5 modi per creare un flusso di lavoro semplificato per l'approvazione dei social media

In qualità di social media manager, sai che una delle parti più importanti del tuo lavoro è sviluppare un chiaro flusso di lavoro di approvazione con i tuoi clienti. Il punteggio dell'approvazione dei contenuti è ciò che ti assicurerà di pubblicare sui loro canali di social media in tempo e in modo coerente.

Ma mettere in atto i sistemi e i framework giusti è la chiave per far decollare questo flusso di lavoro di approvazione. Perché senza l'approvazione del cliente, non sarai in grado di svolgere il tuo lavoro al meglio delle tue capacità.

Per aiutarti a risparmiare tempo e offrire un'esperienza cliente senza interruzioni, abbiamo raccolto una serie di strategie pratiche che puoi utilizzare per rendere l'approvazione dei contenuti dei social media del tuo cliente facile ed efficiente.

Qual è il processo di approvazione dei social media ?

Cominciamo con le basi. Un processo di approvazione dei contenuti dei social media è una serie di passaggi che assicurano che il tuo cliente firmi i post sui social media prima che vengano programmati e pubblicati.

Creare, distribuire e ottimizzare i contenuti dei social media è un processo collaborativo. Dagli argomenti dei post di destinazione alla gestione di un calendario mensile di contenuti sui social media alla pianificazione di singoli contenuti, tu e il tuo cliente dovete lavorare insieme per dare vita alla loro strategia sui social media.

Sebbene ogni flusso di lavoro di approvazione avrà un aspetto diverso a seconda delle esigenze del cliente, ecco i componenti principali di un processo di approvazione dei contenuti:

• Brainstorming sugli argomenti dei post sui social media per il mese a venire e tenendo conto di eventuali campagne o promozioni di marketing sui social media che il tuo cliente potrebbe eseguire.
• Dai ai tuoi creatori di contenuti ed esperti di copywriting le informazioni e il tempo di cui hanno bisogno per sviluppare ogni post e mettere in ordine questa creazione di contenuti.
• Condividere il calendario completo dei social media con il tuo cliente e dare loro una scadenza per condividere feedback e modifiche con il tuo tempo.
• Il tuo team quindi agirà e risponderà al feedback di questo cliente e condividerà i contenuti modificati per l'approvazione finale.
• Una volta approvato, il tuo team di social media utilizzerà uno strumento di pianificazione dei social media per pianificare in anticipo questo contenuto.

Essenziale, questo processo di approvazione mira a garantire che il tuo cliente sia soddisfatto dei messaggi e delle risorse pubblicate sui loro canali di social media. Inoltre, ti consente di saperne di più su ciò che i tuoi clienti fanno e non amano snellire il loro processo di creazione dei contenuti andando avanti.

Perché devi creare un chiaro flusso di lavoro di approvazione per i tuoi clienti

La creazione di un processo di approvazione dei contenuti consiste nel ridurre il tempo, lo sforzo e l'energia necessari per ottenere l'approvazione dei contenuti dei social media del cliente.

Mentre alcuni clienti approvano rapidamente i post, altri potrebbero aver bisogno di una serie di richieste per ottenere l'approvazione di tutti i contenuti. Questo può facilmente mostrare la tua squadra, far esplodere i tuoi budget e aumentare le possibilità che i post escano in ritardo (o non vengano mai pubblicati).

Quindi, ecco tre vantaggi chiave per lo sviluppo di un flusso di lavoro di approvazione dei social media.

Garantisce il rispetto di un programma di pubblicazione coerente  

Innanzitutto, uno dei principali vantaggi di un processo di approvazione è la sua capacità di mantenere tutti in tempo e in pista.

Anche con la migliore strategia di marketing e il calendario dei contenuti in atto, può essere comunque difficile attenersi a un programma di pubblicazione coerente come agenzia di marketing. Ecco perché vale la pena stabilire aspettative e tempistiche chiare fin dall'inizio quando si tratta di revisione e approvazioni dei contenuti.

Con scadenze rigorose, strumenti di approvazione dei social media e modi semplici per comunicare e condividere feedback, i tuoi clienti sapranno esattamente cosa ci si aspetta da loro. Inoltre, aiuta il tuo team di marketing a fornire i migliori risultati per i tuoi clienti poiché tutti i contenuti vengono pubblicati al momento giusto.

Semplifica la collaborazione in team tra te e i tuoi clienti

Come agenzia di marketing, devi sviluppare relazioni collaborative con i tuoi clienti. Essere in grado di comprendere i loro obiettivi, obiettivi e risultati desiderati ti aiuterà a sviluppare contenuti che portino risultati significativi per la loro attività.

Ma tempi di risposta lenti, un sacco di email avanti e indietro e una comunicazione scadente possono danneggiare il tuo rapporto di lavoro con i tuoi clienti.

Al contrario, avere un processo di approvazione dei contenuti significa che tutti capiscono chi è responsabile di cosa (e quando devono fare il loro dovere). Inoltre, coinvolgendo le principali parti interessate nel processo di approvazione, sai che tutti stanno dicendo la loro voce in ogni momento del percorso di creazione dei contenuti.

Riduce il numero di notifiche e messaggi che ricevi

Parlando di comunicazione, uno dei maggiori vantaggi di un flusso di lavoro di approvazione dei social media è la sua capacità di ridurre il numero di notifiche a cui devi rispondere.

Invece di scambiare più messaggi o e-mail, un chiaro processo di approvazione utilizzerà un'unica piattaforma per gestire tutto ciò che ha a che fare con i contenuti dei social media del tuo cliente.

Inoltre, assicurandoti che i tuoi clienti rivedano tutti i loro contenuti in un batch e condividano tutti i feedback in una volta, consoliderai il tempo necessario per modificare i loro post sui social media.

Ciò è particolarmente importante man mano che la tua attività cresce e assumi più clienti di gestione dei social media. Potresti facilmente avere centinaia di messaggi, chiamate e notifiche a cui rispondere se non avessi il flusso di lavoro giusto in atto.

Tuttavia, progettando in modo proattivo un processo di approvazione adatto al flusso di lavoro di creazione dei contenuti, puoi fornire risultati migliori per i tuoi clienti (e risparmiare tempo come creatore di contenuti).

5 passaggi per dare vita al tuo processo di approvazione dei contenuti dei social media

Pronto a progettare il tuo processo di approvazione dei contenuti dei social media? Ecco cinque passaggi pratici che puoi intraprendere per creare un processo di approvazione che ti semplificherà la vita come social media manager.

1. Decidi quali stakeholder devono essere inclusi nel processo di approvazione dei contenuti

Per prima cosa, devi capire cosa deve essere coinvolto nel processo decisionale. Sebbene ci siano molte persone nel team del tuo cliente che potrebbero voler essere coinvolte, devi assicurarti di assegnare ruoli solo alle persone più essenziali nel processo di approvazione dei contenuti.

Di seguito sono riportati alcuni dei ruoli chiave che devi assegnare nei flussi di lavoro di approvazione dei contenuti:

• Creatori di contenuti: dai grafici (che disegneranno modelli social e grafica) ai copywriter, devi avere una chiara comprensione di chi darà vita a ogni post.
  
• Content strategist: questi sono i pensatori del quadro generale che assicureranno che i post dei tuoi clienti siano allineati con gli obiettivi e gli obiettivi più ampi stabiliti nella loro strategia sui social media.
  
• Responsabili delle decisioni dei clienti: è meglio scegliere uno o due contatti chiave (come il loro responsabile marketing interno) per fornire un feedback consolidato al tuo team creativo.
  
• Assistenti dei social media: questi saranno i membri del tuo team responsabili della pianificazione dei contenuti e della pubblicazione dei contenuti approvati utilizzando gli strumenti di pianificazione dei social media.
  
• Community manager: infine, dovrai assicurarti di avere qualcuno che esamini regolarmente gli account dei social media dei tuoi clienti, risponda al coinvolgimento e promuova le connessioni con i potenziali clienti.

Fissando ruoli e responsabilità chiari fin dall'inizio, sarai in grado di evitare la sovrapposizione di compiti e sfruttare al meglio il tempo di tutti.

2. Capire dove si inserisce l'approvazione del cliente nel flusso di lavoro dei social media  

Ora è il momento di assicurarti che il tuo processo di approvazione abbia un posto chiaramente definito nel tuo flusso di lavoro generale sui social media.

Come ti aspetteresti, l'approvazione dei contenuti tende a essere uno degli ultimi passaggi nel processo di creazione dei contenuti. In termini generali, ecco come si presenta questo viaggio:

• Ideazione: inventare argomenti per i post, campagne di content marketing e messaggi generali.
• Creazione del calendario dei contenuti: mappatura di questi argomenti in un ordine graduale, a seconda di quante piattaforme e post di social media il cliente desidera che tu gestisca al mese.
• Progettazione grafica e creazione di immagini: produrre gli asset che accompagneranno questi post sui social media.
• Copywriting: fornisci al tuo copywriter le informazioni di cui ha bisogno per scrivere didascalie sui social media, selezionare hashtag e creare testi per social network come Instagram, Facebook, LinkedIn e altri.
• Condividi il contenuto per la revisione e l'approvazione del cliente: a questo punto, condivideresti l'intero batch di contenuti social con il tuo cliente per la revisione e l'approvazione.

È importante stabilire quanto tempo impiegherà il tuo team ad arrivare al processo di approvazione finale. In questo modo, puoi dare tempi e scadenze chiari al tuo cliente per far sì che i suoi contenuti escano in tempo.

Inoltre, ti assicura di sapere quanti clienti può assumere la tua agenzia di social media (dal momento che ogni cliente può richiedere molto tempo per essere gestito) e anche quando è il momento di assumere un nuovo membro del team.

3. Stabilire tempi e scadenze per l' approvazione dei contenuti del cliente  

Come accennato, le scadenze sono fondamentali per mantenere il calendario dei contenuti dei social media del tuo cliente in pista.

I migliori flussi di lavoro dei social media stabiliscono pietre miliari durante il processo di creazione dei contenuti per garantire che i tuoi clienti sappiano quando devono valutare e condividere il loro feedback.

Ad esempio, potresti concedere ai tuoi clienti 48 ore per approvare o condividere feedback sui post una volta che sono stati inviati per l'approvazione. Se un cliente non riesce a rispondere in tempo, è importante fargli sapere in che modo ciò influirà sul processo di pubblicazione e quale effetto di flusso potrebbe avere sulle prestazioni dei contenuti dei social media.

4. Utilizzare uno strumento di approvazione dei social media  

Chiaramente, ci sono molte parti in movimento quando si tratta di un flusso di lavoro di approvazione dei contenuti dei social media. Con così tanti membri del team e stakeholder coinvolti, può facilmente diventare difficile rimanere aggiornati sullo stato di ogni post e su eventuali modifiche necessarie.

Ecco perché è importante investire in uno dei migliori strumenti di gestione dei social media per gestire l'intero processo da una dashboard centralizzata in tempo reale.

Sked Social offre alle agenzie di social media e agli esperti di marketing tutto ciò di cui hanno bisogno per creare, approvare e programmare facilmente i contenuti di Instagram per i loro clienti.

Ecco alcune delle caratteristiche e delle funzionalità chiave che le agenzie amano di Sked Social:

• Collabora con un numero illimitato di utenti gratuiti e assicurati che tutti abbiano la giusta autorizzazione per accedere ai contenuti. Consenti a tutti gli utenti interni ed esterni di accedere ai contenuti social di un cliente di cui hai bisogno e tieni tutti aggiornati (senza essere colpiti da costi elevatissimi).
• Invia un link univoco al tuo cliente per convincerlo ad approvare o modificare i post pianificati e tenere facilmente traccia di ogni post.
• Gestisci più account e clienti da un'unica piattaforma per ridurre la possibilità di perdere un'occasione o dopo l'approvazione.

Invece di creare fogli di calcolo manuali, inviare infinite e-mail e mettere in campo tonnellate di notifiche contrastanti, uno strumento di approvazione dei social media all-in-one elimina le congetture per ottenere l'approvazione e la pubblicazione dei contenuti del cliente.

5. Rivedi e perfeziona i flussi di lavoro di approvazione del cliente  

Inoltre, è importante assicurarsi che i flussi di lavoro dei tuoi contenuti si evolvano e rimangano in contatto con le esigenze dei tuoi clienti.

Man mano che le attività dei tuoi clienti crescono e nuovi stakeholder entrano in gioco, devi assicurarti che i tuoi processi siano facili, efficienti e senza interruzioni per tutti i soggetti coinvolti. Ciò potrebbe significare aggiungere nuovi ruoli al flusso di lavoro, concedere scadenze più lunghe per le approvazioni o modificare la frequenza della creazione dei contenuti per soddisfare le esigenze interne del cliente.

I migliori social media marketer sono flessibili, agili e disposti ad adattarsi alle mutevoli esigenze dei loro clienti. È una buona idea entrare in contatto con i clienti durante le riunioni regolari ogni trimestre circa per vedere se il flusso di lavoro funziona ancora per loro.

In caso contrario, chiedi quali punti di attrito vorrebbero rielaborare e quali modifiche renderebbero più facile il loro rapporto di lavoro con te. Questa è la chiave per fidelizzare i clienti a lungo termine e diventare la loro agenzia di social media di fiducia.
E questo è un involucro! La chiave per sviluppare un efficiente flusso di lavoro di approvazione dei social media è sviluppare ruoli, responsabilità e scadenze chiari per tutti i soggetti coinvolti. Utilizzando uno strumento di approvazione dei social media, puoi rendere più semplice per i tuoi clienti rivedere e approvare i post e assicurarti che ogni contenuto sia diffuso.