ما تحتاج لمعرفته حول أتمتة سير العمل

تتطلب كل مهمة سير عمل فعال لتحقيق الإنجاز. ومع ذلك ، يتم إنشاء معظم عمليات سير العمل باستخدام عمليات يدوية مكلفة وتستغرق وقتًا طويلاً ومتكررة وعرضة للخطأ. إنه مثل برج Jenga - خطوة واحدة خاطئة وسينتهي التدفق بأكمله في حالة من الفوضى.

إذا لم تتم معالجة هذه المهام على الفور ، فسيتم إهدار كل وقتك وطاقتك ومواردك. لن تكون شركتك فعالة على النحو المنشود ، وسيتركك العملاء للآخرين الأكثر فعالية. لذا ، ماذا يجب أن تفعل؟ هذا هو المكان الذي تأتي فيه أتمتة سير العمل.

تعمل أتمتة سير العمل على تبسيط المهام الشاقة وتوفر قوة تدفع العمليات السريعة والفعالة من حيث التكلفة والدقيقة. إذا كنت مهتمًا ، فتحقق من هذه المجموعة المتنوعة من أتمتة .NET واتصل بمزود خدمة محلي على الفور.

إذا كنت تريد معرفة المزيد ، فأنت في المكان الصحيح. في هذا المنشور ، ستتعلم كل ما تحتاج لمعرفته حول أتمتة سير العمل. استمر في التمرير لمزيد من المعلومات.

ما هو أتمتة سير العمل

تستخدم أتمتة سير العمل حلول برمجية لتبسيط العمليات من خلال إكمال المهام دون تدخل بشري. هدفها الرئيسي هو تقليل المهام اليدوية والمتكررة والقضاء عليها. نتيجة لذلك ، ستكون العمليات الإجمالية أكثر كفاءة واتساقًا وفعالية من حيث التكلفة.

بالإضافة إلى ذلك ، تساعد أتمتة سير العمل الموظفين على توفير الكثير من الوقت ، والذي يمكنهم استخدامه للتركيز على المهام الأكثر أهمية. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام الوقت الإضافي الذي تم توفيره من الاتصال يدويًا بجهات الاتصال لرعاية العملاء المتوقعين الذين تنشئهم.

ما هي بعض الأمثلة على أتمتة سير العمل

الآن بعد أن فهمت ماهية أتمتة سير العمل ، حان الوقت لإلقاء نظرة على بعض الأمثلة حول كيفية قيام الشركات بأتمتة سير العمل في الوقت الحاضر.

ضع في اعتبارك أن كل سير عمل يحتوي على مهمة أو مجموعة من المهام ليتم تشغيلها تلقائيًا. ومع ذلك ، قد تختلف الدرجة التي يمكن بها أتمتة الأنشطة ، اعتمادًا على احتياجات وقدرات شركة معينة.

فيما يلي المهام التي يمكن أتمتتها بمساعدة برنامج أتمتة سير العمل:

• تحويل النماذج ورسائل البريد الإلكتروني إلى طلبات خدمة ؛
• إنشاء وإرسال دعوات التقويم والأحداث ؛
• توزيع عبء العمل حسب الوقت والحجم وعوامل أخرى ؛
• تعيين عناصر العمل للموظف المناسب ؛
• إرسال رسائل البريد الإلكتروني والتنبيهات متى حدث تغيير في حالة عناصر العمل ؛
• إنشاء تنبيهات تشغيل عندما تقترب المهمة من موعدها النهائي أو تواجه أخطاء متكررة ؛
• إرسال الرسائل عبر منصات الرسائل ؛
• إنشاء وإرسال العقود والاتفاقيات والمستندات للتوقيع ؛
• إرسال إخطارات عندما تكون المراجعة أو التقييم أو الموافقة ضرورية ؛
• مزامنة البيانات عند تلقي بريد إلكتروني جديد ؛
• إنشاء لوحات المعلومات والتقارير بناءً على البيانات التي يوفرها سير العمل ؛ وهلم جرا.

هذه بعض عمليات سير العمل الشائعة التي يمكن أتمتتها. بشكل عام ، إذا بدت عملية معينة متكررة وبسيطة ومتكررة ويمكن التنبؤ بها ، فيمكن تحسينها عن طريق الأتمتة.

إذا كان من الممكن تنفيذ مهام متعددة لسير عمل واحد بواسطة برنامج ، فسيتم اعتبار سير العمل بأكمله تلقائيًا. وإذا تم دمج النظام مع حلول برمجية أخرى ، فيمكن حتى أتمتة بعض مهام سير العمل الأكثر تعقيدًا.

ما هي مزايا أتمتة سير العمل

ما زلت غير مقتنع بقوة أتمتة سير العمل؟ إذا كان الأمر كذلك ، فإليك بعض مزايا أتمتة سير عمل عملك:

• زيادة الإنتاجية: تضمن أتمتة سير العمل عدم توقف موظفيك عن المهام المتكررة. يمنحهم هذا مزيدًا من الوقت لصياغة استراتيجيات أفضل ومعالجة المشكلات وتقديم قيمة أفضل لعملك.
• توفير المال: ينتج عن أتمتة تدفقات العمل عملية أكثر كفاءة. يساعدك هذا في تقليل التكاليف التشغيلية لأنه يستهلك موارد وطاقة ووقتًا أقل.
• زيادة التعاون: تعمل أتمتة سير العمل على تعزيز التعاون المتماسك من خلال تمكين فرق متعددة من العمل على مهام مختلفة في الوقت الفعلي.
• زيادة الدقة: تعمل أتمتة سير العمل على تعزيز الدقة عن طريق أتمتة المهام اليدوية المتكررة.
• زيادة السرعة: نظرًا لأن كل مهمة في سير العمل تتم تلقائيًا ، فإن إكمالها سيكون بسرعة البرق. ليست هناك حاجة لانتظار المدخلات والتدخل البشري.
• التواصل المبسط: تعمل أتمتة سير العمل على ملء الفجوات في الاتصال وتقليلها عن طريق أتمتة الإشعارات وتسليم البريد الإلكتروني وطلبات التعليقات.
• يعزز المساءلة: من خلال أتمتة سير عملك ، ستتمكن من تعيين بعض المسؤوليات الرئيسية تلقائيًا لمستخدمين محددين ، مما يعزز المساءلة.
• زيادة الرؤية: نظرًا لأن سير العمل مؤتمت ، سيكون من السهل على المديرين وقادة الفريق تتبع تقدم المهمة بالإضافة إلى أداء كل موظف. يمكن أن يحدد هذا من هو المتورط وفوق المواعيد النهائية الخاصة بهم.
• تعزيز تجربة الموظف الرائعة: تعمل أتمتة سير العمل على منع الإرهاق من خلال القضاء على المهام المتكررة التي تمنعهم من القيام بمهام مُرضية.

هذه هي الفوائد التي يمكنك الاستمتاع بها أنت وفريقك من خلال أتمتة مهام سير العمل. مع أتمتة سير العمل ، الجميع فائز. سيكون موظفوك قادرين على العمل بكفاءة وفعالية بينما ينمو العمل ويتكيف مع متطلبات العملاء المتزايدة.

كيفية أتمتة سير العمل الخاص بك

فيما يلي الخطوات المتضمنة عند أتمتة سير العمل الخاص بك:

• تحديد سير العمل الخاص بك: قبل أتمتة سير العمل ، ستحتاج إلى تحديد نقطتي البداية والنهاية. في أي نقطة يجب أن يبدأ سير العمل؟ ما الذي يكمل سير العمل؟
• تحديد جميع الجهات الفاعلة في سير العمل: بمجرد تحديد نقاط البداية والتوقف ، حان الوقت لربط جميع الفجوات بينهما. هذا يحدد كل من يشارك في العملية - أولئك المسؤولين عن مهمة معينة.
• سرد جميع الأدوات والتطبيقات والأنظمة: بعد ذلك ، قم بإدراج جميع الأدوات والأنظمة والبرامج التي يمكن أن تؤثر على سير العمل. تتضمن بعض الأمثلة صناديق البريد الوارد المشتركة وبرامج إدارة علاقات العملاء وقواعد البيانات وما شابه.
• تسليط الضوء على طرق الإدخال: تعتمد مهام سير العمل غالبًا على بيانات من مصادر مختلفة. يتضمن ذلك رسائل البريد الإلكتروني والروبوتات والرسائل وبيانات النظام. تأكد من تدوينها لأنها ضرورية للمهام التي تخطط لأتمتة.
• إنشاء قائمة أمنيات: في هذه المرحلة ، لديك مخطط كامل لسير عملك. حان الوقت الآن لإنشاء قائمة بجميع الأنشطة والعمليات التي تريد أتمتتها.
• قم بإنشاء إصدار "To-Be": بمجرد تحديد جميع المهام التي تريد تشغيلها تلقائيًا ، حان الوقت لإنشاء إصدار جديد من سير العمل الآلي باستخدام البرنامج الذي اخترته.
• اختبار الإصدار الجديد: قبل تقديم الإصدار الجديد من سير عملك ، من الأفضل اختباره للتأكد من أنه يلبي أهدافك ولا يواجه مشاكل ، مثل تسرب البيانات والاختناقات.
• علم فريقك: بعد سلسلة من الاختبارات وبمجرد مسح كل شيء ، يمكنك تقديم سير العمل الجديد لفريقك. تريد التأكد من فهمهم لكل خطوة لمنع التسبب في الأخطاء والحوادث في المستقبل.

الكلمات الأخيرة

أتمتة سير العمل هي عملية تقليل أو إلغاء المهام اليدوية المتكررة لتعزيز كفاءة العمل ، وتوفير الموارد ، ورفع معنويات الموظفين. تساعد أتمتة سير العمل الشركات على تلبية طلبات العملاء المتزايدة أيضًا.

إذا كنت تخطط لأتمتة عمليات سير العمل الخاصة بك ، فاتبع الخطوات البسيطة المذكورة أعلاه. لكن تأكد من مناقشة هذا الأمر مع فريقك حتى لا يفاجأوا بالتغييرات التي تخطط لإجرائها.