Adquisiciones vs compras: ¿Cuáles son las diferencias y similitudes?

La adquisición es todo el proceso de adquisición de bienes y servicios de un proveedor para su empresa a través de la compra directa, la licitación o la licitación competitiva. Consiste en la identificación, preselección, selección de proveedores, firma del contrato, recepción de bienes y realización del pago. Este proceso ayuda a satisfacer las necesidades de la empresa y establecer una nueva relación con el proveedor.

Los pasos de adquisición pueden variar según la industria y el tamaño de la empresa, pero generalmente incluyen:

1. Identificación de requisitos internos

En primer lugar, debe determinar las necesidades de su negocio. ¿Qué productos y servicios se requieren para el funcionamiento de su empresa?

Luego, puede crear solicitudes de compra específicas para abordar la necesidad. Seguir las solicitudes lo guiará a los recursos correctos y lo conectará con los proveedores adecuados.

2. Investigación del mercado y selección de proveedores

Luego, identifique a los proveedores potenciales y preseleccionelos para una evaluación adicional. Puede enviarles una solicitud de cotización (RFQ) y comparar sus propuestas. Algunos criterios incluyen el precio y la calidad del producto, la reputación del proveedor, los métodos de entrega, el servicio posventa, los riesgos, etc.

El proveedor seleccionado será aquel que ofrezca productos de la más alta calidad a los precios más competitivos, junto con una ubicación y opción de entrega favorables.

3. Negociación de contrato y creación de orden de compra (PO)

Una vez que haya elegido a su proveedor, pasemos al siguiente paso: Negociación. Algunos temas críticos cuando negocia incluyen precios, calidad, alcance del trabajo, términos y condiciones, etc. Un contrato efectivo asegura que cada parte entienda sus obligaciones mientras crea el máximo valor para ambas partes.

Después de firmar el contrato, puede crear una orden de compra (PO) que especifique la compra, como la cantidad, el precio, las condiciones de pago, la ubicación y el tiempo de entrega. Considere una orden de compra abierta si los proveedores cumplen completamente con sus requisitos y desea una relación a largo plazo con ellos.

4. Recibir la entrega e iniciar el pago

Una vez que el proveedor reciba la orden de compra, le emitirá una factura. Según los términos de pago del contrato, liberará el pago antes o después de la entrega del pedido.

Cuando llegue el pedido, verifique la calidad del artículo para garantizar el cumplimiento del proveedor. Si encuentra un artículo defectuoso o cualquier otro problema, plantéelo y siga el contrato o la orden de compra para encontrar una solución. Para hacer eso, asegúrese de que su contrato o PO sea lo suficientemente sólido con términos y condiciones detallados para tales circunstancias.

5. Evaluar el desempeño del proveedor y establecer una relación con el proveedor

Si está satisfecho con el desempeño de los proveedores, puede establecer una relación a largo plazo con ellos. Además, tener una evaluación anual para decidir si continuar colaborando con ellos.

Por lo tanto, para responder a la pregunta "¿qué significa compras?", es el proceso completo de adquirir bienes y establecer relaciones con los proveedores. El proceso no tiene fin, ya que debes continuar evaluándolo y mejorándolo.

Las compras son un subconjunto de las funciones de compras. Está asociado a las actividades de ordenar, expedir, recibir y efectuar pagos para adquirir bienes y servicios para el funcionamiento de la empresa. Compras prioriza la eficiencia en las transacciones, con la disciplina correcta de 5: cantidad correcta, calidad correcta, lugar correcto, momento correcto y precio correcto. Por lo tanto, el equipo de compras sigue estrictamente estos pasos para asegurarse de que los productos entregados cumplan con todos los requisitos:

1. Realizar un pedido

La compra comienza con una orden de compra. Como se mencionó anteriormente, la orden de compra debe contener información crítica, como condiciones de pago, cantidad, cuándo y dónde entregar los bienes.

Un consejo para una mejor gestión de PO es invertir en una orden de compra confiable de PWA Magento. Centraliza todos los datos, lo que le ayuda a tomar mejores decisiones de compra, evitando la sobrecompra o la subcompra.

2. Seguimiento del pedido

A continuación, controle el estado de la entrega de cerca con sus proveedores. Puede solicitarles que actualicen su calendario de entrega periódicamente para garantizar la puntualidad del pedido.

3. Recepción y auditoría de los artículos.

Después de recibir el pedido, realice una verificación de auditoría para garantizar que la calidad cumpla con los términos del contrato.

4. Hacer un pago

Finalmente, realice el pago para su proveedor de acuerdo con sus términos de pago en la orden de compra. Las órdenes de compra y las facturas deben prepararse cuidadosamente para crear obligaciones legales para ambas partes.

Ahora que sabe qué es el aprovisionamiento y qué es la compra, profundicemos en las principales diferencias entre ellos.

La tabla anterior resume la principal diferencia entre adquisiciones y compras. Vayamos a más detalles.

Estratégico vs táctico

Después de analizar el significado de compras y adquisiciones, puede ver que las adquisiciones son un concepto mucho más amplio a nivel estratégico para una empresa, mientras que las compras son tácticas.

La compra se relaciona con el aspecto transaccional de comprar productos y servicios, como obtener la cantidad correcta de productos en el momento y lugar adecuados.

Por otro lado, la adquisición es el proceso completo que comienza en el momento en que surge la necesidad de una empresa. Se centra en aspectos estratégicos, como la búsqueda de proveedores, la maximización del valor del contrato y el mantenimiento de las relaciones con los proveedores después de que finaliza la orden de compra. Por lo tanto, la adquisición es un proceso más complejo que es crucial para la estrategia de una empresa.

Enfoque proactivo versus reactivo

Otra diferencia entre adquisiciones y compras es su enfoque. Las adquisiciones tienen un enfoque proactivo, donde el equipo de adquisiciones es responsable de identificar las necesidades internas y adquirir bienes o servicios relevantes para cumplir con los requisitos.

Por el contrario, la compra tiene un enfoque reactivo. Una vez que las necesidades están determinadas por el aprovisionamiento, el objetivo de compras es comprar los artículos de la manera más eficiente en términos de calidad, costo y velocidad.

Objetivos a largo plazo frente a objetivos a corto plazo

El departamento de adquisiciones tiene objetivos a largo plazo, incluido el establecimiento de relaciones con los proveedores, la mejora de la ventaja competitiva y la alineación con la estrategia de la empresa. También se relaciona con encontrar los mejores proveedores, negociar los términos del contrato y aliviar los riesgos de la cadena de suministro. Por lo tanto, la adquisición prioriza la creación de valor del contrato y el costo total de propiedad en lugar del precio del producto.

La compra, por el contrario, tiene como objetivo garantizar que todos los artículos se entreguen con la calidad y cantidad correctas de conformidad con el contrato. Por lo tanto, es un proceso inmediato que presta más atención al costo del artículo.

Enfoque relacional versus transaccional

Uno de los principales propósitos de la contratación es establecer y fortalecer relaciones beneficiosas para todos con los proveedores.

Incluso después de completar el pedido, el trabajo de compras continúa. Debe evaluar regularmente el desempeño del proveedor y decidir si renovar o rescindir el contrato. Al mismo tiempo, continúe buscando más proveedores potenciales que puedan conducir a buenas asociaciones. También le ayuda a limitar el riesgo de depender de unos pocos proveedores.

Por el contrario, el equipo de compras suele colaborar con una base de proveedores existente. Por lo tanto, dedican la mayor parte de su esfuerzo a realizar transacciones eficientes y sus tareas terminan cuando finaliza la orden de compra.

Aunque muchas personas a menudo confunden las definiciones de compras y adquisiciones, los 2 términos tienen muchas diferencias en sus métodos y procedimientos. Aún así, tienen una cosa en común: son procesos cruciales para satisfacer las necesidades de su empresa.

Combinar y potenciar ambos procesos te ayudará a controlar mejor los gastos, evitar complicaciones imprevistas y acercarte más al éxito de tu negocio.