การจัดซื้อกับการจัดซื้อ: อะไรคือความแตกต่างและความคล้ายคลึงกัน?

การจัดซื้อจัดจ้างเป็นกระบวนการทั้งหมดในการจัดหาสินค้าและบริการจากผู้ขายสำหรับบริษัทของคุณผ่านการซื้อโดยตรง การเสนอราคาประมูล หรือการประมูลที่แข่งขันกัน ประกอบด้วยการระบุ คัดเลือก คัดเลือกซัพพลายเออร์ ลงนามในสัญญา รับสินค้า และดำเนินการชำระเงิน กระบวนการนี้ช่วยเติมเต็มความต้องการของบริษัทและสร้างความสัมพันธ์ใหม่กับซัพพลายเออร์

ขั้นตอนการจัดซื้ออาจแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรมธุรกิจและขนาด แต่โดยทั่วไปรวมถึง:

1. ระบุข้อกำหนดภายใน

ก่อนอื่น คุณควรกำหนดความต้องการทางธุรกิจของคุณ ผลิตภัณฑ์และบริการใดบ้างที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานของบริษัทคุณ?

จากนั้น คุณสามารถสร้างใบขอซื้อเฉพาะเพื่อจัดการกับความต้องการได้ การปฏิบัติตามข้อกำหนดจะนำคุณไปสู่แหล่งข้อมูลที่ถูกต้องและเชื่อมต่อกับผู้ขายที่เหมาะสม

2. ศึกษาตลาดและคัดเลือกผู้ขาย

ถัดไป ระบุซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพและคัดเลือกพวกเขาเพื่อประเมินต่อไป คุณสามารถส่งคำขอใบเสนอราคา (RFQ) และเปรียบเทียบข้อเสนอของพวกเขาได้ เกณฑ์บางอย่างรวมถึงราคาและคุณภาพของผลิตภัณฑ์ ชื่อเสียงของผู้ขาย วิธีการจัดส่ง บริการหลังการขาย ความเสี่ยง ฯลฯ

ซัพพลายเออร์ที่ได้รับการคัดเลือกจะต้องเป็นผู้นำเสนอผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพสูงสุดในราคาที่แข่งขันได้มากที่สุด พร้อมด้วยสถานที่และทางเลือกในการจัดส่งที่เอื้ออำนวย

3. การเจรจาสัญญาและสร้างใบสั่งซื้อ (PO)

เมื่อคุณเลือกซัพพลายเออร์แล้ว ไปที่ขั้นตอนต่อไป: การเจรจาต่อรอง ปัญหาสำคัญบางประการเมื่อคุณเจรจา ได้แก่ ราคา คุณภาพ ขอบเขตของงาน ข้อกำหนดและเงื่อนไข ฯลฯ สัญญาที่มีประสิทธิภาพช่วยให้มั่นใจว่าแต่ละฝ่ายเข้าใจภาระผูกพันของตนในขณะที่สร้างมูลค่าสูงสุดสำหรับทั้งสองฝ่าย

หลังจากลงนามในสัญญา คุณสามารถสร้างใบสั่งซื้อ (PO) ที่ระบุการซื้อได้ เช่น ปริมาณ ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน สถานที่ และเวลาสำหรับการจัดส่ง พิจารณาใบสั่งซื้อแบบครอบคลุมหากผู้ขายตรงตามความต้องการของคุณและคุณต้องการความสัมพันธ์ระยะยาวกับพวกเขา

4. การรับสินค้าและการเริ่มชำระเงิน

เมื่อซัพพลายเออร์ได้รับ PO พวกเขาจะออกใบแจ้งหนี้ให้คุณ ตามเงื่อนไขการชำระเงินตามสัญญา คุณจะชำระเงินก่อนหรือหลังการส่งมอบคำสั่งซื้อ

เมื่อสินค้ามาถึง ให้ตรวจสอบคุณภาพของสินค้าเพื่อรับประกันการปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้ขาย หากคุณพบสินค้าที่มีข้อบกพร่องหรือปัญหาอื่นๆ ให้แจ้งและปฏิบัติตามสัญญาหรือ PO เพื่อหาวิธีแก้ไข ในการทำเช่นนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสัญญาหรือ PO ของคุณแข็งแกร่งเพียงพอพร้อมข้อกำหนดและเงื่อนไขโดยละเอียดสำหรับสถานการณ์ดังกล่าว

5. ประเมินประสิทธิภาพของผู้ขายและสร้างความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์

หากคุณพอใจกับประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ คุณสามารถสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวกับพวกเขาได้ นอกจากนี้ จัดให้มีการประเมินผลประจำปีเพื่อตัดสินใจว่าจะร่วมมือกับพวกเขาต่อไปหรือไม่

ดังนั้นเพื่อตอบคำถามว่า "การจัดซื้อหมายความว่าอย่างไร" เป็นกระบวนการที่ครบถ้วนในการจัดหาสินค้าและสร้างความสัมพันธ์กับผู้ขาย กระบวนการนี้ไม่มีที่สิ้นสุด เนื่องจากคุณควรประเมินและปรับปรุงต่อไป

การจัดซื้อเป็นส่วนย่อยของฟังก์ชันการจัดซื้อ มันเกี่ยวข้องกับกิจกรรมของการสั่งซื้อ เร่งรัด รับ และชำระเงินเพื่อซื้อสินค้าและบริการสำหรับการดำเนินงานของบริษัท การจัดซื้อจัดลำดับความสำคัญของประสิทธิภาพในการทำธุรกรรม โดยมีวินัย 5 ประการ คือ ปริมาณที่ใช่ คุณภาพที่ใช่ สถานที่ที่เหมาะสม เวลาที่เหมาะสม และราคาที่เหมาะสม ดังนั้นทีมจัดซื้อจึงปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้อย่างเคร่งครัดเพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าที่จัดส่งเป็นไปตามข้อกำหนดทั้งหมด:

1. การสั่งซื้อ

การจัดซื้อเริ่มต้นด้วยใบสั่งซื้อ ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น PO ควรมีข้อมูลที่สำคัญ เช่น เงื่อนไขการชำระเงิน ปริมาณ เมื่อไร และที่ไหนที่จะส่งมอบสินค้า

เคล็ดลับหนึ่งสำหรับการจัดการ PO ที่ดีขึ้นคือการลงทุนในใบสั่งซื้อ PWA Magento ที่เชื่อถือได้ มันรวมศูนย์ข้อมูลทั้งหมด ช่วยให้คุณตัดสินใจซื้อได้ดีขึ้น ป้องกันการซื้อมากเกินไปหรือน้อยเกินไป

2. ติดตามการสั่งซื้อ

ถัดไป ตรวจสอบสถานะการจัดส่งอย่างใกล้ชิดกับผู้ขายของคุณ คุณสามารถขอให้พวกเขาอัปเดตกำหนดการจัดส่งเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าตรงเวลาของคำสั่งซื้อ

3. การรับและตรวจสอบรายการ

หลังจากได้รับคำสั่งซื้อแล้ว ให้ดำเนินการตรวจสอบเพื่อรับประกันว่าคุณภาพเป็นไปตามข้อกำหนดของสัญญา

4. การชำระเงิน

สุดท้าย ดำเนินการชำระเงินสำหรับซัพพลายเออร์ของคุณตามเงื่อนไขการชำระเงินของคุณใน PO ใบสั่งซื้อและใบกำกับสินค้าต้องเตรียมอย่างระมัดระวังเพื่อสร้างภาระผูกพันทางกฎหมายสำหรับทั้งสองฝ่าย

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าการจัดซื้อคืออะไรและการซื้ออะไร มาดูความแตกต่างหลัก ๆ ระหว่างกัน

ตารางด้านบนสรุปความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการจัดซื้อและการจัดซื้อ ไปที่รายละเอียดเพิ่มเติม

เชิงกลยุทธ์กับแทคติค

หลังจากผ่านความหมายของการจัดซื้อและจัดซื้อจัดจ้าง คุณจะเห็นว่าการจัดซื้อเป็นแนวคิดที่กว้างกว่ามากในระดับกลยุทธ์สำหรับบริษัท ในขณะที่การจัดซื้อเป็นกลยุทธ์

การจัดซื้อเกี่ยวข้องกับลักษณะธุรกรรมในการซื้อผลิตภัณฑ์และบริการ เช่น ได้ปริมาณผลิตภัณฑ์ที่ถูกต้องในเวลาและสถานที่ที่เหมาะสม

ในทางกลับกัน การจัดซื้อจัดจ้างเป็นกระบวนการเต็มรูปแบบโดยเริ่มต้นในเวลาที่ความต้องการของธุรกิจเกิดขึ้น โดยมุ่งเน้นไปที่แง่มุมเชิงกลยุทธ์ เช่น การจัดหาซัพพลายเออร์ การเพิ่มมูลค่าสัญญาสูงสุด และการรักษาความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์หลังจาก PO เสร็จสิ้น ดังนั้น การจัดซื้อจัดจ้างจึงเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนมากขึ้น ซึ่งมีความสำคัญต่อกลยุทธ์ของธุรกิจ

วิธีการเชิงรุกกับปฏิกิริยา

ความแตกต่างระหว่างการจัดซื้อและการจัดซื้อก็คือแนวทางของพวกเขา การจัดซื้อจัดจ้างมีแนวทางเชิงรุก โดยทีมจัดซื้อมีหน้าที่ระบุความต้องการภายในและจัดหาสินค้าหรือบริการที่เกี่ยวข้องเพื่อตอบสนองความต้องการ

ในทางตรงกันข้าม การจัดซื้อมีแนวทางเชิงรับ หลังจากกำหนดความต้องการโดยการจัดซื้อแล้ว การจัดซื้อมีเป้าหมายเพื่อซื้อสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดทั้งในด้านคุณภาพ ต้นทุน และความรวดเร็ว

เป้าหมายระยะยาวกับระยะสั้น

การจัดซื้อมีเป้าหมายระยะยาว รวมถึงการสร้างความสัมพันธ์กับผู้ขาย การปรับปรุงความได้เปรียบในการแข่งขัน และสอดคล้องกับกลยุทธ์ของบริษัท นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับการค้นหาซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุด การเจรจาเงื่อนไขสัญญา และการลดความเสี่ยงในห่วงโซ่อุปทาน ดังนั้น การจัดซื้อจัดลำดับความสำคัญในการสร้างมูลค่าของสัญญาและต้นทุนรวมของการเป็นเจ้าของมากกว่าราคาของผลิตภัณฑ์

ในทางกลับกัน การจัดซื้อมีเป้าหมายเพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าทั้งหมดได้รับการส่งมอบด้วยคุณภาพและปริมาณที่ถูกต้องตามสัญญา ดังนั้นจึงเป็นกระบวนการเร่งด่วนที่ให้ความสำคัญกับต้นทุนของสินค้ามากขึ้น

โฟกัสเชิงสัมพันธ์กับธุรกรรม

จุดประสงค์ที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของการจัดซื้อคือการสร้างและกระชับความสัมพันธ์แบบ win-win กับซัพพลายเออร์

แม้ว่าการสั่งซื้อจะเสร็จสิ้น แต่งานจัดซื้อยังคงดำเนินต่อไป คุณควรประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้ขายอย่างสม่ำเสมอและตัดสินใจว่าจะต่ออายุหรือยกเลิกสัญญา ในเวลาเดียวกัน ดำเนินการจัดหาสำหรับผู้ขายที่มีศักยภาพมากขึ้น ซึ่งสามารถนำไปสู่การเป็นหุ้นส่วนที่ดีได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณจำกัดความเสี่ยงในการพึ่งพาซัพพลายเออร์เพียงไม่กี่ราย

ในทางตรงกันข้าม ทีมจัดซื้อมักจะร่วมมือกับฐานซัพพลายเออร์ที่มีอยู่ ดังนั้นพวกเขาจึงใช้ความพยายามส่วนใหญ่ในการทำธุรกรรมที่มีประสิทธิภาพ และงานของพวกเขาจะสิ้นสุดลงเมื่อ PO เสร็จสิ้น

แม้ว่าหลายคนมักจะเข้าใจผิดเกี่ยวกับคำจำกัดความการจัดซื้อและการจัดซื้อ แต่คำ 2 คำนี้มีความแตกต่างกันมากในวิธีการและขั้นตอน อย่างไรก็ตาม สิ่งเหล่านี้มีสิ่งหนึ่งที่เหมือนกัน นั่นคือ เป็นกระบวนการที่สำคัญในการตอบสนองความต้องการของบริษัทของคุณ

การผสมผสานและปรับปรุงกระบวนการทั้งสองจะช่วยให้คุณควบคุมการใช้จ่ายได้ดีขึ้น ป้องกันความยุ่งยากที่ไม่คาดคิด และเข้าใกล้ความสำเร็จของธุรกิจของคุณมากขึ้น