8 أفضل تطبيقات / أدوات ماسح الإيصالات لتتبع النفقات

سواء كنت تسعى جاهدة لإدارة الشؤون المالية لعملك ، يجب أن تكون على دراية بالمكان الذي تذهب إليه أموالك. نتيجة لذلك ، فإن الحصول على ماسح ضوئي للإيصالات هو أفضل شيء يمكن للمرء أن يختاره.

الإيصالات من أي سلع أو منتجات تحصل عليها من المتاجر عرضة لأن تصبح في غير محلها ، سواء في محيط من المستندات أو في خليط من الأوراق. من ناحية أخرى ، من المرجح أن تتلف الأوراق الورقية أو تتلف.

قد يؤدي تبديل الإيصالات والأوراق المطبوعة إلى ملفات رقمية إلى حل هذه المشكلات ، ويُعد الماسح الضوئي للإيصالات أداة مثالية لهذه المهمة. بعض توفر ماسحات الإيصالات خدمات الإنترنت التي تمكنك من تنظيم واسترداد الإيصالات الخاصة بك من أي مكان.

ستناقش هذه المقالة ما تحتاج إلى معرفته حول الماسحات الضوئية للإيصالات. لذلك ، دون مزيد من اللغط ، دعونا نبدأ.

ما هي تطبيقات ماسح الإيصالات؟

تتيح لك تطبيقات ماسح الإيصالات التقاط صور للإيصالات الفعلية وتحويلها إلى نسخ رقمية يمكنك الحصول عليها بسهولة من التخزين السحابي المشترك. قبل أن نذهب إلى أبعد من ذلك ، دعنا نتعرف على ماسح الإيصالات يفعل.

تطبيق ماسح الإيصالات هو تطبيق للهواتف الذكية يمكّن موظفيك من التقاط الإيصالات باستخدام هواتفهم المحمولة. لتوفير الأعمال الورقية ، بدأت الشركات في استخدام ماسحات الإيصالات لتكاليف الأعمال إلى جانب برنامج OCR (التعرف الضوئي على الأحرف).

هل عملك بحاجة إلى برنامج مسح الإيصالات؟

يجب عليك فحص قيمة إيصالات القراءة لشركتك. الطريقة الأكثر وضوحًا لتقرير ما إذا كان عملك يجب أن يحتوي على ملف تطبيق الماسح الضوئي الإيصال هو النظر في مدى تكرار وتعقيد نظام السداد في مؤسستك.

افحص البيانات السابقة حول نفقات العمل ومشاركة الموظفين. اسأل موظفيك عما إذا كانوا يشعرون أنها ستساعدهم.

الأهم من ذلك ، تحدث مع الموظفين الماليين لأنهم هم الذين يتعاملون مع السداد والمسائل المتعلقة بالنفقات يوميًا. قد يفيد تطبيق ماسح الإيصالات جميع موظفي الشركة من خلال تقليل كمية الوثائق اليدوية المطلوبة في إدارة بيانات السداد والتكلفة.

مزايا استخدام تطبيق مسح الإيصالات

يستغرق الأسلوب القديم لدفع التكاليف وقتًا لكل من الموظفين وموظفيك الماليين. هذا الإجراء أيضًا عرضة للعديد من الأخطاء الفادحة. سيكون من الصعب على الموظفين الحصول على تعويض عن نفقاتهم إذا فقدوا إيصالاتهم.

هذا هو المكان الذي قد يساعدك فيه استخدام تطبيق مسح الإيصالات. إنها تمكن موظفيك من إرسال إيصالاتهم بسرعة بتنسيق رقمي. تعمل خوارزميات التعرف الضوئي على الأحرف في التطبيق على التخلص من الأخطاء البشرية التي قد تحدث عند الإدخال المباشر للبيانات من الإيصالات.

أ قد يساعد ماسح الإيصالات لعملك أيضًا قسم الشؤون المالية. باستخدام الإيصالات الرقمية ، لن يضطروا إلى مطاردة الموظفين لإرسال مطالبات الاستلام.

ماسحات الإيصالات متوفرة في تكوينات مختلفة ، بدءًا من الماسحات الضوئية المادية (أجهزة الكمبيوتر والأجهزة المحمولة) إلى الرقمية (مثل التطبيقات والبرامج عبر الإنترنت). ومع ذلك ، نظرًا لأن هذه الأداة هي استثمار ، يجب أن تتعلم الجوانب الأساسية التي تقدمها أفضلها قبل شراء واحدة.

فيما يلي قائمة بالميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها في ماسح الإيصالات. قد لا تطلب كل منهم ، ولكن اتبع هذه النصيحة لاختيار الأفضل لك.

ميزات ماسح الإيصالات

من المعروف أن كل شركة لديها متطلبات فريدة لتتبع إيصالات الأعمال. عند اختيار أحد التطبيقات ، تأكد من أنه يناسب احتياجات شركتك. مع وجود العديد من البدائل المتاحة في السوق اليوم ، قد يكون من الصعب الاختيار.

فيما يلي ملخص موجز للأشياء المهمة التي يجب مراعاتها عند اختيار تطبيق إدارة الإيصالات.

القدرة على التكيف

قد تحتاج إلى ماسح ضوئي للإيصالات محمول عندما تحتاج إلى مراقبة تقارير الإنفاق والإيصالات للعمال أو المقاولين. قد يأخذ هذا شكل ماسح ضوئي محمول.

حجم الماسح الضوئي مهم أيضًا لقابلية النقل. اختر أداة خفيفة الوزن وصغيرة بما يكفي لتناسب بشكل مريح حقيبة أو حقيبة.

التوفر عبر الإنترنت

يعد ماسح الإيصالات الذي يمكن إتاحته عبر الإنترنت ، مثل التنقل ، سهل الاستخدام. ستتمكن من الارتباط ببرنامج المحاسبة بسرعة كبيرة ، مما يؤدي إلى تسريع عمليتك. نتيجة لذلك ، ستتمكن من استرداد الإيصالات الخاصة بك في أي وقت ومن أي مكان.

مساحة التخزين والأمن

سواء اخترت التخزين السحابي المادي أو الرقمي ، يجب أن تفكر في قيود الماسح الضوئي للإيصالات. هل ستقوم بمسح الإيصالات على أساس يومي أو أسبوعي؟ هل ستستخدمه فقط في حالات نادرة ، أم ستستخدمه طوال العام؟ قد يساعدك هذا في معرفة مقدار التخزين الذي ستحتاجه لبرنامج الماسح الضوئي للإيصالات أو على محرك أقراص خارجي.

لا تتغاضى عن سلامة مرفق التخزين الذي تختاره. ستحتاج إلى التأكد من أن جميع الإيصالات والأوراق محمية بأكثر من مستوى واحد من الحماية.

قد تتلف الإيصالات والمستندات التقليدية ماديًا أو تتلف ، ولكن قد ينتهي الأمر بالسجلات الرقمية في الأيدي الخطأ إذا لم يتم تبني احتياطات الأمان المناسبة.

سرعة

واحدة من أكثر الأعمال غير السارة التي يمكن أن يقوم بها العمل هي مسح الإيصالات لبيانات النفقات. عادة ، يحب الناس إنهاء هذا العمل الروتيني في أسرع وقت ممكن ، وقد يساعد ماسح الإيصالات بسرعة البرق. قد تلتقط بعض الماسحات الضوئية صورة لمستنداتك في أقل من 7.5 ثانية. هذا مفيد لمسح العديد من الإيصالات مرة واحدة.

تنسيقات الملفات

قد يتم تنسيق الإيصالات بتنسيق معين بناءً على الغرض الذي تستخدمه من أجله. قد يطلب محاسب الضرائب أن تقوم بمسح أو تحميل جميع الإيصالات الخاصة بك كملفات PDF ، لكن برنامج نفقات العمل الخاص بك لا يقبل سوى صور JPEG. تحقق لمعرفة تنسيقات الملفات التي يقبلها الماسح الضوئي للإيصالات ، حتى لا تضطر إلى تغييرها بعد مسحها يدويًا.

قابلية التصدير

أخيرًا ، تأكد من أن الماسح الضوئي الخاص بك يغطي روتينك بالكامل بعد مسح الإيصالات. هل ستحتفظ بهم على السحابة؟ هل سترسلهم إلى شخص آخر؟ يجب أن يكون ماسح الإيصالات قادرًا على نقل الأوراق الممسوحة ضوئيًا بسهولة.

ابحث عن أفضل تطبيقات الماسح الضوئي للإيصالات في السوق الآن بعد أن عرفت الوظائف الأساسية لماسح الإيصالات. هنا نذهب مع قائمة الأفضل.

إيصالات نظيفة

الإيصالات الأنيقة هي أداة تنظيم ذكية وماسح ضوئي محمول. يمكنك مسح الإيصالات وبطاقات جهات الاتصال والأوراق أثناء التنقل باستخدام الماسح الضوئي المحمول Neat Receipts ، حيث يكتشف البرنامج البيانات ذات الصلة ويسترجعها وينظمها.

سمات

• الماسح الضوئي المحمول NeatReceipts خفيف الوزن ومضغوط بما يكفي لوضعه في حقيبة أو حقيبة ظهر أو حقيبة يد. كما أنها لا تتطلب طاقة تيار متردد. قم بتوصيله عبر USB بجهاز الكمبيوتر الخاص بك ، وستكون جاهزًا للعمل.
• يمكن لجهاز الكمبيوتر الخاص بك تشغيله عبر USB.
• يقوم بمسح واستخراج البيانات بدقة من كل ما تمسح ضوئيًا ، مما ينتج عنه موارد رقمية.
• باستخدام بيانات الإيصال ، يمكنك إنشاء تقارير الضرائب أو النفقات أو التصدير إلى Excel أو مزامنة جهات الاتصال باستخدام Outlook أو دفتر العناوين بسرعة أكبر.
• يوفر إصدارًا تجريبيًا مجانيًا لمدة 30 يومًا من NeatCloud ، والذي يسمح لك بمزامنة ملفات Neat ونسخها احتياطيًا وعرضها من أي متصفح أو جهاز محمول.

علاوة على ذلك ، طالما أنك مشترك في NeatCloud ، ستتلقى NeatCare ، والذي يوفر مساعدة إضافية وتأمين ضد التلف العرضي لـ NeatDesk الخاص بك.

ديكست

تقوم Dext بإعداد وتجميع وثائقك بدقة 99٪ ، ثم تقوم بمعالجتها على الفور في برنامج المحاسبة الخاص بك. يسمح لك باستثمار المزيد من الوقت في الأنشطة التي تنتج قيمة.

سمات

• يعد Dext Prepare حلاً مبهجًا ومباشرًا لتنظيم ورقمنة جميع مستنداتك.
• أرسل إيصالًا أو فاتورة أو كشف حساب بنكي ، وسيقوم Dext بجمع المعلومات التي تريدها وتسليمها إلى نظام المحاسبة الخاص بك. ستحصل على الأرقام الدقيقة التي تحتاجها بدلاً من مطالبتك بالجلوس وإدخالها فعليًا.

تلتقط Dext Prepare البيانات الرائدة في السوق وتعالجها قبل نشرها على نظام المحاسبة الخاص بك. يتم تحرير جدول فريقك من أجل المزيد من العمل الحيوي ، وتتلقى تأكيدًا بأنك تتعامل مع الأفضل.

شويبوكسيد

إذا كنت تبحث عن تخزين موثوق لإيصالات الضرائب الرقمية ، فسيكون ShoeBoxed تطبيقًا مثاليًا لفحص الإيصالات. سوف يساعدك على تسهيل التعامل مع الإيصال.

سمات

• تبسيط مهام مسك الدفاتر اليومية.
• استكشف الميزات والأدوات المصممة للشركات الصغيرة والمحاسبين ومحاسبو الحسابات.
• يمكنك تحويل الإيصالات الخاصة بك إلى بيانات مستخرجة ، تم التحقق منها ، مصنفة ، منظمة ، قابلة للبحث ، وقابلة للتحرير يمكنك الوصول إليها متى وأينما تريد.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إنشاء تقارير نفقات شاملة تتضمن صورًا لإيصالاتك وتصدير بياناتك أو مشاركتها أو طباعتها لسهولة إعداد الضرائب أو سدادها.

حساب سهل

تستخرج Easy Expense المعلومات الأساسية مثل البائع والقسم والضرائب والمبلغ ونوع الدفع باستخدام معالجة الصور القوية والذكاء الاصطناعي.

بالإضافة إلى ذلك ، يراقب هذا الماسح الضوئي للإيصالات إنفاق بطاقة الائتمان والحساب المصرفي دون عناء. تتكامل Easy Expense مع حساباتك المصرفية لفحص ما يصل إلى 18 شهرًا من المعاملات بحثًا عن التكاليف وشطب الضرائب.

سمات

• يعمل دون اتصال بالإنترنت ، مما يجعله مثاليًا للاستخدام أثناء التنقل.
• أسرع طريقة لالتقاط الإيصالات واقتصاصها وتتبعها
• لا تفقد إيصالًا مطلقًا مع المزامنة السحابية التلقائية.
• التصنيف التلقائي الذكي لزيادة الخصومات
• معاملات المراجعة المجمعة

باستخدام Easy Expense ، يمكنك المزامنة بين المستخدمين في الوقت الفعلي من خلال أذونات المستخدم. يمكنك بسهولة تحديد من يمكنه رؤية المعلومات ذات الصلة.

إدارة حساب

من فحص الإيصالات غير المحدود ومراقبة الأميال إلى السداد في اليوم التالي ، قد تساعدك أداة تتبع التكلفة مثل إدارة النفقات في إدارة نظام المحاسبة الخاص بك.

سمات

• قد يكون تتبع الإيصالات وتنظيمها عند السفر أو العمل عن بُعد أمرًا صعبًا وقد يؤدي أحيانًا إلى فقدان الإيصالات.
• يمكنك مسح الإيصالات ضوئيًا دون قيود ، وتسجيل الأميال التي قطعتها ، وإرسالها بالبريد الإلكتروني للموافقة عليها ، والقيام بأشياء أخرى.

عند دمجها مع وظيفة SmartScan ، يتم فحص الإيصالات الخاصة بك واستردادها على الفور ، مما يوفر لك الوقت والطاقة.

الإيصالات الذكية

الإيصالات الذكية تحول هاتفك إلى ماسح ضوئي للإيصالات ومنشئ لتقرير النفقات! يجمع معلومات الإيصال ويتيح لك إنشاء تقارير PDF و CSV يمكنك إرسالها إلى حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بك.

سمات

• يمكن إنشاء تقارير احترافية لمراقبة ميزانيتك ومتطلبات عملك باستخدام تقارير PDF و CSV و ZIP قابلة للتكوين بالكامل.
• تتيح لك الإيصالات الذكية الاختيار من بين أكثر من 20 نوعًا مختلفًا من البيانات الافتراضية (مثل التواريخ والأسعار والضرائب وفئات الإيصالات والملاحظات وخيارات الدفع وما إلى ذلك).

يمكن أن تكون هذه الميزة مفيدة لمساعدتك في إنشاء المستند المثالي ، مما يوفر لك ساعات لا حصر لها من العمل ويسمح لك بالتركيز على الأشياء الأكثر أهمية بالنسبة لك.

الاستلام

تطبيق Foreceipts هو الحل المثالي لإدارة الإيصالات ، حيث يستخدمه أكثر من 500000 من أصحاب الشركات والعاملين لحسابهم الخاص والوكالات والمستقلين على مستوى العالم.

سمات

• التقط صورًا للإيصالات الورقية الخاصة بك أو أرسل الإيصالات الرقمية الخاصة بك إلى نفسك. سيقوم تطبيق Foreceipts على الفور بمسح البيانات الموجودة على إيصالاتك وإدخالها في كتابك. يمكنك أيضًا إضافة دخل عن طريق مسح فواتيرك.
• شارك تقارير إنفاق Excel أو PDF مع محاسبك أو استخدمها لتقديم ضرائبك. يتم تخزين كل صورة من صور الإيصال ، لذا فأنت محمي في حالة إجراء تدقيق.

لقد أنشأوا فئات إنفاق أعمال للولايات المتحدة وكندا ، لذا فإن تقرير نفقات نهاية العام الخاص بك سيلبي بشكل صحيح متطلبات الإيداع الضريبي. يمكنك أيضًا تغيير الفئات حسب الحاجة.

فيريفي

يتوفر هنا التطبيق الأسرع والأكثر أمانًا في العالم لالتقاط واستخراج البيانات OCR للإيصالات والفواتير والفواتير. التخلص من إدخال البيانات ومسك الدفاتر. توفير ساعات كل أسبوع. يسترجع Veryfi البائعين والمدفوعات والإجماليات والضرائب وحتى البنود في ثوانٍ.

سمات

• تستخرج واجهة برمجة تطبيقات التعرف الضوئي على الحروف في Veryfi وتصنف وتعزز جميع المعلومات من سجلات الشراء والفواتير والفواتير غير المنظمة للمستهلكين وصولاً إلى البنود (بيانات الشراء على مستوى SKU) على نطاق واسع ، مما يلغي الحاجة إلى البرامج النصية أو البشر في الحلقة.
• يوفر لك تطبيق Veryfi OCR API واحدًا من أكثر الأنظمة الأساسية المتوفرة هذه الأيام للتعرف الضوئي على الحروف (التعرف الضوئي على الحروف) و ICR (التعرف الذكي على الحروف).

ستتيح لك هذه الميزات التفوق في الأداء على منافسيك ومنح المستخدمين أفضل الخدمات الممكنة في السوق بالكامل.

كيف تختار تطبيق الاستلام الأنسب؟

يعد الاحتفاظ بالإيصالات منظمة بشكل صحيح من أبسط الطرق لتجنب ضغوط موسم الضرائب. الأدوات التي ذكرناها تجعل الوصول إليها متاحًا دون الحاجة إلى الاحتفاظ بمئات القصاصات الورقية الصغيرة.

ضع في اعتبارك احتياجاتك الفردية كعامل مستقل أو صاحب عمل عندما توافق على أحدهما. فكر فيما يلي:

• كم عدد الأشخاص الذين تشرف عليهم؟
• كم عدد العملاء الذين تعتني بهم؟
• كم عدد المشتريات التجارية التي تقوم بها كل شهر؟
• كم مرة وأين تسافر للعمل؟

اعتمادًا على ظروفك ، قد تحتاج إلى أدوات متعددة لتخصيص نظام تتبع الإيصالات الخاص بك.

استنتاج

تحتاج إلى تتبع نفقات مكتبك بشكل منظم حتى لا تفقد الحق في استردادها. إذا لم تقم بذلك ، فلن يكون المال متاحًا حتى دورة الدفع التالية.

لذلك ، يمكن استخدام العديد من أنواع البرامج المختلفة كماسحات ضوئية للإيصالات. كل واحد يجعل هذه العملية أسهل من خلال تقديم ميزات وخدمات أفضل. لذا ، فلنختتم الأمر. تستحق أفضل تطبيقات مسح الإيصالات المذكورة أعلاه الاستخدام. إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل ، فيجب أن تحصل على واحدة!

يمكنك أيضًا استكشاف بعض أفضل برامج تتبع / إدارة النفقات لأصحاب الأعمال الصغيرة والمتوسطة.