Aquisição vs compra: Quais são as diferenças e semelhanças?

Aquisição é todo o processo de aquisição de bens e serviços de um fornecedor para sua empresa por meio de compra direta, licitação ou licitação. Consiste em identificar, pré-selecionar, selecionar fornecedores, assinar o contrato, receber mercadorias e realizar o pagamento. Esse processo ajuda a atender as necessidades da empresa e estabelecer um novo relacionamento com os fornecedores.

As etapas da aquisição podem variar dependendo do setor e do tamanho da empresa, mas geralmente incluem:

1. Identificando o requisito interno

Em primeiro lugar, você deve determinar suas necessidades de negócios. Quais produtos e serviços são necessários para o funcionamento da sua empresa?

Em seguida, você pode criar requisições de compra específicas para atender à necessidade. Seguir as requisições irá guiá-lo para os recursos certos e conectar-se com fornecedores adequados.

2. Pesquisando o mercado e selecionando fornecedores

Em seguida, identifique fornecedores em potencial e liste-os para uma avaliação posterior. Você pode enviar uma solicitação de cotação (RFQ) e comparar suas propostas. Alguns critérios incluem preço e qualidade do produto, reputação do fornecedor, métodos de entrega, serviço pós-venda, riscos, etc.

O fornecedor selecionado será aquele que oferecer produtos de maior qualidade a preços mais competitivos, com localização e opção de entrega favoráveis.

3. Negociação de contrato e criação de pedido de compra (PO)

Depois de escolher o seu fornecedor, vamos para o próximo passo: Negociação. Algumas questões críticas quando você negocia incluem preço, qualidade, escopo de trabalho, termos e condições, etc. Um contrato eficaz garante que cada parte entenda suas obrigações enquanto cria valor máximo para ambos os lados.

Após a assinatura do contrato, você pode criar uma ordem de compra (PO) que especifica a compra, como quantidade, preço, condições de pagamento, local e prazo de entrega. Considere um pedido de compra aberto se os fornecedores atenderem totalmente às suas necessidades e você desejar um relacionamento de longo prazo com eles.

4. Recebendo a entrega e iniciando o pagamento

Assim que o fornecedor receber o pedido, ele emitirá uma fatura. Com base nas condições de pagamento do contrato, você liberará o pagamento antes ou depois da entrega do pedido.

Quando o pedido chegar, verifique a qualidade do item para garantir a conformidade do fornecedor. Se você encontrar um item defeituoso ou qualquer outro problema, levante-o e siga o contrato ou PO para uma solução. Para fazer isso, certifique-se de que seu contrato ou PO seja forte o suficiente com termos e condições detalhados para tais circunstâncias.

5. Avalie o desempenho do fornecedor e estabeleça um relacionamento com o fornecedor

Se você estiver satisfeito com o desempenho dos fornecedores, poderá estabelecer um relacionamento de longo prazo com eles. Além disso, faça uma avaliação anual para decidir se continua colaborando com eles.

Portanto, para responder à pergunta “o que significa aquisição?”, é o processo completo de aquisição de mercadorias e construção de relacionamentos com fornecedores. O processo não tem fim, pois você deve continuar a avaliá-lo e melhorá-lo.

Compras é um subconjunto de funções de compras. Está associado às atividades de pedidos, despachos, recebimentos e pagamentos para aquisição de bens e serviços para a operação da empresa. A compra prioriza a eficiência nas transações, com a disciplina dos 5 pontos certos: quantidade certa, qualidade certa, lugar certo, hora certa e preço certo. Assim, a equipe de compras segue rigorosamente estas etapas para garantir que as mercadorias entregues atendam a todos os requisitos:

1. Fazendo um pedido

A compra começa com um pedido de compra. Conforme mencionado acima, a PO deve conter informações críticas, como condições de pagamento, quantidade, quando e onde entregar as mercadorias.

Uma dica para um melhor gerenciamento de PO é investir em um pedido de compra confiável do PWA Magento. Ele centraliza todos os dados, ajudando você a tomar melhores decisões de compra, evitando compras excessivas ou insuficientes.

2. Acompanhamento do pedido

Em seguida, monitore o status da entrega de perto com seus fornecedores. Você pode solicitar que eles atualizem seu cronograma de entrega regularmente para garantir a pontualidade do pedido.

3. Recebendo e auditando os itens

Depois de receber o pedido, realize uma verificação de auditoria para garantir que a qualidade esteja de acordo com os termos do contrato.

4. Fazendo um pagamento

Por fim, realize o pagamento do seu fornecedor de acordo com as condições de pagamento na PO. As ordens de compra e as faturas devem ser preparadas cuidadosamente para criar obrigações legais para ambas as partes.

Agora que você já sabe o que é procurement e o que é compra, vamos mergulhar nas principais diferenças entre eles.

A tabela acima resume a principal diferença entre aquisição e compra. Vamos a mais detalhes.

Estratégico vs. tático

Depois de passar pelo significado de compras e compras, você pode ver que compras é um conceito muito mais amplo em um nível estratégico para uma empresa, enquanto compras é tático.

A compra está relacionada ao aspecto transacional da compra de produtos e serviços, como obter a quantidade correta de produtos no momento e local certos.

Por outro lado, a aquisição é o processo completo que começa no momento em que surge a necessidade de uma empresa. Ele se concentra em aspectos estratégicos, como terceirização de fornecedores, maximização do valor do contrato e manutenção de relacionamentos com fornecedores após a conclusão do pedido. Assim, a aquisição é um processo mais complexo que é crucial para a estratégia de um negócio.

Abordagem proativa versus reativa

Outra diferença entre aquisição e compra é a sua abordagem. A área de compras tem uma abordagem proativa, onde a equipe de compras é responsável por identificar as necessidades internas e adquirir bens ou serviços relevantes para atender aos requisitos.

Em contraste, a compra tem uma abordagem reativa. Depois que as necessidades são determinadas pela aquisição, a compra visa comprar os itens de forma mais eficiente em termos de qualidade, custo e velocidade.

Metas de longo prazo versus metas de curto prazo

A área de compras tem metas de longo prazo, incluindo estabelecer relacionamentos com fornecedores, melhorar a vantagem competitiva e alinhar-se à estratégia da empresa. Também se refere a encontrar os melhores fornecedores, negociar os termos do contrato e aliviar os riscos da cadeia de suprimentos. Portanto, a aquisição prioriza a criação de valor do contrato e o custo total de propriedade ao invés do preço do produto.

A compra, ao contrário, visa garantir que todos os itens sejam entregues com a qualidade e quantidade corretas em conformidade com o contrato. Portanto, é um processo imediato que dá mais atenção ao custo do item.

Foco relacional vs. transacional

Um dos principais propósitos da aquisição é estabelecer e fortalecer relações ganha-ganha com os fornecedores.

Mesmo após a conclusão do pedido, o trabalho de aquisição ainda continua. Você deve avaliar regularmente o desempenho do fornecedor e decidir se renova ou rescinde o contrato. Ao mesmo tempo, continue buscando mais fornecedores em potencial que possam levar a boas parcerias. Também ajuda a limitar o risco de depender de alguns fornecedores.

Em contraste, a equipe de compras geralmente colabora com uma base de fornecedores existente. Assim, eles gastam a maior parte de seus esforços em fazer transações eficientes, e suas tarefas terminam quando a PO é concluída.

Apesar de muitas pessoas confundirem as definições de compra e aquisição, os dois termos têm muitas diferenças em seus métodos e procedimentos. Ainda assim, eles têm 1 coisa em comum: são processos cruciais para atender às necessidades da sua empresa.

Combinar e aprimorar os dois processos ajudará você a controlar melhor os gastos, evitar complicações imprevistas e se aproximar do sucesso do seu negócio.