8 лучших приложений/инструментов для сканирования чеков для отслеживания расходов

Стремитесь ли вы управлять финансами своего бизнеса, вы должны знать, куда уходят ваши деньги. В результате, наличие сканера чеков — лучшее, что можно было бы выбрать.

Квитанции от любых товаров или продуктов, которые вы приобретаете в магазинах, могут оказаться неуместными, будь то в океане документов или ворохе бумаг. С другой стороны, физические бумаги с большей вероятностью будут повреждены или уничтожены.

Преобразование распечатанных квитанций и документов в цифровые файлы может решить эти проблемы, и сканер чеков является идеальным инструментом для этой задачи. Немного сканеры чеков предлагают интернет-услуги, позволяющие упорядочивать и извлекать квитанции из любого места.

В этой статье мы обсудим, что вам нужно знать о сканерах чеков. Итак, без дальнейших церемоний, давайте начнем.

Что такое приложения для сканирования чеков?

Приложения для сканирования чеков позволяют фотографировать ваши физические чеки и превращать их в цифровые копии, которые вы можете легко получить из общего облачного хранилища. Прежде чем мы пойдем дальше, давайте узнаем, что такое сканер чеков. делает.

Приложение для сканирования чеков — это приложение для смартфона, которое позволяет вашим сотрудникам считывать чеки с помощью мобильных телефонов. Чтобы сэкономить бумажную работу, предприятия начали использовать сканеры чеков для покрытия деловых расходов в сочетании с программным обеспечением OCR (оптическое распознавание символов).

Вашему бизнесу требуется программное обеспечение для сканирования чеков?

Вы должны изучить ценность квитанций о прочтении для вашей компании. Самый очевидный способ решить, должен ли ваш бизнес иметь приложение для сканирования чеков заключается в том, чтобы посмотреть, насколько частой и сложной является система возмещения расходов в вашей организации.

Изучите прошлые данные о бизнес-расходах и вовлеченности сотрудников. Спросите своих сотрудников, считают ли они, что это поможет им.

Самое главное, поговорите с финансовым персоналом, поскольку именно они ежедневно занимаются возмещением расходов и вопросами, связанными с расходами. Приложение для сканирования квитанций может принести пользу всему корпоративному персоналу, уменьшив количество ручной документации, необходимой для возмещения расходов и управления данными о затратах.

Преимущества использования приложения для сканирования чеков

Старый метод возмещения расходов требует времени как для сотрудников, так и для вашего финансового персонала. Процедура также уязвима для нескольких грубых ошибок. Сотрудникам будет сложно получить возмещение своих расходов, если они потеряют свои квитанции.

Здесь вам может помочь приложение для сканирования чеков. Это позволяет вашим сотрудникам быстро отправлять свои квитанции в цифровом формате. Алгоритмы оптического распознавания символов в приложении исключают человеческие ошибки, которые могут возникнуть при прямом вводе данных из чеков.

А сканер чеков для вашего бизнеса также может помочь вашему финансовому отделу. Благодаря цифровым квитанциям им не придется принуждать сотрудников подавать заявки на получение квитанций.

Чековые сканеры доступны в различных конфигурациях, от физических (компьютерные и мобильные сканеры) до цифровых (например, приложения и онлайн-программы). Однако, поскольку этот инструмент является инвестицией, вы должны изучить основные аспекты, которые предлагают лучшие из них, прежде чем покупать его.

Вот список ключевых функций, которые следует искать в сканере чеков. Возможно, вам не потребуются все из них, но следуйте этому совету, чтобы выбрать лучший для вас.

Особенности сканера чеков

Хорошо известно, что каждая корпорация предъявляет уникальные требования к отслеживанию коммерческих квитанций. Выбирая приложение, убедитесь, что оно соответствует потребностям вашей компании. Сегодня, когда на рынке представлено множество альтернатив, сделать выбор может быть непросто.

Вот краткое изложение важных вещей, которые следует учитывать при выборе приложения для управления квитанциями.

Адаптивность

Вам может потребоваться портативный сканер чеков, когда вам нужно отслеживать отчеты о расходах и квитанции для рабочих или подрядчиков. Это может быть портативный сканер.

Размер сканера также важен для портативности. Выбирайте гаджет, который легкий и достаточно маленький, чтобы удобно поместиться в портфеле или сумке.

Доступность онлайн

Сканер квитанций, который можно сделать доступным в Интернете, как и мобильность, удобен. Вы сможете очень быстро подключиться к бухгалтерскому программному обеспечению, ускорив свой процесс. В результате вы сможете получить свои квитанции в любое время и из любого места.

Место для хранения и безопасность

Независимо от того, выбираете ли вы физическое или цифровое облачное хранилище, вы должны учитывать ограничения вашего сканера чеков. Вы будете сканировать квитанции ежедневно или еженедельно? Будете ли вы использовать его только в редких случаях или будете использовать его круглый год? Это может помочь вам выяснить, сколько памяти вам понадобится для программного обеспечения сканера чеков или на внешнем диске.

Не пренебрегайте безопасностью выбранного хранилища. Вы захотите убедиться, что все квитанции и документы защищены более чем одним уровнем защиты.

Традиционные квитанции и документы могут быть физически повреждены или уничтожены, но цифровые записи могут оказаться в чужих руках, если не будут приняты соответствующие меры безопасности.

Скорость

Одна из самых неприятных дел, которые может взять на себя бизнес, — это сканирование квитанций на наличие отчетов о расходах. Как правило, люди хотят закончить эту рутинную работу как можно скорее, и молниеносный сканер чеков может помочь. Некоторые сканеры могут сделать снимок ваших документов всего за 7,5 секунд. Это удобно при сканировании множества чеков одновременно.

Форматы файлов

Ваши квитанции могут быть отформатированы в определенном формате в зависимости от того, для чего вы их используете. Налоговый инспектор может потребовать, чтобы вы отсканировали или загрузили все свои квитанции в формате PDF, но ваша программа учета рабочих расходов принимает только фотографии в формате JPEG. Проверьте, какие форматы файлов поддерживает ваш сканер чеков, чтобы вам не пришлось изменять их после сканирования вручную.

Возможность экспорта

Наконец, убедитесь, что ваш сканер покрывает всю вашу рутину после сканирования квитанций. Будете ли вы хранить их в облаке? Будете ли вы отправлять их кому-то еще? Сканер чеков должен легко передавать отсканированные документы.

Ищите лучшие приложения для сканирования чеков на рынке, теперь, когда вы знаете основные функции сканера чеков. Здесь мы идем со списком лучших из них.

Аккуратные квитанции

Neat Receipts — это интеллектуальный инструмент организации и портативный сканер. Вы можете сканировать квитанции, контактные карточки и документы на ходу с помощью мобильного сканера Neat Receipts, поскольку программное обеспечение обнаруживает, извлекает и систематизирует соответствующие данные.

Функции

• Портативный сканер NeatReceipts легкий и достаточно компактный, чтобы его можно было положить в портфель, рюкзак или ручную кладь. Он также не требует питания переменного тока. Подключите его через USB к компьютеру, и вы готовы к работе.
• Ваш компьютер может питать его через USB.
• Neat сканирует и извлекает данные из всего, что вы сканируете, в результате чего появляются цифровые ресурсы.
• С данными о квитанциях вы можете быстрее создавать налоговые отчеты или отчеты о расходах, экспортировать их в Excel или синхронизировать контакты с помощью Outlook или адресной книги.
• Он предлагает бесплатную 30-дневную пробную версию NeatCloud, которая позволяет синхронизировать и создавать резервные копии файлов Neat и просматривать их в любом браузере или на мобильном устройстве.

Кроме того, пока вы являетесь подписчиком NeatCloud, вы получаете NeatCare, который обеспечивает дополнительную помощь и страхование от случайного повреждения для вашего NeatDesk.

Декст

Dext подготавливает и собирает вашу документацию с точностью 99%, а затем сразу же обрабатывает ее в вашей бухгалтерской программе. Это позволяет вам инвестировать больше времени в деятельность, которая создает ценность.

Функции

• Dext Prepare — это восхитительно простое решение для организации и оцифровки всех ваших документов.
• Отправьте квитанцию, счет или выписку по счету, и Dext соберет нужную информацию и доставит ее в вашу систему учета. Вы получите точные цифры, которые вам нужны, вместо того, чтобы сидеть и физически вводить их.

Dext Prepare собирает и обрабатывает лучшие на рынке данные перед их публикацией в вашей системе учета. График вашей команды высвобождается для более важной работы, и вы получаете уверенность в том, что имеете дело с лучшими.

обувная коробка

Если вы ищете надежное хранилище для цифровых налоговых квитанций, ShoeBoxed станет идеальным приложением для сканирования квитанций. Это поможет вам упростить обработку квитанций.

Функции

• Упростите ежедневные бухгалтерские задачи.
• Изучите функции и инструменты, созданные для малого бизнеса, бухгалтеров и бухгалтеров.
• Вы можете превратить свои квитанции в извлеченные, проверенные человеком, классифицированные, организованные, доступные для поиска и редактирования данные, к которым вы можете получить доступ в любое время и в любом месте.

В дополнение к этому вы можете создавать комплексные отчеты о расходах, которые включают изображения ваших квитанций, а также экспортировать, делиться или распечатывать свои данные для упрощения подготовки или возмещения налогов.

Легкий расход

Easy Expense извлекает важную информацию, такую ​​как поставщик, подразделение, налоги, сумма и тип платежа, используя мощную обработку изображений и искусственный интеллект.

Кроме того, этот сканер чеков легко отслеживает расходы по кредитным картам и банковским счетам. Easy Expense интегрируется с вашими банковскими счетами для сканирования транзакций за период до 18 месяцев на наличие расходов и списаний налогов.

Функции

• Работает в автономном режиме, что делает его идеальным для использования на ходу.
• Самый быстрый способ фиксировать, обрезать и отслеживать квитанции
• Никогда не теряйте квитанцию ​​благодаря автоматической облачной синхронизации.
• Интеллектуальная автоматическая категоризация для максимизации отчислений
• Массовая проверка транзакций

Используя Easy Expense, вы можете синхронизировать данные между пользователями в режиме реального времени с помощью разрешений пользователей. Вы можете легко ограничить круг лиц, которые могут видеть релевантную информацию.

Управление расходами

От неограниченного сканирования квитанций и контроля пробега до возмещения расходов на следующий день инструмент отслеживания затрат, такой как «Управление расходами», может помочь вам управлять своей системой учета.

Функции

• Отслеживание и систематизация квитанций во время путешествий или удаленной работы может быть затруднено и иногда приводит к потере квитанций.
• Вы можете сканировать квитанции без ограничений, регистрировать свой пробег, отправлять их по электронной почте для утверждения и выполнять другие действия.

В сочетании с функцией SmartScan ваши чеки мгновенно сканируются и извлекаются, что экономит ваше время и энергию.

Умные квитанции

Smart Receipts превращает ваш телефон в сканер чеков и генератор отчетов о расходах! Он собирает информацию о квитанциях и позволяет создавать отчеты в формате PDF и CSV, которые вы можете отправлять на свои учетные записи электронной почты.

Функции

• Профессиональные отчеты могут быть созданы как для мониторинга вашего бюджета, так и для требований вашей работы, используя полностью настраиваемые отчеты в формате PDF, CSV и ZIP.
• Умные квитанции позволяют выбирать из более чем 20 различных типов данных по умолчанию (таких как даты, цены, налоги, категории квитанций, примечания, варианты оплаты и т. д.).

Эта функция может оказаться полезной, чтобы помочь вам создать идеальный документ, сэкономив бесчисленное количество часов труда и позволив сосредоточиться на более важных для вас вещах.

Предсказания

Приложение Forecipts — это идеальное решение для управления квитанциями, которым пользуются более 500 000 владельцев компаний, самозанятых, агентств и фрилансеров по всему миру.

Функции

• Сфотографируйте свои бумажные квитанции или отправьте свои цифровые квитанции себе. Приложение Forecipts мгновенно отсканирует данные ваших чеков и введет их в вашу книгу. Вы также можете увеличить доход, отсканировав свои счета.
• Поделитесь своими отчетами о расходах в формате Excel или PDF со своим бухгалтером или используйте их для подачи налогов. Каждое изображение квитанции сохраняется, поэтому вы защищены в случае проверки.

Они установили категории деловых расходов для Соединенных Штатов и Канады, поэтому ваш отчет о расходах на конец года будет должным образом соответствовать требованиям к подаче налоговой декларации. Вы также можете изменить категории по мере необходимости.

Верифи

Самое быстрое и безопасное в мире приложение для распознавания и извлечения данных для квитанций, счетов и счетов уже здесь. Избавьтесь от ввода данных и учета; экономить часы каждую неделю. Veryfi извлекает поставщиков, платежи, итоги, налоги и даже позиции за считанные секунды.

Функции

• OCR API Veryfi извлекает, классифицирует и расширяет всю информацию от неорганизованных записей о потребительских покупках, счетов-фактур и счетов до позиций (данные о покупках на уровне SKU) в масштабе, устраняя необходимость в сценариях или людях в цикле.
• API-интерфейс Veryfi OCR предоставляет вам одну из самых влиятельных и сложных платформ API извлечения данных OCR (оптическое распознавание символов) и ICR (интеллектуальное распознавание символов), доступных в наши дни.

Эти функции позволят вам превзойти конкурентов и предоставить вашим пользователям лучшие услуги на всем рынке.

Как выбрать наиболее подходящее приложение для получения?

Правильно организованное хранение квитанций — один из самых простых способов избежать стресса в налоговый сезон. Инструменты, которые мы упомянули, делают его доступным без необходимости сохранять сотни маленьких бумажек.

Учитывайте свои индивидуальные потребности как фрилансера или владельца бизнеса, когда соглашаетесь на это. Подумайте о следующем:

• Сколько людей вы курируете?
• Сколько клиентов вы заботитесь?
• Сколько коммерческих покупок вы совершаете каждый месяц?
• Как часто и куда вы ездите по работе?

В зависимости от ваших обстоятельств вам может понадобиться несколько инструментов для настройки системы отслеживания квитанций.

Вывод

Вы должны следить за своими офисными расходами, организованными, чтобы не потерять право на их возмещение. Если вы этого не сделаете, деньги не будут доступны до следующего платежного цикла.

Таким образом, в качестве сканеров чеков можно использовать множество различных программ. Каждый из них упрощает этот процесс, предлагая лучшие функции и услуги. Итак, давайте завершим это. Стоит использовать перечисленные выше лучшие приложения для сканирования чеков. Если вы еще этого не сделали, вы должны получить один!

Вы также можете изучить лучшее программное обеспечение для отслеживания / управления расходами для владельцев малого и среднего бизнеса.