O que você precisa saber sobre automação de fluxo de trabalho

Publicados: 2022-12-02

Cada tarefa requer um fluxo de trabalho eficiente para ser concluída. No entanto, a maioria dos fluxos de trabalho é construída com operações manuais que são caras, demoradas, repetitivas e propensas a erros. É como uma torre de Jenga - um movimento errado e todo o fluxo terminará em caos.

Se essas tarefas não forem realizadas imediatamente, todo o seu tempo, energia e recursos serão desperdiçados. Sua empresa não será tão eficiente quanto pretendida e os clientes irão trocá-la por outras mais eficazes. Então o que você deveria fazer? É aqui que entra a automação do fluxo de trabalho.

A automação do fluxo de trabalho simplifica tarefas tediosas e oferece uma força que impulsiona operações rápidas, econômicas e precisas. Se estiver interessado, confira esta gama diversificada de automação .NET e ligue imediatamente para um provedor de serviços local.

Se você quer saber mais, está no lugar certo. Nesta postagem, você aprenderá tudo o que precisa saber sobre a automação do fluxo de trabalho. Continue rolando para mais informações.

O que é automação de fluxo de trabalho

A automação do fluxo de trabalho usa soluções de software para simplificar as operações, concluindo tarefas sem intervenção humana. Seu principal objetivo é reduzir e eliminar tarefas manuais e repetitivas. Como resultado, as operações gerais serão mais eficientes, consistentes e econômicas.

Além disso, automatizar fluxos de trabalho ajuda os funcionários a economizar muito tempo, que eles podem usar para se concentrar em tarefas mais importantes. Por exemplo, você pode usar o tempo extra economizado ao discar contatos manualmente para nutrir os leads gerados.

Quais são alguns exemplos de automação de fluxo de trabalho

Agora que você entende o que é automação de fluxo de trabalho, é hora de dar uma olhada em alguns exemplos de como as empresas automatizam seus fluxos de trabalho hoje em dia.

Lembre-se de que todo fluxo de trabalho contém uma tarefa ou um conjunto de tarefas a serem automatizadas. No entanto, o grau em que as atividades podem ser automatizadas pode variar, dependendo das necessidades e capacidades de um determinado negócio.

Abaixo estão as tarefas que podem ser automatizadas com a ajuda do software de automação de fluxo de trabalho:

Conversão de formulários e e-mails em solicitações de serviço;
Criação e envio de convites de calendário e eventos;
Distribuir a carga de trabalho de acordo com o tempo, volume e outros fatores;
Atribuir itens de trabalho ao funcionário certo;
Envio de e-mails e alertas sempre que houver alteração no status dos itens de trabalho;
Criação de alertas de gatilho quando a tarefa se aproxima do prazo ou encontra erros repetitivos;
Envio de mensagens através de plataformas de mensagens;
Elaboração e envio de contratos, convênios e documentos para assinaturas;
Envio de notificações quando uma revisão, avaliação ou aprovação é necessária;
Sincronizar dados quando há um novo e-mail recebido;
Criação de dashboards e relatórios com base nos dados fornecidos pelo fluxo de trabalho; e assim por diante.

Estas são algumas das operações de fluxo de trabalho comuns que podem ser automatizadas. Geralmente, se um determinado processo parece repetitivo, simples, frequente e previsível, ele pode ser melhorado por meio da automação.

Se várias tarefas de um único fluxo de trabalho puderem ser executadas por software, todo o fluxo de trabalho será considerado automatizado. E se o sistema for integrado a outras soluções de software, até mesmo alguns dos fluxos de trabalho mais complicados podem ser automatizados.

Quais são as vantagens da automação do fluxo de trabalho

Ainda não está convencido do poder da automação do fluxo de trabalho? Em caso afirmativo, aqui estão algumas das vantagens de automatizar o fluxo de trabalho do seu negócio:

Maior produtividade: a automação do fluxo de trabalho garante que seus funcionários não fiquem presos a tarefas repetitivas. Isso lhes dá mais tempo para formular melhores estratégias, resolver problemas e fornecer mais valor para o seu negócio.
Economiza dinheiro: automatizar fluxos de trabalho resulta em uma operação mais eficiente. Isso ajuda a reduzir os custos operacionais porque consome menos recursos, energia e tempo.
Maior colaboração: a automação do fluxo de trabalho promove a colaboração coesa, permitindo que várias equipes trabalhem em diferentes tarefas em tempo real.
Maior precisão: a automação do fluxo de trabalho promove a precisão ao automatizar tarefas manuais repetitivas.
Maior velocidade: como todas as tarefas em um fluxo de trabalho são automatizadas, concluí-las será tão rápido quanto um raio. Não há necessidade de esperar pela entrada e intervenção humana.
Comunicação simplificada: a automação do fluxo de trabalho preenche e minimiza as lacunas na comunicação automatizando notificações, entrega de e-mail e solicitações de feedback.
Promove a responsabilidade: ao automatizar seu fluxo de trabalho, você poderá atribuir automaticamente algumas responsabilidades importantes a usuários específicos, promovendo a responsabilidade.
Visibilidade aumentada: como o fluxo de trabalho é automatizado, será fácil para seus gerentes e líderes de equipe acompanhar o andamento das tarefas, bem como o desempenho de cada funcionário. Isso pode determinar quem está envolvido e cumprir seus prazos.
Promova uma ótima experiência do funcionário: a automação do fluxo de trabalho evita o esgotamento, eliminando tarefas repetitivas que os impedem de realizar tarefas gratificantes.

Esses são os benefícios que você e sua equipe podem desfrutar ao automatizar seus fluxos de trabalho. Com a automação do fluxo de trabalho, todos saem ganhando. Seus funcionários poderão trabalhar de forma eficiente e eficaz enquanto o negócio cresce e se adapta às crescentes demandas dos clientes.

Como automatizar seu fluxo de trabalho

Aqui estão as etapas envolvidas ao automatizar seu fluxo de trabalho:

Defina seu fluxo de trabalho: antes de automatizar o fluxo de trabalho, você precisará determinar seus pontos inicial e final. Em que ponto o fluxo de trabalho deve começar? O que completa o fluxo de trabalho?
Determine todos os atores do fluxo de trabalho: Depois de identificar os pontos inicial e final, é hora de conectar todas as lacunas entre eles. Isso determina todos os envolvidos no processo - aqueles que são responsáveis por uma determinada tarefa.
Liste todas as ferramentas, aplicativos e sistemas: em seguida, liste todas as ferramentas, sistemas e programas de software que podem afetar o fluxo de trabalho. Alguns exemplos incluem caixas de entrada compartilhadas, software de gerenciamento de relacionamento com clientes, bancos de dados e similares.
Destaque as vias de entrada: os fluxos de trabalho geralmente dependem de dados de diferentes fontes. Isso inclui e-mails, bots, mensagens e dados do sistema. Certifique-se de anotá-los porque eles são cruciais para as tarefas que você planeja automatizar.
Crie uma lista de desejos: neste ponto, você tem todo o projeto do seu fluxo de trabalho. Agora é hora de criar uma lista de todas as atividades e processos que você deseja automatizar.
Crie uma versão 'To-Be': Depois de identificar todas as tarefas que deseja automatizar, é hora de criar uma nova versão de um fluxo de trabalho automatizado usando o software que você escolheu.
Teste a nova versão: antes de introduzir a nova versão do seu fluxo de trabalho, é melhor testá-la para garantir que ela atenda às suas metas e não apresente problemas, como vazamentos de dados e gargalos.
Ensine sua equipe: após uma série de testes e depois que tudo estiver resolvido, você poderá apresentar o novo fluxo de trabalho à sua equipe. Você quer ter certeza de que eles entenderam todas as etapas para evitar erros e contratempos no futuro.

Palavras Finais

A automação do fluxo de trabalho é o processo de redução ou eliminação de tarefas manuais repetitivas para promover a eficiência do trabalho, economizar recursos e aumentar o moral dos funcionários. A automação de fluxos de trabalho também ajuda as empresas a atender às crescentes demandas dos clientes.

Se você planeja automatizar seus fluxos de trabalho, siga as etapas simples mencionadas acima. Mas certifique-se de discutir isso com sua equipe para que eles não se surpreendam com as mudanças que você planeja fazer.