Moyens efficaces d'obtenir et de donner des commentaires aux employés

Les agences créatives les plus performantes sont audacieuses et créatives. Les grandes idées naissent d'équipes d'individus qui sont pleinement engagés dans ce qu'ils font. Mais avec des changements majeurs dans les valeurs et la dynamique du travail depuis la pandémie de Covid-19, répondez-vous toujours aux priorités de vos employés ?

L'engagement des employés englobe l'implication, la performance et le moral de votre équipe. Cela se traduit directement par la productivité, la satisfaction et la rétention.

En mars 2022, Microsoft a lancé une enquête auprès de 31 000 de ses employés dans 31 pays. Leurs principales conclusions ?

• 53 % des employés sont plus susceptibles de faire passer leur santé avant le travail
• 52% de la génération Z et de la génération Y envisagent de trouver un nouvel emploi l'année prochaine
• 54 % de leurs dirigeants estiment qu'ils sont déjà déconnectés des besoins de leurs employés

Les attentes ont changé. Les gens ne sont plus disposés à compromettre leurs valeurs personnelles au détriment de l'agitation et du culte de la productivité.

Avec près de 4,3 millions de personnes qui ont quitté leur emploi en janvier 2022, il est clair que les organisations ont du mal à garder les talents. 54% des entreprises ont également du mal à les trouver.

Si vous souhaitez engager vos équipes, votre rémunération et votre culture doivent être compétitives et alignées sur ce que vos équipes apprécient. Pour que cela se produise, il est nécessaire d'investir du temps et de l'énergie dans la construction d'une saine habitude de rétroaction.

Parlons de la façon dont vous pouvez créer une boucle de rétroaction dans votre agence créative et finalement construire un système qui favorise une communication fructueuse.

Obtenir les commentaires des employés

Les systèmes qui permettent une communication efficace ouvrent la voie aux organisations pour rester en phase avec les besoins de leurs équipes et l'évolution des priorités.

6 façons d'obtenir les commentaires des employés

1. Enquêtes annuelles et ponctuelles

Les enquêtes annuelles couvrent généralement un large éventail de sujets. Vous pouvez les utiliser pour savoir ce que vos employés pensent des initiatives de votre agence et savoir lesquelles ils trouvent les plus utiles.

Les sondages Pulse sont plus ciblés – ils couvrent des sujets spécifiques. Vous pouvez l'utiliser pour faire ressortir les préoccupations de votre équipe concernant les problèmes pertinents et les décisions importantes.

Les enquêtes sont faciles à mettre à l'échelle et à diffuser. Cependant, il manque la personnalisation d'autres techniques de collecte de commentaires où le collecteur peut poser des questions de suivi et demander des explications supplémentaires. Ceci dit, il est conseillé de coupler les enquêtes avec d'autres méthodes.

2. Discussion de groupe (FGD)

Une discussion de groupe ciblée (FGD) est une session animée où quelques privilégiés ayant des antécédents ou des expériences spécifiques sont réunis pour parler d'un sujet. Les répondants sont encouragés à partager leurs points de vue en détail, en les faisant parfois rebondir les uns sur les autres au fur et à mesure qu'ils sont étoffés.

Généralement, les groupes de discussion nécessitent plus d'efforts que les enquêtes. Les compétences de facilitation sont essentielles pour s'assurer que la façon de poser les questions du modérateur ne biaise pas les opinions dans une certaine direction.

3. Entrevues individuelles

Les entretiens individuels peuvent être difficiles à mettre en œuvre à grande échelle. Mais si vous voulez des commentaires très complets, c'est l'une de vos meilleures options.

Outre la possibilité de discuter de sujets en profondeur, cela peut faire de la communication un terrain de jeu égal pour les extravertis comme pour les introvertis. À condition que l'animateur puisse bien se comporter, les discussions 1: 1 peuvent donner des commentaires honnêtes en raison de leur approche plus personnelle.

4. Événements d'entreprise

Les événements d'entreprise tels que les réunions générales sont d'excellents moyens pour les employés de communiquer avec la haute direction. Lors de ces événements, des plans sont présentés et les participants ont la possibilité d'exprimer leurs questions et leurs préoccupations.

La tenue d'assemblées publiques régulières montre aux employés que leurs dirigeants se soucient suffisamment de leur montrer leurs plans.

5. Plateformes sociales internes

L'engagement en ligne est devenu profondément ancré dans la plupart d'entre nous. En offrant aux employés des moyens de partager leurs idées en ligne, vous êtes en mesure de réduire les frictions que d'autres méthodes peuvent entraîner.

Pour les personnes qui ne sont pas à l'aise de poser des questions devant un public lors d'événements, vous pouvez plutôt envisager de leur permettre de publier leurs commentaires après le rassemblement .

Les plateformes sociales internes peuvent également servir de moyen de diffuser d'autres initiatives de communication telles que des sondages annuels et ponctuels.

6. Approche du leader

L'accessibilité du leader peut être affectée par de nombreux facteurs. L'une concerne les politiques telles que la politique de la porte ouverte, les salles de discussion directe ou l'accès via des plateformes de messagerie instantanée.

Un autre est la gestion des relations : les efforts des dirigeants pour établir des relations et encourager l'ouverture à travers ces liens.

Les événements de team building peuvent aider à favoriser cela. L'enregistrement et les conversations personnelles fonctionneraient également.

Meilleures pratiques pour obtenir un employé

Retour d'information

Maintenant que nous avons passé en revue les méthodes que vous pouvez utiliser pour recueillir des commentaires, plongeons dans les notes de mise en œuvre pour garantir leur efficacité.

• Honorer la confidentialité

Si vous voulez que vos employés partagent des commentaires honnêtes, honorez votre promesse de confidentialité. 74 % des employés déclarent qu'ils partageraient volontiers leurs idées si seuls les résultats étaient vraiment confidentiels. La crainte d'éventuelles représailles – antérieures ou non, réelles ou imaginaires – est une considération très réelle .

Tweet anecdotique

• Utiliser différentes méthodes

La prise en compte de la personnalité individuelle et des niveaux d'anxiété sociale dans le processus de collecte de commentaires peut donner à certaines personnes une voix plus forte . Alors que les papillons sociaux peuvent se sentir à l'aise pour échanger des idées pendant les groupes de discussion, les plus réservés peuvent trouver le cadre plus préjudiciable à leur capacité à s'exprimer.

Selon une étude , les employés ayant une ancienneté plus longue ont tendance à être plus ouverts au partage de commentaires. Il peut être nécessaire de déployer des efforts supplémentaires pour entendre les nouveaux employés afin d'approfondir vos conclusions.

• Écoutez et agissez

Une fois que les employés se sont ouverts, rassemblez autant d'informations que possible en étant ouvert et curieux. Si vous êtes dans une conversation, évitez la tentation d'être sur la défensive. Au lieu de cela, posez des questions de suivi pour approfondir votre compréhension d'où ils viennent.

Par exemple, si quelqu'un dit : « La direction doit être plus attentive à nos besoins en tant qu'artistes », demandez : « À quoi cela ressemble-t-il pour vous ? Essayez de voir la situation de son objectif au lieu de le bombarder d'efforts existants qui, selon vous, devraient répondre à ses préoccupations.

Une fois que vous obtenez des informations, passez à l'action. Le sentiment que leurs idées sont ignorées est l'une des principales raisons pour lesquelles de nombreux employés partent .

• Sois créatif

La collecte de commentaires est une tâche essentielle mais supplémentaire pour les employés. Lorsque vous exécutez ces initiatives, établissez leur importance et assurez-vous que les employés souscrivent à votre message.

Mettre en place une habitude de rétroaction peut être difficile. Pour aider à le faire tenir, trouvez des moyens de rendre la collecte de commentaires dynamique. Envisagez la gamification pour transformer les tâches en quelque chose de plus significatif et engageant. Bien fait, cela peut éventuellement devenir quelque chose de plus naturel, voire épanouissant.

Donner des commentaires aux employés

Tout aussi important que d'obtenir des commentaires est de le donner. Les commentaires peuvent aider à freiner les comportements négatifs et à amplifier les comportements positifs également.

4 façons de fournir des commentaires aux employés

1. Évaluations annuelles des performances

Les évaluations de performance sont des séances au cours desquelles les employeurs donnent leur avis sur le travail d'un employé pendant une certaine période. Habituellement, les résultats de la performance de l'employé sont évalués par rapport à des paramètres prédéfinis pour voir s'il est à la hauteur, en dessous des attentes ou au-delà.

Une approche qualitative ou quantitative peut être adoptée pour cela. Il fournit une avenue pour l'affirmation, la discussion et l'élaboration de stratégies de croissance.

2. Séances individuelles et vérifications

Les entretiens individuels et les enregistrements sont généralement conversationnels, mais il existe de nombreuses façons de s'y prendre. Compte tenu de l'intimité de la configuration, cela peut vous permettre d'exposer vos points et de faire preuve de sincérité. C'est un bon moyen d'établir des rapports et des relations, en particulier avec des employés avec lesquels vous n'êtes pas toujours en contact, dans les opérations quotidiennes.

3. Moments ponctuels

Alors que la plupart des formats de feedback couvrent rétrospectivement les actions d'un employé, donner un feedback à la volée peut le rendre plus mémorable et épanouissant pour le destinataire.

Lorsque vous donnez des commentaires sur un comportement négatif, y remédier immédiatement peut également aider à atténuer ses répercussions. Tout de suite, cela donne à l'employé l'occasion de réfléchir, de s'adapter et de s'entraîner à résoudre les problèmes.

4. Montrez, ne dites pas

En plus de féliciter un employé pour un travail bien fait, partagez son accomplissement avec l'équipe. Donnez-lui une promotion ou un bonus en espèces. Utilisez son travail comme exemple de meilleure pratique.

Dire quelque chose n'est pas la seule façon de donner un feedback. Vous pouvez également utiliser vos actions.

Meilleures pratiques pour donner aux employés

Retour d'information

Prendre des commentaires est difficile pour la plupart des gens. En tant que manager, il est important que vous soyez conscient de la façon dont vous donnez des commentaires pour vous assurer que cela affecte vos équipes de la bonne manière.

• Commencez avec empathie et assumez des intentions positives

La rétroaction ne fonctionnera que si le récepteur y est ouvert. Alors avant de dire quoi que ce soit, soyez poli. Demandez à la personne si c'est un bon moment et si elle est dans un bon état d'esprit. Ou mieux encore, fixez un rendez-vous pour qu'elle puisse s'y préparer.

Une fois que vous êtes dans la conversation, faites preuve d'empathie et d'ouverture. Supposez que tout ce qu'elle a fait vient de bonnes intentions, et votre travail consiste à comprendre son processus de pensée.

Faites attention à votre ton. Si vous voulez de l'ouverture, établissez la confiance et la sécurité.

• Clarifier les objectifs et s'approprier

Votre intention de partager des commentaires devrait être d'aider quelqu'un à grandir et non de nourrir votre ego en prouvant un point. Lorsque vous fixez votre rendez-vous, assurez-vous que l'objectif de la conversation est clair.

Par exemple, avant de commencer à dire à votre vendeur de ne pas couper la parole à un client pendant qu'il parle, vous pouvez commencer par : « Je vous fais part de mes commentaires parce que je sais que vous êtes très passionné par votre travail. Et je veux vous apporter le plus de soutien possible pour vous aider à établir de bonnes relations avec nos clients.

Ensuite, continuez à énoncer vos observations en utilisant des déclarations «je» au lieu d'utiliser «nous» et «ils».

« J'ai remarqué que pendant que Mme Y parlait, vous aviez tendance à partager vos idées avant qu'elle ne puisse finir de partager les siennes. Il est clair pour moi que vous savez très bien répondre à ses préoccupations et c'est tant mieux. Mais je crains que Mme Y ne se sente invalidée ou manquée de respect.

Les déclarations en « je » vous permettent d'être responsable de ce que vous dites. D'une certaine manière, cela vous rend vulnérable. Cela donne à votre employé la permission d'être ouvert et vulnérable, ce qui ouvre la voie à une discussion plus fructueuse.

• Rendez-le spécifique, exploitable et axé sur la croissance

Au lieu d'utiliser des termes génériques et des déclarations générales, parlez de situations spécifiques.

Dans la continuité de l'exemple précédent, une mauvaise façon de donner un feedback aurait pu être :

"J'ai remarqué que vous avez tendance à interrompre nos clients même lorsqu'ils parlent."

Ce type de commentaires peut rendre le vendeur sur la défensive. Cela donne l'impression que c'est quelque chose qu'il fait tout le temps, ce qui n'est peut-être pas vrai.

Citer une situation spécifique peut inciter l'employé à mieux accepter votre observation. Il peut également prendre l'initiative mentale de réfléchir s'il y a eu d'autres fois où il a fait la même chose à d'autres clients.

Pour faciliter l'apprentissage, rendez vos conseils exploitables. Parlez de ce qu'il peut faire à l'avenir au lieu de ce qu'il aurait dû faire.

Correct : "La prochaine fois, tout en écoutant les clients, vous pouvez hocher la tête pour signaler que vous écoutez. Peut-être même répéter certaines phrases de ce qu'ils disent. Cela leur montrera que vous vous intéressez à leur situation et que vous les aidez sincèrement.

Faux : « Pendant qu'elle parlait, vous auriez dû hocher la tête pour signaler que vous écoutiez. Peut-être même répéter certaines phrases de ce qu'elle disait.

• Soyez ponctuel

Soyez rapide pour reconnaître les comportements qui méritent une rétroaction. Lorsque vous voyez quelqu'un faire du bon travail, votre priorité absolue doit être de le signaler sur le moment pour augmenter les chances qu'il le fasse à nouveau.

" Une culture de feedback n'est possible que lorsque nous apprenons à donner un feedback dans des moments impromptus, pas seulement pendant le processus formel d'évaluation des performances. " (Source : Culture Amp )

• Personnaliser

La capacité à prendre des commentaires est différente pour chaque individu. Établissez des relations avec votre équipe pour recueillir suffisamment d'informations sur la personnalité, la disposition et la maturité de chacun lorsqu'il s'agit d'accepter des éloges ou des critiques constructives.

N'oubliez pas que l'objectif de donner des commentaires est la croissance. Bien qu'il soit idéal pour tout le monde d'être ouvert et compréhensif, les membres de votre équipe seront toujours à différents stades de croissance. En tant que manager, il est préférable de les rencontrer là où ils se trouvent et de les aider à grandir à partir de là.

Comment les agences peuvent-elles créer un environnement sain ?

Culture de rétroaction

Intégrer les commentaires dans votre culture en tant qu'agence vous aidera à maximiser ses avantages. Voici comment vous pouvez l'introduire.

Développer des compétences : le coaching est une compétence importante pour que les dirigeants soient capables d'inspirer la croissance de l'organisation. En fait, la société financière Mastercard a investi pour aider ses managers à développer des compétences de coaching . Cela les a peut-être aidés à être reconnus par Forbes comme l'une des meilleures entreprises pour lesquelles travailler et à améliorer l'engagement des employés.

"Lorsque les managers peuvent coacher efficacement les employés, le système de gestion de la performance est beaucoup plus susceptible d'être perçu comme équitable", selon un article de McKinsey . Les compétences en coaching n'aideront pas seulement les managers à faciliter la croissance de leurs équipes. Ils rendront également les employés plus réceptifs aux commentaires, car ils font confiance à son objectivité.

Cultiver les relations : Allbirds est une entreprise dont les dirigeants préconisent de diriger avec empathie . Construire ce type de relation entre la direction et les employés facilite la transmission (et la réception) de commentaires.

En " gardant les lignes de communication ouvertes, en développant une relation basée sur la confiance et la messagerie constante, et en encourageant les individus à demander ce dont ils ont besoin", l'entreprise est en mesure de s'assurer qu'ils sont conscients de ce que vivent les équipes. Cela les aide à savoir de quels types de soutien ils ont besoin.

Normaliser et systématiser :   28 % des employés déclarent que les commentaires ne leur parviennent pas assez souvent pour qu'ils sachent comment s'améliorer. Donner des commentaires uniquement pendant la période d'évaluation peut rendre difficile la rétention et l'application. Cela peut également amener les employés à être sur la défensive et à être pris au dépourvu par ce qui sera soulevé.

Pour rendre la rétroaction efficace, pratiquez des vérifications périodiques et fréquentes, qu'elles soient formelles ou informelles.

Maximiser la technologie : De nos jours, il existe de nombreuses façons de recueillir des données sur les efforts et les décisions de votre équipe. Grâce à votre CRM, vous pouvez surveiller quels vendeurs interagissent constamment avec les clients. Grâce aux outils de gestion des tâches, vous pouvez voir qui fait le plus. Grâce à l'analyse des médias sociaux et aux mesures marketing , vous pouvez savoir si les campagnes de votre équipe sont efficaces. Trouvez des occasions d'affirmer votre équipe lorsque vous voyez quelque chose qui fonctionne.

Dans le même temps, utilisez la technologie pour envoyer des commentaires en temps opportun ou rédiger des sondages sur des sujets complets. Bien utilisée, la technologie peut faciliter la mise à l'échelle de vos efforts, quelle que soit la taille de votre agence.

À vous

Un bon processus de rétroaction permet aux membres d'une organisation d'apprendre les uns des autres et de maximiser les capacités de chacun. Il augmente également la rétention, améliore les performances et aide les entreprises à maintenir des cultures saines en facilitant la détection des problèmes qui doivent être résolus.

Pour faire de la créativité, de la croissance et de l'excellence un trait systémique de votre organisation, investissez du temps et de l'énergie dans la construction d'une culture de rétroaction saine.