Approvvigionamento vs acquisto: quali sono le differenze e le somiglianze?

L'approvvigionamento è l'intero processo di acquisizione di beni e servizi da un fornitore per la tua azienda attraverso l'acquisto diretto, la gara d'appalto o la gara competitiva. Consiste nell'identificazione, nella rosa dei candidati, nella selezione dei fornitori, nella firma del contratto, nella ricezione della merce e nell'esecuzione del pagamento. Questo processo aiuta a soddisfare le esigenze dell'azienda ea stabilire un nuovo rapporto con i fornitori.

Le fasi dell'approvvigionamento possono variare a seconda del settore aziendale e delle dimensioni, ma in genere includono:

1. Identificazione del requisito interno

Prima di tutto, dovresti determinare le tue esigenze aziendali. Quali prodotti e servizi sono necessari per il funzionamento della tua azienda?

Quindi, puoi creare richieste di acquisto specifiche per far fronte alla necessità. Seguire le richieste ti guiderà verso le risorse giuste e ti collegherà con i fornitori adatti.

2. Ricerca del mercato e selezione dei fornitori

Quindi, identifica i potenziali fornitori e selezionali per un'ulteriore valutazione. Puoi inviare loro una richiesta di preventivo (RFQ) e confrontare le loro proposte. Alcuni criteri includono il prezzo e la qualità del prodotto, la reputazione del venditore, i metodi di consegna, il servizio post-vendita, i rischi, ecc.

Il fornitore selezionato sarà quello che offre prodotti con la massima qualità ai prezzi più competitivi, insieme a una posizione favorevole e un'opzione di consegna.

3. Negoziazione del contratto e creazione dell'ordine di acquisto (PO)

Una volta scelto il fornitore, passiamo al passaggio successivo: la negoziazione. Alcuni aspetti critici quando si negozia includono prezzi, qualità, ambito del lavoro, termini e condizioni, ecc. Un contratto efficace garantisce che ciascuna parte comprenda i propri obblighi creando al contempo il massimo valore per entrambe le parti.

Dopo aver firmato il contratto, è possibile creare un ordine di acquisto (PO) che specifichi l'acquisto, ad esempio quantità, prezzo, termini di pagamento, luogo e tempo di consegna. Prendi in considerazione un ordine di acquisto globale se i fornitori soddisfano pienamente le tue esigenze e desideri una relazione a lungo termine con loro.

4. Ricezione della consegna e avvio del pagamento

Una volta che il fornitore riceve l'ordine di acquisto, ti emetterà una fattura. In base ai termini di pagamento del contratto, svincolerai il pagamento prima o dopo la consegna dell'ordine.

Quando l'ordine arriva, controlla la qualità dell'articolo per garantire la conformità del fornitore. Se trovi un articolo difettoso o altri problemi, sollevalo e segui il contratto o l'ordine di acquisto per una soluzione. Per fare ciò, assicurati che il tuo contratto o PO sia sufficientemente forte con termini e condizioni dettagliati per tali circostanze.

5. Valutare le prestazioni del fornitore e stabilire una relazione con il fornitore

Se sei soddisfatto delle prestazioni dei fornitori, puoi instaurare una relazione a lungo termine con loro. Inoltre, fai una valutazione annuale per decidere se continuare a collaborare con loro.

Pertanto, per rispondere alla domanda "cosa significa approvvigionamento?", è l'intero processo di acquisizione di beni e costruzione di relazioni con i fornitori. Il processo non ha fine, poiché dovresti continuare a valutarlo e migliorarlo.

Gli acquisti sono un sottoinsieme delle funzioni di approvvigionamento. È associato alle attività di ordinazione, spedizione, ricezione ed esecuzione di pagamenti per acquisire beni e servizi per il funzionamento dell'azienda. L'acquisto dà la priorità all'efficienza nelle transazioni, con la disciplina dei 5 giusti: giusta quantità, giusta qualità, giusto posto, giusto momento e giusto prezzo. Pertanto, il team di acquisto segue rigorosamente questi passaggi per assicurarsi che la merce consegnata soddisfi tutti i requisiti:

1. Effettuare un ordine

L'acquisto inizia con un ordine di acquisto. Come accennato in precedenza, l'ordine di acquisto dovrebbe contenere informazioni critiche come termini di pagamento, quantità, quando e dove consegnare la merce.

Un consiglio per una migliore gestione degli ordini di acquisto è investire in un ordine di acquisto PWA Magento affidabile. Centralizza tutti i dati, aiutandoti così a prendere decisioni di acquisto migliori, prevenendo acquisti eccessivi o insufficienti.

2. Tracciamento dell'ordine

Successivamente, monitora lo stato della consegna da vicino con i tuoi fornitori. Puoi richiedere loro di aggiornare regolarmente il loro programma di consegna per garantire la puntualità dell'ordine.

3. Ricezione e controllo degli articoli

Dopo aver ricevuto l'ordine, eseguire un controllo di audit per garantire che la qualità sia conforme ai termini del contratto.

4. Effettuare un pagamento

Infine, effettua il pagamento per il tuo fornitore in base ai tuoi termini di pagamento sull'ordine di acquisto. Gli ordini di acquisto e le fatture devono essere preparati con cura per creare obblighi legali per entrambe le parti.

Ora che sai cos'è l'approvvigionamento e cosa è l'acquisto, immergiamoci nelle principali differenze tra di loro.

La tabella sopra riassume la principale differenza tra appalti e acquisti. Andiamo a ulteriori dettagli.

Strategico vs tattico

Dopo aver esaminato il significato di acquisto e approvvigionamento, puoi vedere che l'approvvigionamento è un concetto molto più ampio a livello strategico per un'azienda, mentre l'acquisto è tattico.

L'acquisto riguarda l'aspetto transazionale dell'acquisto di prodotti e servizi, come l'ottenimento della quantità corretta di prodotti al momento e nel luogo giusti.

D'altra parte, l'approvvigionamento è l'intero processo che inizia nel momento in cui si presenta un'esigenza aziendale. Si concentra su aspetti strategici, come l'approvvigionamento di fornitori, la massimizzazione del valore del contratto e il mantenimento delle relazioni con i fornitori al termine dell'ordine di acquisto. Pertanto, l'approvvigionamento è un processo più complesso che è cruciale per la strategia di un'azienda.

Approccio proattivo vs. reattivo

Un'altra differenza tra appalti e acquisti è il loro approccio. Gli appalti hanno un approccio proattivo, in cui il team di approvvigionamento è responsabile di identificare i bisogni interni e acquisire beni o servizi pertinenti per soddisfare i requisiti.

Al contrario, l'acquisto ha un approccio reattivo. Dopo che le esigenze sono state determinate dall'approvvigionamento, l'acquisto mira ad acquistare gli articoli nel modo più efficiente in termini di qualità, costi e velocità.

Obiettivi a lungo termine contro obiettivi a breve termine

L'approvvigionamento ha obiettivi a lungo termine, tra cui l'instaurazione di relazioni con i fornitori, il miglioramento del vantaggio competitivo e l'allineamento con la strategia dell'azienda. Riguarda anche trovare i migliori fornitori, negoziare i termini contrattuali e alleviare i rischi della catena di approvvigionamento. Pertanto, l'appalto dà la priorità alla creazione di valore del contratto e al costo totale di proprietà piuttosto che al prezzo del prodotto.

L'acquisto, al contrario, mira a garantire che tutti gli articoli siano consegnati con la corretta qualità e quantità nel rispetto del contratto. Pertanto, è un processo immediato che presta maggiore attenzione al costo dell'articolo.

Focus relazionale vs. transazionale

Uno degli scopi principali dell'approvvigionamento è stabilire e rafforzare relazioni vantaggiose per tutti con i fornitori.

Anche dopo che l'ordine è stato completato, il lavoro di approvvigionamento continua. Dovresti valutare regolarmente le prestazioni del venditore e decidere se rinnovare o risolvere il contratto. Allo stesso tempo, continua a cercare più potenziali fornitori che possono portare a buone partnership. Ti aiuta anche a limitare il rischio di affidarti a pochi fornitori.

Al contrario, il team di acquisto di solito collabora con una base di fornitori esistente. Pertanto, spendono la maggior parte dei loro sforzi per effettuare transazioni efficienti e le loro attività terminano quando l'ordine di acquisto è terminato.

Sebbene molte persone spesso confondono le definizioni di acquisto e approvvigionamento, i 2 termini presentano molte differenze nei metodi e nelle procedure. Tuttavia, hanno una cosa in comune: sono processi cruciali per soddisfare le esigenze della tua azienda.

Combinare e migliorare entrambi i processi ti aiuterà a controllare meglio la spesa, prevenire complicazioni impreviste e avvicinarti al successo della tua attività.