Ce trebuie să știți despre automatizarea fluxului de lucru

Fiecare sarcină necesită un flux de lucru eficient pentru a fi finalizate. Cu toate acestea, majoritatea fluxurilor de lucru sunt construite cu operațiuni manuale care sunt costisitoare, consumatoare de timp, repetitive și predispuse la erori. Este ca un turn al lui Jenga - o mișcare greșită și întregul flux va sfârși în haos.

Dacă astfel de sarcini nu sunt abordate imediat, tot timpul, energia și resursele tale vor fi irosite. Compania ta nu va fi la fel de eficientă pe cât se dorește, iar clienții te vor părăsi pentru altele care sunt mai eficiente. Deci, ce ar trebui să faci? Aici intervine automatizarea fluxului de lucru.

Automatizarea fluxului de lucru simplifică sarcinile obositoare și oferă o forță care conduce operațiuni rapide, eficiente din punct de vedere al costurilor și precise. Dacă sunteți interesat, verificați această gamă diversă de automatizări .NET și apelați imediat un furnizor de servicii local.

Dacă vrei să afli mai multe, ești în locul potrivit. În această postare, veți afla tot ce trebuie să știți despre automatizarea fluxului de lucru. Continuați derularea pentru mai multe informații.

Ce este automatizarea fluxului de lucru

Automatizarea fluxului de lucru utilizează soluții software pentru a eficientiza operațiunile prin îndeplinirea sarcinilor fără intervenția umană. Scopul său principal este reducerea și eliminarea sarcinilor manuale și repetitive. Ca rezultat, operațiunile generale vor fi mai eficiente, mai consistente și mai rentabile.

În plus, automatizarea fluxurilor de lucru îi ajută pe angajați să economisească mult timp, pe care îl pot folosi pentru a se concentra pe sarcini mai importante. De exemplu, puteți folosi timpul suplimentar economisit de la apelarea manuală a contactelor pentru a alimenta clienții potențiali generați.

Care sunt câteva exemple de automatizare a fluxului de lucru

Acum că înțelegeți ce este automatizarea fluxului de lucru, este timpul să aruncați o privire la câteva exemple despre modul în care companiile își automatizează fluxurile de lucru în zilele noastre.

Rețineți că fiecare flux de lucru conține o sarcină sau un set de sarcini care trebuie automatizate. Cu toate acestea, gradul în care activitățile pot fi automatizate poate varia, în funcție de nevoile și capacitățile unei anumite afaceri.

Mai jos sunt sarcinile care pot fi automatizate cu ajutorul software-ului de automatizare a fluxului de lucru:

• Transformarea formularelor și a e-mailurilor în solicitări de servicii;
• Crearea și trimiterea de invitații și evenimente din calendar;
• Distribuirea sarcinii de lucru în funcție de timp, volum și alți factori;
• Atribuirea elementelor de lucru angajatului potrivit;
• Trimiterea de e-mailuri și alerte ori de câte ori există o schimbare a stării elementelor de lucru;
• Crearea de alerte de declanșare atunci când sarcina se apropie de termenul limită sau întâlnește erori repetitive;
• Trimiterea de mesaje prin intermediul platformelor de mesagerie;
• Crearea și trimiterea de contracte, acorduri și documente pentru semnături;
• Trimiterea de notificări atunci când este necesară o revizuire, evaluare sau aprobare;
• Sincronizarea datelor atunci când se primește un e-mail nou;
• Crearea de tablouri de bord și rapoarte pe baza datelor furnizate de fluxul de lucru; si asa mai departe.

Acestea sunt câteva dintre operațiunile comune ale fluxului de lucru care pot fi automatizate. În general, dacă un anumit proces pare repetitiv, simplu, frecvent și previzibil, acesta poate fi îmbunătățit prin automatizare.

Dacă mai multe sarcini ale unui singur flux de lucru pot fi efectuate de software, întregul flux de lucru este considerat automat. Și dacă sistemul este integrat cu alte soluții software, chiar și unele dintre cele mai complicate fluxuri de lucru pot fi automatizate.

Care sunt avantajele automatizării fluxului de lucru

Încă nu sunteți convins de puterea automatizării fluxului de lucru? Dacă da, iată câteva dintre avantajele automatizării fluxului de lucru al afacerii dvs.:

• Productivitate crescută: automatizarea fluxului de lucru asigură că angajații dvs. nu vor fi blocați cu sarcini repetitive. Acest lucru le oferă mai mult timp pentru a formula strategii mai bune, a aborda problemele și a oferi o valoare mai bună pentru afacerea dvs.
• Economisește bani: automatizarea fluxurilor de lucru are ca rezultat o operațiune mai eficientă. Acest lucru vă ajută să reduceți costurile operaționale, deoarece consumă mai puține resurse, energie și timp.
• Colaborare sporită: automatizarea fluxului de lucru promovează colaborarea coerentă, permițând mai multor echipe să lucreze la diferite sarcini în timp real.
• Precizie sporită: automatizarea fluxului de lucru promovează acuratețea prin automatizarea sarcinilor manuale repetitive.
• Viteză crescută: Deoarece fiecare sarcină dintr-un flux de lucru este automatizată, finalizarea acestora va fi la fel de rapidă. Nu este nevoie să așteptați aportul și intervenția umană.
• Comunicare simplificată: automatizarea fluxului de lucru umple și minimizează lacunele în comunicare prin automatizarea notificărilor, livrarea prin e-mail și solicitările de feedback.
• Promovează responsabilitatea: prin automatizarea fluxului de lucru, veți putea atribui automat anumite responsabilități cheie anumitor utilizatori, promovând responsabilitatea.
• Vizibilitate sporită: deoarece fluxul de lucru este automatizat, managerii și liderii de echipă le va fi ușor să urmărească progresul sarcinilor, precum și performanța fiecărui angajat. Acest lucru poate determina cine este implicat și în plus față de termenele limită.
• Promovați o experiență excelentă a angajaților: automatizarea fluxului de lucru previne epuizarea prin eliminarea sarcinilor repetitive care îi împiedică să îndeplinească sarcini împlinite.

Acestea sunt beneficiile dvs. și echipa dvs. de care vă puteți bucura prin automatizarea fluxurilor de lucru. Cu automatizarea fluxului de lucru, toată lumea este un câștigător. Angajații dvs. vor putea lucra eficient și eficient în timp ce afacerea crește și se adaptează la cerințele tot mai mari ale clienților.

Cum să vă automatizați fluxul de lucru

Iată pașii implicați atunci când vă automatizați fluxul de lucru:

• Definiți-vă fluxul de lucru: înainte de a automatiza fluxul de lucru, va trebui să determinați punctele de început și de sfârșit. În ce moment ar trebui să înceapă fluxul de lucru? Ce completează fluxul de lucru?
• Determinați toți actorii fluxului de lucru: după ce ați identificat punctele de pornire și de oprire, este timpul să conectați toate golurile dintre ele. Acest lucru determină pe toți cei implicați în proces - cei care sunt responsabili pentru o anumită sarcină.
• Listați toate instrumentele, aplicațiile și sistemele: în continuare, enumerați toate instrumentele, sistemele și programele software care pot afecta fluxul de lucru. Unele exemple includ căsuțe de intrare partajate, software de gestionare a relațiilor cu clienții, baze de date și altele asemenea.
• Evidențiați căile de intrare: fluxurile de lucru depind adesea de date din diferite surse. Acestea includ e-mailuri, roboți, mesaje și date de sistem. Asigurați-vă că le rețineți, deoarece sunt cruciale pentru sarcinile pe care intenționați să le automatizați.
• Creați o listă de dorințe: în acest moment, aveți întregul plan al fluxului dvs. de lucru. Acum, este timpul să creați o listă cu toate activitățile și procesele pe care doriți să le automatizați.
• Creați o versiune „To-Be”: după ce ați identificat toate sarcinile pe care doriți să le automatizați, este timpul să construiți o nouă versiune a unui flux de lucru automatizat folosind software-ul ales.
• Testați noua versiune: înainte de a introduce noua versiune a fluxului de lucru, cel mai bine este să o testați pentru a vă asigura că vă îndeplinește obiectivele și că nu are probleme, cum ar fi scurgeri de date și blocaje.
• Învățați-vă personalul: după o serie de teste și odată ce totul este clar, puteți introduce noul flux de lucru echipei dvs. Vrei să te asiguri că înțeleg fiecare pas pentru a preveni provocarea de erori și accidentări în viitor.

Cuvinte finale

Automatizarea fluxului de lucru este procesul de reducere sau eliminare a sarcinilor manuale repetitive pentru a promova eficiența muncii, a economisi resurse și a crește moralul angajaților. Automatizarea fluxurilor de lucru ajută companiile să îndeplinească și cerințele tot mai mari ale clienților.

Dacă intenționați să vă automatizați fluxurile de lucru, urmați pașii simpli menționați mai sus. Dar asigurați-vă că discutați acest lucru cu echipa dvs., astfel încât să nu fie surprinși de schimbările pe care intenționați să le faceți.