Modi efficaci per ottenere e dare feedback ai dipendenti

Le agenzie creative di maggior successo sono audaci e creative. Le grandi idee nascono da squadre di individui che sono pienamente coinvolti in quello che fanno. Ma con i grandi cambiamenti nei valori e nelle dinamiche del lavoro dopo la pandemia di Covid-19, stai ancora affrontando le priorità dei tuoi dipendenti?

Il coinvolgimento dei dipendenti racchiude il coinvolgimento, le prestazioni e il morale del tuo team. Si traduce direttamente in produttività, soddisfazione e fidelizzazione.

Nel marzo 2022, Microsoft ha lanciato un sondaggio su 31.000 dipendenti di 31 paesi. I loro risultati chiave?

• Il 53% dei dipendenti ha maggiori probabilità di dare la priorità alla propria salute rispetto al lavoro
• Il 52% della Gen Z e dei Millenials sta valutando la possibilità di ottenere nuovi lavori l'anno prossimo
• Il 54% dei propri leader ritiene di non essere già in contatto con le esigenze dei propri dipendenti

Le aspettative sono cambiate. Le persone non sono più disposte a compromettere i valori personali per il trambusto e il culto della produttività.

Con quasi 4,3 milioni di persone che hanno lasciato il lavoro nel gennaio 2022, è chiaro che le organizzazioni hanno difficoltà a mantenere i talenti. Anche il 54% delle aziende fa fatica a trovarli.

Se vuoi coinvolgere i tuoi team, sia la tua retribuzione che la cultura devono essere competitivi e allineati a ciò che i tuoi team apprezzano. Perché ciò avvenga, è necessario investire tempo ed energia per costruire una sana abitudine di feedback.

Parliamo di come puoi creare un circuito di feedback nella tua agenzia creativa e, in definitiva, costruire un sistema che promuova una comunicazione fruttuosa.

Ottenere feedback dai dipendenti

I sistemi che consentono una comunicazione efficace spianano la strada alle organizzazioni per rimanere in sintonia con le esigenze dei loro team e le priorità in evoluzione.

6 modi per ottenere feedback dai dipendenti

1. Sondaggi annuali e a impulsi

I sondaggi annuali in genere coprono un'ampia gamma di argomenti. Puoi usarli per sapere come si sentono i tuoi dipendenti riguardo alle iniziative della tua agenzia e sapere quali trovano più preziose.

I sondaggi Pulse sono più mirati: trattano argomenti specifici. Puoi usarlo per evidenziare le preoccupazioni del tuo team in merito a questioni rilevanti e decisioni importanti.

I sondaggi sono facili da scalare e diffondere. Tuttavia, manca la personalizzazione di altre tecniche di raccolta di feedback in cui il collezionista può porre domande di follow-up e richiedere ulteriori spiegazioni. Detto questo, è consigliabile accoppiare i sondaggi con altri metodi.

2. Discussione del Focus Group (FGD)

Una discussione di gruppo focalizzata (FGD) è una sessione facilitata in cui pochi eletti con background o esperienze specifiche vengono riuniti per parlare di un argomento. Gli intervistati sono incoraggiati a condividere le loro opinioni in dettaglio, occasionalmente facendole rimbalzare l'una sull'altra man mano che viene arricchito.

In generale, le FGD richiedono uno sforzo maggiore rispetto ai sondaggi. Le capacità di facilitazione sono essenziali per garantire che il modo di porre domande del moderatore non distorca le opinioni in una certa direzione.

3. Interviste individuali

Le interviste individuali possono essere difficili da implementare su larga scala. Ma se desideri un feedback profondamente completo, questa è una delle tue migliori opzioni.

Oltre all'opportunità di discutere argomenti in modo approfondito, può rendere la comunicazione un campo di gioco equo sia per gli estroversi che per gli introversi. A condizione che il facilitatore si comporti bene, le discussioni 1:1 possono produrre un feedback onesto grazie al suo approccio più personale.

4. Eventi aziendali

Gli eventi aziendali come le riunioni a tutti gli effetti sono ottimi modi per i dipendenti di comunicare con i vertici aziendali. In questi eventi, vengono presentati i piani e ai partecipanti viene data la possibilità di esprimere domande e preoccupazioni.

Tenere riunioni regolari del municipio mostra ai dipendenti che i loro leader si preoccupano abbastanza da mostrare loro i loro piani.

5. Piattaforme Sociali Interne

Il coinvolgimento online è diventato profondamente radicato nella maggior parte di noi. Fornendo ai dipendenti modi per condividere le proprie conoscenze online, puoi ridurre gli attriti che altri metodi potrebbero comportare.

Per le persone che non si sentono a proprio agio nel porre domande di fronte a un pubblico durante gli eventi, puoi invece esplorare consentendo loro di pubblicare i loro commenti dopo la riunione , invece.

Le piattaforme sociali interne possono anche servire come mezzo per diffondere altre iniziative di comunicazione come sondaggi annuali e sul polso.

6. Avvicinabilità del leader

L'approccio del leader può essere influenzato da molti fattori. Uno sono le politiche come una politica della porta aperta, chat room dirette o accesso tramite piattaforme di messaggistica istantanea.

Un altro è la gestione delle relazioni: gli sforzi dei leader per costruire relazioni e incoraggiare l'apertura attraverso questi legami.

Gli eventi di team building possono aiutare a promuovere questo. Anche il check-in e le conversazioni personali funzionerebbero.

Migliori pratiche per ottenere dipendenti

Feedback

Ora che abbiamo esaminato i metodi che puoi utilizzare per raccogliere feedback, analizziamo le note di implementazione per assicurarne l'efficacia.

• Riservatezza d'onore

Se vuoi che i tuoi dipendenti condividano un feedback onesto, onora la tua promessa di riservatezza. Il 74% dei dipendenti afferma che condividerebbe volentieri le proprie conoscenze se solo i risultati fossero veramente riservati. La paura di possibili ritorsioni – precedenti o meno, reali o immaginarie – è una considerazione molto reale .

Tweet aneddotico

• Usa metodi diversi

Considerare la personalità individuale e i livelli di ansia sociale nel processo di raccolta del feedback può dare ad alcune persone una voce più forte . Mentre le farfalle sociali possono sentirsi a proprio agio nel rimbalzare idee l'una con l'altra durante gli FGD, quelle più riservate potrebbero trovare l'ambiente più dannoso per esprimersi.

Secondo uno studio , i dipendenti con un mandato più lungo tendono ad essere più aperti alla condivisione di feedback. Potrebbe essere necessario uno sforzo extra per ascoltare i nuovi dipendenti per aggiungere profondità alle tue scoperte.

• Ascolta e agisci

Una volta che i dipendenti si aprono, raccogli quante più informazioni possibili essendo aperto e curioso. Se stai conversando, evita la tentazione di metterti sulla difensiva. Invece, fai domande di follow-up per approfondire la tua comprensione della provenienza.

Ad esempio, se qualcuno dice: "Il management deve essere più attento ai nostri bisogni di artisti", chiedi "che aspetto ha per te?" Cerca di vedere la situazione dal suo obiettivo invece di bombardarlo con gli sforzi esistenti che ritieni dovrebbero affrontare la sua preoccupazione.

Una volta ottenute le informazioni, prosegui con l'azione. La sensazione che le loro intuizioni vengano ignorate è uno dei motivi principali per cui molti dipendenti se ne vanno .

• Essere creativo

La raccolta di feedback è un compito essenziale ma aggiuntivo per i dipendenti. Quando esegui queste iniziative, stabilisci la loro importanza e assicurati che i dipendenti siano iscritti al tuo messaggio.

L'implementazione di un'abitudine di feedback può essere difficile. Per aiutare a farlo rimanere, trova il modo di rendere dinamica la raccolta di feedback. Prendi in considerazione la ludicizzazione per trasformare le attività in qualcosa di più significativo e coinvolgente. Fatto bene, alla fine può diventare qualcosa di più naturale, forse anche appagante.

Dare feedback ai dipendenti

Altrettanto importante quanto ricevere feedback è darlo. Il feedback può aiutare a frenare i comportamenti negativi e amplificare anche quelli positivi.

4 modi per fornire feedback ai dipendenti

1. Valutazioni annuali delle prestazioni

Le valutazioni delle prestazioni sono sessioni in cui i datori di lavoro forniscono un feedback sul lavoro di un dipendente per un determinato periodo. Di solito, i risultati delle prestazioni del dipendente vengono valutati rispetto a metriche preimpostate per vedere se è all'altezza, al di sotto delle aspettative o al di là di esse.

Per questo può essere adottato un approccio qualitativo o quantitativo. Fornisce una via per l'affermazione, la discussione e la strategia per la crescita.

2. Sessioni e check-in individuali

Gli incontri individuali e i check-in sono generalmente colloquiali, ma ci sono molti modi per farlo. Data l'intimità della configurazione, può permetterti di esporre i tuoi punti e mostrare sincerità. Questo è un buon modo per stabilire rapporti e relazioni, specialmente con i dipendenti con cui non sempre riesci a entrare in contatto, nelle operazioni quotidiane.

3. Momenti ad hoc

Mentre la maggior parte dei formati di feedback copre le azioni di un dipendente in retrospettiva, dare un feedback al volo può renderlo più memorabile e appagante per il destinatario.

Quando si fornisce un feedback su un comportamento negativo, affrontarlo subito può anche aiutare a ridurne le ripercussioni. Immediatamente, offre al dipendente l'opportunità di pensare in piedi, adattarsi ed esercitarsi nella risoluzione dei problemi.

4. Mostra, non dire

Oltre a congratularmi con un dipendente per un lavoro ben fatto, condividi i suoi risultati con il team. Dagli una promozione o un bonus in denaro. Usa il suo lavoro come esempio per le migliori pratiche.

Dire qualcosa non è l'unico modo per dare un feedback. Puoi anche usare le tue azioni.

Migliori pratiche nel dare dipendenti

Feedback

Ricevere feedback è una sfida per la maggior parte delle persone. In qualità di manager, è importante che tu sia consapevole di come fornisci feedback per assicurarti che influisca sui tuoi team nel modo giusto.

• Inizia con empatia e assumi intenzioni positive

Il feedback funzionerà solo se il ricevitore è aperto ad esso. Quindi, prima di dire qualsiasi cosa, sii educato. Chiedi alla persona se è un buon momento e se si trova in un buon spazio mentale. O meglio ancora, fissa un appuntamento in modo che possa prepararsi.

Una volta che sei nella conversazione, mostra empatia e apertura. Supponi che qualunque cosa abbia fatto provenga da buone intenzioni e che il tuo compito sia capire il suo processo di pensiero.

Sii consapevole del tuo tono. Se vuoi apertura, stabilisci fiducia e sicurezza.

• Chiarire gli obiettivi e assumere la proprietà

La tua intenzione di condividere il feedback dovrebbe essere quella di aiutare qualcuno a crescere, non di nutrire il tuo ego dimostrando un punto. Quando stabilisci l'appuntamento, assicurati che l'obiettivo della conversazione sia chiaro.

Ad esempio, prima di iniziare a dire al tuo venditore di non interrompere la conversazione con un cliente mentre sta parlando, puoi iniziare con: "Ti sto dando un feedback perché so che sei molto appassionato del tuo lavoro. E voglio darti tutto il supporto possibile per aiutarti a stabilire un buon rapporto con i nostri clienti".

Quindi, procedi con l'affermazione delle tue osservazioni usando le affermazioni "I" invece di usare "noi" e "loro".

“Ho notato che mentre la signora Y parlava, tendevi a condividere le tue idee prima che potesse finire di condividere le sue. Mi è chiaro che sai come affrontare le sue preoccupazioni molto bene e questo è un bene. Ma sono preoccupato che la signora Y si senta invalidata o mancata di rispetto.

Le dichiarazioni "I" ti consentono di essere responsabile di ciò che stai dicendo. In un certo senso, ti rende vulnerabile. Questo dà anche al tuo dipendente il permesso di essere aperto e vulnerabile, dando il via a una discussione più fruttuosa.

• Rendilo specifico, perseguibile e incentrato sulla crescita

Invece di usare termini generici e affermazioni generali, parla di situazioni specifiche.

Continuando dall'esempio precedente, un modo sbagliato di fornire feedback potrebbe essere stato:

"Ho notato che tendi a interrompere i nostri clienti anche mentre parlano."

Questo tipo di feedback può rendere il venditore difensivo. Dà l'impressione che questo sia qualcosa che fa tutto il tempo che potrebbe non essere vero.

Citare una situazione specifica può far sì che il dipendente accetti di più la tua osservazione. Può anche prendere l'iniziativa mentale di riflettere se ci sono state altre volte in cui ha fatto la stessa cosa ad altri clienti.

Per facilitare l'apprendimento, rendi i tuoi consigli attuabili. Parla di cosa può fare in futuro invece di cosa avrebbe dovuto fare.

Corretto: “La prossima volta, mentre ascolti i clienti, puoi annuire con la testa per segnalare che stai ascoltando. Forse anche ripetere alcune frasi di quello che stanno dicendo. Questo mostrerà loro che sei interessato alla loro situazione e che sei sincero nell'aiutarli".

Sbagliato: “Mentre parlava, avresti dovuto annuire con la testa per segnalare che stavi ascoltando. Forse anche ripetere alcune frasi di quello che stava dicendo.

• Sii tempestivo

Sii pronto a riconoscere i comportamenti degni di feedback. Quando vedi qualcuno fare un buon lavoro, deve essere la tua massima priorità segnalarlo al momento per aumentare le possibilità che lo facciano di nuovo.

"Una cultura del feedback è possibile solo quando impariamo a fornire feedback in momenti estemporanei, non solo durante il processo formale di revisione delle prestazioni". (Fonte: Culture Amp )

• Personalizzare

La capacità di ricevere feedback è diversa per ogni individuo. Stabilisci relazioni con il tuo team per raccogliere informazioni sufficienti sulla personalità, l'indole e la maturità di tutti quando si tratta di accettare lodi o critiche costruttive.

Ricorda, l'obiettivo di dare un feedback è la crescita. Sebbene sia l'ideale per tutti essere aperti e comprensivi, le persone nel tuo team saranno sempre in diverse fasi di crescita. Come manager, è meglio incontrarli dove si trovano e aiutarli a crescere da lì.

Come le agenzie possono costruire un ambiente sano

Cultura del feedback

Incorporare feedback nella tua cultura come agenzia ti aiuterà a massimizzarne i benefici. Ecco come puoi inaugurarlo.

Sviluppare abilità: il coaching è un'abilità importante per i leader per essere in grado di ispirare la crescita nell'organizzazione. In effetti, la società finanziaria Mastercard ha investito nell'aiutare i propri manager a sviluppare capacità di coaching . Questo potrebbe averli aiutati a essere riconosciuti esternamente come una delle migliori aziende per cui lavorare da Forbes e a migliorare il coinvolgimento dei dipendenti.

"Quando i manager possono istruire efficacemente i dipendenti, è molto più probabile che il sistema di gestione delle prestazioni sia percepito come equo", secondo un articolo di McKinsey . Le abilità di coaching non aiuteranno solo i manager a facilitare la crescita nei loro team. Inoltre, renderanno i dipendenti più ricettivi al feedback perché si fidano della sua obiettività.

Coltivare relazioni: Allbirds è un'azienda i cui leader sostengono di guidare con empatia . Costruire questo tipo di relazione tra management e dipendenti rende più facile dare (e ricevere) feedback.

Mantenendo aperte le linee di comunicazione, sviluppando una relazione basata sulla fiducia e sulla messaggistica costante e incoraggiando le persone a chiedere ciò di cui hanno bisogno, l'azienda è in grado di garantire che siano consapevoli di ciò che i team stanno attraversando. Questo li aiuta a sapere di quali tipi di supporto hanno bisogno.

Normalizza e sistematizza:   Il 28% dei dipendenti afferma che il feedback non arriva abbastanza spesso da consentire loro di sapere come migliorare. Dare feedback solo durante il periodo di valutazione può rendere difficile la conservazione e l'applicazione. Può anche far sì che i dipendenti siano sulla difensiva e presi di mira da ciò che verrà sollevato.

Per rendere efficace il feedback, pratica check-in periodici e frequenti, sia formali che informali.

Massimizza la tecnologia: al giorno d'oggi, ci sono molti modi per raccogliere dati sugli sforzi e sulle decisioni del tuo team. Attraverso il tuo CRM, puoi monitorare quali venditori interagiscono costantemente con i clienti. Attraverso gli strumenti di gestione delle attività, puoi vedere chi ottiene il massimo. Attraverso l'analisi dei social media e le metriche di marketing , puoi sapere se le campagne del tuo team sono efficaci. Trova opportunità per affermare la tua squadra quando vedi qualcosa che funziona.

Allo stesso tempo, utilizza la tecnologia per inviare feedback tempestivi o comporre sondaggi per argomenti completi. Usata bene, la tecnologia può rendere i tuoi sforzi più facili da scalare indipendentemente dalle dimensioni della tua agenzia.

A voi

Un buon processo di feedback consente ai membri di un'organizzazione di imparare gli uni dagli altri e di massimizzare le capacità di tutti. Inoltre, aumenta la fidelizzazione, migliora le prestazioni e aiuta le aziende a mantenere culture sane, facilitando l'individuazione dei problemi che devono essere affrontati.

Per rendere la creatività, la crescita e l'eccellenza un tratto sistemico nella tua organizzazione, investi tempo ed energia nella costruzione di una sana cultura del feedback.