terus menggunakan layanan mereka setelah uji coba berakhir, mereka memiliki paket yang berbeda tergantung pada kebutuhan Anda.

Belalang

Jika Anda mencari layanan resepsionis virtual yang memungkinkan Anda menggunakan nomor telepon terpisah dan menerima panggilan dari mana saja di dunia, Grasshopper adalah pilihan yang bagus. Ini juga menyediakan nomor telepon virtual untuk menjawab panggilan masuk di komputer atau perangkat seluler Anda. Dengan cara ini, nomor Anda tetap pribadi, dan Anda dapat fokus melakukan tugas bisnis Anda tanpa gangguan.

Layanan memulai uji coba gratis 7 hari, tanpa kontrak yang diperlukan, jadi jika tidak berhasil untuk Anda, maka tidak ada komitmen yang terlibat.

Resepsionis Saya

MyReceptionist menawarkan resepsionis virtual dan layanan dukungan meja depan untuk memberikan ketersediaan bisnis 24/7 dengan harga lebih murah daripada menyewa resepsionis di tempat. Anda mendapatkan semua manfaat dari resepsionis langsung untuk membantu Anda mengelola panggilan masuk, menjadwalkan janji temu atau rapat, dan memesan pengaturan perjalanan, tanpa ada kerepotan yang dapat Anda hadapi saat mempekerjakan karyawan internal.

MyReceptionist menawarkan banyak paket berbeda tergantung pada berapa banyak waktu per minggu atau bulan Anda memerlukan bantuan menangani panggilan klien di bisnis Anda.

percakapan

Conversational adalah layanan resepsionis virtual untuk bisnis yang membutuhkan resepsionis virtual layanan lengkap atau mereka yang memiliki banyak lokasi dan membutuhkan seseorang untuk mengelola panggilan masuk mereka dari seluruh dunia.

Dengan Conversational, Anda mendapatkan tiga komponen utama: manajemen meja depan, perutean panggilan, dan manajemen pesan suara (misalnya, menyiapkan penjawab otomatis), serta penjadwal janji temu online dan platform pemasaran email.

Anda juga dapat menggunakan layanan Percakapan di atas sistem telepon yang ada seperti Microsoft Lync atau Cisco Jabber.

JawabanKekuatan

AnswerForce adalah resepsionis virtual berfitur lengkap yang memungkinkan Anda mengelola panggilan masuk dengan layanan resepsionis 24/7 mereka. Ini menyediakan banyak fitur, termasuk dasbor yang dapat disesuaikan di mana Anda dapat melihat panggilan masuk dan mengelolanya dari satu lokasi.

Anda juga dapat mengintegrasikan AnswerForce dengan sistem IVR seperti IVRX atau Intercom jika Anda ingin lebih mengontrol bagaimana penelepon disambut saat mereka menelepon di kantor perusahaan atau melalui ponsel mereka.

JawabanHubungkan

AnswerConnect adalah perusahaan telepon yang telah beroperasi sejak tahun 2001, menyediakan layanan resepsionis virtual. Ini adalah anggota Better Business Bureau, National Association of Professional Women, dan banyak lagi.

Anda dapat memilih antara dua jenis resepsionis virtual: Obrolan Langsung dan Pesan Instan (IM). AnswerConnect memberikan keuntungan kepada pengguna karena Anda dapat memilih jenis yang Anda inginkan berdasarkan kebutuhan spesifik Anda.

Baik Anda seorang pemberi kerja atau pemilik bisnis, atau individu yang menginginkan bantuan menjawab panggilan, AnswerConnect dapat disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

perangkat bantuan

Helpware adalah layanan resepsionis virtual untuk usaha kecil dan menengah. Ini menawarkan berbagai layanan, termasuk penjadwalan janji temu, penerusan panggilan, pesan suara, dan dukungan email.

Helpware adalah layanan resepsionis virtual berbasis web yang memungkinkan Anda mengelola panggilan masuk dari mana saja dan kapan saja. Anda juga dapat mengatur tanggapan otomatis tergantung pada kebutuhan penelepon (seperti membuat janji) atau menambahkan fitur seperti penjawab otomatis yang membuat catatan selama rapat dengan calon klien sehingga Anda tidak perlu melakukannya sendiri.

abby

Abby adalah layanan resepsionis virtual yang disediakan oleh Zendesk yang dapat digunakan untuk mengelola panggilan masuk, email, dan obrolan. Anda dapat mengatur tanggapan otomatis untuk pertanyaan pelanggan tentang pesanan atau waktu pengiriman.

Dengan Abby, Anda akan diberi tahu setiap kali pelanggan baru mendaftar untuk buletin Anda, dan Anda dapat mengirim ucapan terima kasih kepada pelanggan yang memberikan umpan balik tentang pengalaman mereka.

UangPenny

Moneypenny adalah penyedia layanan penjawab 24/7 dengan kantor pusatnya berlokasi di Inggris dan Amerika Serikat sejak tahun 2000. Anda mendapatkan kebebasan untuk memilih orang-orang yang berdedikasi dari tim mereka, dan Moneypenny akan melatih mereka untuk menjawab panggilan perusahaan Anda, dan memberikan bantuan obrolan langsung, menelepon transfer, CRM, dan integrasi kalender.

Anda dapat memperbarui ketersediaan Anda di portal mereka untuk menjawab panggilan terjadwal dan juga memeriksa riwayat panggilan dan pesan sebelumnya dengan satu sentuhan ujung jari Anda.

Catatan Penutup

Mari kita rangkum bahwa kita sedang berbicara tentang membangun hubungan dengan klien Anda.

Mengatur nada yang tepat di awal setiap panggilan adalah penting, atau pelanggan mungkin merasa seperti telah diremehkan oleh sistem otomatis yang bahkan tidak dapat mengingat nama mereka.

Memilih perusahaan mana pun dari daftar resepsionis virtual di atas sudah cukup untuk membuat bisnis Anda terlihat lebih profesional dan merampingkan proses penyelidikan.

Kami harap artikel ini telah membantu Anda mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana layanan resepsionis virtual dapat membantu Anda fokus mengembangkan bisnis Anda tanpa khawatir tentang bagaimana hal-hal ditangani di belakang layar.

Jangan lupa untuk memeriksa daftar solusi meja bantuan TI terbaik kami untuk meminimalkan dampak masalah pada operasi bisnis.