Maneiras eficazes de obter e dar feedback aos funcionários

As agências criativas de maior sucesso são ousadas e criativas. Grandes ideias nascem de equipes de indivíduos totalmente engajados no que fazem. Mas com grandes mudanças nos valores e na dinâmica do trabalho desde a pandemia do Covid-19, você ainda está atendendo às prioridades de seus funcionários?

O engajamento dos funcionários encapsula o envolvimento, o desempenho e o moral de sua equipe. Isso se traduz diretamente em produtividade, satisfação e retenção.

Em março de 2022, a Microsoft lançou uma pesquisa para 31.000 de seus funcionários de 31 países. Suas principais descobertas?

• 53% dos funcionários são mais propensos a priorizar sua saúde sobre o trabalho
• 52% da Geração Z e Millenials estão considerando conseguir novos empregos no próximo ano
• 54% de seus líderes sentem que já estão fora de contato com as necessidades de seus funcionários

As expectativas mudaram. As pessoas não estão mais dispostas a comprometer os valores pessoais em detrimento da agitação e do culto à produtividade.

Com quase 4,3 milhões de pessoas deixando seus empregos em janeiro de 2022, fica claro que as organizações estão achando difícil manter o talento. 54% das empresas também estão achando difícil encontrá-los.

Se você deseja engajar suas equipes, sua remuneração e cultura precisam ser competitivas e alinhadas ao que suas equipes valorizam. Para que isso aconteça, é necessário investir tempo e energia na construção de um hábito saudável de feedback.

Vamos falar sobre como você pode criar um ciclo de feedback em sua agência criativa e, finalmente, construir um sistema que promova uma comunicação frutífera.

Obtendo feedback dos funcionários

Os sistemas que permitem uma comunicação eficaz abrem caminho para que as organizações permaneçam em sintonia com as necessidades de suas equipes e as prioridades em evolução.

6 maneiras de obter feedback dos funcionários

1. Pesquisas Anuais e de Pulso

As pesquisas anuais geralmente cobrem uma ampla gama de tópicos. Você pode usá-los para saber como seus funcionários se sentem em relação às iniciativas de sua agência e saber quais eles consideram mais valiosos.

As pesquisas de pulso são mais focadas – cobrem tópicos específicos. Você pode usar isso para extrair as preocupações de sua equipe em relação a questões relevantes e decisões importantes.

As pesquisas são fáceis de dimensionar e disseminar. No entanto, falta a personalização de outras técnicas de coleta de feedback, nas quais o coletor pode fazer perguntas de acompanhamento e solicitar mais explicações. Dito isto, é aconselhável acoplar pesquisas com outros métodos.

2. Discussão do Grupo Focal (FGD)

Uma discussão de grupo focada (FGD) é uma sessão facilitada onde um grupo seleto com históricos ou experiências específicas são reunidos para falar sobre um tópico. Os entrevistados são incentivados a compartilhar seus pontos de vista em detalhes, ocasionalmente destacando-os uns dos outros à medida que são desenvolvidos.

Geralmente, os FGDs exigem mais esforço em comparação com os inquéritos. As habilidades de facilitação são essenciais para garantir que a maneira de questionar do moderador não distorça as opiniões em uma determinada direção.

3. Entrevistas individuais

As entrevistas individuais podem ser um desafio para implementar em larga escala. Mas se você deseja um feedback profundamente abrangente, esta é uma de suas melhores opções.

Além da oportunidade de discutir tópicos em profundidade, pode tornar a comunicação um campo de jogo nivelado para extrovertidos e introvertidos. Desde que o facilitador possa se comportar bem, as discussões 1:1 podem gerar feedback honesto devido à sua abordagem mais pessoal.

4. Eventos da Empresa

Eventos da empresa, como reuniões gerais, são ótimas maneiras de os funcionários se comunicarem com a alta administração. Nesses eventos, os planos são apresentados e os participantes têm a chance de expressar suas dúvidas e preocupações.

Realizar reuniões regulares na prefeitura mostra aos funcionários que seus líderes se importam o suficiente para mostrar a eles seus planos.

5. Plataformas Sociais Internas

O envolvimento online tornou-se profundamente enraizado na maioria de nós. Ao fornecer maneiras para que os funcionários compartilhem seus insights on-line, você pode diminuir o atrito que outros métodos podem trazer.

Para as pessoas que não se sentem à vontade para fazer perguntas na frente de um público durante os eventos, você pode permitir que elas postem seus comentários após a reunião .

As plataformas sociais internas também podem servir como um meio para divulgar outras iniciativas de comunicação, como pesquisas anuais e de pulso.

6. Acessibilidade do Líder

A acessibilidade do líder pode ser afetada por muitos fatores. Uma são políticas como uma política de portas abertas, salas de bate-papo diretas ou acesso por meio de plataformas de mensagens instantâneas.

Outra é a gestão de relacionamentos: esforços dos líderes para construir relacionamentos e incentivar a abertura por meio desses vínculos.

Eventos de formação de equipes podem ajudar a promover isso. Check-in e conversas pessoais também funcionariam.

Práticas recomendadas para obter funcionários

Comentários

Agora que analisamos os métodos que você pode usar para coletar feedback, vamos mergulhar nas notas de implementação para garantir sua eficácia.

• Honra a confidencialidade

Se você deseja que seus funcionários compartilhem feedback honesto, honre sua promessa de confidencialidade. 74% dos funcionários dizem que compartilhariam de bom grado seus insights se apenas os resultados fossem realmente confidenciais. O medo de uma possível retaliação – precedente ou não, real ou imaginária – é uma consideração muito real .

tweet anedótico

• Use métodos diferentes

Levar em consideração a personalidade individual e os níveis de ansiedade social no processo de coleta de feedback pode dar a algumas pessoas uma voz mais alta . Enquanto as borboletas sociais podem se sentir à vontade para trocar ideias umas com as outras durante as FGDs, as mais reservadas podem achar o ambiente mais prejudicial para elas se expressarem.

Funcionários com mais tempo de serviço tendem a ser mais abertos a compartilhar feedback, mostrou um estudo . Exercer um esforço extra para ouvir os funcionários mais novos pode ser necessário para adicionar profundidade às suas descobertas.

• Ouça e tome uma atitude

Depois que os funcionários se abrirem, reúna o máximo de informações possível, sendo aberto e curioso. Se você estiver em uma conversa, evite a tentação de ficar na defensiva. Em vez disso, faça perguntas de acompanhamento para aprofundar sua compreensão de onde elas vêm.

Por exemplo, se alguém disser: “A administração precisa estar mais atenta às nossas necessidades como artistas”, pergunte: “como é isso para você?” Tente ver a situação pelas lentes dele, em vez de bombardeá-lo com os esforços existentes que você acha que deveriam abordar a preocupação dele.

Depois de obter informações, siga com a ação. Sentir que seus insights são ignorados é uma das principais razões pelas quais muitos funcionários saem .

• Seja criativo

A coleta de feedback é uma tarefa essencial, mas extra , para os funcionários. Ao executar essas iniciativas, estabeleça sua importância e assegure-se de que os funcionários estejam inscritos em sua mensagem.

Implementar um hábito de feedback pode ser um desafio. Para ajudar a mantê-lo, encontre maneiras de tornar a coleta de feedback dinâmica. Considere a gamificação para transformar tarefas em algo mais significativo e envolvente. Feito corretamente, pode eventualmente se transformar em algo mais natural – talvez até gratificante.

Dando feedback aos funcionários

Tão importante quanto receber feedback é dar. O feedback pode ajudar a conter comportamentos negativos e amplificar os positivos também.

4 maneiras de fornecer feedback aos funcionários

1. Avaliações Anuais de Desempenho

As avaliações de desempenho são sessões em que os empregadores dão feedback sobre o trabalho de um funcionário por um determinado período. Normalmente, os resultados do desempenho do funcionário são avaliados em relação a métricas predefinidas para ver se está à altura, abaixo das expectativas ou além delas.

Uma abordagem qualitativa ou quantitativa pode ser adotada para isso. Ele fornece um caminho para afirmação, discussão e estratégias para o crescimento.

2. Sessões individuais e check-ins

As conversas individuais e os check-ins geralmente são conversacionais, mas há muitas maneiras de fazer isso. Dada a intimidade da configuração, ela pode permitir que você exponha seus pontos e mostre sinceridade. Esta é uma boa maneira de estabelecer rapport e relacionamentos, especialmente com funcionários com os quais você nem sempre consegue se conectar, nas operações do dia-a-dia.

3. Momentos Ad Hoc

Embora a maioria dos formatos de feedback cubra as ações de um funcionário em retrospectiva, dar feedback em tempo real pode torná-lo mais memorável e gratificante para o receptor.

Ao dar feedback sobre o comportamento negativo, abordá-lo imediatamente também pode ajudar a diminuir suas repercussões. Imediatamente, dá ao funcionário a oportunidade de pensar em seus pés, ajustar e praticar a resolução de problemas.

4. Mostre, não conte

Além de parabenizar um funcionário por um trabalho bem feito, compartilhe sua conquista com a equipe. Dê a ele uma promoção ou um bônus em dinheiro. Use seu trabalho como um exemplo para as melhores práticas.

Dizer algo não é a única maneira de dar feedback. Você também pode usar suas ações.

Melhores práticas ao dar ao funcionário

Comentários

Receber feedback é um desafio para a maioria das pessoas. Como gerente, é importante que você esteja atento à forma como fornece feedback para garantir que ele esteja afetando suas equipes da maneira certa.

• Comece com empatia e assuma intenções positivas

O feedback só funcionará se o receptor estiver aberto a ele. Portanto, antes de dizer qualquer coisa, seja educado. Pergunte à pessoa se é um bom momento e se ela está em um bom espaço mental. Ou melhor ainda, marque uma consulta para que ela possa se preparar para isso.

Quando estiver na conversa, mostre empatia e abertura. Suponha que tudo o que ela fez vem de boas intenções, e seu trabalho é entender o processo de pensamento dela.

Esteja atento ao seu tom. Se você quer abertura, estabeleça confiança e segurança.

• Esclareça os objetivos e assuma a propriedade

Sua intenção de compartilhar feedback deve ser ajudar alguém a crescer – não alimentar seu ego provando um ponto. Ao marcar seu encontro, certifique-se de que o objetivo da conversa seja claro.

Por exemplo, antes de começar a dizer ao seu vendedor para não interromper um cliente enquanto ele está falando, você pode começar com: “Estou lhe dando feedback porque sei que você é muito apaixonado pelo seu trabalho. E quero lhe dar o máximo de apoio possível para ajudá-lo a estabelecer um bom relacionamento com nossos clientes.”

Em seguida, prossiga com a declaração de suas observações usando declarações “eu” em vez de usar “nós” e “eles”.

“Percebi que enquanto a Sra. Y estava falando, você tendia a compartilhar suas ideias antes que ela pudesse terminar de compartilhar as dela. Está claro para mim que você sabe como lidar muito bem com as preocupações dela e isso é bom. Mas estou preocupado que a Sra. Y se sinta invalidada ou desrespeitada.

As declarações “eu” permitem que você seja responsável pelo que está dizendo. De certa forma, isso o torna vulnerável. Isso dá ao seu funcionário permissão para ser aberto e vulnerável também, dando lugar a uma discussão mais frutífera.

• Torne-o específico, acionável e focado no crescimento

Em vez de usar termos genéricos e declarações gerais, fale sobre situações específicas.

Continuando com o exemplo anterior, uma maneira errada de dar feedback poderia ter sido:

“Percebi que você tende a cortar nossos clientes mesmo enquanto eles estão falando.”

Esse tipo de feedback pode deixar o vendedor na defensiva. Dá a impressão de que isso é algo que ele faz o tempo todo , o que pode não ser verdade.

Citar uma situação específica pode tornar o funcionário mais receptivo à sua observação. Ele também pode tomar a iniciativa mental de refletir se houve outras vezes em que ele fez a mesma coisa com outros clientes.

Para facilitar o aprendizado, torne seus conselhos acionáveis. Fale sobre o que ele pode fazer no futuro em vez do que deveria ter feito.

Correto: “Da próxima vez, enquanto ouve os clientes, você pode acenar com a cabeça para sinalizar que está ouvindo. Talvez até repita algumas frases do que eles estão dizendo. Isso mostrará a eles que você está interessado na situação deles e é sincero em ajudá-los.”

Errado: “Enquanto ela estava falando, você deveria ter balançado a cabeça para sinalizar que estava ouvindo. Talvez até repetir algumas frases do que ela estava dizendo.”

• Seja pontual

Seja rápido em reconhecer comportamentos que merecem feedback. Quando você vê alguém fazendo um bom trabalho, deve ser sua maior prioridade apontá-lo no momento para aumentar as chances de fazê-lo novamente.

“Uma cultura de feedback só é possível quando aprendemos a dar feedback em momentos de improviso, não apenas durante o processo formal de avaliação de desempenho.” (Fonte: Culture Amp )

• Personalizar

A capacidade de receber feedback é diferente para cada indivíduo. Estabeleça relacionamentos com sua equipe para obter informações suficientes sobre a personalidade, disposição e maturidade de todos quando se trata de aceitar elogios ou críticas construtivas.

Lembre-se, o objetivo de dar feedback é o crescimento. Embora seja ideal que todos sejam abertos e compreensivos, as pessoas de sua equipe sempre estarão em diferentes estágios de crescimento. Como gerente, é melhor encontrá-los onde estão e ajudá-los a crescer a partir daí.

Como as agências podem construir uma vida saudável

Cultura de feedback

Incorporar o feedback em sua cultura como agência ajudará você a maximizar seus benefícios. Veja como você pode iniciá-lo.

Construir Habilidades: O coaching é uma habilidade importante para que os líderes sejam capazes de inspirar o crescimento na organização. De fato, a empresa financeira Mastercard investiu em ajudar seus gerentes a desenvolver habilidades de coaching . Isso pode tê-los ajudado a ser reconhecido externamente como uma das melhores empresas para se trabalhar pela Forbes e a melhorar o engajamento dos funcionários.

“Quando os gerentes podem treinar os funcionários com eficiência, o sistema de gerenciamento de desempenho tem muito mais probabilidade de ser percebido como justo”, segundo um artigo da McKinsey . As habilidades de coaching não ajudarão apenas os gerentes a facilitar o crescimento de suas equipes. Eles também tornarão os funcionários mais receptivos ao feedback porque confiam em sua objetividade.

Cultive Relacionamentos: A Allbirds é uma empresa cujos líderes defendem a liderança com empatia . Construir esse tipo de relacionamento entre a gerência e os funcionários torna mais fácil dar (e receber) feedback.

Ao “ manter as linhas de comunicação abertas, desenvolver um relacionamento baseado em confiança e mensagens constantes e incentivar as pessoas a pedir o que precisam”, a empresa pode garantir que eles estejam cientes do que as equipes estão passando. Isso os ajuda a saber que tipos de suporte eles precisam.

Normalizar e sistematizar:   28% dos funcionários relatam que o feedback não chega com frequência suficiente para que eles saibam como melhorar. Dar feedback apenas durante o período de avaliação pode dificultar a retenção e a aplicação. Também pode fazer com que os funcionários fiquem na defensiva e sejam pegos de surpresa pelo que será trazido à tona.

Para tornar o feedback eficaz, pratique check-ins periódicos e frequentes, sejam eles formais ou informais.

Maximize a Tecnologia: Hoje em dia, existem muitas maneiras de coletar dados sobre os esforços e decisões de sua equipe. Por meio do seu CRM, você pode monitorar quais vendedores interagem constantemente com os clientes. Por meio de ferramentas de gerenciamento de tarefas, você pode ver quem faz mais. Por meio de análises de mídia social e métricas de marketing , você pode saber se as campanhas da sua equipe são eficazes. Encontre oportunidades para afirmar sua equipe quando vir algo que está funcionando.

Ao mesmo tempo, use a tecnologia para enviar feedback oportuno ou compor pesquisas para tópicos abrangentes. Bem usada, a tecnologia pode facilitar a escalabilidade de seus esforços, independentemente do tamanho da sua agência.

Para você

Um bom processo de feedback permite que os membros de uma organização aprendam uns com os outros e maximizem as capacidades de todos. Também aumenta a retenção, melhora o desempenho e ajuda as empresas a manter culturas saudáveis, facilitando a identificação de problemas que precisam ser abordados.

Para tornar a criatividade, o crescimento e a excelência uma característica sistêmica em sua organização, invista tempo e energia na construção de uma cultura de feedback saudável.