ワークフローの自動化について知っておくべきこと

すべてのタスクを完了するには、効率的なワークフローが必要です。 ただし、ほとんどのワークフローは、費用と時間がかかり、繰り返しが多く、エラーが発生しやすい手動操作で構築されています。 ジェンガの塔のようなものです。1 つの操作を間違えると、流れ全体が混乱してしまいます。

このようなタスクにすぐに対処しないと、時間、エネルギー、およびリソースがすべて無駄になります。 あなたの会社は意図したほど効率的ではなく、顧客はあなたを離れて、より効果的な他の会社に乗り換えます。 それで、あなたは何をすべきですか？ ここで、ワークフローの自動化が登場します。

ワークフローの自動化により、面倒なタスクが簡素化され、迅速でコスト効率が高く正確な操作を推進する力が提供されます。 興味がある場合は、このさまざまな .NET 自動化をチェックして、すぐにローカル サービス プロバイダーに電話してください。

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ワークフローの自動化とは

ワークフローの自動化では、ソフトウェア ソリューションを使用して、人間の介入なしにタスクを完了することで運用を合理化します。 その主な目標は、手動で反復的なタスクを削減および排除することです。 その結果、運用全体の効率性、一貫性、費用対効果が向上します。

さらに、ワークフローを自動化することで、従業員は時間を大幅に節約でき、その時間をより重要なタスクに集中することができます。 たとえば、連絡先に手動でダイヤルすることで節約された余分な時間を、生成したリードを育成するために使用できます。

ワークフローの自動化の例は何ですか

ワークフローの自動化とは何かを理解したところで、今日の企業がワークフローを自動化する方法の例をいくつか見てみましょう。

すべてのワークフローには、自動化するタスクまたは一連のタスクが含まれていることに注意してください。 とはいえ、特定のビジネスのニーズと機能によって、アクティビティを自動化できる程度は異なる場合があります。

以下は、ワークフロー自動化ソフトウェアを使用して自動化できるタスクです。

• フォームと電子メールをサービス リクエストに変換する。
• カレンダーの招待状とイベントの作成と送信。
• 時間、量、およびその他の要因に応じてワークロードを分散します。
• 作業項目を適切な従業員に割り当てる。
• 作業項目のステータスに変更があった場合はいつでも電子メールとアラートを送信します。
• タスクが期限に近づいたとき、または繰り返しエラーが発生したときに、トリガー アラートを作成します。
• メッセージング プラットフォームを介してメッセージを送信する。
• 署名用の契約書、同意書、文書の作成と送信。
• レビュー、評価、または承認が必要な場合の通知の送信。
• 新しい電子メールを受信したときにデータを同期します。
• ワークフローによって提供されるデータに基づいてダッシュボードとレポートを作成します。 等々。

これらは、自動化できる一般的なワークフロー操作の一部です。 一般に、特定のプロセスが反復的で、単純で、頻繁で、予測可能であると思われる場合は、自動化によって改善できます。

1 つのワークフローの複数のタスクをソフトウェアで実行できる場合、ワークフロー全体が自動化されていると見なされます。 また、システムを他のソフトウェア ソリューションと統合すれば、最も複雑なワークフローの一部でも自動化できます。

ワークフロー自動化の利点は何ですか

ワークフローの自動化の威力をまだ確信していませんか? その場合、ビジネスのワークフローを自動化する利点のいくつかを次に示します。

• 生産性の向上:ワークフローの自動化により、従業員が繰り返しの作業に行き詰まることがなくなります。 これにより、より良い戦略を策定し、問題に対処し、ビジネスにより良い価値を提供するためにより多くの時間を費やすことができます。
• お金の節約:ワークフローを自動化することで、より効率的な運用が可能になります。 これにより、消費するリソース、エネルギー、および時間が少なくなるため、運用コストを削減できます。
• コラボレーションの向上:ワークフローの自動化により、複数のチームがさまざまなタスクにリアルタイムで取り組むことができるようになり、まとまりのあるコラボレーションが促進されます。
• 精度の向上:ワークフローの自動化により、反復的な手動タスクが自動化され、精度が向上します。
• 速度の向上:ワークフロー内のすべてのタスクが自動化されているため、それらの完了は電光石火のように速くなります。 人間の入力や介入を待つ必要はありません。
• 合理化されたコミュニケーション:ワークフローの自動化は、通知、電子メール配信、およびフィードバック要求を自動化することにより、コミュニケーションのギャップを埋めて最小限に抑えます。
• 説明責任の促進:ワークフローを自動化することで、特定のユーザーにいくつかの重要な責任を自動的に割り当て、説明責任を促進することができます。
• 可視性の向上:ワークフローが自動化されているため、マネージャーやチーム リーダーは、タスクの進捗状況やすべての従業員のパフォーマンスを簡単に追跡できます。 これにより、誰が関与しており、期限を過ぎているかを判断できます。
• 優れた従業員エクスペリエンスの促進:ワークフローの自動化により、やりがいのある作業を妨げている反復作業を排除することで、燃え尽き症候群を防ぎます。

これらは、ワークフローを自動化することで、あなたとあなたのチームが享受できるメリットです。 ワークフローの自動化により、誰もが勝者になります。 ビジネスが成長し、増大する顧客の要求に適応している間、従業員は効率的かつ効果的に働くことができます。

ワークフローを自動化する方法

ワークフローを自動化する際の手順は次のとおりです。

• ワークフローを定義する:ワークフローを自動化する前に、開始点と終了点を決定する必要があります。 ワークフローはどの時点から開始する必要がありますか? ワークフローを完成させるものは何ですか?
• ワークフローのすべてのアクターを決定する:開始点と終了点を特定したら、それらの間のすべてのギャップを接続します。 これにより、プロセスに関与するすべての人、つまり特定のタスクを担当する人が決まります。
• すべてのツール、アプリ、およびシステムを一覧表示する:次に、ワークフローに影響を与える可能性のあるすべてのツール、システム、およびソフトウェア プログラムを一覧表示します。 いくつかの例には、共有受信トレイ、顧客関係管理ソフトウェア、データベースなどが含まれます。
• 入力アベニューを強調する: ワークフローは、多くの場合、さまざまなソースからのデータに依存します。 これらには、電子メール、ボット、メッセージ、およびシステム データが含まれます。 これらは自動化を計画しているタスクにとって重要であるため、必ずメモしておいてください。
• ウィッシュリストを作成する:この時点で、ワークフローの青写真全体ができています。 ここで、自動化するすべてのアクティビティとプロセスのリストを作成します。
• 「将来の」バージョンを作成する:自動化するすべてのタスクを特定したら、選択したソフトウェアを使用して、自動化されたワークフローの新しいバージョンを構築します。
• 新しいバージョンをテストする:ワークフローの新しいバージョンを導入する前に、ワークフローをテストして、目標を満たし、データ リークやボトルネックなどの問題がないことを確認することをお勧めします。
• スタッフに教える:一連のテストの後、すべてが明確になったら、新しいワークフローをチームに導入できます。 将来的にエラーや事故が発生するのを防ぐために、すべてのステップを理解していることを確認する必要があります。

最後の言葉

ワークフローの自動化は、反復的な手動タスクを削減または排除して、作業効率を高め、リソースを節約し、従業員の士気を高めるプロセスです。 ワークフローを自動化することで、企業は増大する顧客の要求にも対応できます。

ワークフローの自動化を計画している場合は、上記の簡単な手順に従ってください。 ただし、これについてチームと話し合って、計画している変更にチームが驚かないようにしてください。