5 formas de crear un flujo de trabajo optimizado para la aprobación de redes sociales

Como administrador de redes sociales, sabe que una de las partes más importantes de su trabajo es desarrollar un flujo de trabajo de aprobación claro con sus clientes. Calificar la aprobación del contenido es lo que asegurará que estés publicando en sus canales de redes sociales a tiempo y de manera consistente.

Pero contar con los sistemas y marcos correctos es clave para que este flujo de trabajo de aprobación despegue. Porque sin la aprobación del cliente, no podrá realizar su trabajo lo mejor que pueda.

Para ayudarlo a ahorrar tiempo y brindar una experiencia perfecta al cliente, hemos reunido una serie de estrategias prácticas que puede usar para que la aprobación del contenido de las redes sociales de su cliente sea fácil y eficiente.

¿Qué es el proceso de aprobación de las redes sociales ?

Empecemos con lo básico. Un proceso de aprobación de contenido de redes sociales es un conjunto de pasos que garantiza que su cliente firme las publicaciones de las redes sociales antes de que se programen y publiquen.

Crear, distribuir y optimizar el contenido de las redes sociales es un proceso colaborativo. Desde los temas de las publicaciones de aterrizaje hasta la gestión de un calendario mensual de contenido de redes sociales y la programación de piezas individuales de contenido, usted y su cliente deben trabajar juntos para dar vida a su estrategia de redes sociales.

Si bien cada flujo de trabajo de aprobación se verá diferente según las necesidades de su cliente, estos son los componentes principales de un proceso de aprobación de contenido:

• Lluvia de ideas sobre temas de publicaciones en redes sociales para el próximo mes y teniendo en cuenta cualquier campaña de marketing en redes sociales o promociones que su cliente pueda estar ejecutando.
• Proporcione a sus creadores de contenido y expertos en redacción publicitaria la información y el tiempo que necesitan para desarrollar cada publicación y ordenar la creación de este contenido.
• Compartir el calendario completo de redes sociales con su cliente y darle una fecha límite para compartir comentarios y cambios con su tiempo.
• Luego, su equipo actuará y responderá a los comentarios de este cliente y compartirá las piezas de contenido modificadas para la aprobación final.
• Una vez aprobado, su equipo de redes sociales utilizará una herramienta de programación de redes sociales para programar este contenido con anticipación.

Esencial, este proceso de aprobación se trata de garantizar que su cliente esté satisfecho con los mensajes y los activos que se publican en sus canales de redes sociales. Además, le permite obtener más información sobre lo que les gusta y lo que no les gusta a sus clientes para optimizar su proceso de creación de contenido en el futuro.

Por qué necesita crear un flujo de trabajo de aprobación claro para sus clientes

La creación de un proceso de aprobación de contenido se trata de reducir el tiempo, el esfuerzo y la energía necesarios para que se apruebe el contenido de las redes sociales de su cliente.

Si bien algunos clientes aprueban rápidamente las publicaciones, otros pueden necesitar una serie de indicaciones para que se apruebe todo el contenido. Esto puede arruinar fácilmente a su equipo, arruinar sus presupuestos y aumentar la posibilidad de que las publicaciones salgan tarde (o que nunca se publiquen).

Entonces, aquí hay tres beneficios clave para desarrollar un flujo de trabajo de aprobación de redes sociales.

Garantiza que se adhiera a un cronograma de publicación constante  

En primer lugar, uno de los beneficios clave de un proceso de aprobación es su capacidad para mantener a todos a tiempo y al día.

Incluso con la mejor estrategia de marketing y el mejor calendario de contenido, puede ser difícil cumplir con un programa de publicación constante como agencia de marketing. Es por eso que vale la pena establecer expectativas y plazos claros desde el principio cuando se trata de la revisión y aprobación del contenido.

Con plazos estrictos, herramientas de aprobación de redes sociales y formas sencillas de comunicarse y compartir comentarios, sus clientes sabrán exactamente lo que se espera de ellos. Además, ayuda a su equipo de marketing a ofrecer los mejores resultados para sus clientes, ya que todo el contenido se publica en el momento adecuado.

Facilita la colaboración en equipo entre usted y sus clientes

Como agencia de marketing, debe desarrollar relaciones de colaboración con sus clientes. Ser capaz de comprender sus metas, objetivos y resultados deseados lo ayudará a desarrollar contenido que genere resultados significativos para su negocio.

Pero los tiempos de respuesta lentos, muchos correos electrónicos de ida y vuelta y la mala comunicación pueden dañar su relación laboral con sus clientes.

En cambio, tener un proceso de aprobación de contenido significa que todos entienden quién es responsable de qué (y cuándo deben hacer su parte). Además, al involucrar a las partes interesadas clave en el proceso de aprobación, sabrá que todos tienen su opinión en cada punto del proceso de creación de contenido.

Reduce la cantidad de notificaciones y mensajes que recibe

Hablando de comunicación, uno de los mayores beneficios de un flujo de trabajo de aprobación de redes sociales es su capacidad para reducir la cantidad de notificaciones a las que debe responder.

En lugar de intercambiar varios mensajes o correos electrónicos, un proceso de aprobación claro utilizará una única plataforma para administrar todo lo relacionado con el contenido de las redes sociales de su cliente.

Además, al asegurarse de que sus clientes revisen todo su contenido en un lote y compartan todos los comentarios a la vez, consolidará el tiempo que lleva modificar sus publicaciones en las redes sociales.

Esto es particularmente importante a medida que su negocio crece y adquiere más clientes de administración de redes sociales. Fácilmente podría tener cientos de mensajes, llamadas y notificaciones para responder si no tuviera el flujo de trabajo adecuado.

Sin embargo, al diseñar de forma proactiva un proceso de aprobación que se adapte a su flujo de trabajo de creación de contenido, puede ofrecer mejores resultados a sus clientes (y ahorrar tiempo como creador de contenido).

5 pasos para dar vida a su proceso de aprobación de contenido de redes sociales

¿Listo para diseñar su proceso de aprobación de contenido de redes sociales? Aquí hay cinco pasos prácticos que puede seguir para crear un proceso de aprobación que hará su vida más fácil como administrador de redes sociales.

1. Decida qué partes interesadas deben incluirse en su proceso de aprobación de contenido

En primer lugar, debe averiguar qué debe estar involucrado en el proceso de toma de decisiones. Si bien hay muchas personas en el equipo de su cliente que pueden querer participar, debe asegurarse de asignar roles solo a las personas más esenciales en el proceso de aprobación de contenido.

Estos son algunos de los roles clave que debe asignar en sus flujos de trabajo de aprobación de contenido:

• Creadores de contenido: desde diseñadores gráficos (que diseñarán plantillas y gráficos sociales) hasta redactores, debe tener una idea clara de quién dará vida a cada publicación.
  
• Estrategas de contenido: estos son los pensadores generales que se asegurarán de que las publicaciones de su cliente estén alineadas con las metas y objetivos más amplios establecidos en su estrategia de redes sociales.
  
• Tomadores de decisiones del cliente: es mejor elegir uno o dos contactos clave (como su gerente de marketing interno) para brindar comentarios consolidados a su equipo creativo.
  
• Asistentes de redes sociales: estos serán los miembros de su equipo responsables de programar contenido y publicar contenido aprobado utilizando herramientas de programación de redes sociales.
  
• Administradores de la comunidad: finalmente, deberá asegurarse de tener a alguien que revise regularmente las cuentas de redes sociales de su cliente, respondiendo al compromiso y fomentando las conexiones con clientes potenciales.

Al establecer funciones y responsabilidades claras desde el principio, podrá evitar la superposición de tareas y aprovechar al máximo el tiempo de todos.

2. Comprenda dónde encaja la aprobación del cliente en su flujo de trabajo de redes sociales  

Ahora es el momento de asegurarse de que su proceso de aprobación tenga un lugar claramente definido en su flujo de trabajo general de redes sociales.

Como era de esperar, la aprobación de contenido tiende a ser uno de los últimos pasos en el proceso de creación de contenido. En términos generales, así es como se ve este viaje:

• Ideación: creación de temas para publicaciones, campañas de marketing de contenido y mensajes amplios.
• Creación de calendario de contenido: mapeo de estos temas en un orden por etapas, dependiendo de cuántas plataformas de redes sociales y publicaciones el cliente quiera que administres por mes.
• Diseño gráfico y creación de imágenes: producir los activos que acompañarán estas publicaciones en las redes sociales.
• Redacción: brinde a su redactor la información que necesita para escribir subtítulos en las redes sociales, seleccionar hashtags y crear copias para redes sociales como Instagram, Facebook, LinkedIn y más.
• Comparta contenido para la revisión y aprobación del cliente: en este punto, compartiría todo el lote de contenido social con su cliente para revisarlo y aprobarlo.

Es importante planificar cuánto tiempo le llevará a su equipo llegar al proceso de aprobación final. De esa manera, puede dar tiempos y plazos claros a su cliente para que su contenido salga a tiempo.

Además, le asegura saber cuántos clientes puede aceptar su agencia de redes sociales (ya que cada cliente puede tomar mucho tiempo para administrar) y cuándo es el momento de contratar a un nuevo miembro del equipo, también.

3. Establecer tiempos y plazos para la aprobación del contenido del cliente  

Como mencionamos, los plazos son clave para mantener el calendario de contenido de redes sociales de su cliente al día.

Los mejores flujos de trabajo de redes sociales establecen hitos a lo largo del proceso de creación de contenido para garantizar que sus clientes sepan cuándo deben opinar y compartir sus comentarios.

Por ejemplo, puede dar a sus clientes 48 horas para aprobar o compartir comentarios sobre las publicaciones una vez que se hayan enviado para su aprobación. Si un cliente no responde a tiempo, es importante hacerle saber cómo afectará esto al proceso de publicación y qué efecto de flujo podría tener en el rendimiento del contenido de sus redes sociales.

4. Use una herramienta de aprobación de redes sociales  

Claramente, hay muchas partes móviles cuando se trata de un flujo de trabajo de aprobación de contenido de redes sociales. Con tantos miembros del equipo y partes interesadas involucradas, puede resultar complicado mantenerse al día con el estado de cada publicación y los cambios necesarios.

Por eso es importante invertir en una de las mejores herramientas de administración de redes sociales para administrar todo el proceso desde un tablero centralizado en tiempo real.

Sked Social brinda a las agencias de redes sociales y a los especialistas en marketing todo lo que necesitan para crear, aprobar y programar contenido de Instagram para sus clientes con facilidad.

Estas son algunas de las características y funcionalidades clave que las agencias adoran de Sked Social:

• Colabore con un número ilimitado de usuarios gratuitos y asegúrese de que todos tengan el permiso adecuado para acceder al contenido. Proporcione a tantos usuarios internos y externos acceso al contenido social de un cliente como necesite y mantenga a todos informados (sin tener que pagar costos altísimos).
• Envíe un enlace único a su cliente para que apruebe o modifique las publicaciones planificadas y realice fácilmente un seguimiento de cada publicación.
• Administre múltiples cuentas y clientes desde una plataforma para reducir la posibilidad de perder una oportunidad o una aprobación posterior.

En lugar de crear hojas de cálculo manuales, enviar correos electrónicos interminables y enviar toneladas de notificaciones contradictorias, una herramienta de aprobación de redes sociales todo en uno elimina las conjeturas a la hora de aprobar y publicar el contenido de su cliente.

5. Revise y perfeccione los flujos de trabajo de aprobación de sus clientes  

Además, es importante asegurarse de que sus flujos de trabajo de contenido evolucionen y se mantengan en contacto con las necesidades de sus clientes.

A medida que crecen los negocios de su cliente y entran en escena nuevas partes interesadas, debe asegurarse de que sus procesos sean fáciles, eficientes y fluidos para todos los involucrados. Eso podría significar agregar nuevos roles en el flujo de trabajo, otorgar plazos más largos para las aprobaciones o cambiar la frecuencia de creación de contenido para que coincida con las necesidades internas de su cliente.

Los mejores especialistas en marketing de redes sociales son flexibles, ágiles y están dispuestos a adaptarse a las necesidades cambiantes de sus clientes. Es una buena idea ponerse en contacto con sus clientes durante sus reuniones regulares cada trimestre para ver si el flujo de trabajo todavía funciona para ellos.

Si no es así, pregunte qué puntos de fricción les gustaría volver a trabajar y qué cambios harían más fácil su relación de trabajo con usted. Esto es clave para retener a los clientes a largo plazo y convertirse en su agencia de redes sociales de confianza.
¡Y eso es una envoltura! La clave para desarrollar un flujo de trabajo de aprobación de redes sociales eficiente es desarrollar roles, responsabilidades y plazos claros para todos los involucrados. Al usar una herramienta de aprobación de redes sociales, puede facilitar que sus clientes revisen y aprueben publicaciones y asegurarse de que cada contenido salga a la luz.