طرق فعالة للحصول على آراء الموظفين وإعطائها

أنجح الوكالات الإبداعية جريئة ومبدعة. تولد الأفكار العظيمة من قبل فرق من الأفراد الذين يشاركون بشكل كامل في ما يفعلونه. ولكن مع التحولات الرئيسية في قيم وديناميكيات العمل منذ جائحة Covid-19 ، هل ما زلت تتناول أولويات موظفيك؟

يجسد تفاعل الموظف مشاركة فريقك وأدائه ومعنوياته. إنه يترجم مباشرة إلى الإنتاجية والرضا والاحتفاظ.

في مارس 2022 ، أطلقت Microsoft استطلاعًا شمل 31000 من موظفيها من 31 دولة. النتائج الرئيسية التي توصلوا إليها؟

• من المرجح أن يعطي 53٪ من الموظفين الأولوية لصحتهم على العمل
• يفكر 52٪ من الجيل Z و Millenials في الحصول على وظائف جديدة العام المقبل
• يشعر 54٪ من قادتهم أنهم بالفعل غير على اتصال باحتياجات موظفيهم

تغيرت التوقعات. لم يعد الناس على استعداد للتنازل عن القيم الشخصية على صخب وعبادة الإنتاجية.

مع استقالة ما يقرب من 4.3 مليون شخص من وظائفهم في يناير 2022 ، من الواضح أن المنظمات تجد صعوبة في الحفاظ على المواهب. 54٪ من الشركات تجد صعوبة في العثور عليها أيضًا.

إذا كنت ترغب في إشراك فرقك ، فيجب أن يكون كل من راتبك وثقافتك تنافسية ومتوافقة مع ما تقدره فرقك. ولكي يحدث هذا ، من الضروري استثمار الوقت والطاقة في بناء عادة تغذية راجعة صحية.

لنتحدث عن كيفية إنشاء حلقة تغذية مرتدة في وكالتك الإبداعية وفي النهاية بناء نظام يعزز التواصل المثمر.

الحصول على ملاحظات الموظف

تمهد الأنظمة التي تسمح بالاتصال الفعال الطريق للمؤسسات للبقاء في تناغم مع احتياجات فرقهم والأولويات المتطورة.

6 طرق للحصول على ملاحظات الموظف

1. المسوحات السنوية والنبضية

تغطي الاستطلاعات السنوية عادةً مجموعة واسعة من الموضوعات. يمكنك استخدامها لمعرفة شعور موظفيك تجاه مبادرات وكالتك ومعرفة المبادرات التي يجدونها أكثر قيمة.

تعتبر استطلاعات النبض أكثر تركيزًا - فهي تغطي موضوعات محددة. يمكنك استخدام هذا لتوضيح مخاوف فريقك بشأن القضايا ذات الصلة والقرارات المهمة.

الاستطلاعات سهلة القياس والنشر. ومع ذلك ، فإنه يفتقر إلى إضفاء الطابع الشخصي على تقنيات جمع التعليقات الأخرى حيث يمكن للمجمع طرح أسئلة متابعة وطلب مزيد من التوضيحات. ومع ذلك ، يُنصح بإجراء الاستطلاعات مع طرق أخرى.

2. المناقشة الجماعية المركزة (FGD)

المناقشة الجماعية المركزة (FGD) هي جلسة مُيسرة حيث يتم جمع قلة مختارة من ذوي الخلفيات أو الخبرات المحددة للحديث عن موضوع ما. يتم تشجيع المستجيبين على مشاركة وجهات نظرهم بالتفصيل ، وأحيانًا ارتدادهم بعيدًا عن بعضهم البعض أثناء تجسيدها.

بشكل عام ، تتطلب مجموعات النقاش المركزة مزيدًا من الجهد مقارنة بالمسوحات. مهارات التيسير ضرورية لضمان أن طريقة الوسيط في استجواب الآراء لا تحرف الآراء في اتجاه معين.

3. مقابلات فردية

يمكن أن تكون المقابلات الفردية صعبة التنفيذ على نطاق واسع. ولكن إذا كنت ترغب في الحصول على تعليقات شاملة بعمق ، فهذا أحد أفضل الخيارات المتاحة أمامك.

بصرف النظر عن فرصة مناقشة الموضوعات بعمق ، يمكن أن يجعل التواصل مجالًا متكافئًا لكل من المنفتحين والانطوائيين على حد سواء. شريطة أن يتمكن الميسر من التصرف جيدًا ، يمكن للمناقشات 1: 1 أن تسفر عن تعليقات صادقة نظرًا لنهجها الشخصي.

4. أحداث الشركة

تعتبر أحداث الشركة ، مثل الاجتماعات الشاملة ، طرقًا رائعة للموظفين للتواصل مع الإدارة العليا. في هذه الأحداث ، يتم تقديم الخطط ويتم منح الحضور الفرصة للتعبير عن الأسئلة والمخاوف.

يُظهر عقد اجتماعات عامة منتظمة للموظفين أن قادتهم يهتمون بما يكفي لإظهار خططهم لهم.

5. المنصات الاجتماعية الداخلية

أصبح الانخراط عبر الإنترنت متأصلًا بعمق في معظمنا. من خلال توفير طرق للموظفين لمشاركة رؤاهم عبر الإنترنت ، يمكنك تقليل الاحتكاك الذي قد تجلبه الطرق الأخرى.

بالنسبة للأشخاص الذين لا يرتاحون لطرح الأسئلة أمام الجمهور أثناء الأحداث ، يمكنك استكشاف السماح لهم بنشر تعليقاتهم بعد التجمع ، بدلاً من ذلك.

يمكن أيضًا أن تكون المنصات الاجتماعية الداخلية بمثابة وسيلة لنشر مبادرات الاتصال الأخرى مثل الدراسات الاستقصائية السنوية والنبضية.

6. قابلية القائد

يمكن أن تتأثر قابلية التواصل مع القائد بعدة عوامل. أحدهما سياسات مثل سياسة الباب المفتوح أو غرف الدردشة المباشرة أو الوصول عبر منصات الرسائل الفورية.

آخر هو إدارة العلاقات: جهود القادة لبناء العلاقات وتشجيع الانفتاح من خلال هذه الروابط.

يمكن أن تساعد أحداث بناء الفريق في تعزيز ذلك. تسجيل الوصول والمحادثات الشخصية ستعمل أيضًا.

أفضل الممارسات للحصول على موظف

استجابة

الآن بعد أن انتهينا من الطرق التي يمكنك استخدامها لجمع التعليقات ، دعنا نتعمق في ملاحظات التنفيذ لضمان فعاليتها.

• تكريم السرية

إذا كنت تريد أن يشارك موظفوك تعليقات صادقة ، فاحترم وعدك بالسرية. يقول 74٪ من الموظفين أنهم سيشاركون أفكارهم عن طيب خاطر إذا كانت النتائج سرية حقًا. الخوف من انتقام محتمل - سابق أم لا ، حقيقي أو متخيل - هو اعتبار حقيقي للغاية .

سقسقة القصصية

• استخدم طرقًا مختلفة

إن تضمين الشخصية الفردية ومستويات القلق الاجتماعي في عملية جمع الملاحظات يمكن أن يعطي بعض الناس صوتًا أعلى . في حين أن الفراشات الاجتماعية قد تشعر بالراحة في ارتداد الأفكار مع بعضها البعض أثناء نقاشات النقاش ، فإن الأشخاص الأكثر تحفظًا قد يجدون الإعداد أكثر ضررًا لهم للتعبير عن أنفسهم.

أظهرت دراسة أن الموظفين الذين لديهم مدة أطول يكونون أكثر انفتاحًا على مشاركة التعليقات. قد يكون من الضروري بذل جهد إضافي للاستماع إلى الموظفين الجدد لإضافة عمق إلى نتائجك.

• استمع واتخذ إجراءً

بمجرد أن يفتح الموظفون أبوابهم ، اجمع أكبر قدر ممكن من المعلومات من خلال كونك منفتحًا وفضوليًا. إذا كنت في محادثة ، فتجنب إغراء اتخاذ موقف دفاعي. بدلاً من ذلك ، اطرح أسئلة متابعة لتعميق فهمك للمكان الذي أتوا منه.

على سبيل المثال ، إذا قال أحدهم ، "يجب أن تكون الإدارة أكثر وعيًا باحتياجاتنا كفنانين" ، فاسأل ، "كيف يبدو هذا بالنسبة لك؟" حاول أن ترى الموقف من عدسته بدلاً من قصفه بالجهود الحالية التي تشعر أنها يجب أن تعالج مخاوفه.

بمجرد الحصول على المعلومات ، اتبع العمل. الشعور بتجاهل رؤاهم هو أحد الأسباب الرئيسية وراء مغادرة العديد من الموظفين .

• كن مبدعا

يعد جمع التعليقات مهمة أساسية ولكنها إضافية للموظفين. عند تنفيذ هذه المبادرات ، حدد أهميتها وتأكد من اشتراك الموظفين في رسالتك.

قد يكون تنفيذ عادة التغذية الراجعة أمرًا صعبًا. للمساعدة في جعله ثابتًا ، ابحث عن طرق لجعل جمع الملاحظات ديناميكيًا. ضع في اعتبارك استخدام الألعاب لتحويل المهام إلى شيء أكثر أهمية وجاذبية. إذا تم القيام به بشكل صحيح ، يمكن أن ينمو في النهاية إلى شيء أكثر طبيعية - بل وربما مرضي.

إعطاء الموظف ملاحظات

لا تقل أهمية الحصول على التعليقات عن إعطائها. يمكن أن تساعد التعليقات في كبح السلوكيات السلبية وتضخيم السلوكيات الإيجابية أيضًا.

4 طرق لتقديم ملاحظات الموظفين

1. تقييمات الأداء السنوية

تقييمات الأداء هي جلسات يقدم فيها أصحاب العمل ملاحظات حول عمل الموظف لفترة معينة. عادة ، يتم تقييم نتائج أداء الموظف مقابل مقاييس محددة مسبقًا لمعرفة ما إذا كان الأمر على قدم المساواة ، أو أقل من التوقعات ، أو يتجاوزها.

يمكن اتباع نهج نوعي أو كمي لهذا الغرض. يوفر وسيلة للتأكيد والمناقشة ووضع الاستراتيجيات للنمو.

2. جلسات فردية وتسجيلات وصول

عادةً ما تكون عمليات تسجيل الوصول والمحادثات محادثة ، ولكن هناك العديد من الطرق للقيام بذلك. نظرًا لعلاقة الإعداد الحميمة ، يمكن أن تسمح لك بشرح نقاطك وإظهار الصدق. هذه طريقة جيدة لإقامة علاقة وعلاقات ، خاصة مع الموظفين الذين لا يمكنك التواصل معهم دائمًا ، في العمليات اليومية.

3. لحظات مخصصة

في حين أن معظم تنسيقات التعليقات تغطي إجراءات الموظف بأثر رجعي ، فإن تقديم الملاحظات أثناء التنقل يمكن أن يجعلها أكثر قابلية للتذكر وإرضاء للمتلقي.

عند تقديم ملاحظات حول السلوك السلبي ، يمكن أن تساعد معالجته على الفور أيضًا في تقليل تداعياته. على الفور ، يمنح الموظف فرصة للتفكير على قدميه والتكيف وممارسة حل المشكلات.

4. عرض ، لا تقل

بصرف النظر عن تهنئة الموظف على العمل الجيد الذي قام به ، شارك إنجازه مع الفريق. امنحه ترقية أو مكافأة نقدية. استخدم عمله كمثال لأفضل الممارسات.

إن قول شيء ما ليس هو الطريقة الوحيدة التي يمكنك من خلالها إبداء الرأي. يمكنك أيضًا استخدام أفعالك.

أفضل الممارسات في إعطاء الموظف

استجابة

يعتبر تلقي التعليقات أمرًا صعبًا بالنسبة لمعظم الناس. بصفتك مديرًا ، من المهم بالنسبة لك أن تكون على دراية بكيفية تقديم الملاحظات للتأكد من أنها تؤثر على فرقك بالطريقة الصحيحة.

• ابدأ بالتعاطف وافترض النوايا الإيجابية

لن تعمل التعليقات إلا إذا كان المتلقي مفتوحًا لها. لذا قبل أن تقول أي شيء ، كن مهذبًا. اسأل الشخص عما إذا كان الوقت مناسبًا وما إذا كان في فراغ. أو الأفضل من ذلك ، حدد موعدًا حتى تتمكن من الاستعداد لذلك.

بمجرد دخولك المحادثة ، أظهر التعاطف والانفتاح. افترض أن كل ما فعلته يأتي من نوايا حسنة ، ومهمتك هي فهم طريقة تفكيرها.

كن على دراية بنبرة صوتك. إذا كنت تريد الانفتاح ، فقم بتأسيس الثقة والأمان.

• توضيح الأهداف وخذ الملكية

يجب أن يكون هدفك في مشاركة التعليقات هو مساعدة شخص ما على النمو - وليس لإطعام غرورك من خلال إثبات نقطة ما. عند تحديد موعدك ، تأكد من أن الهدف من المحادثة واضح.

على سبيل المثال ، قبل أن تبدأ في إخبار مندوب المبيعات الخاص بك بعدم قطع اتصال أحد العملاء أثناء حديثها ، يمكنك أن تبدأ بـ ، "أنا أقدم لك ملاحظات لأنني أعلم أنك متحمس جدًا لعملك. وأريد أن أقدم لك أكبر قدر ممكن من الدعم في مساعدتك على إقامة علاقة جيدة مع عملائنا ".

بعد ذلك ، تابع إبداء ملاحظاتك باستخدام عبارات "أنا" بدلاً من استخدام "نحن" و "هم".

"لقد لاحظت أنه أثناء تحدث السيدة Y ، كنت تميل إلى مشاركة أفكارك قبل أن تتمكن من إنهاء مشاركة أفكارها. من الواضح لي أنك تعرف كيف تعالج مخاوفها جيدًا وهذا أمر جيد. لكني أشعر بالقلق من أن تشعر السيدة Y بالإبطال أو عدم الاحترام ".

تسمح لك عبارات "أنا" بأن تكون مسؤولاً عما تقوله. بطريقة ما ، يجعلك عرضة للخطر. يمنح هذا الموظف لديك الإذن بالانفتاح والضعف أيضًا ، مما يفسح المجال أمام مناقشة أكثر إثمارًا.

• اجعلها محددة وقابلة للتنفيذ ومركزة على النمو

بدلاً من استخدام المصطلحات الشاملة والبيانات العامة ، تحدث عن مواقف محددة.

استمرارًا للمثال السابق ، قد تكون الطريقة الخاطئة لتقديم الملاحظات هي:

"لقد لاحظت أنك تميل إلى عزل عملائنا حتى أثناء حديثهم."

هذا النوع من التعليقات يمكن أن يجعل مندوب المبيعات دفاعيًا. إنه يعطي انطباعًا بأن هذا شيء يفعله طوال الوقت وقد لا يكون صحيحًا.

إن الاستشهاد بموقف معين يمكن أن يجعل الموظف أكثر تقبلاً لملاحظاتك. يمكنه أيضًا أخذ زمام المبادرة الذهنية للتفكير فيما إذا كانت هناك أوقات أخرى فعل فيها نفس الشيء لعملاء آخرين.

لتسهيل التعلم ، اجعل نصيحتك قابلة للتنفيذ. تحدثي عما يمكن أن يفعله في المستقبل بدلًا من التحدث عما كان يجب أن يفعله.

صحيح: "في المرة القادمة ، أثناء الاستماع إلى العملاء ، يمكنك إيماء رأسك للإشارة إلى أنك تستمع. ربما يكررون بعض العبارات مما يقولونه. سيظهر لهم هذا أنك مهتم بموقفهم وأنك صادق في مساعدتهم ".

خطأ: "بينما كانت تتحدث ، كان يجب أن تهز رأسك للإشارة إلى أنك تستمع. ربما حتى تكرر بعض العبارات مما كانت تقوله ".

• كن في الوقت المناسب

كن سريعًا في التعرف على السلوكيات الجديرة بالتغذية الراجعة. عندما ترى شخصًا يقوم بعمل جيد ، يجب أن يكون من أولوياتك القصوى الإشارة إليه في الوقت الحالي لزيادة فرص قيامه بذلك مرة أخرى.

"ثقافة التغذية الراجعة ممكنة فقط عندما نتعلم تقديم التعليقات في لحظات مرتجلة ، وليس فقط أثناء عملية مراجعة الأداء الرسمية." (المصدر: Culture Amp )

• أضفى طابع شخصي

تختلف القدرة على تلقي الملاحظات من شخص لآخر. كوِّن علاقات مع فريقك لتجمع معلومات كافية عن شخصية كل شخص وميله ونضجه عندما يتعلق الأمر بقبول الثناء أو النقد البناء.

تذكر أن الهدف من تقديم الملاحظات هو النمو. في حين أنه من المثالي للجميع أن يكونوا منفتحين ومتفهمين ، فإن الأشخاص في فريقك سيكونون دائمًا في مراحل مختلفة من النمو. كمدير ، من الأفضل مقابلتهم أينما كانوا ومساعدتهم على النمو من هناك.

كيف يمكن للوكالات بناء صحي

ثقافة ردود الفعل

سيساعدك دمج التعليقات في ثقافتك كوكالة على تعظيم فوائدها. إليك كيف يمكنك الدخول.

بناء المهارات: التدريب هو مهارة مهمة للقادة ليكونوا قادرين على إلهام النمو في المنظمة. في الواقع ، استثمرت شركة Mastercard المالية في مساعدة مديريها على تطوير مهارات التدريب . قد يكون هذا قد ساعدهم على الاعتراف بهم خارجيًا كواحدة من أفضل الشركات للعمل من قبل Forbes وتحسين مشاركة الموظفين.

وفقًا لمقال من McKinsey ، "عندما يتمكن المديرون من تدريب الموظفين بشكل فعال ، فمن المرجح أن يُنظر إلى نظام إدارة الأداء على أنه عادل" . لن تساعد مهارات التدريب المديرين فقط على تسهيل النمو في فرقهم. كما أنها ستجعل الموظفين أكثر تقبلاً للتعليقات لأنهم يثقون في موضوعيتها.

زراعة العلاقات: Allbirds هي شركة يدافع قادتها عن القيادة بتعاطف . إن بناء هذا النوع من العلاقة بين الإدارة والموظفين يجعل من السهل إعطاء (وتلقي) التغذية الراجعة.

من خلال " الحفاظ على خطوط الاتصال مفتوحة ، وتطوير علاقة قائمة على الثقة والرسائل المستمرة ، وتشجيع الأفراد على طلب ما يحتاجون إليه" ، تكون الشركة قادرة على التأكد من أنهم على دراية بما تمر به الفرق. هذا يساعدهم على معرفة أنواع الدعم التي يحتاجون إليها.

التطبيع والتنظيم:   أفاد 28٪ من الموظفين أن التعليقات لا تأتي في كثير من الأحيان بما يكفي لمعرفة كيفية التحسين. قد يؤدي تقديم التعليقات فقط خلال فترة التقييم إلى صعوبة الاحتفاظ بها والتقديم. يمكن أن يتسبب أيضًا في أن يكون الموظفون دفاعيين ومصدومين لما سيتم طرحه.

لجعل الملاحظات فعالة ، مارس عمليات تسجيل الوصول الدورية والمتكررة ، سواء أكانت رسمية أم غير رسمية.

تعظيم التكنولوجيا: في الوقت الحاضر ، هناك العديد من الطرق لجمع البيانات حول جهود فريقك وقراراته. من خلال CRM الخاص بك ، يمكنك مراقبة مندوبي المبيعات الذين يتعاملون باستمرار مع العملاء. من خلال أدوات إدارة المهام ، يمكنك معرفة من ينجز أكثر. من خلال تحليلات وسائل التواصل الاجتماعي ومقاييس التسويق ، يمكنك معرفة ما إذا كانت حملات فريقك فعالة. ابحث عن فرص لتأكيد فريقك عندما ترى شيئًا يعمل.

في الوقت نفسه ، استخدم التكنولوجيا لإرسال ملاحظات في الوقت المناسب أو تكوين استطلاعات حول مواضيع شاملة. إذا تم استخدامها بشكل جيد ، يمكن أن تجعل التكنولوجيا جهودك أسهل في التوسع بغض النظر عن حجم وكالتك.

انتهى اليك

تتيح عملية التغذية الراجعة الجيدة لأعضاء المنظمة التعلم من بعضهم البعض وتعظيم قدرات الجميع. كما أنه يزيد من معدل الاستبقاء ويحسن الأداء ويساعد الشركات في الحفاظ على ثقافات صحية من خلال تسهيل تحديد المشكلات التي تحتاج إلى معالجة.

لجعل الإبداع والنمو والتميز سمة منهجية في مؤسستك ، استثمر الوقت والطاقة في بناء ثقافة تغذية راجعة صحية.